民生檔案信息系統(tǒng)評價指標(biāo)體系研究

摘 要：民生檔案信息系統(tǒng)建設(shè)好壞，需要構(gòu)建一個完善的民生檔案指標(biāo)評價體系，對資源體系、安全體系等各子系統(tǒng)的建設(shè)情況進(jìn)行評估，以促進(jìn)各個體系建設(shè)不斷細(xì)化和完善。通過對民生檔案信息評價體系的原則的分析，對民生檔案信息資源體系評價技術(shù)、方法的研究，提出一套切實可行的民生檔案信息指標(biāo)評價體系，以期能夠為今后民生檔案工作更好服務(wù)民生、服務(wù)和諧社會提供有力幫助。

關(guān)鍵詞：民生檔案;民生檔案信息;檔案指標(biāo)評價體系

民生檔案信息系統(tǒng)建設(shè)好壞，需要構(gòu)建一個完善的民生檔案指標(biāo)評價體系，對資源體系、安全體系等這幾個體系的建設(shè)情況進(jìn)行評估，以促進(jìn)各個體系建設(shè)不斷細(xì)化和完善。民生檔案評價體系大致包括評價對象、方法、標(biāo)準(zhǔn)等。評價對象主要是其他各個體系以及評價體系自身，對本身的評價又自然地包含在評價指標(biāo)、方法等選擇的科學(xué)性、合理性當(dāng)中，因此評價方法需依據(jù)不同體系各自的特點采取合適的方法。

1 民生檔案信息評價體系的原則

對民生檔案信息資源體系中的各個體系進(jìn)行評價，應(yīng)遵循以下幾點原則：

1.1 評價標(biāo)準(zhǔn)的一致性與特殊性相結(jié)合

由于我國檔案行業(yè)實施的是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的國家模式。因此從法律上而言各個檔案館的職能是一致的，縣以上的檔案管理機(jī)構(gòu)在檔案管理方法上，制度政策的制定上，工作內(nèi)容的安排上都基本一致，這就為評價標(biāo)準(zhǔn)在制定上的一致性提供了可能。通過對各級檔案管理機(jī)構(gòu)制定統(tǒng)一的評價標(biāo)準(zhǔn)，就可以很好的在省、市、縣范圍內(nèi)對所轄區(qū)域的檔案機(jī)構(gòu)工作進(jìn)行比較，指出不同檔案管理機(jī)構(gòu)民生檔案工作的優(yōu)劣不足，進(jìn)而有側(cè)重的加以整改完善提高，起到有效的引導(dǎo)和激勵效果。同時民生檔案中有些并不在檔案管理機(jī)關(guān)的管理權(quán)限中，如家庭檔案等歸檔主動權(quán)掌握在家庭成員手中，因此建立家庭檔案具有較大的自主性、隨意性，不適宜用規(guī)范行政、事業(yè)單位的法規(guī)政策對家庭檔案進(jìn)行管理，因此，針對家庭檔案應(yīng)另行制定適宜的政策進(jìn)行引導(dǎo)、規(guī)范，加深居民對家庭檔案的了解，提高建立家庭檔案的積極性。

1.2 評價指標(biāo)必須科學(xué)合理，具有可操作性

擁有科學(xué)合理的評價指標(biāo)才能系統(tǒng)、真實、完整的表現(xiàn)出檔案管理機(jī)構(gòu)的民生檔案工作狀況。因此每一項指標(biāo)的提出都要有一定的依據(jù)，體現(xiàn)出明確的目的性，只有如此才能起到明確的結(jié)果顯示功能。同時評價指標(biāo)的制定要力求形象，不可使執(zhí)行者和評價對象在指標(biāo)的解讀上產(chǎn)生歧義，由于一套評價指標(biāo)最終需要落實在實際工作中，能對實際工作產(chǎn)生效果，這就要求評價指標(biāo)必須具有可操作性，無法落實的評價指標(biāo)不管多么嚴(yán)密也是無益于實際工作的，不能過于籠統(tǒng)也不能過于復(fù)雜，過于復(fù)雜會導(dǎo)致評價成本升高，進(jìn)而降低評價本身的意義。甚至可能因過高的評價成本使得評價效果打折扣。

