“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下公立醫(yī)院會計檔案管理優(yōu)化探析

文/重慶市涪陵區(qū)中醫(yī)院 龔敏

會計檔案是公立醫(yī)院經(jīng)濟活動的主要“記錄者”，其優(yōu)劣直接反映一個醫(yī)院檔案管理和財務(wù)管理的質(zhì)量和水平。從大趨勢看，繼2016年財政部和國家檔案局新修訂的《會計檔案管理辦法》施行后，各省區(qū)市陸續(xù)新出臺了地方《會計檔案管理辦法實施細則》，為各地機關(guān)、企事業(yè)單位的會計檔案管理工作指明了方向、提供了遵循。公立醫(yī)院的會計檔案管理在政策的指導支持下和“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代背景下，理應(yīng)有不斷優(yōu)化、改善的動力和支撐。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”驅(qū)動會計檔案管理優(yōu)化

（一）迫切性。隨著時代的變遷、社會的進步，公立醫(yī)院的各類經(jīng)濟活動不斷，各種憑證賬簿日益增多，各類審計監(jiān)督日益頻繁，會計檔案數(shù)據(jù)爆發(fā)式增長倒逼公立醫(yī)院探索科學的方法、安全的載體、專業(yè)的人員進行有效管理。從醫(yī)院發(fā)展趨勢來看，優(yōu)化會計檔案管理迫在眉睫。

（二）必要性。會計檔案是醫(yī)院經(jīng)濟活動的歷史記錄和經(jīng)濟效果的綜合反映，是醫(yī)院預算和財務(wù)收支計劃的重要依據(jù)。據(jù)相關(guān)機構(gòu)統(tǒng)計，會計檔案中約70%的信息直接關(guān)系到醫(yī)院的經(jīng)營管理，承擔著為醫(yī)院的經(jīng)濟分析和經(jīng)營決策當好參謀、實現(xiàn)科學管理的重要任務(wù)，而當前一些公立醫(yī)院仍沿用傳統(tǒng)的會計檔案管理模式，效率較低、質(zhì)量較差，管理方法、手段嚴重滯后，必須依靠“互聯(lián)網(wǎng)+”的新思維進行優(yōu)化、改善甚至改革，使醫(yī)院的會計檔案管理更加規(guī)范、高效、安全、便捷。從醫(yī)院管理角度來說，優(yōu)化會計檔案管理勢在必行。

（三）可行性。大數(shù)據(jù)云計算等新理念、新技術(shù)、新應(yīng)用在各行各業(yè)的廣泛運用為公立醫(yī)院的會計檔案管理優(yōu)化提供了有益、有效的參照和啟示。“互聯(lián)網(wǎng)+”思維下的會計檔案管理系統(tǒng)能夠讓資料錄入更快捷、檔案查找更便捷，同時還可以對檔案實施分層管理，明確檔案資料之間的關(guān)聯(lián)性。檔案信息的存儲形式也不再是單一的數(shù)字、文字，而可以是視頻、圖片、語音等，提升了檔案的準確性。從技術(shù)實現(xiàn)層面來講，優(yōu)化會計檔案管理切實可行。

二、公立醫(yī)院會計檔案管理突出問題

（一）檔案管理意識不強導致重視不夠。一些醫(yī)院領(lǐng)導層認為檔案工作是可有可無、可多可少、可繁可簡的工作，重醫(yī)療業(yè)務(wù)、輕檔案管理的現(xiàn)象在一定程度上存在，導致醫(yī)院在專業(yè)人才的引進上缺乏整體思考，在人員配置方面，部分公立醫(yī)院的會計檔案管理工作人員多為財務(wù)人員，對檔案管理的認識不足，缺乏檔案工作相關(guān)的理論支撐和總體謀劃，導致醫(yī)院會計檔案管理存在創(chuàng)新謀劃不夠、管理質(zhì)量不高、檔案要素不全等問題，嚴重制約了會計檔案管理工作的開展。

（二）檔案管理水平不高導致規(guī)范不足。檔案管理本身是一門復雜的系統(tǒng)性學科，對管理者的水平要求很高。伴隨公立醫(yī)院會計檔案資料管理的作業(yè)量和復雜性不斷增加，一方面，與之配套的會計檔案管理機制卻未建立健全，缺乏相應(yīng)的監(jiān)督機制和監(jiān)管辦法；另一方面，一些會計檔案管理人員不懂網(wǎng)、不信網(wǎng)、不用網(wǎng)，電子文件管理、檔案保護技術(shù)及檔案信息查詢等知識缺乏，規(guī)范化、流程化的制度優(yōu)勢沒有得到充分發(fā)揮，導致會計檔案管理工作無法高效運行。

