趙慧真

摘?要：圖書招標(biāo)采購規(guī)范了采購市場、降低了圖書采購價格、提高了采購資金使用效益，但也存在采購流程長、采購效率低、低價中標(biāo)、圖書質(zhì)量不高等問題。文章分析了圖書招標(biāo)采購方式的利弊，提出了一次招標(biāo)多年多家、采用資格標(biāo)、優(yōu)化價格評分標(biāo)準(zhǔn)、實行多種采購方式等對策，以期提高圖書采購效率和采購效益。

中圖分類號：G250文獻標(biāo)識碼：A文章編號：1003-1588（2020）08-0077-04

關(guān)鍵詞：圖書招標(biāo);采購效率;采購效益

圖書采購效率是指從圖書采購招標(biāo)到圖書進館上架流通所投入的精力和時間與所采購圖書數(shù)量和圖書到館速度之對比，圖書采購效益是指圖書采購所花費的資金與所采購圖書的數(shù)量和質(zhì)量之對比。理想的圖書采購是二者兼顧，既能及時滿足讀者的需求，為讀者提供高質(zhì)量、高契合度的圖書，又能使圖書采購經(jīng)費發(fā)揮最大效益，保證館藏體系的系統(tǒng)性、完整性、延續(xù)性。自2000年1月1日《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》（以下簡稱《招標(biāo)投標(biāo)法》）施行以來，公開招標(biāo)逐漸成為大多數(shù)高校圖書館圖書采購的主要方式，標(biāo)志著圖書采購工作逐漸趨于標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化[1]。2003年施行的《中華人民共和國政府采購法》（以下簡稱《采購法》）也規(guī)定，公開招標(biāo)應(yīng)作為圖書采購的主要方式。圖書實行招標(biāo)采購利弊并存，筆者根據(jù)多年從事采編工作的經(jīng)驗，對圖書招標(biāo)采購中存在的問題進行了全面剖析，提出了提高圖書采購效率和采購效益的可行性舉措。

1?圖書實行政府招標(biāo)采購方式的利弊分析

1.1?實行政府招標(biāo)采購方式有利于提高圖書采購資金的使用效益

《招標(biāo)投標(biāo)法》和《采購法》頒布實施的目的在于規(guī)范政府采購行為，提高政府采購資金的使用效益，維護國家利益和社會公共利益，保護采購人的合法權(quán)益[2]。政府招標(biāo)采購規(guī)范了采購市場，使采購過程公開、公正、透明。圖書館通過公平競爭的方式選取供應(yīng)商，既能有效避免供應(yīng)商通過不正當(dāng)手段擾亂市場，又能督促采訪人員在圖書采購過程中遵規(guī)守矩。政府招標(biāo)采購方式有利于圖書館爭取資質(zhì)優(yōu)良的供應(yīng)商，獲得更好的供書服務(wù)，發(fā)揮采購資金的最大效益。

政府招標(biāo)采購引入市場競爭機制后，供應(yīng)商為了爭取市場份額，不僅在圖書價格上主動降低折扣，還提供圖書加工、編目、上架等服務(wù)，在很大程度上緩解了圖書館采編人員的工作壓力，減少了圖書物理加工的耗材支出。

近年來，供應(yīng)商提供特色服務(wù)的能力備受重視。在招標(biāo)過程中，很多圖書館都會對供應(yīng)商提出新的要求，在商務(wù)評分項中增加“提供特色服務(wù)”這一條款，主要體現(xiàn)在提供“讀者宣傳、閱讀推廣、讀者服務(wù)”等方面的案例和方案。為了競標(biāo)成功，供應(yīng)商充分發(fā)揮自身的文化資源優(yōu)勢，主動配合、支持圖書館開展各種讀者活動，以期提高圖書利用率。

