蔡靜宇

摘 要：隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)改革的不斷深入，國(guó)有企業(yè)的改革轉(zhuǎn)型也到了關(guān)鍵時(shí)期，檔案這個(gè)古老而重復(fù)的工作，在新時(shí)期顯得越來(lái)越重要。為了適應(yīng)國(guó)有企業(yè)發(fā)展的要求，檔案工作本身必須創(chuàng)新改革，這是現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展的必然要求，也是檔案工作自身發(fā)展的客觀需要。本文就石化企業(yè)檔案管理工作目前存在的問題和不足，進(jìn)行有意義的探討，并就此提出檔案管理創(chuàng)新的思路和對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案管理;創(chuàng)新;研究

Along with our country market economy reform unceasing thorough，The reform and transformation of state-owned enterprises has also reached a critical period。Archiving is an old and repetitive job，It is becoming more and more important in the new era. In order to adapt to the development of state-owned enterprises，

Archival work itself must be innovated and reformed.

This is an inevitable requirement for the development of modern enterprises， It is also the objective need of archival work's own development. This paper discusses the existing problems and deficiencies in the file management of petrochemical enterprises， Engage in meaningful discussion， At last， the paper puts forward the ideas and countermeasures of archives management innovation.

企業(yè)檔案工作起著傳承歷史、記錄現(xiàn)實(shí)、服務(wù)未來(lái)的作用。隨著國(guó)有企業(yè)改革的深入及各項(xiàng)業(yè)務(wù)的縱深拓展，檔案的輔政作用越來(lái)越重要。而石化企業(yè)的檔案管理中，還存在不少現(xiàn)實(shí)的問題，比如檔案工作普遍受重視程度不高，檔案員自身覺悟不夠，檔案管理制度不健全，信息化建設(shè)程度不高等。這些問題不僅影響了檔案工作本身的改革進(jìn)步，更加制約了檔案對(duì)企業(yè)發(fā)展的貢獻(xiàn)工作，進(jìn)而影響企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程。面對(duì)這一系列的情況，我們應(yīng)當(dāng)積極著手解決，加強(qiáng)企業(yè)檔案建設(shè)，促進(jìn)檔案工作的管理創(chuàng)新。

一、檔案創(chuàng)新管理的重要性和必然性

1.企業(yè)檔案管理創(chuàng)新是現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展的必然要求

新知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，國(guó)有企業(yè)面臨更加激烈的競(jìng)爭(zhēng)格局，

國(guó)內(nèi)民營(yíng)石化企業(yè)異軍突起，國(guó)際石油市場(chǎng)錯(cuò)綜復(fù)雜，中石化作為國(guó)內(nèi)大型的煉油銷售企業(yè)，肩上責(zé)任巨大，我們只有從自身下功夫，依靠知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息化改革的力量才能跟上時(shí)代的步伐，在復(fù)雜的國(guó)內(nèi)外競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。

檔案工作具有總結(jié)過去、指導(dǎo)現(xiàn)在、規(guī)劃未來(lái)的參考價(jià)值，能夠準(zhǔn)確地反映企業(yè)乃至每一個(gè)員工的歷史發(fā)展全貌[2]。第一，從檔案信息中，我們可以看出企業(yè)的創(chuàng)始時(shí)間，具體項(xiàng)目的立項(xiàng)、建設(shè)、變遷，相關(guān)人員的任命、變動(dòng)，企業(yè)的業(yè)績(jī)等內(nèi)容。其次，企業(yè)內(nèi)部的很多商業(yè)機(jī)密資料，如果沒有專業(yè)的檔案管理，很可能出現(xiàn)泄密，使企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中陷入萬(wàn)劫不復(fù)。第三，分公司或上級(jí)公司在啟動(dòng)某個(gè)重大項(xiàng)目建設(shè)、投資時(shí)，可以利用歷史檔案數(shù)據(jù)，做出比對(duì)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者做出正確決策。第四，檔案室是企業(yè)文化的沉淀地，承載著整個(gè)石化創(chuàng)業(yè)人的榮辱艱辛、是大家共同的價(jià)值觀、事業(yè)觀，齊心努力的心血結(jié)晶。所以做好企業(yè)檔案的管理創(chuàng)新是現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展的客觀需要，是全面提升內(nèi)部管理和深化內(nèi)涵發(fā)展的重要工作。

