事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升策略

黃霞

摘要：關(guān)于事業(yè)單位的發(fā)展，工作人員的填補(bǔ)至關(guān)重要，良好的人力資源概況管理可以有效地改善事業(yè)單位的管理，并產(chǎn)生積極影響。但是，現(xiàn)階段事業(yè)單位人力資源管理的不足廣泛影響到人才的充分發(fā)展并對(duì)事業(yè)單位產(chǎn)生嚴(yán)重的負(fù)面影響。在事業(yè)單位改革不斷深化的過(guò)程中，加強(qiáng)人事檔案管理的規(guī)范化發(fā)展勢(shì)在必行?；诖?，筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)，探討事業(yè)單位人事檔案管理的方法，以期為相關(guān)人士提供借鑒。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案管理;水平提升策略

事業(yè)單位人事檔案的規(guī)范管理，對(duì)推動(dòng)事業(yè)單位長(zhǎng)期健康穩(wěn)步發(fā)展具有十分重要的意義。就目前來(lái)看，大多事業(yè)單位存在人事檔案管理不規(guī)范的問(wèn)題，致使檔案管理水平低，整體作用受限，人事管理水平得不到有效提高，效能得不到有力的發(fā)揮。伴隨事業(yè)單位改革深入推進(jìn)，人事檔案管理在其中的重要性愈發(fā)突出，這就要求事業(yè)單位必須重視人事檔案管理的規(guī)范建設(shè)，充分發(fā)揮優(yōu)質(zhì)檔案管理對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的推動(dòng)作用。

一、事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化的意義

做好事業(yè)單位人事檔案管理工作主要有以下兩個(gè)方面的作用：一是為事業(yè)單位日常管理工作提供資料，人事檔案涉及的內(nèi)容相對(duì)較多，可以為事業(yè)單位各項(xiàng)活動(dòng)提供參考，比如績(jī)效考核、職工培訓(xùn)、社保辦理、職務(wù)提升、職稱申報(bào)、崗位晉升等，通過(guò)對(duì)人事檔案資料進(jìn)行有效分析，為日常管理工作的開(kāi)展提供原始材料，確保事業(yè)單位管理工作的正常開(kāi)展。二是為隊(duì)伍建設(shè)提供依據(jù)，人事檔案管理是干部隊(duì)伍建設(shè)的重要手段，構(gòu)建一支能力突出、結(jié)構(gòu)合理的員工隊(duì)伍，這是事業(yè)單位人事檔案管理的最主要工作。在人事檔案管理分析的基礎(chǔ)上，能夠深入挖掘職工更多的資料，為職工崗位調(diào)整、職務(wù)晉升等提供有效的參考，確保人才隊(duì)伍建設(shè)的健康發(fā)展。

二、當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題

對(duì)規(guī)范化檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不足。目前仍有較多事業(yè)單位對(duì)人事檔案規(guī)范化管理存在短視，對(duì)人力資源管理規(guī)范化的價(jià)值判斷存在誤區(qū)，主要是對(duì)規(guī)范化檔案管理重要性缺少全面且客觀的認(rèn)知。重視程度不夠，業(yè)務(wù)人員素質(zhì)也有待提高。因管理者的重視程度不高，人事檔案管理被事業(yè)單位嚴(yán)重邊緣化、碎片化，加上人力、物力、財(cái)力均得不到有力支撐，檔案管理對(duì)于人事管理水平的促進(jìn)作用也無(wú)法得到有效發(fā)揮，人力資源的潛力無(wú)法有效運(yùn)用，對(duì)事業(yè)單位整體運(yùn)行產(chǎn)生的積極影響也無(wú)法顯現(xiàn)。

