建筑工程檔案資料有效管理措施的應(yīng)用分析

孟慶雙

摘 要：建筑工程項目的周期是比較長的，無論是在安全質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)上，還是在施工工藝要求上，乃至是在項目參與主體上，都處于復(fù)雜的狀態(tài)，其中各個環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生很多的管理資料或者技術(shù)資料，這些資料必須要納入到健全的招標(biāo)檔案管理工作體系中去，這樣才能夠確保實際的招標(biāo)檔案管理工作質(zhì)量和效益得到不斷提升。科學(xué)有效的檔案管理還能在一定程度上體現(xiàn)出建筑企業(yè)內(nèi)部質(zhì)量控制體系的完善，顯示出了企業(yè)管理人員對檔案管理工作的重視程度。

關(guān)鍵詞：建筑工程;檔案資料;管理錯誤;應(yīng)用分析

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

1 引言

當(dāng)前情況下，建筑業(yè)發(fā)展尤為迅速，各個施工企業(yè)之間的挑戰(zhàn)也越來越大。若想今后取得良好發(fā)展必須保證各個施工環(huán)節(jié)的均衡發(fā)展。在其施工的進(jìn)展中，檔案資料管理發(fā)揮的作用越來越大，其可以積累施工經(jīng)驗和施工技術(shù)的經(jīng)驗，促進(jìn)施工的正常運行。但是目前，建筑工程檔案資料的管理被眾多施工企業(yè)忽視，管理人員和管理制度的缺失，管理方式的老舊都成為了檔案資料管理中的問題。因此從施工單位自身出發(fā)，尋找適合自己的檔案管理資料方法，適應(yīng)當(dāng)下大數(shù)據(jù)的背景，加大人才的投入，才能在企業(yè)的發(fā)展中持續(xù)發(fā)展。

2 目前建筑工程檔案資料的管理現(xiàn)狀

工程檔案資料是指，工程從工程策劃到施工 及運營管理期間，生成的大量文字和圖表資料，分別具有 不同的保存價值。高效妥善的檔案資料管理具有非常重要 的意義。目前我國建筑施工產(chǎn)業(yè)的建設(shè)與發(fā)展正呈現(xiàn)一種高速發(fā)展趨勢，基于此種社會背景，建筑工程內(nèi)部工作制度不斷改進(jìn)，與此同時內(nèi)部的生產(chǎn)要素與資源配置也同步發(fā)生變化。社會經(jīng)濟(jì)體制的變革推進(jìn)了建筑施工單位社會發(fā)展的腳步，為建筑工程發(fā)展創(chuàng)造了一個全新的市場，同時建筑工程在多元化市場發(fā)展中所潛在的一些問題也逐漸突出。大部分企業(yè)在社會發(fā)展中，尚未能正確認(rèn)識到建筑工程檔案資料管理工作的重要性，仍按照早期制定的規(guī)章制度執(zhí)行管理工作，甚至對一些項目的產(chǎn)權(quán)劃分界限仍沒有完善。致使檔案資料的管理工作中出現(xiàn)許多問題，這對建筑工程的施工工作帶來困難。

3 加大建設(shè)工程檔案資料管理的意義

3.1 提升建設(shè)工程質(zhì)量

建設(shè)工程檔案記錄了建設(shè)工程整體環(huán)節(jié)的所有活動、數(shù)據(jù)與結(jié)果，是建設(shè)工程施工的見證。做好建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督檔案管理工作，可以幫助建筑行業(yè)進(jìn)行建設(shè)工程招投標(biāo)過程、施工工程、工程質(zhì)量檢測過程的分析，總結(jié)建設(shè)工程總體環(huán)節(jié)的優(yōu)缺點，為建筑行業(yè)進(jìn)行建設(shè)工程過程完善，提供了重要的數(shù)據(jù)，有助于建設(shè)工程質(zhì)量的提升。

3.2 提升工程監(jiān)督效率

建設(shè)工程檔案管理反映了建設(shè)工程的施工情況、施工進(jìn)度與施工質(zhì)量，為質(zhì)量監(jiān)督管理提供了重要的依據(jù)，相關(guān)部門可以結(jié)合建設(shè)工程標(biāo)準(zhǔn)，以建設(shè)工程實際施工情況為基礎(chǔ)，結(jié)合檔案記錄內(nèi)容，進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)督工作的開展，不僅可以節(jié)省質(zhì)量監(jiān)督管理的時間和精力，還可以對檔案記錄內(nèi)容的真實性進(jìn)行檢驗，促進(jìn)檔案管理工作與質(zhì)量監(jiān)督工程的順利開展。

3.3 編制合理地項目預(yù)算方案

對于建筑工程而言，其中一般包括人工費用，材料費用，機(jī)械消耗費用，固定資產(chǎn)費用，機(jī)具器具購置費用等，這些在整個建筑工程推動的過程中都會產(chǎn)生。在實際預(yù)算編制的過程中，會將往期的建筑工程檔案拿出來，尋找其中的數(shù)據(jù)信息和文件資料，將其作為重要的參考，由此確保項目檔案管理工作與實際預(yù)算計劃之間關(guān)聯(lián)起來。此時，如果難以提供所需資料或文件，或者是所對應(yīng)的信息不全面、存在失真情況，都可能對于實際預(yù)算方案的編制造成極大的不良影響。從這個角度來看，有效的建筑工程檔案管理工作，可以使得預(yù)算方案的編制朝著更加有效的方向進(jìn)展。

