淺談如何推進(jìn)精細(xì)化管理全面提升黨政機(jī)關(guān)辦公室服務(wù)效能

摘 要：黨政機(jī)關(guān)辦公室管理水平、工作效能的高低，直接影響各級黨委、政府決策部署的落實(shí)效果。新形勢下，黨政機(jī)關(guān)辦公室工作任務(wù)日益繁重、內(nèi)容日趨復(fù)雜、要求日漸提高。本文就新的形勢下，如何將精細(xì)化管理理念引入黨政機(jī)關(guān)辦公室工作，從而全面提升整體工作效能，更好發(fā)揮“服務(wù)決策、服務(wù)發(fā)展、服務(wù)落實(shí)”積極作用進(jìn)行了深入調(diào)研。

關(guān)鍵詞：精細(xì)化管理;效能

一、新形勢下實(shí)施辦公室精細(xì)化管理的重大意義

精細(xì)化管理作為一種理念、一種文化，起源于發(fā)達(dá)國家的企業(yè)管理理念，其內(nèi)涵是用精益求精的態(tài)度和認(rèn)真細(xì)致的方法來控制生產(chǎn)的每道工序、每個(gè)環(huán)節(jié)，從而以最小的投入創(chuàng)造出最大的價(jià)值，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標(biāo)的管理方式。作為一種管理理念和管理技術(shù)，精細(xì)化管理通過規(guī)則的系統(tǒng)化和細(xì)化，運(yùn)用程序化、標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)據(jù)化的手段，使組織管理各單元精確、高效、協(xié)同和持續(xù)運(yùn)行。精細(xì)化管理最基本的特征就是重細(xì)節(jié)、重過程、重具體、重落實(shí)、重質(zhì)量、重效果。

黨政機(jī)關(guān)辦公室作為綜合辦事機(jī)構(gòu)，職能定位為“三服務(wù)”，即服務(wù)決策、服務(wù)發(fā)展、服務(wù)落實(shí)，發(fā)揮著承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外、聯(lián)系各方的作用，既是各級黨委、政府機(jī)關(guān)運(yùn)行的“核心”，又是開展中心工作的“主軸”;既是輔助決策的參謀助手，又是承上啟下的橋梁紐帶，有著特殊的地位，發(fā)揮著重要作用。

黨政機(jī)關(guān)辦公室各項(xiàng)工作千頭萬緒、瑣碎繁雜，任何一個(gè)細(xì)節(jié)處理不好，都會(huì)帶來影響全局的負(fù)面影響，因此，推進(jìn)精細(xì)化管理有著重大意義。新形勢下，將企業(yè)精細(xì)化管理理念融入辦公室管理之中，推進(jìn)辦公室從粗放型管理逐步向精細(xì)化管理轉(zhuǎn)變，全面提升黨政機(jī)關(guān)辦公室工作質(zhì)量和服務(wù)效能，是應(yīng)對新任務(wù)、新要求的緊迫任務(wù)和有益嘗試。

二、當(dāng)前進(jìn)一步提升黨政機(jī)關(guān)辦公室工作效能的制約因素

一是精細(xì)化管理意識不足。精細(xì)化管理意識沒有成為普遍認(rèn)同的理念，多數(shù)干部認(rèn)為只有領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的大事、要事才值得關(guān)注，從而忽視了辦公室中的小事、細(xì)節(jié)。甚至存在精細(xì)化管理是企業(yè)行為，和政府機(jī)關(guān)工作無關(guān)的錯(cuò)誤理解，沒有正確把握細(xì)節(jié)處理和精細(xì)化管理的關(guān)系。

二是工作規(guī)范性有待提高。與新形勢新要求相比，部分工作在規(guī)范化、程序化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化方面仍存在不足，細(xì)節(jié)處理不夠到位。個(gè)別辦公環(huán)境還存在文件擺放及歸檔不夠規(guī)范，個(gè)別電腦桌面文件雜亂無章，導(dǎo)致查找文件或材料較慢，在一定程度影響了整體辦公效率。

