探究檔案數(shù)字化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

張豪

摘 要：檔案管理是醫(yī)院管理非常重要的內(nèi)容。新形勢背景下醫(yī)院檔案管理需要不斷創(chuàng)新原有的管理模式，將現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)融入其中，提高醫(yī)院檔案管理水平。數(shù)字化管理是目前醫(yī)院檔案管理工作的新方向。不少醫(yī)院紛紛開始了數(shù)字化檔案管理的建設(shè)。但是醫(yī)院檔案數(shù)字化管理是一項規(guī)模浩大的工程，期間不免存在一些問題。本文主要分析了數(shù)字化檔案管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用情況，目的是推進(jìn)醫(yī)院檔案管理的變革，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;數(shù)字化;問題;措施

檔案管理是醫(yī)院管理中不可缺少的環(huán)節(jié)，檔案管理對醫(yī)院今后的發(fā)展來說具有重要作用。醫(yī)院檔案可以指導(dǎo)科研活動的開展，為疾病診療提供有價值的資料。因此強(qiáng)化對醫(yī)院檔案管理的研究是非常必要的。新形勢背景下，醫(yī)院檔案管理需要朝著數(shù)字化方向邁進(jìn)，借助現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)不斷提高醫(yī)院檔案管理效率。

1 目前醫(yī)院檔案數(shù)字化管理中存在的問題

1）檔案管理制度有待完善。醫(yī)院檔案與普通檔案具有顯著的區(qū)別，醫(yī)院檔案是醫(yī)療衛(wèi)生活動中留下來的遺跡。醫(yī)院檔案記錄的內(nèi)容較多，如醫(yī)院前身、歷年來發(fā)展建設(shè)情況、財務(wù)情況、科研情況以及黨建工作情況等。不同性質(zhì)的檔案管理要求也是不一樣的，現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理制度在不健全的情況下，不少醫(yī)院采取的管理模式較為粗放，缺少針對性。期間容易出現(xiàn)檔案遺失、不完整、篡改等問題，嚴(yán)重者會促使醫(yī)院內(nèi)部信息泄露[1]。

2）檔案數(shù)字化管理人才缺失。目前醫(yī)院檔案數(shù)字化管理中專業(yè)性人才缺失是存在的主要問題。醫(yī)院在數(shù)字化檔案管理人才缺失的情況下，難以順利推進(jìn)檔案管理工作。即便有的醫(yī)院構(gòu)建起了完善的網(wǎng)絡(luò)信息平臺，但是沒有專業(yè)人才的支撐，也難以發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息化平臺的作用。

3）檔案數(shù)字化管理意識缺失。我國醫(yī)療衛(wèi)生體制在不斷改革與完善的過程中，不少醫(yī)院管理者將管理的重點放在了醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)的提升和疾病的診療上。醫(yī)院管理者對檔案管理缺少關(guān)注度的情況下，更是難以形成數(shù)字化檔案管理意識。長期以來導(dǎo)致我國醫(yī)院的檔案管理工作備受冷落，檔案管理部門缺少必要的資金和技術(shù)支持，阻礙了數(shù)字化檔案管理模式的有效落實。

4）醫(yī)院檔案管理信息化水平低。盡管目前我國現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展較快，但是不少醫(yī)院的檔案管理部門依然沒有健全相應(yīng)的現(xiàn)代化管理設(shè)備。軟硬件設(shè)施不完善，影響了數(shù)字化檔案管理模式的落實。不少醫(yī)院還是采取傳統(tǒng)人工檔案管理模式，紙質(zhì)化檔案占據(jù)空間較大，檔案保存難度大，難以適應(yīng)社會發(fā)展的要求，影響了醫(yī)院檔案管理效率[2]。