1.2?政府招標(biāo)采購方式采購效率低下，圖書質(zhì)量不高

招標(biāo)流程漫長和采購效率低下一直是困擾圖書館采訪工作的重要問題。圖書招標(biāo)采購程序繁瑣，流程主要包括：申報政府采購預(yù)算、申報采購計劃、編制采購文件、發(fā)布采購信息公告、開標(biāo)定標(biāo)、發(fā)布中標(biāo)公告及擬訂、審核、簽訂合同。即便在全程順利的情況下，招標(biāo)采購也需耗時一二個月。若經(jīng)費無法準(zhǔn)時下達，或出現(xiàn)流標(biāo)，招標(biāo)過程就會更加漫長。圖書館先采選下單，供應(yīng)商再對圖書進行搜集、編目、加工、上架，這個過程也耗時較長。因此，新書到館速度滯后，很難及時滿足讀者的閱讀需求。

供應(yīng)商惡意競標(biāo)，壓低報價，影響圖書采購質(zhì)量。在政府招標(biāo)采購項目中，圖書采購屬于貨物類，按照規(guī)定價格評分項不能低于30%。因技術(shù)評分項多為承諾條款，得分差距難以拉開，綜合能力較差的供應(yīng)商會惡意壓低報價以求中標(biāo)。為了中標(biāo)，供應(yīng)商也會夸大自身的實力，做出虛假承諾，一旦低價中標(biāo)，在逐利意識的驅(qū)使下就會降低圖書質(zhì)量、編目數(shù)據(jù)質(zhì)量，不僅無法及時滿足圖書館的需求，還影響了圖書館的藏書質(zhì)量[3]。圖書館的圖書采購不同于一般貨物采購，既包括圖書又包括其他配套服務(wù)，如編目、加工、送貨、上架等。供應(yīng)商若低價中標(biāo)，就會過濾掉高價值、低利潤的圖書。一般情況下，圖書館圖書采購的一次招標(biāo)服務(wù)期限為1～3年，在圖書采購訂單中有很多圖書屬于期貨圖書，出版社給的折扣無法預(yù)知。當(dāng)供應(yīng)商從出版社拿不到低于成本的折扣時，就會采取延遲發(fā)貨或不供貨的方式保證自身的利潤。

評審專家的專業(yè)水平、評標(biāo)能力、評審態(tài)度對圖書館選擇供應(yīng)商有一定影響。由于審核的漏洞，致使專業(yè)水平不高的評審專家進入專家?guī)?，或進入與其專業(yè)技術(shù)不相符的評審項目組。在評審過程中，特別是在橫向比較時，一些評審專家無法準(zhǔn)確分辨供應(yīng)商的優(yōu)劣，不能給出正確的分值。有些評審專家雖然具備圖書館專業(yè)知識或從事圖書館工作，但對圖書采訪工作并不熟悉，不了解供應(yīng)商的實際情況，在評分時如果僅根據(jù)投標(biāo)文件的描述，就無法做出正確的判斷。此外，一些評審專家的態(tài)度不夠認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)，沒有嚴(yán)格把關(guān)，讓劣質(zhì)供應(yīng)商有機可乘。這些因素都不利于圖書館選擇優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商，進而影響了圖書采購質(zhì)量。

2?提高圖書采購效率的對策

2.1?一招多年，節(jié)約時間精力

近年來，雖然招標(biāo)程序有所簡化，但從申報預(yù)算到簽訂合同，一個流程下來仍需耗時一二個月。采訪人員應(yīng)對各種申報審批手續(xù)，也需要花費大量的時間精力。圖書館采取一招多年的方式，能避免每年耗費大量的時間精力在重復(fù)工作上，不僅能減少采訪人員的工作量，提高圖書采訪工作的效率，還能節(jié)約與新的供應(yīng)商磨合的時間和精力，促進圖書采編工作的順利開展。

2.2?供書服務(wù)周期跨年，采訪工作持續(xù)無間斷

圖書館的圖書采購經(jīng)費一般在每年的三四月下達，到當(dāng)年的六月，圖書才能上架流通。相關(guān)的財務(wù)制度要求，當(dāng)年經(jīng)費當(dāng)年使用，若服務(wù)周期按年度，就容易造成供貨時間較短、圖書到館滯后、圖書更新不及時等問題，圖書館也不得不倉促完成當(dāng)年的圖書采訪工作。服務(wù)周期跨年是解決這些問題的有效方法之一，如：一招二年，服務(wù)周期為2020年7月1日至2022年6月30日。2022年1月至6月是前后周期更替交叉的時間段，圖書館可在這個時間段開展下一個周期的招標(biāo)工作和上一個周期的采購圖書工作，如此循環(huán)，既能保障采訪工作的連續(xù)性，又能保證圖書采購的延續(xù)性、及時性和新穎性。

