張慶美
【摘要】隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來和信息技術(shù)的不斷發(fā)展,對(duì)傳統(tǒng)檔案館提出了更高的發(fā)展要求。傳統(tǒng)檔案館必須改變以往的管理模式,利用電子設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施打造數(shù)字檔案館,更好地滿足人們逐漸增長(zhǎng)的檔案信息資源需求。本文將從數(shù)字檔案館的概念、優(yōu)勢(shì)和如何建設(shè)數(shù)字檔案館三方面來進(jìn)行闡述,希望能對(duì)檔案館數(shù)字化建設(shè)起到參考借鑒作用。
【關(guān)鍵詞】數(shù)字化;檔案館;建設(shè)
一、數(shù)字檔案館的內(nèi)涵
數(shù)字檔案館不僅要求檔案館實(shí)行計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)操作將海量的館藏資源全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化,提高檔案信息資源的檢索速度,保證所需檔案信息資源的查全率和查準(zhǔn)率,保證檔案信息資源存取的網(wǎng)絡(luò)化和自由化,打破時(shí)間和空間的限制,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高度共享,而且要求檔案館能夠提高檔案信息資源的開發(fā)程度,從多個(gè)角度組織、建設(shè)檔案信息資源,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的定向、主動(dòng)推送服務(wù),擴(kuò)大檔案信息資源的服務(wù)范圍,提高檔案信息資源的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。
數(shù)字檔案館要將傳統(tǒng)檔案館的“收”“管”“用”更好地結(jié)合在一起,通過數(shù)字化的操作實(shí)現(xiàn)電子文件的歸檔,并把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理,加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源的收集。在新時(shí)代背景下,檔案的收集不再只是單純的部門之間的移交,各個(gè)檔案部門自身要意識(shí)到主動(dòng)收集的重要性,關(guān)注電子文件的及時(shí)歸檔問題,注重對(duì)散落在網(wǎng)絡(luò)上的各種檔案信息資源的收集和整合。數(shù)字檔案館對(duì)檔案的管理更加便利高效,但是在檔案信息資源的管理過程中,必須要注意檔案著錄的標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化、規(guī)范化,只有制定切合實(shí)際的電子檔案管理辦法,才能簡(jiǎn)化檔案管理的過程,優(yōu)化檔案管理流程,完善數(shù)字檔案管理的效果,提高檔案信息資源的利用率。數(shù)字檔案館的利用不同于傳統(tǒng)檔案館,必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)、在指定范圍才能查詢使用,數(shù)字檔案館通過網(wǎng)絡(luò)可以擴(kuò)大檔案信息資源的傳播范圍,提高檔案信息資源的利用率,讓信息用戶不受時(shí)空的限制,通過網(wǎng)絡(luò)自由獲取所需的檔案信息資源,提高檔案信息資源的服務(wù)水平,改善檔案信息資源的服務(wù)效果。
數(shù)字檔案館雖然可以更方便快捷地整合、開發(fā)、利用檔案信息資源,但是高度開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也對(duì)檔案館提出了更高的要求,要重視檔案信息資源的安全性。檔案信息資源不同于其他信息資源,要考慮到檔案信息資源的特性,做好信息的安全保密措施,避免涉及隱私、知識(shí)產(chǎn)權(quán)和國(guó)家安全信息的泄漏和破壞,給國(guó)家和社會(huì)造成不良的影響和后果。檔案館在數(shù)字化的建設(shè)過程中,不僅要加強(qiáng)對(duì)硬件設(shè)施的維護(hù)和升級(jí),保證物理環(huán)境的安全,還要考慮到軟件系統(tǒng)的安全性,做好檔案信息資源的安全保護(hù),保證檔案信息資源的保密管理。
二、數(shù)字檔案館的優(yōu)勢(shì)
數(shù)字檔案館不僅具有傳統(tǒng)檔案館所具有的提供法律效力的憑證、決策依據(jù)、先進(jìn)經(jīng)驗(yàn),傳播文化和知識(shí)的作用,數(shù)字檔案館信息傳播不受時(shí)空限制的特性使得檔案信息可以在更廣范圍內(nèi)發(fā)揮作用,擴(kuò)大檔案信息資源的影響力,提高人們的檔案意識(shí),進(jìn)而注重檔案資源建設(shè),推動(dòng)檔案事業(yè)健康發(fā)展。
數(shù)字檔案館可以實(shí)現(xiàn)管控一體化,提高處理電子文件的工作效率,實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件全生命周期的管理,從電子文件的產(chǎn)生、處理、保存、傳播、利用進(jìn)行全程的控制,從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的科學(xué)化和現(xiàn)代化管理,通過統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)化處理,簡(jiǎn)化電子文件處理的不必要程序,提高電子文件的科學(xué)管理程度,保證電子文件的正常流轉(zhuǎn),實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的實(shí)時(shí)處理,使得電子文件處理過程透明化,便于對(duì)電子文件進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤和有效管理,有利于保證電子文件的真實(shí)性和完整性,提高檔案信息資源的利用效率。
數(shù)字檔案館的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)可以擴(kuò)大檔案信息資源的服務(wù)范圍,深化檔案部門的服務(wù)職能,只有數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化才能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源在更大范圍內(nèi)的共享,實(shí)現(xiàn)大規(guī)模、廣范圍的社會(huì)化檔案信息資源服務(wù)。檔案信息資源只有借助于網(wǎng)絡(luò),才能超越時(shí)空的限制,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的交流互動(dòng),將分散的檔案信息資源有效連接在一起,將相關(guān)的檔案信息資源整合在一起。
