事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化和電子化研究

摘 要：文章論述了事業(yè)單位實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化和電子化的必要性，分析實際工作中存在的弊端，并提出如何實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化和電子化管理。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;現(xiàn)代化;電子化

一、引言

事業(yè)單位是我國的一類職能單位，具有社會服務(wù)性和公益性特點。作為重要的社會服務(wù)組織，事業(yè)單位承擔(dān)的工作項目很多，涵蓋教育、科技、文化等，也因此，單位的日常工作覆蓋范圍十分廣泛，產(chǎn)生的檔案內(nèi)容十分豐富。而檔案資料是對各項活動的記錄，是開展工作的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，因此要進(jìn)行科學(xué)的檔案管理。而隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及和應(yīng)用，給檔案管理工作帶來新的變化，檔案資料收集途徑增加、檔案載體增多，檔案保存手段豐富，檔案利用途徑增加等。

二、事業(yè)單位實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化和電子化管理的必要性

信息時代的出現(xiàn)，給很多方面的工作帶來巨大的變化。對于檔案管理來說，出現(xiàn)的變化主要是檔案資料收集途徑增加、檔案載體增多，檔案保存手段豐富，檔案利用途徑增加等。據(jù)此，事業(yè)單位作為檔案資料十分豐富復(fù)雜的單位，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化和電子化管理十分必要。這有助于提升管理效率，推動檔案資料的利用和開發(fā)。在新的時代背景下，檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)變，檔案資料的形成、存儲和管理，都需要借助互聯(lián)網(wǎng)的先進(jìn)性，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。對事業(yè)單位也是如此，新時代的到來，給檔案工作提出數(shù)字化要求，需要實現(xiàn)現(xiàn)代化和電子化發(fā)展才能適應(yīng)這種要求，滿足新時期的要求。同時，事業(yè)單位檔案具備一定的保密性要求，而在信息化時代下，可能會出現(xiàn)資料遺失、泄露等問題，帶來網(wǎng)絡(luò)信息安全風(fēng)險。而且檔案的特殊性進(jìn)一步突出了資料保密的要求。利用信息技術(shù)進(jìn)行事業(yè)單位的檔案管理，進(jìn)行數(shù)據(jù)資料的收集、傳輸、整理和分析都十分便利，不僅可以提升信息的保存效率，還可以降低丟失可能，對檔案資料的利用和挖掘也比較有利。另外，檔案資源是事業(yè)單位運營活動開展的重要參考資料，也是衡量單位運營情況的主要指標(biāo)之一。對于事業(yè)單位來說，開展的業(yè)務(wù)工作十分關(guān)鍵，而且需要各個部門之間的通力協(xié)作，各司其職，有秩序的進(jìn)行工作。而科學(xué)的檔案管理工作是實現(xiàn)這個目標(biāo)的關(guān)鍵和基礎(chǔ)。所以需要實現(xiàn)現(xiàn)代化和電子化管理。

三、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中存在的弊端

1.檔案內(nèi)容復(fù)雜，管理難度大

在深入發(fā)展的市場經(jīng)濟(jì)體制下，事業(yè)單位面臨的發(fā)展壓力更大，特別是進(jìn)行體制改革之后，面臨更大的運營壓力。為了應(yīng)對這種壓力，事業(yè)單位需要進(jìn)行管理創(chuàng)新，滿足新形勢下帶來的需求。但事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理工作，因為自身體制和業(yè)務(wù)范圍的改變，所以內(nèi)容十分多，覆蓋面廣泛，涉及到的領(lǐng)域很復(fù)雜，增加了管理難度。

2.更重視檔案保存，忽視檔案利用

事業(yè)單位更重視業(yè)務(wù)工作的開展，將檔案管理列為日常管理的一部分，其中對于檔案資料的采集，屬于重點內(nèi)容。事業(yè)單位運營過程中可能出現(xiàn)一些問題，而各類檔案資料就是進(jìn)行證明的依據(jù)。但是從實際工作中可以發(fā)現(xiàn)，檔案管理人員更重視檔案保存，忽視了對其的開發(fā)和利用，認(rèn)為將檔案資料保存好就是工作本職，沒有繼續(xù)思考如何進(jìn)行利用和創(chuàng)新，如何發(fā)揮檔案資料的價值。事業(yè)單位開展現(xiàn)代化和電子化檔案管理，具體來說有三重優(yōu)勢，提高各個部門的工作效率，方便職工和群眾等對信息進(jìn)行檢索，可以實現(xiàn)資源共享。但實際上，部分單位并沒有認(rèn)識到現(xiàn)代化和電子化的重要性，沒有認(rèn)識到其對于檔案管理的優(yōu)勢和作用，所以不配合開展相應(yīng)的建設(shè)措施。還有就是單位更重視業(yè)務(wù)工作開展，檔案保存好就行，沒有考慮進(jìn)行信息化建設(shè)挖掘更深層的價值。