2.3?供書先后順序按需而定

供應(yīng)商一般按照圖書館的訂單先后順序搜集圖書、編目加工、送貨到館，即先下訂單先到貨。按先后順序供貨，到館的圖書并非讀者急需，而讀者急需的書卻遲遲未到，不僅打擊了讀者的閱讀積極性，還降低了圖書利用率。按需供貨是根據(jù)讀者的實際需求，科學(xué)合理地安排供書順序。采訪人員先把書目訂單發(fā)送到預(yù)約庫，優(yōu)先導(dǎo)出被預(yù)約的圖書書目;供應(yīng)商再單獨采購、編目加工、打包、送貨，不僅能及時滿足讀者的需求，還能充分發(fā)揮圖書的利用價值。

2.4?根據(jù)藏書原則篩選相應(yīng)書目

藏書原則是采訪人員在采選圖書時遵循的原則，科學(xué)的藏書原則是保證館藏體系科學(xué)性、系統(tǒng)性、完整性的前提。例如，高校圖書館的采訪人員應(yīng)根據(jù)學(xué)校的教學(xué)科研需求和專業(yè)設(shè)置特點，按照適藏圖書、必藏圖書、酌藏圖書、或藏圖書、拒藏圖書等原則，向供應(yīng)商提出具體的采購要求;供應(yīng)商根據(jù)高校圖書館的藏書原則對書目進行篩選，不僅能節(jié)約采訪人員的時間精力，還能提高圖書采購效率。

2.5?采取多種采購方式

集中的圖書采購、編目加工、上架方式，很難滿足讀者對圖書的即時需求。因此，圖書館應(yīng)采取多種采購方式，如線上PDA采購模式、線下PDA采購模式，最大限度地滿足讀者的多元化需求。這些方式不僅能有效解決傳統(tǒng)圖書招標(biāo)采購的到書慢、時效性差等問題，還能及時滿足讀者的閱讀需求。

3?提高圖書采購效益的有效策略

圖書采購效益主要體現(xiàn)在以下兩個方面：一是采購高質(zhì)量、高契合度的圖書，充分發(fā)揮圖書的利用價值，最大限度地滿足讀者的需求。二是用同樣的錢盡可能地買更多的書，最大限度地發(fā)揮采購經(jīng)費的使用效益。

3.1?一招多家，優(yōu)勢互補

圖書館的圖書采購主要以勾選中標(biāo)供應(yīng)商提供的書目訂單為主，但供應(yīng)商不可能與所有出版社都有合作，在供貨上各有特點和優(yōu)勢。圖書館采取一招多家的方式，形成互補機制，不僅能保證書目的完整性及圖書的質(zhì)量，還能利用不同供應(yīng)商的優(yōu)勢，分別采購特色圖書和專題圖書。多家供應(yīng)商同時供貨還能加快圖書的到館速度，及時滿足讀者的閱讀需求。為了避免供應(yīng)商多投多中，圖書館可在招標(biāo)文件中做出詳細規(guī)定，如供應(yīng)商僅能選擇一個中標(biāo)合同供貨。

3.2?招資格標(biāo)，形成競爭機制

為了獲得中標(biāo)機會，部分供應(yīng)商雖然在標(biāo)書里許下各種承諾，完全響應(yīng)圖書館的各種“高要求”，但在中標(biāo)后往往態(tài)度不積極，不能及時滿足圖書館的需求。圖書館可采用資格標(biāo)的方式，不確定合同金額，在合作過程中對供應(yīng)商的綜合實力進行考量，如提供的圖書數(shù)量和質(zhì)量、對訂單的響應(yīng)速度、編目加工質(zhì)量、發(fā)貨速度、到書率及售后服務(wù)等，并將此作為分配采購金額的依據(jù)。圖書館應(yīng)掌握采購主動權(quán)，調(diào)動供應(yīng)商的積極性，在供應(yīng)商之間形成良性競爭機制。供應(yīng)商為了爭取更多份額，必然會努力做好供書服務(wù)工作。

3.3?優(yōu)化價格評分機制，避免低價中標(biāo)

