錢 錦

(常州開放大學，江蘇 常州 213000)

引言

國家稅務總局2015年發(fā)布《關(guān)于推行通過增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)開具的增值稅電子普通發(fā)票有關(guān)問題的公告》(國家稅務總局公告2015年第84號)，國家2015年12月1日起施行通過增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)開具的增值稅電子普通發(fā)票(簡稱電子發(fā)票)。電子發(fā)票適應經(jīng)濟社會發(fā)展和稅收現(xiàn)代化建設(shè)需要，已取代了紙質(zhì)發(fā)票的主體地位。電子發(fā)票在線開具，在線傳輸，且可以打印多次。這樣一來，企業(yè)的財務部門需要仔仔細細去審核每一張發(fā)票有沒有重復報銷，給部門帶來大量工作的同時，也帶來了很大的風險。

1 需求分析

如何防止電子發(fā)票被重復報銷？利用計算機網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)對電子發(fā)票進行信息化管理，既可以解決電子發(fā)票審核難度，亦可建立電子發(fā)票臺賬，便于查詢和管理。

首先對單位報銷業(yè)務的實際情況在調(diào)研的基礎(chǔ)上進行分析，畫出報銷業(yè)務流程圖，如圖1所示。

圖1 報銷業(yè)務流程圖

根據(jù)本單位財務部門、部分職能部門及員工的需求調(diào)查，確定發(fā)票管理系統(tǒng)基本流程如圖2所示。

圖2 系統(tǒng)基本流程圖

部門負責人創(chuàng)建報銷項目，確定審核人。用戶錄入電子發(fā)票，已經(jīng)報銷過的發(fā)票不能重復錄入。審核人對不符合報銷要求的發(fā)票退回處理；審核通過的發(fā)票，用戶不能再操作。項目報銷結(jié)束，電子發(fā)票全部歸檔。

2 系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)

本系統(tǒng)作為辦公系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)，客戶端用Sybase公司PowerBuilder6.5，服務器端選用微軟的SQL Server2005，采用C/S模式，具有良好的安全性和可靠性[1]。

2.1 數(shù)據(jù)庫的設(shè)計

單位現(xiàn)有的辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中已建有用戶表、部門表等，只需新增4張數(shù)據(jù)庫表。

①電子發(fā)票基本信息表(發(fā)票id,發(fā)票代碼,發(fā)票號碼,機器編號,開票日期,商品名稱,發(fā)票金額,發(fā)票類別id,項目id,發(fā)票狀態(tài),報銷人,退回原因,審核人id,審核日期)。為了標識發(fā)票處于的階段，共設(shè)計了5種狀態(tài)，分別為登記、退回、待審、已審和歸檔，表中用整數(shù)來表示。

②發(fā)票類別表(發(fā)票類別id,類別名稱,有效標記)。

③項目表(項目id,項目名稱,報銷年月,所屬部門,項目狀態(tài),處理人)。項目狀態(tài)有2種，0表示活動，1表示結(jié)束。

④項目審核表(項目id,審核人id,權(quán)限)。

2.2 系統(tǒng)功能模塊設(shè)計

根據(jù)業(yè)務流程的分析以及用戶實際需求，設(shè)計系統(tǒng)的功能模塊如圖3所示。

圖3 系統(tǒng)功能模塊圖

2.2.1 類別維護

此功能模塊用于維護發(fā)票類別表中的信息。不同的項目對報銷發(fā)票的類別要求不同，管理員可以增刪改發(fā)票的類別。

2.2.2 項目管理

項目管理窗口中可以選擇日期范圍，選擇后在表格中會顯示日期范圍內(nèi)的已存在項目。項目負責人可以新增項目，并設(shè)置項目的責任部門處理人。設(shè)置項目的審核人及其相關(guān)權(quán)限(審核、查看)。項目有兩個狀態(tài)，活動狀態(tài)和結(jié)束狀態(tài)。每個項目在該項目下需報銷的發(fā)票全部審核完畢后，審核人就可以選擇項目結(jié)束[2]。

2.2.3 發(fā)票錄入

此功能模塊是發(fā)票報銷管理系統(tǒng)的最關(guān)鍵部分。報銷人登陸系統(tǒng)后，可以查看到自己錄入的所有電子發(fā)票，也可以篩選發(fā)票的狀態(tài)(登記、待審)查看。在新增窗口錄入電子發(fā)票的具體信息，包括發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、機器編號、開票日期、商品名稱、發(fā)票金額、銷售方信息等。為了減少鍵盤的輸入，提高數(shù)據(jù)準確性，設(shè)計數(shù)據(jù)窗時將有些輸入內(nèi)容設(shè)計為可選擇的下拉列表框，如發(fā)票類別數(shù)據(jù)來源于發(fā)票類型表。一張電子發(fā)票只允許錄入一次，系統(tǒng)會根據(jù)發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、開票日期等字段來判斷是否重復，若重復系統(tǒng)彈出警告，且無法保存，有效防止一票多用的情況。錄入發(fā)票信息后，系統(tǒng)設(shè)置發(fā)票的狀態(tài)為登記狀態(tài)。單擊送審按鈕，發(fā)票的狀態(tài)變?yōu)榇龑彔顟B(tài)，后續(xù)由審核人員審核成功后就可以報銷。在沒有審核前，用戶可以撤回，此時發(fā)票的狀態(tài)又回歸登記狀態(tài)。流程如下：

2.2.4 發(fā)票審核

電子發(fā)票送審后，有審核權(quán)限的審核人可以查看他所負責項目的需審核的電子發(fā)票。如果符合審核條件，就可以給予審核，此時發(fā)票狀態(tài)變?yōu)橐褜彔顟B(tài)；如果不符合條件，予以退回，此時發(fā)票的狀態(tài)為退回。報銷人可以對退回的發(fā)票進行刪除或修改并重新提交，直到發(fā)票符合要求。當某項目下的所有發(fā)票全部審核結(jié)束后，可以選擇項目結(jié)束。發(fā)票狀態(tài)變?yōu)闅w檔狀態(tài)。

最后，財務部門只需根據(jù)電子發(fā)票報銷管理系統(tǒng)的已審核完成的項目進行財務報銷。大大簡化了財務報銷中發(fā)票的審核問題。

為保證系統(tǒng)的安全性，對不同的用戶設(shè)計不同的權(quán)限。普通用戶只有錄入發(fā)票，增刪改本人發(fā)票的權(quán)限。部門負責人可以創(chuàng)建項目，選擇項目審核人，給審核人賦予權(quán)限，查看項目等權(quán)限。審核人有某項目中所有電子發(fā)票的審核工作，審核完后結(jié)束項目的權(quán)限。

查詢功能是管理系統(tǒng)的重要功能之一。查詢對話框中可以根據(jù)條件篩選發(fā)票資料或項目信息，以便快速查詢自己想要看的發(fā)票信息。在查詢條件中可以選擇發(fā)票對應的關(guān)鍵字并設(shè)置查詢關(guān)系條件和參數(shù)。

界面設(shè)計的風格采用現(xiàn)有辦公系統(tǒng)的風格，用戶使用熟悉,操作簡單。