3.管理效率不高

隨著時代的發(fā)展，事業(yè)單位不斷發(fā)展，業(yè)務(wù)內(nèi)容越來越廣泛，業(yè)務(wù)事項出現(xiàn)很大的變革，再加上簡政放權(quán)等政策的提出和落實，使得整體的機構(gòu)組織和業(yè)務(wù)內(nèi)容出現(xiàn)很大變化，這意味著單位發(fā)展需要納入檔案管理的內(nèi)容也越來越多，需要進(jìn)行創(chuàng)新和改變。檔案分類、檔案載體都出現(xiàn)很大變化，這些都給檔案管理增加了難度。工作缺乏嚴(yán)格的制度進(jìn)行約束，導(dǎo)致檔案資料的保密性受到一定影響，同時電子檔案的信息安全性也受到很大的威脅，很容易造成信息的泄露問題。同時也不注意對電子檔案資料的存儲，導(dǎo)致一旦計算機出現(xiàn)故障問題，檔案資料沒有及時保存，就帶來檔案信息丟失的問題，嚴(yán)重影響檔案管理工作的開展。

4.信息化水平低

在互聯(lián)網(wǎng)普及趨勢下，事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理已經(jīng)朝向現(xiàn)代化和電子化方向發(fā)展，但依然存在很多的不足，尤其是信息化水平較低的問題比較突出，需要進(jìn)行處理。進(jìn)行檔案現(xiàn)代化和電子化管理，需要有配套的計算機設(shè)備設(shè)施進(jìn)行支撐，尤其是網(wǎng)絡(luò)的搭建和計算機軟件的使用，是這項工作的重點。但目前來說，雖然事業(yè)單位有配備的計算機和網(wǎng)絡(luò)，也引進(jìn)部分軟件，但引進(jìn)的軟件普適性高，不太適用于事業(yè)單位的實際情況，或操作起來有一定難度，檔案管理人員短時間內(nèi)無法學(xué)會操作。再有就是，事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理不僅需要在各個科室和部門中進(jìn)行溝通和合作，還需要與其他單位合作，所以要求信息共享，但目前的信息化建設(shè)情況無法支撐，信息共享程度不足，部分信息不能及時獲取或存在遺失等問題。另外就是電子化管理中突出的網(wǎng)絡(luò)安全問題，因為部分單位的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不太穩(wěn)定，容易出現(xiàn)斷網(wǎng)等問題，網(wǎng)絡(luò)防護(hù)系統(tǒng)效果不強，個別情況可能受到病毒攻擊等;部分人員沒有建立專門的網(wǎng)站和數(shù)據(jù)庫，而是與其他工作一起進(jìn)行，影響網(wǎng)絡(luò)信息安全。另外，現(xiàn)代化和電子化檔案管理要求管理人員有較高的信息化水平，但實際上大部分管理人員的信息水平較低，對于信息技術(shù)的應(yīng)用不太熟練，一般只能進(jìn)行簡單操作，不能利用軟件對檔案信息進(jìn)行分析和處理，也不能對檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，難以發(fā)揮信息化的優(yōu)勢。

5.管理方法比較落后

單位進(jìn)行檔案管理不僅需要在各個部門中進(jìn)行溝通和合作，還需要與其他單位進(jìn)行合作，所以需要做到高水平的信息共享，但目前的信息化建設(shè)情況無法支撐，信息共享程度不足，部分信息不能及時獲取或存在遺失等問題。另外就是電子化管理中突出的網(wǎng)絡(luò)安全問題，因為部分單位的網(wǎng)絡(luò)防護(hù)系統(tǒng)效果不強，可能受到病毒攻擊等;有的檔案管理人員沒有建立專門的網(wǎng)站和數(shù)據(jù)庫，從而影響檔案資料的安全性。