圖書招標(biāo)價格分通常采用低價優(yōu)先法計算，即滿足招標(biāo)文件要求且投標(biāo)價格最低的投標(biāo)報價為評標(biāo)基準(zhǔn)價，其價格分為滿分。其他投標(biāo)人的價格分按公式計算：投標(biāo)報價得分=（評標(biāo)基準(zhǔn)價/投標(biāo)報價）×100[4]。為了中標(biāo)，供應(yīng)商往往會壓低報價，甚至給出低于市場成本價的不合理報價。為了避免此類情況的發(fā)生，筆者認(rèn)為價格分采用平均值優(yōu)先法計算更為合理，即以全部有效投標(biāo)人的投標(biāo)報價的平均值為評標(biāo)基準(zhǔn)價，價格分為滿分[5]。投標(biāo)人的價格分按公式計算：投標(biāo)報價得分=（1-|（投標(biāo)報價-評標(biāo)基準(zhǔn)價）/評標(biāo)基準(zhǔn)價|）×100。如果某兩個供應(yīng)商的總分相同，投標(biāo)報價低的供應(yīng)商就會排在投標(biāo)報價高的供應(yīng)商前面。圖書館按照該評分標(biāo)準(zhǔn)，能有效避免低價競標(biāo)，促使供應(yīng)商理性報價、公平競爭，進而保證采購圖書的質(zhì)量。

3.4?增設(shè)售后追責(zé)標(biāo)識

圖書在上架流通后會出現(xiàn)一些問題，如掉頁、物理加工有誤及編目數(shù)據(jù)有誤等。由于圖書到館時間較長，圖書館已無法追溯這些有問題圖書的來源，只能花費更多的時間精力善后。因此，圖書館可在合同中設(shè)置售后追責(zé)這一條款，要求供應(yīng)商對編目數(shù)據(jù)和圖書進行標(biāo)識，如：在每條編目數(shù)據(jù)中加字段“801@CN@b圖書供應(yīng)商首字母@c數(shù)據(jù)處理時間”及在每本書最后一頁加蓋公司印章，以降低圖書出現(xiàn)問題的概率，保證圖書質(zhì)量。

3.5?掌握書目控制權(quán)和主動權(quán)

圖書采購實行政府招標(biāo)后，書目主要來源于供應(yīng)商。供應(yīng)商提供的書目品種和質(zhì)量決定了圖書館圖書采購的質(zhì)量。圖書館若完全依賴供應(yīng)商，就會處于被動地位，無法保證采購圖書的質(zhì)量。例如，高校圖書館加強文獻資源建設(shè)的目的是為學(xué)校的教學(xué)、科研提供優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)，助力一流學(xué)科建設(shè)。由于一些學(xué)術(shù)書和專業(yè)書的發(fā)行量少、利潤空間小，供應(yīng)商出于利益驅(qū)動很少對這部分圖書進行書目推薦。由于部分高質(zhì)量的專業(yè)書、大型工具書、科學(xué)專著和時效性強的圖書未進入供應(yīng)商的供貨渠道，導(dǎo)致高校圖書館無法從供應(yīng)商處直接獲取這些圖書，無法滿足教學(xué)、科研需求。此外，供應(yīng)商書目同質(zhì)化的現(xiàn)象越來越嚴(yán)重，高校圖書館若單憑供應(yīng)商提供的書目采購圖書，就會使館藏結(jié)構(gòu)趨于雷同。因此，采訪人員不僅應(yīng)主動與專業(yè)出版社和大學(xué)出版社溝通聯(lián)系，索取征訂目錄，還應(yīng)根據(jù)學(xué)校的學(xué)科專業(yè)設(shè)置確定重點出版社，主動搜集與學(xué)校重點學(xué)科、特色專業(yè)、新增專業(yè)、特色收藏相關(guān)的出版信息，重點采購這些方面的圖書，形成館藏特色。

