論新時(shí)期如何提高檔案管理人員素質(zhì)

羅琪芬

摘 要 當(dāng)前，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理越來(lái)越多地采用新技術(shù)，因此檔案管理的模式也發(fā)生了一些變化。新時(shí)期檔案管理模式的改變，要求企業(yè)建立更加完善的檔案理論體系，不斷提高管理人員的專業(yè)能力素質(zhì)，做好檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，充分發(fā)揮新技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，才能更好地促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平的提升。

關(guān)鍵詞 新時(shí)期;檔案管理人員;素質(zhì)

建立檔案，是對(duì)信息進(jìn)行存儲(chǔ)的一個(gè)重要的途徑。通常檔案中主要記錄著時(shí)代經(jīng)濟(jì)、文化以及政治等社會(huì)活動(dòng)情況，在社會(huì)的發(fā)展過(guò)程中，可以通過(guò)檔案從中獲得一些經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。對(duì)于企業(yè)也同樣如此，檔案記錄著企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程，在企業(yè)進(jìn)行決策的時(shí)候可以作為決策的重要依據(jù)，對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著很重要的作用[1]。對(duì)檔案進(jìn)行管理的主要目的，是為了更加合理、有效利用檔案信息，為社會(huì)發(fā)展提供服務(wù)。當(dāng)前，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，信息化時(shí)代背景下，社會(huì)信息量與日俱增。面對(duì)這一變化，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法應(yīng)對(duì)，因此新時(shí)期的檔案管理工作時(shí)出現(xiàn)不少問(wèn)題。為解決這些問(wèn)題，就需要相應(yīng)的檔案管理人員，改變傳統(tǒng)的管理觀念，學(xué)習(xí)新技術(shù)的應(yīng)用方法，強(qiáng)化檔案管理的專業(yè)能力，才能更好地發(fā)揮檔案對(duì)企業(yè)發(fā)展的推動(dòng)作用。

1 新時(shí)期檔案管理人員素質(zhì)提高的重要意義

在檔案工作組成結(jié)構(gòu)中，檔案管理是其中很重要的部分工作內(nèi)容，做好檔案管理工作才能更好地保障檔案事業(yè)的更加順利有序開展[2]。需要注意的是，檔案管理人員的素質(zhì)對(duì)檔案工作的適量和效率有著直接的影響，因此要做好新時(shí)期檔案管理工作，首先就要提高檔案管理人員的素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。

新時(shí)期檔案管理工作快速發(fā)展，檔案工作中的檔案數(shù)量以及規(guī)模不斷擴(kuò)大，面對(duì)這一情況，檔案管理工作的現(xiàn)代化體系也在不斷完善中。不斷完善的檔案管理工作體系，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求，需要相應(yīng)的管理人員不斷學(xué)習(xí)，提升自身的專業(yè)能力，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，具備良好的職業(yè)道德，才能更好地適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作。提高檔案管理人員的素質(zhì)，才能更好地發(fā)揮檔案管理的作用，并進(jìn)一步推動(dòng)企業(yè)的不斷發(fā)展。

2 當(dāng)前檔案管理人員素質(zhì)現(xiàn)狀分析

2.1 對(duì)檔案管理工作不夠重視

當(dāng)前檔案管理工作中常見的一個(gè)問(wèn)題就是相應(yīng)的檔案管理人員，對(duì)檔案管理工作不夠重視。對(duì)于很多檔案管理人員而言，更多的將檔案管理工作簡(jiǎn)單地理解為對(duì)檔案資料的收集與歸檔，認(rèn)為檔案管理工作過(guò)程中并不需要專業(yè)的知識(shí)和技能[3]。在相當(dāng)一部分的企業(yè)中，更是認(rèn)為檔案管理工作，對(duì)企業(yè)的發(fā)展并沒(méi)有多大的價(jià)值，只是簡(jiǎn)單地認(rèn)為所謂檔案管理，就是將企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的資料，擺放到一間專門的屋子里而已。在部分企業(yè)中，甚至?xí)霈F(xiàn)檔案無(wú)人管理的情況。這種對(duì)檔案管理工作陳舊的看法，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的開展，以及對(duì)檔案管理工作人員素質(zhì)的提升。

2.2 管理人員專業(yè)知識(shí)不足

檔案管理人員一定要具備充足的檔案管理專業(yè)知識(shí)，才能更好地適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作中不斷出現(xiàn)的新變化。但需要注意到的是，當(dāng)前一部分檔案管理人員對(duì)專業(yè)知識(shí)的掌握不足，相應(yīng)的業(yè)務(wù)能力不是很高，甚至有些檔案管理人員對(duì)檔案管理專業(yè)的知識(shí)技能完全不懂。在很多企業(yè)的檔案管理部門中，相應(yīng)的管理人員可能并不是檔案專業(yè)畢業(yè)的，且很大一部分也沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)，甚至不清楚檔案管理的基本流程（見圖1）。在具體的管理工作中，對(duì)于檔案管理工作中需要注意的基本原則、規(guī)章制度等都不夠清楚，還缺乏對(duì)檔案立卷、歸檔的基本要求和方法的認(rèn)識(shí)，更是對(duì)移交檔案的把關(guān)不夠嚴(yán)格，對(duì)檔案的收集和編研很不重視等，這些檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，都嚴(yán)重影響了檔案管理工作的質(zhì)量和水平。

