淺析OA系統(tǒng)在企業(yè)公文管理中的應(yīng)用

焦妮

摘要 辦公室的公文管理工作是企業(yè)長期發(fā)展過程中的一項十分重要的內(nèi)容，不僅能夠有效地提升辦公室的工作效率，還能提升企業(yè)的整體管理水平。在信息技術(shù)不斷發(fā)展過程中，企業(yè)辦公效率也在不斷提升，無紙化以及相應(yīng)的信息化已經(jīng)成為推動企業(yè)辦公轉(zhuǎn)型的一條重要途徑。過去的辦公形式主要采用的就是紙質(zhì)工作方式，這種方式對于企業(yè)來說效率不是很高。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，OA系統(tǒng)在企業(yè)中的運用越來越廣泛，這也有效地提升了企業(yè)公文的效率。這種模式有效地轉(zhuǎn)變了過去企業(yè)辦公效率低下的形式，順應(yīng)了時代的發(fā)展。本文在此基礎(chǔ)上對傳統(tǒng)公文管理工作中存在的問題進行分析，同時結(jié)合現(xiàn)階段企業(yè)的實際發(fā)展形勢提出相關(guān)建議，OA系統(tǒng)在企業(yè)文件的接收與發(fā)送等方面都是十分有效的，因此值得大力推廣。

關(guān)鍵詞 OA系統(tǒng);公文管理;應(yīng)用

一、緒論

隨著化工施工企業(yè)的蓬勃發(fā)展和精細化管理在企業(yè)發(fā)展中的推廣實施，國資委和中國化學工程集團有限公司對各個下屬單位的工作要求也日趨細致與嚴格，公文流轉(zhuǎn)速度的要求也越來越快。對于企業(yè)文秘工作者來說，傳統(tǒng)公文管理方式已很難滿足當前公文管理的需要。

在新的發(fā)展形勢下，為了有效提升公文辦公管理的質(zhì)量，過去的紙質(zhì)文件已經(jīng)越來越少，取而代之的是電子公文。OA系統(tǒng)主要就是借助網(wǎng)絡(luò)與相應(yīng)的軟件來構(gòu)建內(nèi)部的辦公通信平臺，這種形式對企業(yè)的辦公更加有利。OA系統(tǒng)將人力從傳統(tǒng)的、重復(fù)的公文管理中解脫出來，推動文秘工作者工作效率不斷提高。

在信息技術(shù)不斷發(fā)展的過程中，辦公自動化水平也得到了不斷提升，OA系統(tǒng)已經(jīng)逐漸發(fā)展成為企業(yè)發(fā)展過程中的一項十分重要的系統(tǒng)。該系統(tǒng)主要能夠?qū)崿F(xiàn)公文的收發(fā)、流轉(zhuǎn)以及相關(guān)公告的發(fā)布等相關(guān)功能。OA系統(tǒng)在開展過程中能夠?qū)崿F(xiàn)在短時間傳達信息，信息溝通更加迅速，同時員工接收信息的方式也更加多元化。在此背景下，不同的部分都可以借助OA系統(tǒng)來溝通與交流，加強了各部門之間的溝通與協(xié)作，減少了信息滯后以及失真等相關(guān)問題，有效地節(jié)約了時間，大大提升了工作效率。

二、傳統(tǒng)公文管理存在的弊端

以筆者所在的中化二建集團有限公司為例，相比現(xiàn)階段運用OA系統(tǒng)進行的公文處理方式，傳統(tǒng)公文管理主要有以下弊端。

（一）公文傳閱、流轉(zhuǎn)效率低，公文傳遞慢

傳統(tǒng)上級來文的傳閱和紅頭文件的下發(fā)都是紙質(zhì)傳閱和流轉(zhuǎn)，受人為因素極大的制約，存在較大的隨意性，無法確保文件的質(zhì)量與及時性。文書或者擬文者需要填好《公文處理單》或《行文會簽單》，根據(jù)既定流程找相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字進行文件傳閱或者下發(fā)，如遇領(lǐng)導(dǎo)出差，則公文暫時無法簽批，影響了公文的傳閱、流轉(zhuǎn)效率。