2.企業(yè)檔案管理創(chuàng)新是檔案工作自身發(fā)展的客觀需求

隨著辦公自動(dòng)化、信息化的廣泛應(yīng)用，以及企業(yè)自身的快速發(fā)展變革，企業(yè)在生產(chǎn)、管理中產(chǎn)生大量的電子文件，這些文件有文本、圖片、視頻、音頻等各種各樣的門類形式存在。對(duì)于這些新形式門類檔案的收集、整理，我們需要運(yùn)用新的科技手段，完整、及時(shí)收集，以保證電子文件的真實(shí)性、完整性。所以傳統(tǒng)的歸檔和檢索方式已完全不能適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的需求，檔案管理必須創(chuàng)新改革，以全新的理念、技術(shù)、方式提升檔案的全過程管理，為新時(shí)代國(guó)有企業(yè)的轉(zhuǎn)型加油助力。

二、石化企業(yè)檔案管理存在的問題

1.檔案工作普遍重視程度不高

在以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的今天，有些人會(huì)認(rèn)為檔案工作的發(fā)展并不重要。而企業(yè)以利潤(rùn)和效益為先，往往把有限的財(cái)力和物力用在生產(chǎn)發(fā)展和油品銷售上，作為輔助部門的檔案室經(jīng)常與主業(yè)脫鉤，躲在公司深處，未能走到前臺(tái)，為公司的發(fā)展提供智力支持。

而且企業(yè)中的一部分檔案管理人員年齡普遍偏大，學(xué)歷不高，對(duì)電子文件的收集歸檔，檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)平臺(tái)的開發(fā)運(yùn)用不能勝任。這就給檔案管理工作的創(chuàng)新進(jìn)步造成了阻礙。

2.檔案工作人員自身覺悟不夠

目前，企業(yè)的一些檔案管理員思想上基本停留在“你來(lái)

問，我來(lái)答;你來(lái)查，我來(lái)找”的被動(dòng)局面?，F(xiàn)實(shí)工作中，“重藏輕用”的現(xiàn)象普遍存在，使室藏的寶貴檔案資源深埋其中，不能很好地開發(fā)利用，造成資源浪費(fèi)。同時(shí)許多檔案員自我要求不高，工作上長(zhǎng)期處于封閉狀態(tài)，安于現(xiàn)狀，不求有功，但求無(wú)過，害怕承擔(dān)改革發(fā)展的風(fēng)險(xiǎn)，缺乏上進(jìn)心和創(chuàng)新意識(shí)。

這就使很多檔案的新規(guī)章制度及管理要求無(wú)法有效地執(zhí)行，同時(shí)在檔案管理的新技術(shù)應(yīng)用上，也會(huì)遇到很多壁壘，致使檔案管理停滯不前。

3.檔案信息化程度不高

在石化企業(yè)內(nèi)部，檔案的信息化僅停留在歷史檔案的掃

描歸檔上。很多資料數(shù)字化掃描完后，就直接放入中石化檔案系統(tǒng)，缺少后期的跟進(jìn)和維護(hù)。同時(shí)，一部分員工還是偏向于查閱紙質(zhì)檔案，潛意識(shí)里排斥電子查檔。中石化飛揚(yáng)檔案系統(tǒng)本身存在一定局限：因?yàn)楫?dāng)初開發(fā)系統(tǒng)時(shí)，沒有全面考慮檔案工作的各個(gè)細(xì)節(jié)，故在與收發(fā)文系統(tǒng)的歸檔對(duì)接和檔案的后期維護(hù)與查詢利用上都存在不少問題，不利于檔案工作的創(chuàng)新提高。

4.檔案管理制度不健全

目前石化企業(yè)內(nèi)部的檔案管理制度已經(jīng)有些年沒有更新，而現(xiàn)有的一些制度也只是停留于形式，缺少實(shí)際可操作的內(nèi)容。管理制度內(nèi)容不全面，沒有從根本上對(duì)檔案的歸檔、整理、鑒定、保管、利用等做出明確的約束和規(guī)定，致使檔案工作分工不明，責(zé)任不清，推諉現(xiàn)象屢有發(fā)生。