6.不重視長遠(yuǎn)發(fā)展

很多單位已經(jīng)開始檔案管理的信息化建設(shè)，有一定的現(xiàn)代化和電子化水平，但是對于這項工作的長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃不足，只考慮到了短期發(fā)展。單位并沒有真正認(rèn)識到現(xiàn)代化和電子化建設(shè)對于檔案管理的意義和作用，所以更關(guān)注眼前利益，認(rèn)為使用計算機進(jìn)行管理就是信息化管理，對于現(xiàn)代化和電子化的了解比較片面。部分單位在進(jìn)行檔案管理建設(shè)時，選擇的電子系統(tǒng)只有利于單位當(dāng)前的發(fā)展，沒有考慮未來發(fā)展的需求，也更加重視系統(tǒng)的功能，這些影響了檔案工作的長遠(yuǎn)發(fā)展。

四、事業(yè)單位實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和電子化的有效途徑

1.實現(xiàn)檔案的無紙化保存

這是事業(yè)單位實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和電子化的基礎(chǔ)和前提。因為過去事業(yè)單位以紙質(zhì)的形式保存檔案資料，不僅占用空間較多，成本也較大，需要準(zhǔn)備專門的適宜的保存場所。因此要普及現(xiàn)代化和電子化管理，首先需要實現(xiàn)所有檔案資料的無紙化保存。事業(yè)單位需要利用新的電子載體，將過去的紙質(zhì)檔案資料以及新出現(xiàn)的檔案資料，以數(shù)字化保存。事業(yè)單位將所有的檔案資料轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息，方便進(jìn)行查閱和共享，提高了工作效率。

2.加強信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

事業(yè)單位進(jìn)行檔案現(xiàn)代化和電子化管理，還要有基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的支持，需要有較高的建設(shè)水平，提供設(shè)備支撐。一方面，要加強信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，事業(yè)單位要配備計算機、網(wǎng)絡(luò)，控制好儲存環(huán)境，做好溫度、濕度、通風(fēng)的控制。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)等建立檔案信息化平臺，配備數(shù)據(jù)庫，收集全面的檔案信息，保證檔案管理的獨立性。引進(jìn)專業(yè)軟件和設(shè)施，進(jìn)行檔案資料的電子化轉(zhuǎn)變、錄入、保存，提高檢索效率。借助先進(jìn)軟件落實檔案資料的動態(tài)更新，隨時可以查閱到最新的資料，同時做好所有檔案資料的電子備份。另一方面，事業(yè)單位要完善數(shù)據(jù)庫建設(shè)，科學(xué)進(jìn)行檔案資料的錄入、分類、目錄建設(shè)、整理，建立科學(xué)的查詢系統(tǒng)。借助信息技術(shù)加強對檔案資料的開發(fā)工作，合理分析不同資料的價值，擴大利用范圍，挖掘潛在的價值，充分進(jìn)行利用。

3.優(yōu)化信息服務(wù)功能

事業(yè)單位落實檔案管理信息化建設(shè)，需要與多個部門和單位溝通合作，所以事業(yè)單位要積極與這些部門和單位溝通，建立相連的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)一體化管理，尤其是事業(yè)單位內(nèi)部，需要建立統(tǒng)一的檔案管理平臺，為每個部門開辟單獨的檔案模塊，并設(shè)置交互式交流模塊，推動單位內(nèi)部檔案信息的溝通和傳輸;同時設(shè)置對外接入的端口，積極與其他業(yè)務(wù)單位相連，獲取全面的信息，比如對某位黨員干部的個人信息，需要與人社局的學(xué)籍檔案信息等相結(jié)合，統(tǒng)一全面的信息，提供個性化服務(wù)。積極借助微博、微信等新媒體技術(shù)，對黨員干部所有工作和活動的情況進(jìn)行實時交流和資料收集，進(jìn)行實時跟蹤，保證檔案資料的實時更新，避免資料丟失和損毀。

4.完善管理制度建設(shè)

事業(yè)單位要聯(lián)系檔案工作實際，建立獨立的管理部門，負(fù)責(zé)對單位的所有業(yè)務(wù)信息監(jiān)督、歸檔和管理;借助信息技術(shù)打造一體化的檔案管理系統(tǒng)，收集全面的檔案數(shù)據(jù)資料;將檔案資料的記錄和歸檔列為績效考核的一部分，嚴(yán)格按照相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢查和考核，與檔案管理人員的績效掛鉤，配合科學(xué)的獎懲機制，提高工作人員的積極性。單位還需要對檔案信息化管理的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)分析，加強對檔案內(nèi)容的分析和判斷，以及強化對業(yè)務(wù)工作的分析，提升檔案管理的效率。同時加強與其他部門的合作，保證檔案信息存儲的規(guī)范性和全面性。事業(yè)單位還需要對檔案管理的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)分析，加強對檔案內(nèi)容的分析和判斷，以及強化對業(yè)務(wù)工作的分析，提升檔案管理的效率。同時明確檔案信息管理的責(zé)任劃分，將責(zé)任落實到具體的工作人員，方便進(jìn)行績效考核和出現(xiàn)問題時追責(zé)。同時，因為檔案內(nèi)容繁多，容易出錯，而內(nèi)容的意義重大，所以要有專業(yè)檔案管理人員負(fù)責(zé)進(jìn)行檔案信息的收集和整理，并進(jìn)行編目和分類，同時加強與其他部門的合作，保證檔案信息存儲的規(guī)范性和全面性。對于檔案的管理，建立與之匹配的考核機制，定期評估管理成效，對出現(xiàn)問題的管理人員和部門進(jìn)行懲罰。尤其是在紀(jì)檢部門進(jìn)行檔案檢查時，如果發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)廉政問題，需要先與檔案管理人員進(jìn)行合計，查看是否是檔案信息記錄時出錯，以避免出現(xiàn)錯誤操作。