3.6?保質(zhì)保量合理利用資金

在保證圖書質(zhì)量的同時，圖書館應(yīng)考慮如何更好地發(fā)揮圖書采購經(jīng)費的使用效益，尤其是經(jīng)費比較緊張的圖書館更應(yīng)注重采購經(jīng)費的使用效益。采訪人員只有對圖書出版發(fā)行市場進行全面深入的了解，在選擇圖書時才能不被供應(yīng)商蒙蔽，如：同品種的圖書因其裝幀形式不同，價格就會有很大差別;禮品書、珍藏版圖書定價較高;精裝書定價高于平裝書。為了獲取更大利潤，供應(yīng)商難免會過濾掉平裝書而提供高定價的精裝書，損害圖書館的采購效益。在編制招標(biāo)文件時，圖書館應(yīng)對供應(yīng)商提供的圖書類型進行明確規(guī)定，如：不可提供禮品書和珍藏版的高價書;同時提供平裝和精裝兩種類型圖書，并進行標(biāo)注。采訪人員可根據(jù)服務(wù)對象和實際用途，選擇平裝書或精裝書，在提高采購經(jīng)費使用效益的前提下保證圖書質(zhì)量，最大限度地滿足讀者的閱讀需求。

3.7?加強審核管理，優(yōu)化評審專家隊伍結(jié)構(gòu)

圖書館應(yīng)加強對評審專家的資質(zhì)審核，根據(jù)評審專家的行業(yè)、專業(yè)及從事的具體工作進行細分歸類，保證抽取到的專家是從事圖書采訪工作的資深人員，擁有豐富的圖書采購經(jīng)驗，熟悉圖書采編工作的特點，了解供應(yīng)商的情況。圖書館還應(yīng)加強對評審專家的崗前培訓(xùn)，引導(dǎo)評審專家熟悉采購招標(biāo)的相關(guān)法律制度。政府采購管理部門要加強對評審專家?guī)斓膭討B(tài)管理，切實履行對評審專家的考核監(jiān)督[6]，根據(jù)出席評標(biāo)會的速度、評審態(tài)度、評審水平等對評審專家進行綜合評價，擇優(yōu)聘請優(yōu)質(zhì)的評審專家，不斷優(yōu)化評審專家隊伍結(jié)構(gòu)。

4?結(jié)語

圖書館提高圖書采購效率和采購效益除采取以上對策外，還應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念、與時俱進，積極采用新的技術(shù)和手段，提升圖書采訪工作的質(zhì)量。近年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)在各行各業(yè)的廣泛運用，各種圖書采訪云平臺也應(yīng)運而生，如河南省圖書館文創(chuàng)中心研發(fā)的圖書館智能采訪管理系統(tǒng)、武漢三新書業(yè)的“云田智慧”、北京人天書店的暢想之星“阿法購”、浙江新華書店集團有限公司推出的“蕓臺購”及超星紙電一體化智能采訪平臺等。這些平臺集版權(quán)控制、紙電新書發(fā)布、圖書館采購與讀者借閱、薦購服務(wù)、PDA實體采購于一體，是面向圖書館的中文圖書紙電同步平臺。智能采選云平臺具有圖書信息齊全、檢索功能強大、選書方便快捷、大數(shù)據(jù)分析個性化推送、智能手機移動采選等功能，為圖書館提高圖書采購效率和采購效益提供了保障。

參考文獻：

[1] 顧健.高校圖書館中文圖書采購招標(biāo)中的幾個問題[J].大學(xué)圖書館學(xué)報，2007（3）：15-20.

[2] 中華人民共和國政府采購法[EB/OL].[2020-06-02].http：//www.ccgp.gov.cn/zcfg/gjfg/201310/t2013 1029_3587339.htm.

[3] 蔡迎春.影響當(dāng)前紙質(zhì)藏書質(zhì)量的深層次因素分析與思考[J].大學(xué)圖書館學(xué)報，2018（5）：65-72.

[4] 申啟明，謝其祥.圖書采購招標(biāo)存在的問題與對策[J].廣西師范學(xué)院學(xué)報（哲學(xué)社會科學(xué)版），2015（4）：63-66.

[5] 賈樹珍.高校圖書館大批量圖書采購質(zhì)量把控研究與實踐[J].出版發(fā)行研究，2017（12）：91-93.

[6] 孫守儉.圖書館圖書招標(biāo)采購應(yīng)注意的幾個問題[J].圖書館研究與工作，2017（1）：77-79.

（編校：孫新梅）