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      機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的有效策略探討

      2020-09-10 19:23:48孫來杰
      關(guān)鍵詞:管理水平事業(yè)單位檔案管理

      摘要:檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位重要組成部分,當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作量與日俱增,人工整理、保管、管理檔案模式難以適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展需求,基于此,積極推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化建設(shè)速度,實(shí)現(xiàn)檔案無紙化轉(zhuǎn)化,成為當(dāng)前重要的研究課題。本文就優(yōu)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的重要性及創(chuàng)新管理辦法進(jìn)行探究。

      關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;數(shù)字化檔案;管理水平

      引言:現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展下,數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生,具體應(yīng)用在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中,便于檔案保存、不易丟失和損壞,便于檔案信息的補(bǔ)錄和查找,大大提升了機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作效率,因此,相關(guān)機(jī)關(guān)事業(yè)單位要充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性。

      一、優(yōu)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的重要性

      就當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀來看,仍繼續(xù)沿用傳統(tǒng)人工管理方式,嚴(yán)重影響工作效率,增加了檔案查找的難度,優(yōu)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作模式,可有效提升檔案管理質(zhì)量,推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作向規(guī)范化、無紙化方向發(fā)展,有效提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的信息化程度,促進(jìn)檔案管理工作更加專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化,有效助推機(jī)關(guān)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。通常,在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中,檔案具有一定的機(jī)密性,所有保存的檔案均是對(duì)歷史資料的記錄,在檔案無紙化、數(shù)字化技術(shù)支持下,機(jī)關(guān)事業(yè)單位逐漸改變傳統(tǒng)的檔案管理模式,與時(shí)俱進(jìn)、緊跟信息化時(shí)代發(fā)展,提升檔案資料管理水平,不斷優(yōu)化檔案管理手段,提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公效率。

      將數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)引入到機(jī)關(guān)事業(yè)單位中,最大程度上優(yōu)化了資源配置,將大量的人員從繁重的檔案整理、收納工作中解放出來,以無紙化的形式進(jìn)行檔案存儲(chǔ),便于人員隨時(shí)進(jìn)行調(diào)用,保證檔案利用率,為各部門調(diào)取檔案,提供了參考依據(jù),實(shí)現(xiàn)不同時(shí)間、地點(diǎn)對(duì)檔案信息的查閱和瀏覽,方便快捷;在信息化檔案管理系統(tǒng)的支持下,方便檔案信息錄入和歸檔,簡(jiǎn)化操作手續(xù),提升檔案管理時(shí)效,促進(jìn)管理手段的升級(jí),為推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展提供良好的契機(jī)[1]。同時(shí),在數(shù)字化檔案系統(tǒng)的影響下,相關(guān)人員軟件操作能力不斷提升,自身的綜合素養(yǎng)得到提高,更好借助機(jī)關(guān)事業(yè)單位先進(jìn)的管理設(shè)備,發(fā)揮數(shù)字化檔案管理的作用優(yōu)勢(shì)。

      二、創(chuàng)新機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作模式的有效途徑

      (一)轉(zhuǎn)變檔案管理理念,優(yōu)化人員配置

      機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的檔案室,安排專人負(fù)責(zé)管理,強(qiáng)化相關(guān)人員對(duì)檔案管理工作的重視程度,不斷突破傳統(tǒng)的檔案管理意識(shí),緊跟新時(shí)代發(fā)展理念,建立檔案監(jiān)督管理機(jī)制,加快引進(jìn)先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng),按照具體崗位設(shè)置,分配檔案管理工作職責(zé),并將具體的責(zé)任落實(shí)到個(gè)人,尤其對(duì)于機(jī)密性的檔案資料,確保在監(jiān)督機(jī)制管理下,提升檔案管理的安全性[2]。另外,機(jī)關(guān)事業(yè)單位要建立完善的檔案管理制度,加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員行為的約束,要求相關(guān)人員嚴(yán)格按照信息化檔案管理流程和程序進(jìn)行,在實(shí)際將進(jìn)行檔案錄入過程中,要不斷創(chuàng)新檔案管理方法,加快推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)。