5.提升檔案管理人員的專業(yè)水平

針對事業(yè)單位的檔案管理工作實際，為了實現(xiàn)現(xiàn)代化和電子化管理要求，要定期安排檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提升信息技術(shù)的掌握和應(yīng)用水平。對此，事業(yè)單位需要安排專業(yè)人員進(jìn)行檔案管理，避免出現(xiàn)兼職;重視提升管理人員素質(zhì)，強化檔案管理理論知識和技能的培訓(xùn)，重點在于利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的能力的提升;定期組織開展檔案管理相關(guān)知識的培訓(xùn)，強化思想素養(yǎng)的提升，指導(dǎo)管理人員建立科學(xué)的職業(yè)道德品質(zhì)，提升對工作的責(zé)任意識，強化對相關(guān)法律法規(guī)的認(rèn)識;強化對專業(yè)軟件的操作，進(jìn)行訓(xùn)練和提升，提高信息水平;定期組織開展討論會議，針對檔案工作進(jìn)行分析和評估，挖掘存在的問題，思考電子化管理的途徑;針對這項工作建立科學(xué)的指標(biāo)，將之列入到績效考核中去，配合先進(jìn)的獎懲機制，提升工作人員的積極性;另外鼓勵對檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，提出自己的意見和看法;強化檔案的規(guī)范化書寫，并將之作為檔案管理人員考核的重要指標(biāo)之一。

6.整合信息化檔案資源

事業(yè)單位需要加強對檔案信息的收集和整理，進(jìn)行科學(xué)的編目和分類，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案資源的整合和應(yīng)用。單位要對檔案資源進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，盡量整合資源，提供先進(jìn)的條件進(jìn)行資源的挖掘和分析，發(fā)揮其潛在的價值。同時進(jìn)行集中管理，也可以避免檔案管理工作中出現(xiàn)錯誤和漏洞，保證資料的全面性，提升檔案管理效率。因為單位提供的服務(wù)涉及到的對象比較廣泛，來自于天南海北各個地區(qū)，有的還是其他單位聯(lián)合服務(wù)的，所以有時需要從這些地區(qū)和其他單位調(diào)動資料。所以整合檔案資源，一方面將分散在各個地區(qū)和其他單位的資源集中到一起，完善檔案部門落實基本功能的基礎(chǔ)條件，另一方面按照能夠最大限度地根據(jù)社會對于服務(wù)的要求，進(jìn)行檔案資源的優(yōu)化配備和整理加工。只有通過檔案資源整合，才能把檔案工作真正作為向單位提供利用價值和信息服務(wù)的工作。

結(jié)語

事業(yè)單位檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化和電子化的發(fā)展趨勢已成為時代發(fā)展下對事業(yè)單位發(fā)展的必然要求。在新的時代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已難以適應(yīng)新形勢下事業(yè)單位的發(fā)展，所以需要對檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，實現(xiàn)現(xiàn)代化和電子化管理。但是在這個過程中，需要保證適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)體制下的要求，能夠更好的推動事業(yè)單位的發(fā)展。

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（作者單位：高密市交通運輸局）

作者簡介：徐媛娟（1980-），女，山東濰坊人，2003年至今在高密市交通運輸局從事檔案管理，先后擔(dān)任局綜合科、政工人事科科長等職務(wù)，館員，2003年07月畢業(yè)于黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院文秘與辦公自動化專業(yè);2016年7月畢業(yè)于哈爾濱師范大學(xué)，漢語言文學(xué)專業(yè)（函授），研究方向：推進(jìn)我市數(shù)字時代交通運輸人事檔案管理及交通檔案現(xiàn)代化管理檔案工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。