劉薇薇

《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》（國家檔案局令第13號(hào)）圍繞“變革與轉(zhuǎn)型、創(chuàng)新與發(fā)展”這一主題，提出了新形勢(shì)下做好機(jī)關(guān)檔案工作的新思路、新要求，為機(jī)關(guān)檔案工作提供了基本遵循，省直機(jī)關(guān)在貫徹落實(shí)過程中實(shí)現(xiàn)了檔案工作的不斷發(fā)展?，F(xiàn)階段，面對(duì)機(jī)關(guān)工作出現(xiàn)的新情況、新問題，省直機(jī)關(guān)檔案工作要努力在規(guī)范化的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)提質(zhì)增效。

一、抓緊編制文件材料歸檔范圍與檔案保管期限表

保管期限表作為檔案管理中收集、歸檔、鑒定、銷毀工作是否合法的重要依據(jù)，是開展業(yè)務(wù)工作的重要參考，各單位要充分重視其編制工作。

首先，要明確工作要求。按照《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》第四章二十八條規(guī)定，“機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)編制本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表（以下簡稱《保管期限表》），經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門審查同意后施行?！睂?duì)于編制《保管期限表》在《中共遼寧省委辦公廳關(guān)于做好省級(jí)機(jī)構(gòu)改革涉及部門和單位檔案交接管理的意見》（廳秘發(fā)〔2018〕131）中已經(jīng)提出了相關(guān)要求，各單位要遵照?qǐng)?zhí)行。

其次，明確工作任務(wù)。不僅新組建或新成立的單位需要進(jìn)行編制，內(nèi)部機(jī)構(gòu)或工作職能發(fā)生變化的機(jī)關(guān)單位也應(yīng)當(dāng)及時(shí)修訂新《保管期限表》，經(jīng)重新審查同意后施行。

三是編制范圍的變化?！稒C(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第8號(hào)）要求各單位編制文書檔案保管期限表，而《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》規(guī)定編制的是檔案保管期限表，檔案門類從文書擴(kuò)展到業(yè)務(wù)、科技等各個(gè)門類，人事、會(huì)計(jì)文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限從其專門規(guī)定。此外，還需要明確的是機(jī)關(guān)所屬機(jī)構(gòu)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表報(bào)機(jī)關(guān)審查同意后施行。

二、把握時(shí)間節(jié)點(diǎn)做好疫情防控檔案的整理與移交

按照國家檔案局做好新冠肺炎疫情防控期間檔案工作的各項(xiàng)要求，現(xiàn)階段各責(zé)任單位要把做好疫情防控檔案工作作為一項(xiàng)重要工作來落實(shí)。疫情防控工作涉及到社會(huì)方方面面，同樣，疫情防控檔案形成領(lǐng)域十分廣泛，其責(zé)任部門分為常設(shè)機(jī)構(gòu)和疫情防控臨時(shí)機(jī)構(gòu)，疫情防控檔案要按照要求在責(zé)任單位全宗號(hào)后加“·XG”設(shè)置全宗進(jìn)行管理。責(zé)任部門要按照新冠肺炎疫情防控文件材料歸檔范圍進(jìn)行材料收集，對(duì)照相應(yīng)門類檔案整理規(guī)則對(duì)疫情防控檔案開展組件、分類、排列、編號(hào)、編目等整理工作，并進(jìn)行歸檔和數(shù)字化?；跈n案來源等多方因素考慮，疫情防控檔案在歸檔后有兩種不同流向，一種是單位在疫情防控工作中形成的檔案向本單位綜合檔案室移交，另一種是臨時(shí)機(jī)構(gòu)將疫情防控工作中形成的檔案統(tǒng)一向省檔案館移交。原則上，各責(zé)任單位要在9月1日前將7月31日前形成的檔案，向省檔案館進(jìn)行移交。無論是內(nèi)部移交還是向省檔案館進(jìn)行移交，各責(zé)任單位要確保檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全。同時(shí)，為在省檔案館建立疫情防控專題檔案，豐富檔案資源，各責(zé)任單位向省檔案館移交的檔案除移交原件外，還要將檔案的數(shù)字化成果一并移交。對(duì)按照《中華人民共和國保守國家秘密法》的規(guī)定，無法進(jìn)行數(shù)字化的檔案，各責(zé)任單位則需要向省檔案館提交專題目錄并對(duì)具體情況進(jìn)行書面說明。