      (二)加快檔案管理數(shù)字化建設(shè)步伐

      數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在機(jī)關(guān)事業(yè)單位運(yùn)用,可避免檔案丟失和損毀,便于檔案查找,同時(shí),在互聯(lián)網(wǎng)的依托下,實(shí)現(xiàn)檔案共享和傳輸,提升工作效率,強(qiáng)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作水平。同時(shí),為提升檔案管理水平,有部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案室安裝監(jiān)控系統(tǒng)等,便于相關(guān)管理人員進(jìn)行動(dòng)態(tài)化的監(jiān)管,節(jié)省檔案存儲(chǔ)空間的同時(shí),實(shí)現(xiàn)檔案異地傳輸,提高檔案查找效率,為后續(xù)的檔案管理工作開展夯實(shí)了基礎(chǔ)。同時(shí),機(jī)關(guān)事業(yè)單位要加大資金的投入,積極引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備,不斷優(yōu)化檔案管理工作,逐漸建立起檔案信息管理系統(tǒng),加快資源共享確保機(jī)關(guān)事業(yè)單位業(yè)務(wù)發(fā)展與檔案管理同步進(jìn)行,確保利用檔案信息管理系統(tǒng),發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)優(yōu)勢(shì),實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案專業(yè)化管理水平。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要加快構(gòu)建本單位信息化檔案數(shù)據(jù)庫,指定專人負(fù)責(zé)管理,確保通過創(chuàng)新檔案管理辦法,為機(jī)關(guān)事業(yè)單位提供可行性、真實(shí)性的數(shù)據(jù)資料依據(jù)。并且機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要嚴(yán)格規(guī)劃檔案編寫要求,包括編號(hào)、頁碼等,保證檔案信息的準(zhǔn)確性,為后續(xù)的查找、補(bǔ)錄提供便利;通過建立完善檔案管理體系,將互聯(lián)網(wǎng)碎片化的交通檔案信息資源進(jìn)行整合,編制檢索工具、匯編文件資料,做好檔案利用工作,提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作成效,減少人為操作失誤因素的發(fā)生,避免檔案管理漏洞,進(jìn)而為機(jī)關(guān)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展提供了便利條件。

      (三)加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的培訓(xùn)

      要想全面保障機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作成效,需要定期組織和開展人員專業(yè)培訓(xùn),強(qiáng)化人員檔案管理方面的專業(yè)知識(shí),并在人員選拔上,選聘與檔案管理專業(yè)相匹配的人員,并在培訓(xùn)中,培養(yǎng)人員的信息化素養(yǎng),加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的考核,確保檔案在無紙化轉(zhuǎn)換過程中,最大程度上發(fā)揮數(shù)字化檔案的價(jià)值和功能。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要針對(duì)新員工,做好崗前培訓(xùn)工作,管理和引導(dǎo)相關(guān)人員進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流,取長補(bǔ)短,不斷完善自我,更好在檔案管理工作中貢獻(xiàn)力量。

      另外,機(jī)關(guān)事業(yè)單位要做好檔案信息化建設(shè)的宣傳工作,不斷優(yōu)化線上檔案管理水平,提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位服務(wù)質(zhì)量。機(jī)關(guān)事業(yè)單位提升對(duì)檔案信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識(shí)的同時(shí),要加大普及力度,強(qiáng)化人員的認(rèn)知,建立激勵(lì)機(jī)制,提升人員參與檔案管理工作的積極性,點(diǎn)燃相關(guān)人員的工作熱情,并配合機(jī)關(guān)事業(yè)單位做好檔案管理工作。

      (四)提升檔案?jìng)鬏數(shù)陌踩?/p>

      互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代發(fā)展下,海量的信息數(shù)據(jù)高速傳播,人們更加重視各項(xiàng)信息傳輸?shù)陌踩?,基于此,加?qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息傳輸?shù)陌踩裕莾?yōu)化檔案管理的有效手段。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要安排專業(yè)的安全技術(shù)人員,進(jìn)行軟件更新,安裝防火墻等殺毒軟件,避免黑客等不法分子的入侵,進(jìn)而造成信息泄露,增加機(jī)關(guān)事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)損失和名譽(yù)損失;同時(shí),在系統(tǒng)登錄界面設(shè)置訪問權(quán)限,最大程度上保障機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息管理的安全性。

      三、結(jié)論

      綜上所述,機(jī)關(guān)事業(yè)單位加快檔案管理工作的信息化建設(shè)步伐,可有效提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位的正面形象、樹立良好的口碑、提升服務(wù)質(zhì)量,更好優(yōu)化檔案管理模式,提升檔案管理水平,塑造高素質(zhì)的服務(wù)形象,為推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)。

      參考文獻(xiàn):

      [1]孫樹清.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有效策略分析[J].中國新通信,2020,22(11):105.

      [2]黃娜.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有效策略研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2019(19):77-78.

      作者簡(jiǎn)介:

      孫來杰(1977.02.09—)男,漢族,籍貫:山東省日照市五蓮縣,職稱:助理館員,學(xué)歷:本科,研究方向:檔案管理。

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