（三）檔案管理投入不多導致使用不便。一些公立醫(yī)院為檔案管理投入人力、物力、財力均有限，這在一些規(guī)模不大的醫(yī)院尤為突出。檔案管理投入不足直接導致了檔案運用不足、使用不便，而現(xiàn)代公立醫(yī)院的面臨的一個問題是，上級部門、審計部門經(jīng)常會調(diào)用會計檔案，需要高效查閱會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告及其他會計資料，傳統(tǒng)的會計檔案管理模式難以支撐現(xiàn)代各項審計督查工作的節(jié)奏和效率，難以適應(yīng)公立醫(yī)院現(xiàn)代管理的需求。

三、公立醫(yī)院會計檔案管理優(yōu)化舉措

（一）制度規(guī)范化。公立醫(yī)院財務(wù)部門應(yīng)按照新修訂的《會計檔案管理辦法》，結(jié)合實際制定專門針對電子會計檔案管理制度，規(guī)范流程，重點完善電算化資料歸檔制度，突出電子會計檔案管理方式、系統(tǒng)的安全性，使制度上不斷完善、流程上不斷優(yōu)化、執(zhí)行上不斷糾正，形成會計檔案全面質(zhì)量管理的PDCA（Plan-Do-Check-Action）循環(huán)。

（二）應(yīng)用信息化。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展變化，計算機硬件與軟件不斷迭代、更新，電子會計檔案也需要不斷遷移、升級，不斷適應(yīng)新的“生存環(huán)境”。新修訂的《會計檔案管理辦法》明確界定了電子會計檔案的形式和內(nèi)容，對新時期會計檔案信息化發(fā)展提出了新要求，公立醫(yī)院應(yīng)廣泛推廣和同步信息化技術(shù)，添置、升級會計檔案管理的相關(guān)硬件基礎(chǔ)設(shè)備，推進會計檔案管理信息平臺建設(shè)，不斷提升電子會計檔案的信息化應(yīng)用水平。

（三）檔案數(shù)字化。為解決傳統(tǒng)紙質(zhì)會計檔案進行管理時儲存空間大、環(huán)境要求高以及查詢不便、利用不多等弊端，應(yīng)在公立醫(yī)院會計檔案的管理中運用數(shù)據(jù)存儲和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，對會計檔案數(shù)據(jù)進行數(shù)字化處理，實現(xiàn)分類、查詢、計算、儲存、核對、編號等功能，實現(xiàn)信息共享成本的降低，并通過挖掘檔案信息資源，為助力醫(yī)院的經(jīng)濟管理奠定基礎(chǔ)。檔案數(shù)字化中必須嚴格授權(quán)，防止惡意數(shù)據(jù)篡改。同時，要對會計檔案數(shù)據(jù)進行實時冗余備份，防止數(shù)據(jù)丟失和病毒侵害。

（四）人員專業(yè)化。針對公立醫(yī)院會計檔案管理人員專業(yè)性不強等突出問題，應(yīng)該加強會計檔案管理人員的培訓，使其具備檔案管理的相應(yīng)專業(yè)水準，滿足新時代會計檔案管理的新要求。三級甲等醫(yī)院，需要適應(yīng)社會發(fā)展進步的需求，引進、配備既懂檔案工作、又懂財務(wù)管理的復合型專業(yè)人才，專職負責醫(yī)院的會計檔案管理工作，并鼓勵支持其申報檔案專業(yè)技術(shù)職稱，走職業(yè)化、專業(yè)化道路，提升醫(yī)院會計檔案管理的整體質(zhì)量和水準。

四、結(jié)語

綜上所述，“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代背景為公立醫(yī)院的會計檔案管理工作帶來了新挑戰(zhàn)，同時也孕育著新希望，把握時代脈搏，順應(yīng)時代潮流，適時、及時推動公立醫(yī)院會計檔案管理優(yōu)化、改革，樹立檔案意識，掌握財務(wù)知識，具備管理常識，讓會計檔案管理中制度、設(shè)備、管理、載體、人員等要素有機融合、全面改善，才能全面提升公立醫(yī)院會計檔案管理的專業(yè)水準和整體質(zhì)量，為規(guī)范公立醫(yī)院的經(jīng)濟活動保駕護航。