（二）信息不及時、不同步，文件下達速度慢

過去，OA的使用未在全公司范圍普及，公司員工也習慣于內(nèi)網(wǎng)查看下發(fā)文件、通知及各種動態(tài)。過去文件在套紅之后，我們通過普諾德后臺上傳文件到公司內(nèi)網(wǎng)。普諾德后臺是一個存在弊端的后臺，所有文檔必須保存為Word2003版本才能上傳，高于此版本不能上傳。出于對網(wǎng)絡(luò)安全的考慮，每天在一定時間內(nèi)開啟后臺，供上傳文件至公司內(nèi)網(wǎng)。這個后臺對于文件的發(fā)布流程比較復(fù)雜，每個文件正文及附件需要單獨分次上傳，可操作性差，比較機械和復(fù)雜，對于文件比較多的情況，需要較長時間才能完成整個文件的上傳，這就大大降低了公文的發(fā)布效率。

（三）不利于節(jié)約成本

對于文件歸檔來說，傳統(tǒng)的文件歸檔方式就是每年年初將上年度的紅頭文件紙質(zhì)版及完整簽字的《公文處理單》或《行文會簽單》整體移交檔案室歸檔。有的文件內(nèi)容特別多，用紙量多達上百頁，需要把整個文件都打印出來。既浪費紙墨資源，又浪費人力、物力，給公司增加了成本。

（四）不易于查閱

傳統(tǒng)文件歸檔方式?jīng)Q定了文件的查閱非常煩瑣，雖然有文件的編號登記臺賬，但還必須手工翻閱查找該文件，效率低下，且容易出錯。

（五）保密性低

傳統(tǒng)紙質(zhì)文件在傳閱過程中沒有任何的保密措施，不具有嚴格的保密性，容易泄露文件內(nèi)容，給公司造成不必要的損失。

三、OA系統(tǒng)在企業(yè)公文管理中的優(yōu)勢

中化二建集團有限公司的OA系統(tǒng)采用致遠A8+協(xié)同管理軟件，已形成一套完善的公文管理體系，實現(xiàn)了電子公文一體化運轉(zhuǎn)，由電子行文代替手工行文，在公司的公文管理方面發(fā)揮了巨大的作用。

（一）打破了時間與空間的束縛

OA系統(tǒng)全面支持移動辦公，公司領(lǐng)導(dǎo)和員工能夠不受時間、地域束縛，隨時隨地使用手機審批文件并進行批注;實時查看新文件、新動態(tài)，關(guān)注公司新消息;不再因無法在電腦前辦公而影響文件處理效率和公司新動態(tài)的信息傳播;時間、工具限制更小，更智能。

（二）信息處理的快捷、簡便化

OA公文管理系統(tǒng)已經(jīng)涵蓋日常各種常用公文，如發(fā)文、收文、通知等，一條流程就能快速實現(xiàn)擬稿、會簽。通過OA系統(tǒng)，公司員工可以快速閱讀和下載自己所需的文件資料、規(guī)章制度，及時接收領(lǐng)導(dǎo)通過OA系統(tǒng)審批和傳閱的文件，并按照相關(guān)要求及時修改和處理，大大提升了信息的快捷性與簡便性。多個部門之間使用OA系統(tǒng)能夠更加方便、直接地進行溝通和協(xié)作，消除了傳統(tǒng)企業(yè)發(fā)展中信息滯后、失真等弊端，極大程度上節(jié)約了溝通時間，提升了溝通的便捷性，信息共享更自由。

（三）工作流程的自動化、規(guī)范化、程序化

公司運用OA處理文件完全模擬傳統(tǒng)公文處理習慣，規(guī)范了公文的發(fā)文、收文流程，能快速地完成文件審批，實現(xiàn)流程的自動化、規(guī)范化。擬文者在起草好文件后，調(diào)用發(fā)文模板即可將文件提交給流程中相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，領(lǐng)導(dǎo)審批后文書進行文件的編號、套紅、發(fā)布公告、歸檔，方便日后管理和查閱。OA公文管理系統(tǒng)的規(guī)范、高效有序保證了收發(fā)文的高效流轉(zhuǎn)，實現(xiàn)了核稿、審稿、簽發(fā)和辦文的規(guī)范操作，實現(xiàn)了公文簽發(fā)的便捷操作。

（四）信息發(fā)布具有時效性

通過公司OA的信息發(fā)布，公司內(nèi)部文件、通知、部門之窗、人事動態(tài)、內(nèi)控體系專欄、施工動態(tài)、視頻公告、信息化專欄、行業(yè)動態(tài)等重要事項能夠在公司范圍內(nèi)得到廣泛而及時的傳播，能夠在較短時間內(nèi)傳達到每一個員工，實現(xiàn)信息流通的快速化，保證了信息發(fā)布的時效性。