2 加快醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的有效措施

1）樹立醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的理念。加快醫(yī)院檔案數(shù)字化管理首先需要醫(yī)院管理者和檔案工作人員樹立數(shù)字化檔案管理理念。參與醫(yī)院檔案管理的人員需要徹底轉(zhuǎn)變以往人工檔案管理模式。在醫(yī)院管理者的領(lǐng)導(dǎo)下推進(jìn)數(shù)字化檔案管理模式。醫(yī)院管理者和檔案工作人員需要認(rèn)識到數(shù)字化檔案管理的意義，明確檔案管理信息化對醫(yī)院未來發(fā)展的重要性。尤其是醫(yī)院檔案管理部門需要秉持不斷創(chuàng)新的精神，明確自身在檔案管理中的職責(zé)，樹立數(shù)字化檔案管理理念，不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)，促使醫(yī)院檔案數(shù)字化管理水平不斷提升。

2）努力培養(yǎng)數(shù)字化檔案管理人才。醫(yī)院需要積極引進(jìn)高素質(zhì)的數(shù)字化檔案管理人員，重視檔案管理人員在計算機(jī)知識和網(wǎng)絡(luò)知識上具備的能力，以便檔案管理中出現(xiàn)故障得到及時性解決，避免更大問題的出現(xiàn)。醫(yī)院在檔案管理人員招聘上秉持擇優(yōu)錄取原則，注意強(qiáng)化對檔案管理人員專業(yè)知識、網(wǎng)絡(luò)計算機(jī)技能上的考核，為檔案管理儲備高素質(zhì)的人才。在人員招聘上盡量錄用專業(yè)對口的畢業(yè)生，層層篩選，確保所招聘人員質(zhì)量。對招錄來的檔案管理人員需要加強(qiáng)培訓(xùn)，確保工作人員明確自身的職責(zé)，強(qiáng)化自身的責(zé)任意識。在專業(yè)性人才支撐下推進(jìn)醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的發(fā)展[3]。

3）健全檔案數(shù)字化管理需要的設(shè)備。加快醫(yī)院檔案數(shù)字化管理離不開完善的設(shè)備，醫(yī)院需要健全檔案管理硬件設(shè)施，為數(shù)字化管理創(chuàng)造良好的平臺。檔案數(shù)字化管理模式的形成并不是一蹴而就的，需要全院工作人員的一起努力。數(shù)字化檔案管理涉及的問題較多，如醫(yī)院整體的網(wǎng)絡(luò)工程、硬件設(shè)備以及軟件系統(tǒng)等。此外，數(shù)字化檔案管理還需要解決數(shù)據(jù)資料的信息化存儲和網(wǎng)絡(luò)安全等問題。因此提高醫(yī)院檔案數(shù)字化水平可以從以下幾方面考慮。一是加快醫(yī)院的軟硬件建設(shè)。其中軟件建設(shè)主要包括醫(yī)院的系統(tǒng)平臺，需要引進(jìn)先進(jìn)的軟件系統(tǒng)，并定期升級軟件。硬件建設(shè)包括醫(yī)院的自動化辦公設(shè)備、計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信以及機(jī)房等。完善醫(yī)院檔案管理的軟硬件建設(shè)就需要加大在該方面的資金投入，為數(shù)字化檔案管理創(chuàng)造良好的條件;二是不斷完善醫(yī)院檔案資源，確保檔案資料的完善性。醫(yī)院檔案與普通檔案相比具有較高的特殊性，涉及的內(nèi)容較多，覆蓋面較廣。如果檔案管理中一味采取人工管理模式容易發(fā)生檔案資料遺失、資料不全等問題。因此在構(gòu)建檔案數(shù)字化管理模式時需要確保檔案資料的完整性和安全性，以便為數(shù)字化檔案管理構(gòu)建良好條件[4]。