1.3 評價指標(biāo)的多向性與準(zhǔn)確性

對于每一項評價指標(biāo)都必須可以量化，不能出現(xiàn)似是而非的表述，同時評價體系還需做到多向性，不可只在檔案系統(tǒng)內(nèi)部進(jìn)行評價，民生檔案與公眾的密切相關(guān)性要求評價主體不僅有上級主管單位對其評價，還要有下級單位以及社會公眾的參與，通過多方的共同評價使得最終的評價結(jié)果盡可能的客觀準(zhǔn)確。

2 民生檔案信息資源體系的評價技術(shù)、方法

對民生檔案信息資源體系中的各個體系進(jìn)行評價時，應(yīng)針對不同的體系選擇合適的評價方法以求得出客觀的評價結(jié)果。在方法的選取上應(yīng)體現(xiàn)先進(jìn)、實用的原則，盡量能全面衡量出所構(gòu)建的各個體系的實效，并能全面接收到反饋信息。方法選擇上目前多借鑒其他學(xué)科領(lǐng)域尤其是企業(yè)的一些方法、技術(shù)。如在民生檔案利用體系中可采用平衡計分法、關(guān)鍵績效評估法、360度績效評估法、德爾菲法、負(fù)效益系數(shù)法、層次分析法、經(jīng)濟(jì)效益對比分析法等，在民生檔案法規(guī)體系的評價中可采用費用-效益分析等方法，目前這一方法在國家衡量自身在社會服務(wù)方面立法成本具有較好效果。在對民生檔案信息安全體系評價中可采用定量評價法、數(shù)值模擬法等，隨著電子文件的大量出現(xiàn)，數(shù)字信息易復(fù)制、易更改的特點使得探索新的適應(yīng)電子環(huán)境的安全評價方法研究顯得更為重要。

2.1 民生檔案資源體系評價指標(biāo)

對民生檔案資源體系的評價可主要集中在以下幾個方面：

1）館藏民生檔案的數(shù)量。一般而言，館藏量是衡量一個檔案館資源儲備的基礎(chǔ)性標(biāo)準(zhǔn)，對于一個大中城市，如果沒有上萬的館藏民生檔案，這樣的檔案館很難稱得上一流的檔案館。

2）民生檔案的年增量。一個檔案館除了要有較大的民生檔案方面的館藏基數(shù)，一定時期還要有穩(wěn)定的增量，依據(jù)本地的公民數(shù)量測算出人均擁有檔案館數(shù)，據(jù)此制定一個合理的增加率，作為民生檔案增量指標(biāo)。

3）每年征集的民生檔案量。檔案館除接收其他機(jī)關(guān)移交的民生檔案外，還會開展民生檔案的征集工作，因此，檔案館每年接收捐贈、寄存、購買的檔案數(shù)量也可作為衡量民生檔案資源體系建設(shè)情況的指標(biāo)。

4）民生檔案資源的縮微率，數(shù)字化數(shù)量。對于一些比較珍貴的、不宜經(jīng)常調(diào)用的民生檔案資源需進(jìn)行縮微保存，這項技術(shù)已開展多年，檔案行業(yè)中從事縮微工作的人員一般都能受到科學(xué)的技術(shù)培訓(xùn)，能夠勝任工作需要，每年縮微的民生檔案的數(shù)量也能較好地體現(xiàn)出該館的館藏民生檔案質(zhì)量。同時，近些年隨著計算機(jī)的不斷普及，數(shù)字檔案成幾何遞增之勢，目前已成為檔案館館藏一個重要的組成部分，因此每年館藏數(shù)字化民生檔案的數(shù)量以及對紙質(zhì)載體的民生檔案進(jìn)行數(shù)字化的數(shù)量都是衡量民生檔案資源豐富與否的重要標(biāo)準(zhǔn)。

2.2 民生檔案利用體系評價標(biāo)準(zhǔn)

為形成閉環(huán)，還需構(gòu)建各類指標(biāo)的評價體系，以便后期改進(jìn)?？蓪?yīng)民生檔案信息利用體系的內(nèi)容，設(shè)置以下評價標(biāo)準(zhǔn)：一是民生檔案的利用數(shù)量，每年有多少人查閱利用民生檔案，查閱利用的數(shù)量是多少;二是檔案利用過程中的用戶滿意度。通過滿意度調(diào)查可以了解用戶在使用過程中對檔案部門有何意見、建議。從而進(jìn)一步推動檔案人員改進(jìn)工作方式、標(biāo)準(zhǔn);三是開放民生檔案比率和提供主動服務(wù)力度。通過開放民生檔案數(shù)量能較好的體現(xiàn)出民生檔案利用中以民為本理念的貫徹程度;四是館藏檔案的編研力度。通過提供大事記、專題檔案匯編等能夠更加方便的開展檔案利用工作，提高檔案利用的層次和深度;五是網(wǎng)絡(luò)各類媒體傳播的次數(shù)。目前網(wǎng)絡(luò)作為信息傳播的主要工具之一，網(wǎng)站的訪問次數(shù)也能體現(xiàn)出館藏民生檔案受關(guān)注的程度，網(wǎng)絡(luò)要提高點擊量，必須有大量的信息量，同時還要有網(wǎng)民需要的信息，做到這兩點也就意味著該館民生檔案信息資源豐富，與民生的貼合程度較高。

