檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中應(yīng)用的分析

呂曉微

摘? 要：檔案是國家的重要信息資源，對(duì)社會(huì)的發(fā)展以及各個(gè)領(lǐng)域的科學(xué)研究工作具有非常重要的參考價(jià)值，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案的現(xiàn)代化管理工作越來越重要。檔案管理原理是檔案管理的關(guān)鍵所在，對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理有著至關(guān)重要的作用。即使檔案管理方式在不斷發(fā)生改變，但是檔案管理原理是根本，并不會(huì)隨著管理方式的改變而發(fā)生太大的變化，由此看來，只有全面掌握檔案管理原理，才能推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展和進(jìn)步。本文主要針對(duì)檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中的應(yīng)用進(jìn)行分析探討，為檔案管理工作提供幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理原理;現(xiàn)代化檔案管理;分析與應(yīng)用

經(jīng)濟(jì)全球化發(fā)展進(jìn)程在不斷的加快，世界各國之間的聯(lián)系越來越密切，這種形勢(shì)下，我國的經(jīng)濟(jì)得到了極大的發(fā)展，但是社會(huì)經(jīng)濟(jì)體系也隨之發(fā)生了一定的變化，對(duì)檔案管理的要求越來越高。檔案管理要跟進(jìn)現(xiàn)代化的腳步，才能滿足社會(huì)日益增加的信息需求。而檔案管理現(xiàn)代化主要是改變傳統(tǒng)檔案管理模式，以更加科學(xué)合理的方式，滿足社會(huì)多方面的需求。在這個(gè)過程中，必須要將現(xiàn)代化管理理論加入到檔案管理中，結(jié)合檔案管理原理，實(shí)現(xiàn)檔案管理又好又快的發(fā)展目標(biāo)。

1 檔案管理原理

1.1 標(biāo)準(zhǔn)化

標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理原理的一個(gè)首要原則，根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)可以將標(biāo)準(zhǔn)化管理原理分為基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)化、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化以及管理標(biāo)準(zhǔn)化三種。基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)化指的是根據(jù)大眾化的指導(dǎo)進(jìn)行檔案管理。技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)指的是應(yīng)用各種先進(jìn)的技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理。管理標(biāo)準(zhǔn)化則是指以安全、高效的方式管理檔案，不越邊界。

1.2 統(tǒng)一化

無論是哪一種檔案管理方式，其根本目的都是在于保護(hù)檔案，將檔案信息作用和價(jià)值充分發(fā)揮。因此，必須要按照類別、順序進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范化管理，確保檔案管理的合理性。統(tǒng)一化管理主要體現(xiàn)為以下三點(diǎn)：第一，管理規(guī)范統(tǒng)一，檔案管理具有規(guī)范性;第二，所有檔案管理人員都要進(jìn)行統(tǒng)一管理，不能有任何的區(qū)別對(duì)待;第三，要隨著時(shí)代的發(fā)展進(jìn)行創(chuàng)新，取代原有不合理的舊模式。

1.3 簡潔化

復(fù)雜瑣碎的管理模式只會(huì)增加檔案管理的難度和工作量，只有在保證不破壞檔案管理基本原則的基礎(chǔ)之上，將檔案管理的內(nèi)容簡潔化，才會(huì)大大提高管理工作的效率，工作人員的工作量也會(huì)減輕不少，管理的準(zhǔn)確性也會(huì)有所提高。因此，簡潔化也是檔案管理的一個(gè)重點(diǎn)原理內(nèi)容。

1.4 通用化

為了避免在檔案管理的過程中出現(xiàn)過度復(fù)雜的管理操作，管理手段也要實(shí)現(xiàn)通用化管理，利用通用的技術(shù)手段在檔案的整理、標(biāo)引以及保存工作中，有效提高檔案管理質(zhì)量，確保檔案管理工作能夠有序開展。

1.5 最優(yōu)化

社會(huì)在不斷的發(fā)展進(jìn)步，科技得到了顯著的提高，取得一個(gè)又一個(gè)的突破，各方面的優(yōu)化提升成為一個(gè)焦點(diǎn)。檔案管理同樣需要實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化，這就要以檔案管理人員本身的技術(shù)能力為基礎(chǔ)，不斷提高管理人員的職業(yè)素質(zhì)水平，增強(qiáng)敢于創(chuàng)新的精神，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的最優(yōu)化。

2 檔案管理現(xiàn)代化的背景以及必要性

檔案管理現(xiàn)代化是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，主要是指檔案管理者以現(xiàn)代化管理理論為基礎(chǔ)，使用現(xiàn)代化的管理模式和手段，利用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，對(duì)檔案的管理實(shí)現(xiàn)根本上的變革，實(shí)現(xiàn)檔案管理向智能化、現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變。社會(huì)經(jīng)濟(jì)在飛速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)也取得了重大的突破，21世紀(jì)是信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被廣泛應(yīng)用在社會(huì)的各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域中。在這種時(shí)代背景之下，對(duì)檔案管理現(xiàn)代化有著十分重要的意義。檔案管理可以通過網(wǎng)絡(luò)的形式實(shí)現(xiàn)信息的安全、高效傳輸，查閱所需信息更加便利，同時(shí)能夠改善檔案管理的環(huán)境，減少了檔案的存儲(chǔ)所需空間，可以存放大量的檔案資料。