4 建筑工程檔案資料管理的措施

4.1 重視科技檔案，提升檔案資料管理的投入

只有確保檔案收集管理部門開展檔案資料收集工作時的通暢性，確保相關(guān)硬件設(shè)施、管理系統(tǒng)投資的及時性，才能夠保障檔案資料規(guī)范性工作的有效推進(jìn)。因此，首先要從制度入手，構(gòu)建系統(tǒng)化、規(guī)范化、具有執(zhí)行能力的檔案資料規(guī)范化管理制度，明確相關(guān)人員的管理權(quán)限與管理責(zé)任，并落實企業(yè)科技成果相關(guān)人員的檔案提交與報備責(zé)任，并建立起良好的溝通機(jī)制，確保記錄、調(diào)用工作能高效開展。其次，要從硬件設(shè)備入手，加大資金投入力度，為企業(yè)的信息化、數(shù)據(jù)化科技檔案記錄工作提供堅實的物質(zhì)基礎(chǔ)，要開辟相對應(yīng)的建設(shè)資金申請綠色通道，通過組建管理人員與專業(yè)技術(shù)人員共同商討、共同決策的建設(shè)委員會，確保合理的建筑工程檔案系統(tǒng)建設(shè)訴求能夠盡快予以落實。

4.2 完善檔案資料的管理模式

建筑行業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)工程質(zhì)量監(jiān)督檔案管理的需求，進(jìn)行檔案管理模式的完善，通過管理模式完善，為檔案管理工作的順利開展提供更多的便捷性保障，有助于提升檔案管理的效果。首先，建筑行業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)質(zhì)量監(jiān)督檔案管理工作需求，轉(zhuǎn)變管理理念，不斷進(jìn)行現(xiàn)代管理模式的學(xué)習(xí)，根據(jù)質(zhì)量監(jiān)測檔案管理工作需求，結(jié)合實際管理情況，轉(zhuǎn)變檔案管理理念，有助于工程建設(shè)質(zhì)量監(jiān)督檔案管理模式的創(chuàng)新與完善。其次，建筑行業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)質(zhì)量提升需求，不斷分析質(zhì)量監(jiān)督檔案管理模式中存在的問題，并結(jié)合現(xiàn)代化管理模式，提出合理化的解決方案，不斷提升質(zhì)量監(jiān)督檔案管理水平，有助于建筑工程質(zhì)量監(jiān)督工作的順利開展。最后，建筑行業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案管理工作需求，進(jìn)行檔案管理模式的明確，使得相關(guān)工作人員可以根據(jù)管理模式切實開展工作，做好檔案信息的收集、記錄、整理、歸檔與保存工作，為建筑行業(yè)進(jìn)行建筑質(zhì)量提升做好數(shù)據(jù)保障。

4.3 確保檔案管理環(huán)境的安全性

首先，要將安全性內(nèi)容歸入到建筑工程日常運營管理體系之中，要將其作為重點工作項目之一。由于大數(shù)據(jù)本身的海量數(shù)據(jù)優(yōu)勢，因此建筑工程的檔案所能發(fā)揮的市場價值是難以預(yù)估的，若檔案管理工作未能落實好安全管理，則無疑會給工程未來的建設(shè)工作留下發(fā)展隱患。具體而言，檔案管理部門要將當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)信息平臺作為基礎(chǔ)，建立一套明確的信息提交者、檔案管理人員的職責(zé)以及權(quán)力與義務(wù)，要讓各方面工作都能夠在第一時間找到安全責(zé)任人。

4.4 建設(shè)信息化管理模式

當(dāng)前是信息化時代，工程檔案資料管理也需要引入信息化的管理方式，并在管理中采取科學(xué)有效的創(chuàng)新，以有效管理工程檔案資料。從建立基本數(shù)據(jù)庫到構(gòu)建數(shù)字化平臺，無論技術(shù)還是管理上都有很多不成熟的地方。但是我們也要繼續(xù)加大對檔案管理信息化工作的探索。比如，在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)工作時，選擇專門的技術(shù)人員，職業(yè)道德素質(zhì)高，學(xué)習(xí)能力強(qiáng)的專業(yè)對口人員;完善工程資料數(shù)據(jù)采集計劃圖標(biāo)，設(shè)定重要環(huán)節(jié)資料歸檔時限，確保工程管理人員和參建單位及時對接、隨建隨收、存檔完整;加大對檔案資料的層層審核，使參建單位及時對接項目資料，保證入庫工程檔案的原始性、真實性和準(zhǔn)確性;充分與數(shù)字化服務(wù)公司溝通，完善應(yīng)用反饋和評價機(jī)制，通過適時調(diào)整入庫標(biāo)準(zhǔn)、后臺管理模塊、定期抽檢等技術(shù)手段，避免或改善審查遺漏、掛接錯誤、文不對題、查檔緩慢、加密不清等問題。

5 結(jié)束語

新形勢下，各類企業(yè)需要面對更為激烈的市場競爭，這對企業(yè)自身的技術(shù)創(chuàng)新能力提出了更為嚴(yán)苛的要求。作為科技創(chuàng)新工作的關(guān)鍵一環(huán)建筑工程檔案管理工作關(guān)乎工程的施工質(zhì)量與資金投入，必須要通過推進(jìn)更為規(guī)范化的管理來強(qiáng)化這一工作，以確保科技檔案能夠最大化地發(fā)揮出其價值，推動工程質(zhì)量的提升。

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