2.3 民生檔案法規(guī)評體系評價標(biāo)準(zhǔn)

對民生檔案法規(guī)體系進(jìn)行評價，主要側(cè)重其立法質(zhì)量，由于所立的法規(guī)能否體現(xiàn)出民主的價值取向，表達(dá)出人民的意志是所立法規(guī)成功與否的重要標(biāo)準(zhǔn)，因此有關(guān)民生檔案的法規(guī)能否充分表達(dá)人民的心聲，體現(xiàn)出人民當(dāng)家作主、執(zhí)政為民的理念，主要看其立法質(zhì)量如何。其次要考慮立法程序的科學(xué)化民主化程度，法規(guī)講求不同主體間的利益平衡，這種民主性價值主要靠科學(xué)的立法程序來保證。同時所立法規(guī)還要具有可操作性，通過考慮這幾點因素，對民生檔案法規(guī)體系進(jìn)行評價可以如下幾個標(biāo)準(zhǔn)作為參考：

1）所立民生檔案法規(guī)的合法性。主要考慮該法規(guī)立法主體是否合法，是否在自身的權(quán)限內(nèi)進(jìn)行立法，有無違憲及與其他法規(guī)的立法精神、立法原則、法律條文相抵觸的情況存在。

2）所立法規(guī)的成本和效益。所立的法規(guī)是否是必須的，是否符合本地區(qū)的檔案工作情況和實際的民生工作需要，法律中的制度設(shè)計合理與否、施行起來的成本多大，能帶來多少效益。

3）行政部門權(quán)責(zé)是否明確。行政部門開展執(zhí)法行為是否符合法定要求。法規(guī)在實施過程中能否按照法條規(guī)定行使權(quán)力、按法律規(guī)定的義務(wù)范圍履行義務(wù)以及能否按照法規(guī)規(guī)定追究違法者的法律責(zé)任。

4）權(quán)利分配是否平衡。在涉及民生問題的權(quán)利與責(zé)任、權(quán)利與義務(wù)的設(shè)置上是否平衡、合理，有無明確體現(xiàn)出服務(wù)民生的思想。在具體的法律規(guī)定中，法律責(zé)任的判定是否與違法行為的具體情況相適應(yīng)，法條中是否有越權(quán)的內(nèi)容或方式、種類。法規(guī)實施過程中執(zhí)法、司法機(jī)關(guān)對其反應(yīng)如何，有無爭議問題存在。

5）法律的適用程度。該法規(guī)的調(diào)整范圍是否基本滿足了有關(guān)民生檔案事務(wù)的社會需求，能否起到促進(jìn)民生工作進(jìn)步、民生觀念提高的作用。

6）該法律的普及程度。在法律作用的范圍內(nèi)公民對該法規(guī)的了解、認(rèn)知和接受的程度如何。

2.4 民生檔案安全體系評價標(biāo)準(zhǔn)

對民生檔案安全體系的評價主要側(cè)重于檔案實體的安全和檔案內(nèi)容的安全，這主要源于數(shù)字化的民生檔案信息具有系統(tǒng)依賴性，同時存儲介質(zhì)不耐久、電腦病毒和黑客的威脅都對民生檔案信息安全帶來前所未有的挑戰(zhàn)。對民生檔案信息安全體系而言，首先需對系統(tǒng)自身的風(fēng)險進(jìn)行評價，通過全面的安全評價發(fā)現(xiàn)體系中的安全漏洞，進(jìn)而完善該體系。民生檔案安全體系評估主要包括對傳統(tǒng)民生檔案管理體系的評估以及對電子民生檔案信息系統(tǒng)的評估。具體評價指標(biāo)如下：