檔案管理信息化程度不足。一方面，信息檢索資金不足。文件信息管理需要大量的軟件和硬件要求，例如：系統(tǒng)軟件、計(jì)算機(jī)、自動(dòng)掃描系統(tǒng)、需要大量軟件和硬件投資的服務(wù)器。此外，必須收集、處理、儲(chǔ)存和使用個(gè)人信息，而無(wú)需將工程、機(jī)房和相應(yīng)的服務(wù)器與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)分開(kāi)，這使得在事業(yè)單位建設(shè)信息管理的財(cái)務(wù)限制更加困難;另一方面，個(gè)人檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)不穩(wěn)定。實(shí)際上，雖然一些事業(yè)單位建立了單獨(dú)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，但與電子文件之間的相互操作性存在不確定性，而且檔案的其他功能也不會(huì)有效。此外，事業(yè)單位的個(gè)人信息有限，無(wú)法共享網(wǎng)絡(luò)信息，且文件的全部功能發(fā)揮的作用不大。

三、提升事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平的若干策略

提高對(duì)人事檔案管理關(guān)注度。首先，事業(yè)單位需要樹(shù)立全新發(fā)展目標(biāo)，建立全面人事檔案管理方案和目標(biāo)，提高對(duì)人事檔案管理的重視程度，加大單位內(nèi)部宣傳力度，提升單位廣大職工的認(rèn)知水平，同時(shí)關(guān)注職工最新想法，對(duì)于檔案管理工作有很大幫助。其次，事業(yè)單位主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予檔案管理人員充分的信任，為他們提供人力和物力上的支持，優(yōu)化制度，構(gòu)建一個(gè)一體化制度體系，為工作人員實(shí)際管理工作提供理論依據(jù)和制度保障，使得單位的人事管理工作朝向標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展。最后，人事檔案管理存在的價(jià)值，不僅僅是為人力資源提供表面的數(shù)據(jù)信息，還在于其可綜合反映一個(gè)人的能力素養(yǎng)、專長(zhǎng)、特長(zhǎng)，為單位的人才選撥或淘汰、崗位晉升提供有力依據(jù)，避免出現(xiàn)人才積壓和所學(xué)非用的情況。

注重人才選用，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理人員是各項(xiàng)檔案管理工作的建設(shè)者和具體的實(shí)施者，其隊(duì)伍質(zhì)量高低直接關(guān)系到檔案管理的規(guī)范與否。事業(yè)單位加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)的最重要途徑，一是把好進(jìn)門關(guān)。選調(diào)人員時(shí)，要對(duì)其學(xué)歷、職稱、技能、個(gè)人履歷等材料進(jìn)行一一鑒定，認(rèn)真核對(duì)，確保真實(shí)有效。同時(shí)對(duì)其具備的專業(yè)化知識(shí)和具體業(yè)務(wù)能力水平，把好入門關(guān)。二是重視培訓(xùn)關(guān)。要予以檔案管理人員定期專業(yè)培訓(xùn)，或以需求的定向培訓(xùn)為前提條件，實(shí)施高效的針對(duì)性培訓(xùn)。三是選拔任用關(guān)。在人事檔案規(guī)范工作中任勞任怨，有成績(jī)和積極貢獻(xiàn)者要大膽提拔任用，及時(shí)晉升。這樣才可以朝著規(guī)范化現(xiàn)代化檔案管理需求，朝著人事檔案管理水平穩(wěn)定提高的方向邁進(jìn)。人員培訓(xùn)的內(nèi)容注重抓好三大方面，一為培養(yǎng)基礎(chǔ)知識(shí)、專業(yè)知識(shí)和更新技能，實(shí)行管理能力的提升;二為數(shù)字化、智能化、信息化技能的培訓(xùn);三為現(xiàn)代檔案規(guī)范化管理意識(shí)和責(zé)任意識(shí)的提升。

總之，事業(yè)單位人力資源檔案管理工作是一個(gè)常態(tài)長(zhǎng)效的過(guò)程，單位主要領(lǐng)導(dǎo)、人事部門負(fù)責(zé)人及工作人員自上而下都要高度重視并充分了解人力資源概況、檔案管理工作真實(shí)性、重要性。制定科學(xué)合理的管理規(guī)劃、改進(jìn)信息管理方式、提高檔案管理人員整體素質(zhì)及創(chuàng)新文件管理模式，都是當(dāng)下思考和重視的工作。

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