電子檔案在人事檔案管理中的價值探析

王民

摘 要：當(dāng)今時代，網(wǎng)絡(luò)化是社會發(fā)展的主流趨勢，各行各業(yè)都在朝著大數(shù)據(jù)的方向發(fā)展。信息化的普及帶來了非常多的便利，在這其中，信息化對于人事檔案的管理有著革命性的作用，電子檔案的引入解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中存在的許多劣勢。電子檔案具有諸多優(yōu)勢，提升了人事檔案管理的效率，本文將對電子檔案在人事檔案管理中的價值進(jìn)行探析。

關(guān)鍵詞：電子檔案;人事檔案管理;價值

人事檔案包含單位工作人員的人生經(jīng)歷，員工多個方面的資料都能夠在人事檔案中得到體現(xiàn)，概括了員工在社會當(dāng)中的種種行為。所以，人事檔案的重要性是不言而喻的，需要合理的檔案管理工作來對人事檔案進(jìn)行管理。信息化的普及為人事檔案的管理工作提供了新的思路，實現(xiàn)了人事檔案管理工作效率的進(jìn)一步提升。

1 人事檔案管理現(xiàn)狀

當(dāng)前情況下，大部分的企業(yè)都建立了比較完善的人事檔案管理的工作體系，能夠?qū)T工的檔案進(jìn)行比較完善的管理。但是在傳統(tǒng)檔案管理工作方式中是存在著一定的缺陷的，并且，當(dāng)今時代是信息化的時代，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)不適應(yīng)時代的發(fā)展，不能夠進(jìn)行高效率的人事檔案管理工作。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式中，主要的管理方式就是檔案盒以及檔案管理登記卡片等。在這種管理方式中，卡片的面積是有限的，所以能夠承載的信息就是有限的，能夠被記載上的都是人員的基本信息，并且，這些信息也不能夠及時的進(jìn)行更新。另外，紙質(zhì)的信息在經(jīng)過多次閱覽查詢之后就容易被磨損，不利于長時間的進(jìn)行保存。同時，紙質(zhì)的檔案需要空間來儲存，當(dāng)檔案的數(shù)量非常大時，在保存方面花費(fèi)的成本就會上升。

2 電子檔案管理的優(yōu)勢

2.1 檔案壽命長、易保存

電子檔案是通過電腦、光盤以及優(yōu)盤等電子儲存媒介進(jìn)行保存的，它不受天氣、自然災(zāi)害以及保存時間等因素的制約，在電子媒介之中儲存之后不容易發(fā)生損壞，即使在長時間的保存之后也不會發(fā)生磨損等情況，能夠進(jìn)行較長時間的保存。在通常情況下，電子檔案都會存在備份，所以不會發(fā)生一份檔案損壞之后就無法修復(fù)的現(xiàn)象。另外，電子檔案的儲存相對于紙質(zhì)檔案的儲存來說非常能夠節(jié)省空間，它不像紙質(zhì)檔案那樣需要大量的空間，所以在儲存空間方面的成本能夠得到很好的節(jié)省。

2.2 人事信息更加全面

電子檔案的存儲空間非常大，并且電子檔案還能夠囊括更加全面的人事信息，信息的概括會更加全面。同時，電子信息的更新也更加及時，想要對檔案信息進(jìn)行充實等操作也非常方便。電子檔案信息的及時更新能夠幫助單位更好的了解員工，而員工也會因為檔案信息的及時更新而更高的要求自己，以保持檔案內(nèi)容的客觀完整。

2.3 信息查詢更加便捷

紙質(zhì)的檔案在查詢時非常不方便，需要在眾多的紙質(zhì)檔案中查詢到一個人的信息需要花費(fèi)大量的時間與人力，所以查詢到的信息很有可能是不全面的，不能滿足信息查詢?nèi)藛T的要求。但是在電子檔案中，信息的查詢就非常方便，通過網(wǎng)上的檢索就能夠快速的查詢到想要得到的信息，同時信息也更加的全面。

2.4 信息共享程度提升

在紙質(zhì)檔案的管理中，一份檔案只能夠被一個單位擁有，想要實現(xiàn)信息的傳遞比較麻煩。但是在電子檔案中，共享性就能夠很大的提升，電子檔案的管理都在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上進(jìn)行，一些不需要保密的信息可以上傳到網(wǎng)上，進(jìn)行信息的共享。這樣的共享平臺的建設(shè)能夠提升單位人事管理工作的質(zhì)量，同時還可以實現(xiàn)人才配置的優(yōu)化。

2.5 考核評價更加公正

在傳統(tǒng)的檔案管理工作當(dāng)中，檔案內(nèi)的考核部分通常由單位填寫，填寫完整的檔案會保存在檔案室里面，不方便對歷年的考核結(jié)果進(jìn)行查閱。但是在電子檔案中，有關(guān)員工考核評價的部分可以在較短的時間內(nèi)進(jìn)行快速查閱，這樣能夠?qū)T工進(jìn)行更加客觀全面的評價，讓人事檔案利用更加真實高效。

3 人事檔案管理中電子檔案的建設(shè)

3.1 完善電子檔案建立的相關(guān)設(shè)施

單位應(yīng)該建設(shè)專門的微機(jī)室來進(jìn)行人事檔案的管理工作，在微機(jī)室的建設(shè)過程中要注意火與電的問題，同時還應(yīng)該加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)方面的建設(shè)，讓電子檔案的管理能夠更加的安全與順利。單位還要選擇適用的人事檔案管理系統(tǒng)來進(jìn)行人事檔案管理工作的開展，并且及時對系統(tǒng)進(jìn)行升級以適應(yīng)新的時代需求。

3.2 配備專門的電子檔案管理員

電子檔案的管理人員也非常重要，管理人員應(yīng)該增強(qiáng)工作責(zé)任感，在進(jìn)行檔案管理工作的過程中要盡可能的全面搜集員工的信息，并且對檔案進(jìn)行備份。另外，管理人員的專業(yè)素質(zhì)也要增強(qiáng)，在具備檔案管理相關(guān)知識的同時，還要具備一定的電子系統(tǒng)操作知識。電子檔案的管理需要具備計算機(jī)的操作知識，這樣才能夠更好的對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行操作。需要注意的是，檔案管理人員需要具備較高的職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)道德，不能夠隨意泄露他人信息。

3.3 完善檔案管理工作相關(guān)制度

對于人事檔案的管理需要完善的制度規(guī)范來輔助進(jìn)行，在這其中，應(yīng)該注重人事檔案的保密管理，不能泄露他人信息，也不能通過出賣他人信息來獲取不正當(dāng)利益。單位要加強(qiáng)對這一方面的監(jiān)督工作，通過制度的規(guī)范來加強(qiáng)對信息的監(jiān)督管理，這樣能夠讓檔案管理工作更加的安全與高效。

4 總結(jié)

人事檔案管理工作的信息化是檔案管理的一大進(jìn)步，它存在能夠極大的提升檔案管理工作開展的效率，同時彌補(bǔ)多個傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的缺陷。所以，單位應(yīng)該積極地開展電子檔案的建設(shè)工作，建設(shè)更加符合自身發(fā)展的人事檔案管理系統(tǒng)，以提升人事檔案管理工作的開展效率。

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