（五）降低資源浪費

OA系統(tǒng)最主要的特色之一就是無紙化辦公，無紙化辦公幫助企業(yè)降低了辦公耗材成本。電子文件成為公文批辦與流轉(zhuǎn)方面的主要手段，在一定程度上降低了公文管理過程中所耗費的人力與物力，又避免了一文多印的浪費，極大地降低了辦公成本。

四、OA系統(tǒng)在企業(yè)公文管理中的應(yīng)用

協(xié)同辦公、公文處理等是OA系統(tǒng)中的重要分支。其中所涉及的具體功能分別為公文的收文、發(fā)文、擬文、文件流轉(zhuǎn)、審批、電子簽章、發(fā)布、歸檔等。電子公文在企業(yè)公文管理中發(fā)揮著重要的作用。

（一）收文管理應(yīng)用

收文管理是對單位收到的省、市、集團、股份公司公文進行傳閱的過程。接收公文后，辦公室文書調(diào)用收文模板——《公文處理單》，選擇公文類別，來文登記。在文單中錄入來文機關(guān)、來文字號、收文日期、收文字號、文件名稱，并上傳文件正文和附件，提交給辦公室主任擬辦。根據(jù)擬辦意見，提交公司領(lǐng)導(dǎo)批示，然后提交給相關(guān)部門承辦、傳閱等。辦理結(jié)束以后，由文書歸檔。在整個收文過程中，可實現(xiàn)督辦、催辦的功能。

另外一種公文傳閱僅限于內(nèi)部發(fā)文傳閱，如審計報告等不予公開又需要領(lǐng)導(dǎo)查閱的文件，使用OA協(xié)同發(fā)起或者調(diào)用內(nèi)部發(fā)文傳閱單，實現(xiàn)文件的傳閱和流轉(zhuǎn)。流程設(shè)計比較自由、靈活。

（二）發(fā)文管理應(yīng)用

發(fā)文管理是對公司內(nèi)部發(fā)文的文件管理。文件發(fā)起者調(diào)用發(fā)文模板發(fā)起文件，按照模板流程提交，部門主任審核—發(fā)起者校對—秘書核稿—辦公室主任復(fù)核。經(jīng)過多次的校對、核稿、復(fù)核，確認文件內(nèi)容無誤后，提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核、復(fù)核、會簽、簽發(fā)等工作。文件校對無誤后，由文書對文件編號，文秘科對文件進行排版、套紅、蓋章、印制及發(fā)布，最后將文件歸檔。

在整個發(fā)文的過程中，OA系統(tǒng)也可以實現(xiàn)其他功能，如督辦、催辦的相關(guān)功能，同時在這個過程中，發(fā)文的流程能夠借助一些模板來進行，這些模板可以利用固定的流程實現(xiàn)發(fā)文的規(guī)范性。同時也可以根據(jù)自定義的相關(guān)流程進行修改與處理。流程直接可以采用分流以及相關(guān)的分支形式進行聯(lián)辦，這種形式主要可以支持退文的功能，可以退回到之前的任何一級，同時也可以退回到發(fā)起人。

（三）印章管理應(yīng)用

在用印方面，紅頭文件套紅印制后，需要加蓋公章。如遇公章在外出使用，文件又特別緊急，就會耽誤公務(wù)的辦理。使用OA協(xié)同軟件之后，電子公章享有同等蓋章效力，在遇到公章不在單位又有緊急文件需要處理時，可以經(jīng)過審批程序?qū)⑽募由w電子公章并鎖定。電子印章管理人不得私自將電子印章加蓋密碼轉(zhuǎn)告他人，做到專人使用專人管理。

（四）公文檔案管理應(yīng)用

對于文件歸檔來說，傳統(tǒng)的文件歸檔方式就是每年年初將上年度的紅頭文件紙質(zhì)版及完整簽字的《公文處理單》或《行文會簽單》整體移交檔案室歸檔。有的文件附件特別多，一份文件好幾百頁，需要把整個文件都打印出來。

使用OA系統(tǒng)后，文件在最后一個閱讀節(jié)點就可以將電子文檔直接歸檔到相應(yīng)的文件夾。這樣便于查找，節(jié)約了打印紙張，減少了手工操作，提高了公文檔案的管理效率。

