淺析數(shù)字化環(huán)境下企業(yè)檔案工作面臨的挑戰(zhàn)及對(duì)策

摘 要：數(shù)字化環(huán)境下使檔案工作方式變革，亟需分析檔案工作的開展趨勢(shì)以做出有效改變。文章從管理對(duì)象、檔案技術(shù)、檔案業(yè)務(wù)、人才培養(yǎng)的角度出發(fā)剖析數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下企業(yè)檔案管理面臨的的挑戰(zhàn)與對(duì)策。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;轉(zhuǎn)型;檔案工作

人類社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域都在經(jīng)歷“數(shù)字化”所帶來的深刻變革。檔案工作也面臨著諸多挑戰(zhàn)。企業(yè)檔案既是企業(yè)有形資產(chǎn)的記錄和承載歷史憑證價(jià)值的無形資產(chǎn)，也是重要的信息資源，又是企業(yè)工作中不可缺少的基礎(chǔ)性、支撐性工作。檔案工作者要分析趨勢(shì)，應(yīng)勢(shì)而動(dòng)。隨著信息技術(shù)廣泛應(yīng)用和深入發(fā)展，檔案而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，實(shí)現(xiàn)資源利用共享。故此，文章從以下四個(gè)方面來闡述檔案工作面臨挑戰(zhàn)與對(duì)策：

1 檔案工作面臨的挑戰(zhàn)

1）數(shù)字技術(shù)的崛起引發(fā)檔案管理對(duì)象形態(tài)的變化。數(shù)字環(huán)境下，企業(yè)面臨新的數(shù)字記錄載體替代紙質(zhì)載體。計(jì)算機(jī)普及導(dǎo)致過去依附于載體的人類可識(shí)別的模擬態(tài)變成不可識(shí)別的數(shù)字態(tài)。數(shù)字環(huán)境下信息的生成、存在、運(yùn)行和管理方式發(fā)生重大變化，這直接給傳統(tǒng)檔案工作和檔案人員帶來了極大挑戰(zhàn)。如何做好數(shù)字環(huán)境下的檔案工作，成為擺在檔案管理機(jī)構(gòu)及工作人員面前的一個(gè)新命題。

2）檔案工作面臨技術(shù)層面的挑戰(zhàn)。計(jì)算機(jī)發(fā)展從19世紀(jì)40年代至今，網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)快速發(fā)展，無紙化辦公，無紙化交易越來越普遍，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能的研究應(yīng)用的深入，檔案工作面臨技術(shù)層面的問題也越凸顯。一方面，檔案部門所擁有的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、壓縮技術(shù)尚未得到明確要求。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的適應(yīng)性有待提升。另一方面，檔案數(shù)據(jù)安全性的問題。隨著業(yè)務(wù)系統(tǒng)的復(fù)雜度提升，相關(guān)軟硬件設(shè)施越龐雜，產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息安全風(fēng)險(xiǎn)就越多。隨著之后，“單軌制”“單套制”的推進(jìn)，在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)歸檔移交與保存的過程中。軟硬件故障、網(wǎng)絡(luò)非法入侵、系統(tǒng)錯(cuò)誤等安全問題一旦出現(xiàn)。會(huì)對(duì)檔案數(shù)據(jù)真實(shí)性、完整性、有效性產(chǎn)生不可逆的負(fù)面影響。數(shù)據(jù)化的便利會(huì)帶來新的問題，檔案人員要做好全方位的準(zhǔn)備，迎接新的挑戰(zhàn)。

3）檔案工作面臨業(yè)務(wù)層面的挑戰(zhàn)。數(shù)字環(huán)境下，需要?dú)w檔的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)范圍不斷擴(kuò)大，種類增多，業(yè)務(wù)過程性記錄增加，新平臺(tái)產(chǎn)生新的數(shù)據(jù)源，系統(tǒng)監(jiān)管類數(shù)據(jù)增量大。歸檔范圍的劃定需要重新考量，系統(tǒng)存儲(chǔ)容量大的能實(shí)現(xiàn)全過程數(shù)據(jù)歸檔。那么如何對(duì)海量數(shù)據(jù)實(shí)行科學(xué)在線歸檔，是檔案部門參與數(shù)字發(fā)展戰(zhàn)略必要解決的問題。不同部門的數(shù)據(jù)將圍繞某項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)流轉(zhuǎn)于歸集，隨后向檔案部門移交，檔案部門需要重新建立新的歸檔范圍和保管期限，業(yè)務(wù)活動(dòng)成為數(shù)據(jù)聚合的基本單位，而不再是各個(gè)來源部門。數(shù)字背景下，數(shù)據(jù)以更加本體化和模型化的形態(tài)融入業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)完成共享、組合和驗(yàn)證的過程，所遵循的是具體運(yùn)行規(guī)則與業(yè)務(wù)邏輯。因此，規(guī)則作為數(shù)據(jù)空間的主要對(duì)象，如何描述數(shù)據(jù)，如何描述管理規(guī)則就成為檔案部門應(yīng)對(duì)的主要挑戰(zhàn)。