三、繼續(xù)開展機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)評(píng)價(jià)

近年來，省檔案局通過開展檔案執(zhí)法檢查和日常指導(dǎo)等多種手段來提升省直機(jī)關(guān)檔案工作水平。目前，省直機(jī)關(guān)檔案工作總體處于健康有序發(fā)展?fàn)顟B(tài)，但面臨新形勢(shì)下機(jī)關(guān)檔案工作的新要求，各單位檔案工作仍然存在諸多問題，特別是在貫徹落實(shí)《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等方面仍存在薄弱之處。為強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，夯實(shí)檔案基礎(chǔ)工作，加大在關(guān)鍵部位補(bǔ)短板工作力度，我們實(shí)行以評(píng)促建，以評(píng)促改的評(píng)價(jià)機(jī)制。遵照?qǐng)?zhí)行檔案工作的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合我省當(dāng)前工作實(shí)際，編制了《省直機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)評(píng)價(jià)辦法》。

業(yè)務(wù)評(píng)價(jià)辦法具體包含檔案機(jī)構(gòu)與人員、基礎(chǔ)設(shè)施與設(shè)備、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)、檔案開發(fā)與利用、檔案信息化建設(shè)等五個(gè)方面內(nèi)容，共涉及56個(gè)小項(xiàng)目，每個(gè)小項(xiàng)都由評(píng)價(jià)指標(biāo)、評(píng)價(jià)內(nèi)容、評(píng)價(jià)說明、評(píng)價(jià)方式等構(gòu)成。各機(jī)關(guān)單位要明確自己未來一段時(shí)期的工作重點(diǎn)和目標(biāo)，知道差在哪里，要干什么，怎么干，達(dá)到一個(gè)什么程度和效果。2018年、2019年，省檔案局組織人員對(duì)40家省直及中直駐遼單位進(jìn)行了檔案業(yè)務(wù)建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)評(píng)價(jià)，并反饋了書面意見。通過評(píng)價(jià)工作，這些單位對(duì)過去三年的工作進(jìn)行了全面梳理，檔案的整理更加規(guī)范，檔案的交接手續(xù)更加完善，檔案數(shù)字化率更高，檔案的保管條件得到了很大改善。今年，省檔案局指導(dǎo)省農(nóng)業(yè)農(nóng)村廳開展電子文件歸檔與電子檔案管理試點(diǎn)工作，各單位在進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的過程中，要進(jìn)一步推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。今年下半年，我們將繼續(xù)開展對(duì)省直單位的業(yè)務(wù)評(píng)價(jià)工作，并適時(shí)對(duì)評(píng)價(jià)結(jié)果進(jìn)行通報(bào)。

四、按計(jì)劃開展對(duì)部分單位檔案工作實(shí)績考核

按照《2020年省直黨群政法單位規(guī)定工作考核評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)》，對(duì)編制本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，并報(bào)省檔案局審查;規(guī)范整理2019年形成的各門類檔案，并完成檔案數(shù)字化;將本機(jī)關(guān)保存期滿的檔案向省檔案館移交等工作，省檔案局將采取現(xiàn)場(chǎng)檢查及審查報(bào)送材料等方式對(duì)36家省直黨群政法單位的檔案工作進(jìn)行考核。

