新時期市政工程檔案管理工作流程完善對策探討

蔣瓊

（內(nèi)江市東興區(qū)住房和城鄉(xiāng)建設局，四川內(nèi)江 641000）

市政工程項目從最初的調(diào)研評估、決策立項，還要經(jīng)歷勘測設計、招投標、工程施工、竣工驗收以及試運行等多個環(huán)節(jié)，時間跨度少則1 年，多則可能是3 ～5年，期間會產(chǎn)生大量的文檔資料，因此市政工程檔案具有形成時間長以及數(shù)量多的特點[1]。新時期，向市政工程檔案管理工作提出了新的要求，為了使市政工程檔案管理工作能夠更好地服務于城市建設與發(fā)展，本文將主要針對市政工程檔案管理工作流程展開探究研討，提出相應的完善對策，促進市政工程檔案管理效率及質(zhì)量實現(xiàn)進一步提升。

1 新時期市政工程檔案管理工作流程完善意義

不管是以施工進度作為核心要素，還是以工程項目作為主體，市政工程都勢必會涉及到各種信息。唯有收集、整理、處理好大量的工程信息才可以促使市政工程檔案資料變得更加完善，為后續(xù)市政工程信息的查詢以及相關(guān)利用提供可靠的信息支持，市政工程項目負責人才能夠據(jù)此作為判斷依據(jù)，更科學合理地調(diào)配市政工程資源，以便工程量和工程進度始終處于科學控制之下。如此借助可靠的檔案信息支持，能夠更加高效、快速地規(guī)避可能發(fā)生的一些風險或一些問題，能夠在發(fā)生質(zhì)量問題或是發(fā)生緊急事件的時候，借助檔案信息快速精準找到背后的原因，從而更高效地實現(xiàn)問題的快速解決，使得施工成本得到縮減，工程穩(wěn)定性和安全性得到提升。市政工程檔案信息發(fā)揮其能效作用階段其先見性優(yōu)勢是比較顯著的，這就可以為將來市政工程項目施工的開展提供可靠的參考依據(jù)，還能夠在原本的基礎(chǔ)上通過對工程經(jīng)驗的總結(jié)與吸收，實現(xiàn)施工風險問題的合理規(guī)避[2]。尤其是如今伴隨市政工程項目數(shù)量的不斷增多，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)逐漸難以跟上實際的管理需要，那么對原本的工作流程進行優(yōu)化完善就具有尤為重要的意義。

2 新時期市政工程檔案管理工作流程完善對策

2.1 簡化檔案管理程序

簡化市政工程檔案管理工作程序的目的在于讓流程變得更加精細化，使檔案管理工作實現(xiàn)更加有效的管理[3]，而市政工程檔案管理信息化的推進，為探索出一條共建、共享的檔案管理新模式提供了可靠保障。一個市政工程項目從項目開始直至項目結(jié)束的整個生命周期內(nèi)，檔案信息將期間的歷程和成果真實記錄了下來，通過對檔案資源的數(shù)字化，可以使其更利于共享和方便反復利用。通過利用可實現(xiàn)的、必要的線上審批程序，簡化線上辦理流程，在合規(guī)的前提下加強與各個部門的交流與協(xié)作，必要的時候通過聯(lián)合聯(lián)動，將市政工程檔案的咨詢、參考、憑證作用切實發(fā)揮出來，更好地為城市建設提供需求服務。在市政工程檔案管理中，應繼續(xù)加大對移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云計算技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)等先進技術(shù)的應用力度，借助加解密、集中印、數(shù)字簽名等手段，防止市政工程檔案在利用過程中發(fā)生數(shù)據(jù)篡改、文件偽造等問題，既確保了檔案的安全性，又便于檔案管理，使市政工程檔案管理程序變得更加簡化。

2.2 優(yōu)化檔案管理體系

通過對市政工程檔案管理制度加以修訂以及完善，對現(xiàn)行的市政工程檔案管理操作規(guī)程和管理辦法加以細致梳理，深化管理要求，細化管理規(guī)范，明確各個單位及相關(guān)人員在市政工程檔案管理中需要履行的職責，并讓檔案資料在收集、整理、歸檔以及移交等環(huán)節(jié)的相關(guān)規(guī)定和要求更加直觀無誤，對檔案歸檔范圍予以調(diào)整，有助于推進市政工程檔案管理更加趨向于規(guī)范化、標準化、制度化。應當將檔案質(zhì)量管控、檔案歸檔質(zhì)量等相關(guān)規(guī)范標準與法律相結(jié)合，編寫市政工程檔案歸檔操作手冊、市政工程檔案安全維護手冊、市政工程檔案庫房巡檢管理手冊、檔案安全風險治理、應急預案等，并要求全體檔案管理人員深入?yún)⑴c到這些手冊的學習中，進一步穩(wěn)步推進市政工程檔案管理工作。最后，還應當構(gòu)建相應的評價體系，有計劃地對各單位及相關(guān)人員，按照市政工程檔案管理的相關(guān)規(guī)定進行專項檢查，確保其在市政工程檔案管理中能夠?qū)⑦@些規(guī)定落到實處，將相關(guān)規(guī)定的規(guī)范作用真正發(fā)揮出來。針對落實不力的相關(guān)單位及人員，除了要追究其相關(guān)責任，同時還會將評價結(jié)果作為評價其履職能力的重要依據(jù)，借此來督促市政工程檔案管理相關(guān)規(guī)定能夠真正落到實處，使檔案管理體系實現(xiàn)真正優(yōu)化。

