淺議信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題和對(duì)策

楊杰

摘要：隨著科學(xué)的發(fā)展，技術(shù)的進(jìn)步，信息時(shí)代的到來，給社會(huì)、各行各業(yè)都帶來了巨大的影響。信息化理念的到來為人民的生產(chǎn)生活帶來了新的機(jī)遇和新的挑戰(zhàn)。尤其對(duì)于檔案管理工作來說，如何利用好信息技術(shù)，以應(yīng)對(duì)信息時(shí)代的偉大變革，成為了當(dāng)前亟待解決的問題。本文基于筆者的經(jīng)驗(yàn)，淺析信息時(shí)代檔案管理工作中存在的問題，并提出了解決信息時(shí)代檔案管理問題的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;檔案管理;問題;對(duì)策

1前言

在社會(huì)飛速發(fā)展，世界日新月異的今天，檔案管理工作也越來越重要，檔案中留存著極具價(jià)值的各種資料，是對(duì)社會(huì)發(fā)展的記錄和研究的重要憑證。信息時(shí)代下，信息技術(shù)也滲透到了檔案管理工作中，但是要想完全的實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化的檔案管理，建設(shè)完善電子文件檔案，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展提供更加便捷的服務(wù)，檔案管理工作還應(yīng)該繼續(xù)進(jìn)行信息化改革。

2信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題

2.1電子檔案管理工作的安全性存在問題

信息時(shí)代下的檔案管理工作不同于以往，信息化檔案管理模式更快捷、高效，但同時(shí)也為檔案管理工作帶來了新的安全問題，在使用電子科技進(jìn)行檔案管理工作室，有心之人可以利用其計(jì)算機(jī)技術(shù)竊取檔案文件中的信息和數(shù)據(jù)，造成損失。如果有心之人利用計(jì)算機(jī)技術(shù)篡改電子檔案文件，將會(huì)對(duì)檔案管理工作的安全造成很大的影響。另外。電子檔案文件的存儲(chǔ)特性，使得一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障，很容易造成信息不可恢復(fù)，對(duì)電子檔案造成破壞，影響電子檔案的安全性。

2.2信息化檔案管理統(tǒng)一性不高

要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的時(shí)效性、高效性，就要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一、規(guī)范的管理，從而實(shí)現(xiàn)管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化。但在時(shí)間建設(shè)過程中，很多檔案管理工作之間存在嚴(yán)重的差異，形成了孤島現(xiàn)象，無法實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的資源共享。各單位系統(tǒng)軟件不統(tǒng)一、檔案存儲(chǔ)模式不統(tǒng)一，使得互相之間的檔案管理工作不兼容，導(dǎo)致大量資源的浪費(fèi)，無法形成檔案自動(dòng)化、統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，這在一定程度上阻礙了檔案管理工作的整合發(fā)展。

2.3檔案管理工作人員綜合素質(zhì)沒有得到提升

信息化時(shí)代下的檔案管理工作需要更規(guī)范化的檔案管理手段和具有更高綜合素質(zhì)的檔案管理人員。在實(shí)際檔案管理工作中，一部分工作人員的綜合素質(zhì)沒有跟上信息時(shí)代發(fā)展的步伐，沒有適應(yīng)信息時(shí)代的檔案管理工作手段，對(duì)信息技術(shù)了解不夠，對(duì)信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用不夠熟練，信息化意識(shí)薄弱。這些檔案管理人員不能滿足現(xiàn)代化檔案管理工作的需要，影響了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

3檔案管理工作中存在問題的對(duì)策

3.1加強(qiáng)檔案管理信息建設(shè)

信息時(shí)代，檔案管理工作應(yīng)該以數(shù)字模式為主，為提高檔案管理的效率，應(yīng)加強(qiáng)信息檔案管理工作建設(shè)。建立具有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的高質(zhì)量檔案數(shù)據(jù)庫，具有統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)傳輸標(biāo)準(zhǔn)，有效實(shí)現(xiàn)檔案資源的整合，杜絕孤島現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的無障礙交流。方便為其他需要檔案資料的部門提供信息和技術(shù)支持，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。通過檔案管理信息化建設(shè)，可以加強(qiáng)對(duì)于檔案中圖片等資源的分類管理，提高檔案管理工作效率。并且檔案管理工作的信息化建設(shè)要不斷與時(shí)俱進(jìn)，以更好的應(yīng)對(duì)信息化時(shí)代的各種挑戰(zhàn)，在檔案管理工作信息化建設(shè)中，要不斷更新、維護(hù)，更好的保障檔案管理工作的可靠性和真實(shí)性。

3.2建立健全檔案管理信息保障體系

信息化時(shí)代的來臨，數(shù)字技術(shù)、信息技術(shù)的應(yīng)用是大勢(shì)所趨。隨著檔案管理工作的電子化、數(shù)字化進(jìn)程推進(jìn)，也對(duì)檔案管理工作的保密性和安全性提出了挑戰(zhàn)。要在信息時(shí)代不斷提升檔案管理的安全性、可靠性和保密性，就要建立健全檔案信息保障體系。加強(qiáng)檔案管理人員管理觀念，加強(qiáng)電子文件的歸檔管理，注意保存和保護(hù)統(tǒng)一的檔案工作密碼，定期進(jìn)行更換，大量的檔案文件電子轉(zhuǎn)化、接收、處置和存儲(chǔ)工作采用標(biāo)準(zhǔn)的、科學(xué)的、統(tǒng)一的數(shù)字化技術(shù)手段。保證轉(zhuǎn)化后的電子檔案能夠準(zhǔn)確表現(xiàn)、保護(hù)原始信息。在檔案管理工作中盡量隔離內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)，定期做好備份工作，建設(shè)電子檔案的存儲(chǔ)、查看和定期維護(hù)的制度。注意對(duì)電腦設(shè)置防火墻，及時(shí)、定時(shí)進(jìn)行殺毒，保證電子檔案的安全性、可靠性和保密性。

3.3加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在實(shí)際檔案管理工作中，要確保信息化檔案管理工作，就要加強(qiáng)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，不僅需要檔案管理工作人員熟練掌握檔案知識(shí)，還需要檔案管理工作人員掌握一定的信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)。同時(shí)還需要檔案管理工作人員具有一定的大局觀和時(shí)代意識(shí)，對(duì)于信息化時(shí)代檔案管理工作人員的使命有著清醒的認(rèn)識(shí)。要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作人員的培訓(xùn)，定期組織檔案管理人員的交流活動(dòng)，使其互相交流信息化時(shí)代檔案管理工作中的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，定期組織管理人員參加學(xué)習(xí)，使得檔案管理工作人員熟練掌握信息化時(shí)代的檔案管理方式。

4結(jié)束語

綜上所示，信息化時(shí)代下的檔案管理工作存在電子檔案管理工作的安全性存在問題、信息化檔案管理統(tǒng)一性不高、檔案管理工作人員綜合素質(zhì)沒有得到提升等挑戰(zhàn)。面對(duì)這些挑戰(zhàn)，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理信息建設(shè)、建立健全檔案管理信息保障體系、加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，以推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化的實(shí)現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]李麗敏.淺析信息時(shí)代檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展[J].價(jià)值工程，2010（33）.

[2]張春英.信息時(shí)代檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的思考[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2010（13）.

[3]李曉輝.信息時(shí)代檔案管理的保密性研究和存在的問題分析[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2011（ 31）.