政府系統(tǒng)雖未納入考核系統(tǒng)，也需要按照要求的三項(xiàng)指標(biāo)來開展工作。對(duì)于檔案已經(jīng)形成滿20年達(dá)到向省檔案館移交年限的單位，要提前與省檔案局聯(lián)系，提出移交申請(qǐng)，待省檔案館進(jìn)行初步驗(yàn)收后，列入下一年度接收工作計(jì)劃，驗(yàn)收合格后方可進(jìn)行移交。各單位需要對(duì)本單位室藏檔案進(jìn)行自查，對(duì)照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制定工作計(jì)劃，查看整理、數(shù)字化、全宗卷編制是否符合要求，做到心中有數(shù)。

五、建立完善檔案工作制度

建立健全檔案工作制度。《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》第十條：“機(jī)關(guān)檔案工作的任務(wù)是：（一）貫徹執(zhí)行檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作規(guī)章制度，并將規(guī)范檔案全面工作和本行業(yè)檔案管理的規(guī)章制度報(bào)檔案行政管理部門備案”。過去一段時(shí)間，省直機(jī)關(guān)制定檔案工作制度都是單獨(dú)性的，比如檔案保管制度、檔案利用制度等等。目前，省生態(tài)環(huán)境廳等單位正在積極著手制定行業(yè)檔案管理制度，在制定過程中遇到問題可以與省檔案局進(jìn)行溝通，確保制度科學(xué)合理，待規(guī)章制度制定完成后報(bào)省檔案局備案。

檔案統(tǒng)計(jì)年度制度。按照《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》要求：“機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)編制檔案工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)、匯總分析當(dāng)年檔案工作情況形成年度報(bào)告、報(bào)送統(tǒng)計(jì)檔案行政管理部門、上級(jí)檔案部門?！睓n案事業(yè)統(tǒng)計(jì)調(diào)查工作是關(guān)乎檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)性工作。當(dāng)前，省直機(jī)關(guān)檔案統(tǒng)計(jì)工作主要通過填報(bào)全國檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)調(diào)查制度中的《檔案室基本情況表》來實(shí)施，按照全國檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)調(diào)查制度要求，各單位要認(rèn)真填寫檔案室的人員、檔案、利用、設(shè)施設(shè)備、數(shù)字檔案室建設(shè)等情況。從填報(bào)情況來看，凡是基礎(chǔ)工作扎實(shí)的檔案室，填報(bào)的數(shù)據(jù)能夠較為全面反映檔案工作各方面實(shí)際情況?！稒n案室基本情況表》的填報(bào)質(zhì)量從很大程度上反映一個(gè)單位檔案工作的整體狀況和檔案人員的工作態(tài)度。

年度報(bào)告制度?！稒C(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》第十條：“機(jī)關(guān)檔案工作的任務(wù)是：……（六）接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，執(zhí)行年度報(bào)告制度，……”這是對(duì)省直機(jī)關(guān)檔案工作首次正式提出的工作要求，對(duì)于新形勢(shì)下機(jī)關(guān)檔案工作創(chuàng)新監(jiān)管模式，完善機(jī)關(guān)檔案監(jiān)督指導(dǎo)平臺(tái)建設(shè)有著十分重要的意義。各單位檔案人員要自覺樹立做好檔案工作的意識(shí)，適應(yīng)省直機(jī)關(guān)檔案工作的新監(jiān)管模式，在每年12月20日前，將本單位檔案工作的各方面情況形成報(bào)告，報(bào)送省檔案局，以便更加有效地開展檔案業(yè)務(wù)工作。

檔案工作承擔(dān)著“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”的職責(zé)，廣大省直機(jī)關(guān)檔案工作者要不斷增強(qiáng)做好檔案工作的政治責(zé)任感和歷史使命感，牢記檔案工作者的初心，在實(shí)際中做好服務(wù)。各部門要對(duì)標(biāo)看齊，切實(shí)做好檔案收集和利用工作，將貫徹落實(shí)黨的十九大和十九屆二中、三中、四中全會(huì)精神的激情和干勁轉(zhuǎn)化為推進(jìn)全省檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的蓬勃力量。