五、OA系統(tǒng)在企業(yè)公文管理中注意事項

OA系統(tǒng)在企業(yè)公文管理中發(fā)揮著重要作用，為了更好地為公司服務(wù)，在實際工作中我們應(yīng)該注意以下事項：

（一）保證公文管理中的保密性

企業(yè)公文保密管理工作十分重要，使用OA系統(tǒng)必須做好用戶登錄和知悉權(quán)限的設(shè)置，保證文件管理及傳輸過程中的保密性。公司職工登錄OA系統(tǒng)時，使用職工工號作為OA系統(tǒng)唯一的用戶名，首次登錄必須更改初始密碼，密碼格式不能少于8位并包含字母、數(shù)字以及特殊字符。公司員工登錄OA系統(tǒng)的身份控制、權(quán)限控制、密碼備案均由公司技術(shù)信息部統(tǒng)一管理。紅頭文件根據(jù)信息公開屬性決定知悉范圍。在文件發(fā)布之前，辦公系統(tǒng)相關(guān)的管理人員以及相關(guān)的承辦人員以及審閱人員等都可以按照相關(guān)的職責對管理范圍進行控制，同時還可以在發(fā)布之前減少被其他人修改以及出現(xiàn)變動等相關(guān)情況，減少出現(xiàn)不良影響的情況。電子印章的使用盡量不要脫離系統(tǒng)，如遇特殊情況，需在系統(tǒng)外加蓋電子印章的，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批，形成印章文件后需將其轉(zhuǎn)換成PDF文件，確保文件內(nèi)容不被修改及印章不被復(fù)制竊取。

（二）保證公文管理的安全性

在使用辦公系統(tǒng)的過程中最重要的一個問題就是確保相關(guān)系統(tǒng)的安全，同時需要對公文的在線使用以及相關(guān)工作做好備份工作。企業(yè)中的OA系統(tǒng)主要就是借助數(shù)據(jù)中心來實現(xiàn)相關(guān)信息的處理，在這個過程中，可以對數(shù)據(jù)信息進行存儲以及備份，在公文最后完成相應(yīng)的歸檔時可以將其轉(zhuǎn)入電子檔案數(shù)據(jù)庫，這種能夠最大程度上實現(xiàn)文件在傳輸與管理過程中的安全性。

（三）保證公文流程信息的完整性

要想保證公文流程信息處理的完整性，需要借助相應(yīng)的規(guī)章制度來處理，這些制度規(guī)范能夠有效地反映出文件在流轉(zhuǎn)過程中的一些信息內(nèi)容，這也是公文在歸檔之前形成的一些重要信息。此外，文件的簽單也需要實現(xiàn)完整性，同時相關(guān)的審閱人以及發(fā)起者的信息也是十分重要的。其格式也要求完整，確保工作人員在查閱以及相關(guān)的上傳下載工作過程中有安全保障。

（四）保證軟件的先進性

之前我們使用的OA系統(tǒng)是跟用友合作的，它的版本過于老化，經(jīng)常死機，從而影響了辦公效率。之后我們與致遠合作，使用致遠A8+協(xié)同管理軟件，大大提高了文件的傳輸效率。所以，OA系統(tǒng)必須根據(jù)公司要求，保證與時俱進，才能更好地為公司的發(fā)展作出更大的貢獻。通過業(yè)界相對認同的較為成熟、先進的技術(shù)，讓OA系統(tǒng)擁有可靠的運行模式與領(lǐng)先的技術(shù)地位，更好地為公司服務(wù)。

（五）保證軟件的可維護性

OA系統(tǒng)要具備容易維護的特點，在系統(tǒng)發(fā)生故障時要立刻發(fā)出警報，同時要開展故障的恢復(fù)及系統(tǒng)的優(yōu)化，要盡可能縮短維護時間，從而提升可維護性。

六、結(jié)語

企業(yè)要充分利用好OA系統(tǒng)的日常辦公功能，如工作流程、工作報表、通知公告、車輛管理、會議管理、行政辦公、考勤管理、薪酬管理、任務(wù)管理、移動辦公等，使辦公管理更規(guī)范、高效而有序，進一步提升公司現(xiàn)代化管理能力，享受環(huán)保綠色辦公。

（作者單位為中化二建集團有限公司）

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