4）構(gòu)建醫(yī)院檔案數(shù)字化平臺。加快醫(yī)院數(shù)字化檔案管理離不開完善的信息化平臺，數(shù)字化檔案管理需要以信息化平臺為依托。醫(yī)院在構(gòu)建信息化平臺時需要從以下幾方面考慮。一借助醫(yī)院局域網(wǎng)構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)，組建完善的電子資源庫。在網(wǎng)絡(luò)化平臺的支撐下，促使醫(yī)院傳統(tǒng)人工檔案管理模式向數(shù)字化檔案管理模式轉(zhuǎn)變，加快醫(yī)院檔案管理模式的轉(zhuǎn)型;二是將醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)平臺與醫(yī)院信息化平臺整合在一起，促使檔案信息在醫(yī)院內(nèi)部的高速共享。網(wǎng)絡(luò)平臺的建立可提高檔案資料采集和篩選的工作效率，中間省去了紙質(zhì)檔案的整理環(huán)節(jié)可明顯提升檔案管理水平;三是強(qiáng)化醫(yī)院重點項目的檔案管理，對于醫(yī)院科研項目和管理試點等涉及的檔案要單獨管理，并對普通檔案區(qū)別開來，做好檔案的分類管理。檔案數(shù)字化平臺的構(gòu)建還可以協(xié)助課題小組完成項目立項、整理歸檔、組卷等工作。此外，借助數(shù)字化平臺醫(yī)院可以在適當(dāng)?shù)那闆r下適度開放醫(yī)院檔案，為醫(yī)院的經(jīng)營管理、醫(yī)療項目的研究以及院內(nèi)文化建設(shè)等提供依據(jù)[5]。

5）壯大醫(yī)院數(shù)字化檔案隊伍。提高醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化管理水平離不開高素質(zhì)的檔案管理隊伍。醫(yī)院在積極引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)以及完善網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)的基礎(chǔ)上，需要進(jìn)一步壯大數(shù)字化檔案隊伍。檔案管理部門需要強(qiáng)化對工作人員的數(shù)字化培訓(xùn)，促使工作人員積極轉(zhuǎn)變自身工作理念，樹立現(xiàn)代化的醫(yī)院檔案管理理念。此外，在醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下要組建數(shù)字化檔案管理小組，并開展數(shù)字化檔案管理的調(diào)研工作，汲取其他醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的有關(guān)經(jīng)驗，學(xué)習(xí)其先進(jìn)技術(shù)，并將其運(yùn)用到自己醫(yī)院檔案管理中，制定數(shù)字化檔案管理辦法。再者醫(yī)院檔案管理部門也可以邀請數(shù)字化檔案管理方面的專家前來舉辦講座，向全院工作人員普及數(shù)字化檔案管理相關(guān)知識，不斷提升工作人員的數(shù)字化檔案管理水平[6]。

3 結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院檔案數(shù)字化管理模式是時代發(fā)展的必然趨勢。新形勢背景下，醫(yī)院管理人員需要意識到數(shù)字化檔案管理的重要性，樹立數(shù)字化檔案管理意識，組織檔案管理部門制定有效措施不斷提升數(shù)字化檔案管理水平，推進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生體制的不斷變革。

參考文獻(xiàn)

[1]徐利琴，曹昊洋.醫(yī)院人事檔案管理中數(shù)字化信息應(yīng)用的重要性探究[J].現(xiàn)代信息科技，2019，3（19）：136-137，140.

[2]王雅娥.數(shù)字化在醫(yī)院基建檔案工作中的應(yīng)用[J].城建檔案，2018，（10）：27-28.

[3]白曉東，張寶莉.醫(yī)院檔案數(shù)字化的應(yīng)用研究探究實踐[J].心理月刊，2018，（10）：142.

[4]馮旋.數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用[J].卷宗，2016，6（1）：474-474.

[5]譚斯文.提高醫(yī)院檔案管理數(shù)字化的建議[J].科學(xué)中國人，2015，0（2X）.

[6]張馨木.淺談醫(yī)院檔案的數(shù)字管理系統(tǒng)[J].科技展望，2016，26（2）：222.