3 檔案現(xiàn)代化建設(shè)的關(guān)鍵

3.1 系統(tǒng)管理

檔案管理現(xiàn)代化理論體系中所存在的核心實(shí)際上就是系統(tǒng)理論，要想真正的達(dá)到現(xiàn)代化管理的目的，就必須要相應(yīng)的管理人員從以往陳舊的分割式管理措施之中完全脫離出來，利用一個(gè)更大的系統(tǒng)管理理論體系來管理，在這其中，要將整體性的觀念作為重要基礎(chǔ)，以此對(duì)整個(gè)管理系統(tǒng)加以管理。每一個(gè)區(qū)域都是整體總部門的一個(gè)構(gòu)成部分，只有采取系統(tǒng)工程的思想來對(duì)其進(jìn)行管理，才能夠充分發(fā)揮系統(tǒng)內(nèi)每一個(gè)分支的價(jià)值，并且將之有機(jī)的融合，進(jìn)而提高管理的工作效率。

3.2 加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視

各個(gè)地區(qū)要對(duì)檔案工作引起足夠的重視，將檔案管理工作進(jìn)行認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾?。檔案工作的主要目的就是通過管理相關(guān)的檔案材料，為社會(huì)的經(jīng)濟(jì)、文化、產(chǎn)業(yè)、科學(xué)發(fā)展提供相關(guān)的資料與依據(jù)，進(jìn)而為其發(fā)展提供服務(wù)。檔案管理的工作對(duì)象就是一系列的檔案，對(duì)檔案進(jìn)行管理需要一套系統(tǒng)的方式與原則。只有加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行大力的開發(fā)，才能夠節(jié)省相應(yīng)的人力與物力，從而獲得更大的經(jīng)濟(jì)效益。

3.3 充分發(fā)揮外向功能與內(nèi)向功能

在執(zhí)行管理工作的過程中，其中所存在的一項(xiàng)原則就在于外向功能。外向功能本身就是某個(gè)部分對(duì)于社會(huì)做出的貢獻(xiàn)，因此，任何一個(gè)部門在指向管理工作期間，都必須要對(duì)于外向功能引起重視，保證外向功能之下的內(nèi)向功能能夠保持良好的運(yùn)作。此外，檔案管理工作中還包含了服務(wù)性質(zhì)，這是檔案工作的核心價(jià)值也是其運(yùn)行的基礎(chǔ)，在這方面，相應(yīng)的管理部門也要對(duì)于外向功能加以靈活運(yùn)用，保證檔案以及資料內(nèi)容能夠?yàn)樯鐣?huì)作出貢獻(xiàn)。

3.4 整分合原理與反饋原理

有關(guān)管理學(xué)家曾經(jīng)指出，在對(duì)一件工作的完成進(jìn)行詳細(xì)過程的了解之后，并且將其分成每一個(gè)小的要素或部分的前提下，對(duì)其進(jìn)行適當(dāng)合理的排列與組織，就能夠有效地提高工作效率。這就從某個(gè)角度也可以理解為，對(duì)事物的發(fā)展過程進(jìn)行詳細(xì)了解就是了解整體的面貌以及其發(fā)展規(guī)律，將整體分解為各個(gè)部分或因素就是明確其在整體的功能與價(jià)值，適當(dāng)組織就是按照事物科學(xué)的發(fā)展規(guī)律在滿足最大效益的前提下對(duì)其進(jìn)行合理科學(xué)的排列組合。這也被稱之為"整分合原理"，從宏觀的角度上看有檔案室工作、檔案館工作、檔案教育科研等，為了將各自自身的職能最大程度的發(fā)揮，各級(jí)檔案管理部門會(huì)根據(jù)其自身的職責(zé)制定每年具體的工作目標(biāo)。

4 結(jié)束語

綜上所述，在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天，檔案管理工作得到了社會(huì)各界的廣泛關(guān)注，檔案是重要的信息載體，無論是哪一種檔案，對(duì)社會(huì)的發(fā)展方向和重大決策都具有很大的影響作用。在進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理的過程中，必須要結(jié)合科學(xué)的管理理論體系以及知識(shí)體系，充分發(fā)揮出其實(shí)用價(jià)值，根據(jù)檔案管理原理，共同推動(dòng)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展建設(shè)。同時(shí)要注意的是，在建立檔案管理現(xiàn)代化的過程中，必須要對(duì)檔案加強(qiáng)保護(hù)，保證檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，只有真實(shí)可靠的檔案信息，才會(huì)為國家決策起到幫助作用。

參考文獻(xiàn)

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