4）面臨專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)的挑戰(zhàn)。當(dāng)下多數(shù)企業(yè)檔案部門面臨著人員知識(shí)結(jié)構(gòu)落后的問題。在缺乏學(xué)習(xí)和培訓(xùn)機(jī)會(huì)的情況下，對(duì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)分析和應(yīng)用技術(shù)知之甚少，從而影響到阻礙數(shù)字環(huán)境下檔案工作的開展。檔案人才的專業(yè)需進(jìn)一步提高，而適應(yīng)數(shù)字環(huán)境的綜合型人才培養(yǎng)是檔案人才建設(shè)的主要挑戰(zhàn)。從檔案事業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和數(shù)據(jù)安全角度考慮，組建具備技術(shù)能力與專業(yè)知識(shí)的人才隊(duì)伍非常必要。

2 數(shù)字化環(huán)境的檔案管理思考與對(duì)策

1）轉(zhuǎn)變思想，積極面對(duì)管理對(duì)象的變化。技術(shù)進(jìn)步的發(fā)展趨勢(shì)不是以個(gè)人意識(shí)為轉(zhuǎn)移，檔案人員應(yīng)選擇順應(yīng)時(shí)代更迭，轉(zhuǎn)變檔案管理思路，使得檔案資源的前景向規(guī)范化、保存方式更先進(jìn)、利用更安全、便捷的方向推進(jìn)。收集電子文件、圖像、視頻等一切具有保存價(jià)值的對(duì)象都作為檔案管理，并強(qiáng)化對(duì)非機(jī)構(gòu)化的新型檔案信息的實(shí)時(shí)收集、存儲(chǔ)與管理。這就意味著檔案部門不僅僅是在檔案“量”的積累，更要及時(shí)增加檔案的種類，保證檔案工作研究、分析對(duì)象的“完整性”，為檔案工作的“質(zhì)”變打好堅(jiān)持基礎(chǔ)。實(shí)際上，這也豐富了檔案工作的內(nèi)容，注入新鮮的血液，為檔案未來的發(fā)展拓寬道路。從而確立電子文件與電子檔案管理為主，傳統(tǒng)載體檔案管理為輔的工作理念，在按部就班高效安全地管好、存好傳統(tǒng)載體檔案的基礎(chǔ)上，將更多的精力放在電子文件與電子檔案管理方面。

2）夯實(shí)基礎(chǔ)，構(gòu)建業(yè)務(wù)儲(chǔ)備標(biāo)準(zhǔn)化。數(shù)字環(huán)境下，檔案工作緊密地結(jié)合數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)和業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)的數(shù)據(jù)管理方式，數(shù)據(jù)生命周期理論成為檔案部門要研究的方向。數(shù)字化環(huán)境下，用戶生成內(nèi)容占據(jù)主導(dǎo)地位，鑒定并確保數(shù)據(jù)質(zhì)量成為工作瓶頸。傳統(tǒng)檔案數(shù)字化成果基本處于檔案數(shù)據(jù)的粗加工階段，導(dǎo)致后期檔案數(shù)據(jù)分析、挖掘和利用難度較大。要以此為契機(jī)，根據(jù)企業(yè)現(xiàn)狀，進(jìn)一步明確工作目標(biāo)，要結(jié)合國(guó)家和行業(yè)新出臺(tái)的辦法和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)歸檔范圍、特殊電子文件歸檔方式方法、元數(shù)據(jù)管理、真實(shí)性保障、單軌制等關(guān)鍵內(nèi)容進(jìn)行深入研究，積極探索更加可行有效的實(shí)施方案，通過制定元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、歸檔范圍、歸檔移交數(shù)據(jù)包標(biāo)準(zhǔn)、檔案數(shù)據(jù)鑒定規(guī)則等業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，夯實(shí)檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，為后期檔案數(shù)據(jù)分析、挖掘與利用奠定基礎(chǔ)。