1）基礎(chǔ)設(shè)施安全評價。主要是指對存儲檔案的庫房、裝具、輔助設(shè)備、計算機(jī)以及工作人員的工作環(huán)境等，大致可分為環(huán)境安全、設(shè)施安全和檔案實體（電子檔案的存儲載體）安全三個方面。環(huán)境安全主要是指存儲民生檔案的庫房、存儲電子文件的計算機(jī)是否具備了預(yù)防及抵抗突發(fā)災(zāi)害的能力，如庫房中有無防水、防火設(shè)施，有無監(jiān)控系統(tǒng)等。設(shè)施安全主要指存儲設(shè)備、利用開發(fā)設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備、預(yù)防設(shè)備是否安全，在電子檔案系統(tǒng)中還包括電腦是否具有防盜、防損壞、防磁輻射、防線路截獲功能等。實體（以及電子檔案的信息存儲介質(zhì)）安全主要是對檔案信息存儲載體是否采取防盜、防破壞等措施。

2）民生檔案形成過程的安全。全程管理主要是對民生檔案從產(chǎn)生到銷毀或永久保存的整個生命周期進(jìn)行安全評價，內(nèi)容主要包括前端控制、日常維護(hù)、災(zāi)難備份與恢復(fù)搶救、利用維護(hù)、質(zhì)量檢測評估等方面。前端控制主要是指民生檔案在現(xiàn)行階段時是否已完全指明需歸檔文件的范圍、密級、歸檔格式、歸檔時間等。日常維護(hù)是指在民生檔案整個生命周期中的安全以及對產(chǎn)生、保管檔案的設(shè)施的安全保護(hù);恢復(fù)與搶救評估是指對是否有預(yù)防災(zāi)害以及發(fā)生災(zāi)害后的恢復(fù)能力進(jìn)行評價;利用維護(hù)是指民生檔案在利用過程中是否有防止發(fā)生損毀、信息超范圍泄露的措施;質(zhì)量檢測主要對各種安全設(shè)施的安全防護(hù)能力進(jìn)行檢查。

3）組織管理安全評價指標(biāo)。組織管理在民生檔案管理中起著規(guī)范與制約作用，科學(xué)嚴(yán)格的組織管理對檔案安全意義重大，其評價指標(biāo)如下：是否設(shè)置了專門的檔案信息安全組織機(jī)構(gòu)，機(jī)構(gòu)內(nèi)專業(yè)的檔案信息安全管理人員數(shù)量如何，對組織機(jī)構(gòu)及人員是否受完善的規(guī)章制度約束，有無完善的檔案信息安全管理制度，檔案管理人員的職位變動、人員配備是否受到嚴(yán)格的管理，對檔案信息的管理制度建設(shè)是否完善，是否有登記備份制度，是否對工作人員進(jìn)行信息安全培訓(xùn)并建立有完善的培訓(xùn)方案，信息安全管理人員的權(quán)責(zé)是否明確，是否有突發(fā)事件的處理預(yù)案，當(dāng)出現(xiàn)安全事故時為盡快恢復(fù)工作，是否制定有應(yīng)急措施，尤其是電子文件是否有備份系統(tǒng)，以備事故發(fā)生時使用。

4）隨著數(shù)字化技術(shù)在檔案領(lǐng)域應(yīng)用的越來越深入，實時歸檔，網(wǎng)絡(luò)傳輸都增加了檔案信息被攻擊的可能，如果單位的防攻擊能力較差，就有可能造成信息泄露，因此較之傳統(tǒng)的安全評價，還應(yīng)重點對網(wǎng)絡(luò)信息安全進(jìn)行評價，對其可主要評價以下幾個方面：單位是否采取防病毒、黑客措施，是否對信息訪問設(shè)置權(quán)限并對文件的流轉(zhuǎn)全過程進(jìn)行監(jiān)控，對電子文件是否采取加密措施，以維護(hù)其真實性，是否可以對文件的每一項操作進(jìn)行記錄，以防止信息被篡改。同時還需評測是否有備份系統(tǒng)、災(zāi)難恢復(fù)系統(tǒng)、安全檢查系統(tǒng)等。

3 結(jié)語

通過構(gòu)建民主檔案信息體統(tǒng)建設(shè)，必定輔之以評價體系的體系框架，來提供一個民生檔案建設(shè)的視角，為今后民生檔案工作更好服務(wù)民生、服務(wù)和諧社會提供有力幫助。

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作者簡介

金潔潔（1985-），館員，本科，發(fā)表論文10余篇，教材4部，研究方向：信息資源管理。