2.3 管理人員的文化素養(yǎng)較低

由于對(duì)檔案管理工作的不重視，因此在招收檔案管理人員的時(shí)候，很多企業(yè)單位就會(huì)降低對(duì)檔案管理人員的要求，從而導(dǎo)致檔案管理人員整體的學(xué)歷以及文化素養(yǎng)都比較低。當(dāng)前很多檔案管理人員，除了文化素養(yǎng)較低之外，還不具備良好的溝通能力以及寫作和邏輯思維能力。但隨著新技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用，當(dāng)前檔案管理模式發(fā)生改變，對(duì)檔案管理人員也提出了更高的要求，檔案管理人員如果自身的文化素養(yǎng)、學(xué)習(xí)能力等不能滿足新時(shí)期檔案管理工作需要，就會(huì)阻礙檔案管理工作的開展，嚴(yán)重制約了檔案管理工作的提升。

2.4 缺乏新技術(shù)應(yīng)用能力

信息化背景下，檔案管理工作中運(yùn)用到越來(lái)越多的新技術(shù)，為進(jìn)一步提升和發(fā)展檔案管理工作，因此檔案管理人員學(xué)習(xí)并掌握檔案管理中所需的新技術(shù)就很有必要。但當(dāng)前的一部分檔案管理人員的年齡偏大，同時(shí)對(duì)自身能力的提升不夠重視，不能加強(qiáng)學(xué)習(xí)，因此對(duì)新技術(shù)的應(yīng)用能力缺乏，在新時(shí)期檔案管理工作中，不能有效的利用新技術(shù)展開檔案管理工作，嚴(yán)重阻礙著檔案管理工作的開展。

3 新時(shí)期檔案管理人員素質(zhì)提高策略

3.1 建立完善的檔案理論結(jié)構(gòu)體系

要想提高檔案管理人員素質(zhì)，首先就要改變檔案管理人員的傳統(tǒng)觀念，讓檔案管理人員充分理解到檔案管理工作對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性，更加積極的學(xué)習(xí)檔案管理的專業(yè)知識(shí)，了解檔案收集、移交、接收以及檔案鑒定與整理的方法。主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案管理中的新技術(shù)，學(xué)會(huì)利用信息平臺(tái)進(jìn)行檔案檢索，促進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化、信息化發(fā)展。新時(shí)期檔案管理理論發(fā)生了變化，檔案管理人員需要對(duì)檔案管理理論及技術(shù)進(jìn)行更加系統(tǒng)性的學(xué)習(xí)，不斷完善新時(shí)期檔案理論的結(jié)構(gòu)體系，重視檔案管理工作，才能更好地提升檔案管理工作的效率。

3.2 提高管理人員專業(yè)能力素質(zhì)

檔案管理人員專業(yè)能力的高低，決定了檔案管理工作的效率與質(zhì)量。因此要提升檔案管理水平，就需要提高檔案管理人員的專業(yè)能力。檔案管理人員需要掌握檔案管理的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識(shí)、歷史知識(shí)以及數(shù)字化技術(shù)知識(shí)，才能更好地提升工作人員的系統(tǒng)操作能力。新時(shí)期檔案管理工作，要求相應(yīng)的管理人員一定要掌握現(xiàn)代化的管理技能，能夠熟練的運(yùn)用檔案管理軟件，對(duì)存儲(chǔ)以及編輯等操作都需要完全的了解。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理人員必須要學(xué)會(huì)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，才能更好地實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化檔案管理。管理人員可以參加相應(yīng)的學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，了解當(dāng)前檔案管理的發(fā)展動(dòng)態(tài)，掌握更加先進(jìn)的檔案管理方法，才能更好地提升檔案管理工作水平。

3.3 建設(shè)高素質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍

為建設(shè)更加高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍，提升檔案管理人員的文化素養(yǎng)，在錄用相應(yīng)的管理人員時(shí)，就可以適當(dāng)?shù)奶岣咪浻玫拈T檻和待遇，這樣才能吸引到更加優(yōu)秀且專業(yè)的檔案管理的技術(shù)人才。對(duì)于當(dāng)前的檔案管理人員隊(duì)伍，需要對(duì)相應(yīng)的人員加強(qiáng)要求，進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)，提高管理人員對(duì)檔案保管與統(tǒng)計(jì)工作重要性的認(rèn)識(shí)，優(yōu)化人才隊(duì)伍。為進(jìn)一步提升檔案管理工作，提高檔案管理人員的素質(zhì)，還可以通過(guò)獎(jiǎng)勵(lì)以及懲罰的方式，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行管理。

3.4 加強(qiáng)對(duì)新技術(shù)的應(yīng)用能力

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案管理工作中融入了越來(lái)越多的新技術(shù)，比如計(jì)算機(jī)、數(shù)字?jǐn)z像機(jī)、復(fù)印機(jī)以及信息管理軟件等，應(yīng)用這些新技術(shù)的主要目的就是為了更好的實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化和標(biāo)準(zhǔn)化，建立檔案信息管理系統(tǒng)，進(jìn)一步提升檔案管理工作的水平。因此，當(dāng)前檔案管理人員就需要對(duì)不斷的加強(qiáng)學(xué)習(xí)，熟練掌握當(dāng)前檔案管理工作中所運(yùn)用的新技術(shù)，才能更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

4 結(jié)束語(yǔ)

檔案管理人員的素質(zhì)水平直接影響著新時(shí)期檔案管理工作的質(zhì)量與效率。因此，為促進(jìn)檔案管理水平的提升，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，就需要采取有效的策略，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷提升他們的綜合素質(zhì)，才能更加充分地發(fā)揮出檔案管理工作對(duì)企業(yè)發(fā)展的推動(dòng)作用。

參考文獻(xiàn)

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