數(shù)字檔案館可以更好地整合檔案信息資源。網(wǎng)絡(luò)改變了世界,將地球變成了一個(gè)全球村,同時(shí)網(wǎng)絡(luò)也對(duì)檔案界產(chǎn)生了巨大的沖擊和影響。通過網(wǎng)絡(luò)可以將分散在世界各地的檔案信息資源集中在一起,一定程度上可以避免檔案收集不全的問題,減少檔案收集過程中的各種困難。全球性的信息資源共享在很大程度上取決于檔案信息資源是否能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化,通過網(wǎng)絡(luò)得以傳播、分享、利用。只有建設(shè)數(shù)字檔案館才能提高信息資源的共享,讓人們共享信息,構(gòu)建共同的社會(huì)記憶,從而加強(qiáng)世界的聯(lián)系。
三、建設(shè)數(shù)字檔案館
數(shù)字檔案館的建設(shè)必須依靠高新技術(shù)的支持,不僅要有海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù),還要有檔案信息資源自動(dòng)分類和標(biāo)引技術(shù)、數(shù)字挖掘技術(shù)、智能檢索技術(shù)和安全保護(hù)技術(shù)等等,應(yīng)用核心科技打造數(shù)字檔案館是檔案館未來發(fā)展過程中的重要舉措。數(shù)字檔案館的現(xiàn)代化和科學(xué)化水平在一定程度上取決于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持,只有高技術(shù)含量的數(shù)字檔案館才能真正擺脫傳統(tǒng)的檔案管理方式,適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的需求,采取自動(dòng)標(biāo)引和分類技術(shù),減少人工繁重的工作量,運(yùn)用各種檢索軟件,提高檔案信息資源的檢索效率,保證數(shù)字檔案館的服務(wù)質(zhì)量。
數(shù)字檔案館僅依靠技術(shù)不可能達(dá)到優(yōu)秀檔案館的標(biāo)準(zhǔn),要想做好數(shù)字檔案館的建設(shè)工作,不僅要靠信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)手段來保證,還要由專業(yè)人員來完成操作。先進(jìn)的技術(shù)和高效的軟件只是建設(shè)數(shù)字檔案館的工具,一切還要依靠人來完成,這就需要懂得運(yùn)用高新技術(shù)的專業(yè)人才參與到數(shù)字檔案館的建設(shè)中,加強(qiáng)檔案部門工作人員與信息技術(shù)部門人員的合作,才能在清楚館藏資源、了解檔案館現(xiàn)實(shí)的基礎(chǔ)上對(duì)檔案館開展合理的數(shù)字化建設(shè)。只有技術(shù)人員的參與,雖然能夠推動(dòng)數(shù)字檔案館的建設(shè),但是不能充分考慮到檔案館的實(shí)際情況;而檔案專業(yè)人員很有可能自身的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)和計(jì)算機(jī)操作水平不夠靈活,雖然了解檔案工作,清楚檔案館情況,面對(duì)復(fù)雜的技術(shù)卻無從下手,這就需要檔案部門人員努力提升自身水準(zhǔn),加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算計(jì)技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握,樹立終身學(xué)習(xí)的信念,同時(shí)要堅(jiān)持走出去,加強(qiáng)與其他部門的合作,攜起手來共建數(shù)字檔案館。
數(shù)字檔案館的建設(shè)不僅要有技術(shù)和人員的支持,更為重要的是操作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化,檔案管理一定要堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化管理,只有做到了統(tǒng)一的要求,才能便于對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)利用,在檔案信息資源數(shù)字化的過程中必須始終遵循著錄標(biāo)準(zhǔn),規(guī)定檔案管理流程制度,讓檔案數(shù)字化處理和數(shù)據(jù)庫(kù)管理有章可循、有法可依,做到統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化,只有檔案信息資源處理過程規(guī)范化,才能方便檔案信息資源的開發(fā)利用。制定相關(guān)的規(guī)定和制度是建設(shè)數(shù)字檔案館的重要舉措之一,只有制度完善,才能保證檔案數(shù)字化工作順利開展,才能建設(shè)高水平、高質(zhì)量的數(shù)字檔案館。
數(shù)字檔案館建設(shè)并非一朝一夕可以完成的,檔案館的管理者和決策者必須認(rèn)識(shí)到這個(gè)任務(wù)的艱巨性和長(zhǎng)期性,做好思想準(zhǔn)備,制定詳細(xì)的規(guī)劃,把數(shù)字檔案館的建設(shè)納入檔案館的工作考核之中。管理者們必須結(jié)合自身的實(shí)際情況,充分考慮到數(shù)字檔案館建設(shè)中的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì),重點(diǎn)和難點(diǎn),注重信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)手段的運(yùn)用,加強(qiáng)檔案專業(yè)人才的培養(yǎng),并與各業(yè)務(wù)部門加強(qiáng)合作,推動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)。要完善數(shù)字檔案館建設(shè)的制度和規(guī)范,有計(jì)劃、有目標(biāo)地建設(shè),避免盲目重復(fù)建設(shè),浪費(fèi)不必要的人力、物力和財(cái)力,加快完成數(shù)字檔案館建設(shè)。
四、結(jié)語(yǔ)
建設(shè)數(shù)字檔案館是推動(dòng)檔案事業(yè)不斷發(fā)展的重要舉措之一,也是提高檔案信息資源共享效率、擴(kuò)大檔案信息資源傳播范圍的主要手段之一。在信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展的時(shí)代,檔案工作者要有加快推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)的緊迫性,以便使大量的檔案信息資源在更大更廣的范圍內(nèi)得到利用,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)價(jià)值。
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