三是辦公運(yùn)行成本管理不到位。部分干部節(jié)約意識不強(qiáng)，崇尚節(jié)儉的工作作風(fēng)還不夠濃厚。部分電腦、復(fù)印機(jī)等設(shè)備，不使用時(shí)依然是工作狀態(tài)，沒有設(shè)置為待機(jī)模式。筆、本、文件夾等辦公易耗品使用時(shí)不夠精細(xì)，下班后個(gè)別電燈、空調(diào)等電器不關(guān)閉電源，造成一定的資源浪費(fèi)。

三、新時(shí)期推進(jìn)黨政機(jī)關(guān)辦公室精細(xì)化管理的實(shí)踐探討

細(xì)節(jié)決定成敗，精細(xì)化管理是全面提高管理水平、降低管理成本、提升管理效率的重要途徑。辦公室作為各級黨委、政府的核心部門，要注重更新觀念、采取有效措施、實(shí)施精細(xì)化管理，確保各項(xiàng)工作高效率、零失誤，為機(jī)關(guān)整體高效運(yùn)行提供保障。

一要強(qiáng)化精細(xì)管理意識。思想是行動(dòng)的先導(dǎo)，培養(yǎng)精細(xì)化管理意識，是精細(xì)化管理中不可缺少的一部分。精細(xì)化管理直接影響整體工作目標(biāo)的完成效果，每位工作人員都要形成精細(xì)做事、精細(xì)管理的良好意識和嚴(yán)謹(jǐn)作風(fēng)，把重視細(xì)節(jié)作為一種素質(zhì)、一種修養(yǎng)、一種態(tài)度。要善于發(fā)現(xiàn)細(xì)節(jié)，把注意力集中到關(guān)鍵點(diǎn)、銜接點(diǎn)和創(chuàng)新點(diǎn)，從小事做起、把小事做好，真正把精細(xì)化管理理念融入到日常管理、工作和學(xué)習(xí)中。

二要優(yōu)化各項(xiàng)工作流程。推行辦公室精細(xì)化管理，就要推動(dòng)各項(xiàng)工作專業(yè)化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化。按照定崗、定責(zé)、定標(biāo)準(zhǔn)原則，健全完善工作責(zé)任體系，確保分工明確、職責(zé)清晰、銜接順暢、協(xié)調(diào)配合。完善各項(xiàng)規(guī)章制度，確保各項(xiàng)工作有據(jù)可依，減少人為因素的介入和工作部署的隨意性。此外，要依托現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)流程運(yùn)轉(zhuǎn)的標(biāo)準(zhǔn)論、信息化、自動(dòng)化，推進(jìn)辦公室工作規(guī)范化、科學(xué)化、精細(xì)化管理。

三要提高執(zhí)行落實(shí)能力。精細(xì)化管理就是落實(shí)管理責(zé)任，要求每一位工作人員都要盡職盡責(zé)開展工作，力爭把工作一次性做到位，確保工作日清日結(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正、處理，確保辦好文、辦好會(huì)、辦好事。要樹立嚴(yán)謹(jǐn)縝密的工作思想，確保各類會(huì)議、活動(dòng)、接待協(xié)調(diào)有序、周密細(xì)致，不出現(xiàn)任何差錯(cuò)，達(dá)到領(lǐng)導(dǎo)和服務(wù)對象滿意。要持續(xù)提高辦事服務(wù)水平，對一些常規(guī)性、階段性等確定性工作，要把工作做在前面，提供周到細(xì)致的服務(wù)，發(fā)揮好后勤保障作用。

四要持續(xù)降低辦公運(yùn)行成本。降耗節(jié)支是構(gòu)建節(jié)約型機(jī)關(guān)的必然要求。要倡導(dǎo)并形成節(jié)約意識，多管齊下、多措并舉，降低各項(xiàng)辦公運(yùn)行成本。對于紙張的使用進(jìn)行嚴(yán)格控制，在不影響正常工作的前提下盡量使用二次用紙，盡量節(jié)省對辦公易耗品的浪費(fèi)，同時(shí)，做到人走燈滅、空調(diào)關(guān)閉。對管理措施進(jìn)行量化和細(xì)化，大力壓縮電話費(fèi)、交通費(fèi)等彈性支出。

作者簡介：宋仁蓮（1979-11-29），單位：吉林省長春市長春新區(qū)黨政辦，碩士研究生，助理研究員，研究方向：社會(huì)科學(xué)。