三、石化企業(yè)如何做好檔案管理創(chuàng)新

檔案管理部門要充分認(rèn)識(shí)到先進(jìn)管理理念的重要性，淘汰落后的、浪費(fèi)時(shí)間的紙質(zhì)檔案管理模式，將其轉(zhuǎn)化為高效的現(xiàn)代化管理模式，從而提高檔案管理的質(zhì)量。

1.人才創(chuàng)新

創(chuàng)新就是要打破舊的思想觀念和思維定式，比如檔案工作不重要，檔案工作與企業(yè)主營(yíng)業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)，檔案工作者默默無(wú)聞等觀念。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者要有大檔案的意識(shí)，把檔案工作列入企業(yè)的重要工作中，將檔案管理的創(chuàng)新改革列入企業(yè)的整體發(fā)展計(jì)劃中。加大檔案工作人員結(jié)構(gòu)優(yōu)化調(diào)整，提高檔案工作人員的薪酬待遇，吸引優(yōu)秀的年輕骨干人才加入，為檔案工作的管理創(chuàng)新儲(chǔ)備人才力量。同時(shí)，檔案工作者要以石化企業(yè)主人翁的姿態(tài)走出檔案室，主動(dòng)融入到企業(yè)的各項(xiàng)主營(yíng)業(yè)務(wù)中去，與企業(yè)共同進(jìn)步。

檔案工作者要看清時(shí)代的變化，加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，鉆研檔案理論知識(shí)，主動(dòng)研究各種新型載體的電子文件。同時(shí)要進(jìn)一步加強(qiáng)信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，新時(shí)代數(shù)字化檔案室的建設(shè)需要檔案員有扎實(shí)的計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)知識(shí)做支撐。除此之外，檔案人員還要加強(qiáng)法律和安全意識(shí)，信息化時(shí)代給我們的檔案信息查詢利用提供了極大的便利，但同時(shí)也給檔案資料的保密和防泄漏工作帶來(lái)了挑戰(zhàn)。如何做好新形勢(shì)下，石化企業(yè)檔案管理的保密安全工作也是新時(shí)代檔案人員的必修課。所以，檔案人員必須要樹立前所未有的緊迫感和危機(jī)感，改變傳統(tǒng)思維，放寬眼界，用創(chuàng)新意識(shí)填充頭腦，把自己打造成新時(shí)代復(fù)合型的人才。

2.制度創(chuàng)新

管理制度創(chuàng)新

檔案管理工作要?jiǎng)?chuàng)新，必須要有健全、合理的制度來(lái)規(guī)范整個(gè)工作機(jī)制，從而克服、防止工作的隨意和盲目性[1]。

重新制定檔案管理制度，明確檔案管理的流程，完善崗位責(zé)任制度，落實(shí)具體的歸檔整理、管理、各利用部門的職責(zé)權(quán)限，保證歸檔、整理、鑒定、管理、利用各環(huán)節(jié)的有效銜接。

同時(shí)，做好后期檔案系統(tǒng)管理、維護(hù)的崗位職責(zé)分工安排，讓信息部門主動(dòng)加入到檔案工作中來(lái)，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)與檔案管理的完美結(jié)合，真正將庫(kù)藏的寶貴資源激活，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)助力。

獎(jiǎng)懲制度明確

管理制度、工作規(guī)章，明確責(zé)任制、管理制度，將歸檔材料的移交時(shí)間、格式、內(nèi)容都以制度的形式發(fā)文明確，將獎(jiǎng)懲利弊具體落實(shí)到每個(gè)責(zé)任人身上，讓檔案管理有理可循，有制度可依。將競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制引入到檔案管理中，在每個(gè)部門里設(shè)立兼職檔案管理員，每年對(duì)各部門負(fù)責(zé)人和兼職檔案管理員進(jìn)行考核，對(duì)在檔案的收集歸檔中表現(xiàn)優(yōu)秀的個(gè)人、部門給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)不按時(shí)按要求歸檔及在工作中產(chǎn)生重大疏忽的人員，年度績(jī)效評(píng)定降級(jí)等處分。