2.3 強化管理基礎(chǔ)工作

在市政工程檔案管理中，最基礎(chǔ)的工作主要包含收集檔案信息資料、分類檔案信息資料、整理檔案信息資料、歸檔檔案信息資料、保管檔案信息資料以及利用檔案信息資料[4]。其中收集工作在這個工作流程中既是起始環(huán)節(jié)，同時也是非常重要的環(huán)節(jié)，要求既要做到及時收集，又要做到收集齊全和完整。而分類和整理工作是歸檔檔案信息資料之前的預立卷環(huán)節(jié)，同樣需要在規(guī)定時間內(nèi)遵循一定的方式完成分類組卷排序。歸檔工作要求項目文件材料的歸檔申請應當在規(guī)定時間內(nèi)完成，并結(jié)合驗收反饋結(jié)果，對上述材料的質(zhì)量及時加以整改以及及時加以補充歸檔，唯有通過審核的文件材料才能夠進行后續(xù)的立卷以及上架入庫工作。保管工作是保護檔案和管理檔案的工作，應當配備必要的檔案裝具，建立規(guī)范的以及合理的庫房管理制度，按照規(guī)定要求對溫濕度加以調(diào)節(jié)和控制，確保檔案安全。利用工作則主要是指充分發(fā)揮市政工程檔案各項工作中的信息資源價值，使這些工作的效率得到進一步提高。強化管理基礎(chǔ)工作是流程完善的重要途徑，在這個過程中應當切合實際，找準基礎(chǔ)工作中哪些屬于核心業(yè)務，哪些屬于薄弱環(huán)節(jié)，并予以緊緊抓住。

2.4 加強人員學習培養(yǎng)

對于市政工程檔案管理人員而言，要想自身的綜合素養(yǎng)能夠始終滿足市政工程檔案管理需要，能夠符合市政工程檔案管理流程優(yōu)化要求，那么就必須積極接受專業(yè)知識培訓，積極主動去學習相關(guān)規(guī)范標準和法律法規(guī)，自覺加強法治觀念、法律意識，不斷更新自己的檔案管理思想觀念。市政工程檔案管理人員應當樹立終身學習觀念，除了積極參加單位組織的各種培訓活動之外，還應當積極主動去了解檔案管理行業(yè)的最新技術(shù)動態(tài)、了解檔案管理行業(yè)的時事政策，主動與身邊有豐富經(jīng)驗的同事交流溝通，主動參與到各類檔案管理研討會中，去請教檔案管理領(lǐng)域的專家學者，通過這些途徑實現(xiàn)自己檔案管理理念的及時更新，為市政工程檔案管理流程完善做好儲備。市政工程檔案管理流程完善除了要求檔案管理人員應當擁有扎實的檔案專業(yè)知識，應當擁有一定的創(chuàng)新精神，還應當熟練掌握一些現(xiàn)代化管理工具和手段，不斷結(jié)合新技術(shù)、新形勢，適應時代和社會的發(fā)展，與時俱進對市政工程檔案管理流程加以優(yōu)化，無論是設備技術(shù)、管理制度，還是服務方式、管理方法，這些方面都要加強研究和探索。與此同時，還應當積極通過多種交流溝通方式或者是平臺，深入探討研究現(xiàn)有工作是否還存在問題，開動腦筋，在齊心合力解決問題的過程中實現(xiàn)業(yè)務水平以及工作凝聚力得到進一步提高。加強與其他同事的交流協(xié)作，取之所長，補己之短，繼續(xù)深入挖掘自身潛力，最終形成一支有著更強競爭實力、更高綜合素養(yǎng)、更強對外協(xié)調(diào)溝通能力、更佳業(yè)務能力、更富有責任心的市政工程檔案管理隊伍[5]，為市政工程檔案管理流程優(yōu)化提供堅實保障，助力檔案管理工作效率及質(zhì)量得到不斷提升。

3 結(jié)語

市政工程檔案管理工作作為市政工程項目的基礎(chǔ)組成部分，是助力城市建設與發(fā)展的基礎(chǔ)保障，所以市政工程檔案管理人員應充分認識到加強檔案管理工作的必要性。伴隨社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，市政工程項目建設數(shù)量和建設規(guī)模也隨之增多和擴大，從而使得產(chǎn)生的檔案資料也越來越多，這些無疑都帶來了新的考驗以及新的挑戰(zhàn)，只有對現(xiàn)有的工作流程加以優(yōu)化完善，才能夠滿足檔案管理工作的實際開展需要。文章結(jié)合筆者工作實踐經(jīng)驗，從簡化檔案管理程序、優(yōu)化檔案管理體系、強化管理基礎(chǔ)工作、加強人員學習培養(yǎng)，四個方面提出了市政工程檔案管理流程完善對策，以期能夠借此給予其他市政工程檔案管理人員一定參考借鑒。