3）加強(qiáng)溝通，搭建管理的方法與模式。傳統(tǒng)檔案管理的核心在于對(duì)檔案載體的管理，形成了一套對(duì)檔案實(shí)體等外圍環(huán)境要求的管理方式。數(shù)字環(huán)境下檔案管理方式逐漸變?yōu)閷?duì)檔案內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景等組成要素的管理和控制。數(shù)字環(huán)境下，系統(tǒng)產(chǎn)生的信息從文件級(jí)演變到數(shù)據(jù)級(jí)，檔案管理方法需要借鑒數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)庫管理的方法，從規(guī)則、模型、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)關(guān)系出發(fā)進(jìn)行管控。傳統(tǒng)管理模式中不重要的過程數(shù)據(jù)，從知識(shí)管理角度出發(fā)具有極大價(jià)值，故此對(duì)全過程的數(shù)據(jù)要進(jìn)行管控，并將工作細(xì)節(jié)和經(jīng)驗(yàn)保存下來，有助于縮短制造周期。

搭建與大數(shù)據(jù)管理部門的交流協(xié)作渠道。在檔案部門與數(shù)據(jù)管理部門間建立穩(wěn)定長(zhǎng)效的溝通與協(xié)調(diào)機(jī)制，將檔案部門納入數(shù)據(jù)發(fā)展與管理的頂層設(shè)計(jì)中，提升檔案部門在大數(shù)據(jù)時(shí)代的影響力。檔案部門協(xié)調(diào)與以數(shù)據(jù)管理中心代表的相關(guān)部門的合作，建立穩(wěn)定的合作協(xié)調(diào)機(jī)制，互相借勢(shì)借力的業(yè)務(wù)往來，通過會(huì)議討論制定業(yè)務(wù)考核細(xì)則和行政事項(xiàng)基礎(chǔ)信息確認(rèn)表，以規(guī)范進(jìn)一步的業(yè)務(wù)合作。結(jié)合核心業(yè)務(wù)職能介入數(shù)據(jù)管理流程。歸檔保存是整個(gè)管理流程中不可或缺、前后聯(lián)動(dòng)的環(huán)節(jié)，與檔案部門一直以來的核心業(yè)務(wù)相契合，為檔案部門提供了介入大數(shù)據(jù)工作的契機(jī)。

4）升級(jí)隊(duì)伍，培養(yǎng)檔案數(shù)字專業(yè)人才。升級(jí)人才隊(duì)伍是企業(yè)檔案長(zhǎng)久發(fā)展的歷史必然選擇。企業(yè)在明確與時(shí)俱進(jìn)的崗位職責(zé)的基礎(chǔ)上，要提高與數(shù)字化環(huán)境相配位的專業(yè)技術(shù)人才的待遇。搭建“用得到人才，留得住人才”的激勵(lì)政策。鼓勵(lì)在職人員參加對(duì)外交流，提高技術(shù)專業(yè)程度，培養(yǎng)復(fù)合型、創(chuàng)新型和應(yīng)用型人才，要為擁有數(shù)字技能的人才提供更多的發(fā)展空間和創(chuàng)新機(jī)會(huì)。同時(shí)，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)為檔案人才提供清晰、可實(shí)現(xiàn)的職業(yè)規(guī)劃，將人才與機(jī)構(gòu)使命聯(lián)系起來，使其感受到自己的職業(yè)有回報(bào)、有成效。

3 總結(jié)

傳統(tǒng)的檔案管理方式在數(shù)字化環(huán)境中做出改變的確萬分艱難，特別是在企業(yè)有限的環(huán)境、資源、人力、技術(shù)、資金條件下，但歷史的趨勢(shì)不會(huì)因?yàn)槿说闹饔^因素而停滯或改變，檔案管理數(shù)字轉(zhuǎn)型是大勢(shì)所趨，是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)。企業(yè)檔案工作者要堅(jiān)定信心，迎難而上，不斷突破，推進(jìn)檔案工作邁向新臺(tái)階。

參考文獻(xiàn)

[1]全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要[J].中國(guó)檔案，2016（5）.

作者簡(jiǎn)介

賀莉（1982-），女，漢，西安市，館員，本科，西安航天精密機(jī)電研究所。