3.技術(shù)創(chuàng)新

加大企業(yè)檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入，升級(jí)中石化飛揚(yáng)檔案系統(tǒng)，提高系統(tǒng)的歸檔準(zhǔn)確率、查檔的便捷性、維護(hù)的高效性。

加快中國(guó)石化OA辦公平臺(tái)與中石化飛揚(yáng)檔案系統(tǒng)的對(duì)接，開通OA電子文件直接導(dǎo)入到檔案系統(tǒng)的功能，提高文件的及時(shí)歸檔效率，同時(shí)又能確保電子檔案不遺漏。邀請(qǐng)信息部門加入檔案系統(tǒng)的后期維護(hù)工作，使檔案系統(tǒng)高效運(yùn)轉(zhuǎn)，及時(shí)提供查詢服務(wù)。聘請(qǐng)高科技單位，合作搭建石化企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，深挖檔案數(shù)據(jù)信息資源，在系統(tǒng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。積極探索各種新型檔案的歸檔及利用途徑，開發(fā)辦公網(wǎng)及手機(jī)終端的查詢功能，讓員工能隨時(shí)查到自己的檔案信息，提高工作效率。

積極推進(jìn)電子查檔工作，開通OA網(wǎng)上查檔的流程申請(qǐng)，簡(jiǎn)化程序，只要流程完畢，查閱人可以直接看到想查的電子文件。同時(shí)做好，電子檔案知識(shí)的信息普及，讓廣大員工深入地了解電子檔案及各種信息化知識(shí)的便捷性和準(zhǔn)確率。

4.服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新

檔案工作者要進(jìn)一步開闊視野，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，改進(jìn)檔案服務(wù)利用方式，完善檔案信息化服務(wù)手段，最大限度滿足企業(yè)和社會(huì)的利用需求，更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)[2]。

信息時(shí)代，檔案的共享性特點(diǎn)越來(lái)越明顯，而企業(yè)檔案

的真實(shí)、可靠性價(jià)值特點(diǎn)擺在那里，其商業(yè)價(jià)值也逐漸體現(xiàn)出來(lái)。所以要加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)的分析、利用，體現(xiàn)其二次利用價(jià)值。利用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、及網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化新技術(shù)，整合檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，構(gòu)建石化企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，變傳統(tǒng)的手工調(diào)檔為全方位的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)查閱，改進(jìn)檔案檢索手段，與員工的個(gè)人OA用戶名綁定，直接通過OA辦公網(wǎng)就可以查閱相關(guān)的檔案資料。嘗試在公司內(nèi)部檔案查閱率高的部門設(shè)立多個(gè)檔案閱覽窗口，提高工作效率，推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理的進(jìn)程 。

同時(shí)檔案部門要轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)提供，檔案管理員要主動(dòng)了解公司的發(fā)展動(dòng)向和主營(yíng)業(yè)務(wù)狀況，積極調(diào)研檔案的利用需求，制定詳細(xì)的檔案編研計(jì)劃[3]，盡可能調(diào)動(dòng)各部門人員的力量開展聯(lián)合編研，多角度、全方位、深層次地挖掘檔案資源，提高檔案開發(fā)利用的科技含量，為企業(yè)的高速發(fā)展提供源源不斷地生機(jī)和動(dòng)力。

四、結(jié)束語(yǔ)

愛崗敬業(yè)是創(chuàng)新管理的基礎(chǔ)，一個(gè)檔案工作者只有真正

熱愛自己的本職工作，才能靜下心來(lái)刻苦鉆研，只有真正認(rèn)識(shí)到本職工作的重要性和使命感，才會(huì)迫使自己不斷思考、探索，勇于對(duì)以往陳舊和不足的地方提出大膽的否定，積極改革創(chuàng)新，在檔案管理這個(gè)既重要又枯燥的崗位上創(chuàng)造出不平凡的業(yè)績(jī)。

參考文獻(xiàn)

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