新形勢下高校機要文書檔案的管控探析

文/四川水利職業(yè)技術(shù)學(xué)院 余躍

高校機要文書檔案通常指的是高校內(nèi)部的各類機密檔案，且具備不宜公開的特點，高校作為重要的教育、科研場所，在日常教學(xué)以及管理工作當(dāng)中，會產(chǎn)生和接收大量的機要文書材料和信息，由高校相關(guān)管理人員通過收集、整理之后，歸檔保存，形成機要文書檔案。機要文書檔案材料是高校的各項教育事業(yè)活動開展的重要憑證，見證著高校的發(fā)展與變遷，為今后的教育工作以及高校的發(fā)展轉(zhuǎn)型提供重要的理論指導(dǎo)依據(jù)。因此，高校機要文書檔案具有較高的利用、存查價值。隨著社會的快速發(fā)展與進步，產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)信息也使得檔案管理工作的難度大幅度增加，檔案管理工作面臨著新的問題和挑戰(zhàn)，而高校作為重要的機要文書檔案保存場所，怎樣積極順應(yīng)時代發(fā)展形勢，加強機要文書檔案管理，提高管理效率和質(zhì)量，是當(dāng)前高校檔案部門必須要重點解決的問題。

一、高校機要文書檔案管理存在的問題

（一）信息技術(shù)的快速發(fā)展與普及對檔案保管工作產(chǎn)生的影響。近年來，隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，計算機技術(shù)也得到了快速的發(fā)展與更新，網(wǎng)絡(luò)化的普及，使得許多傳統(tǒng)的檔案管理工作逐漸朝著數(shù)字化、信息化方向快速發(fā)展，從而大幅度提高了檔案管理工作的整體管理效率和質(zhì)量。但是隨著網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，也存在一定的安全隱患，當(dāng)前信息安全問題日益突出，對高校機要文書檔案管理與保密工作也帶來了極大的挑戰(zhàn)和壓力。隨著網(wǎng)絡(luò)化越來越開放，辦公自動化程度不斷提高，對于一些機密文件，如果儲存介質(zhì)或者方法不當(dāng)，很可能會出現(xiàn)泄密的情況。近年來，我國國民經(jīng)濟穩(wěn)步增長的同時，經(jīng)濟實力與國際地位也不斷提高，國際上許多敵對勢力和團伙會采取現(xiàn)代化高科技手段和方法對我國一些重要的機密文件進行監(jiān)控與竊取，嚴重威脅我國的信息安全，導(dǎo)致保密防范的整體難度也越來越大。因此，高校機要文書檔案保密與管理工作依然面臨著嚴峻的考驗。

（二）相關(guān)法律的修訂對檔案管理制度產(chǎn)生的影響。隨著新的《保密法》開始實施，其中對解密條件增加了新的規(guī)定，一是正式公布自動解密；二是保密期滿自動解密；三是主動審查及時解密?！稒n案法》規(guī)定：保密檔案的管理和使用，對于密級的變更與解密一定要嚴格按照相關(guān)規(guī)定要求和法律法規(guī)進行辦理和執(zhí)行。以往因為檔案解密制度不明確，會出現(xiàn)解密檔案未能按時解密，占用檔案的管理資源，嚴重影響檔案管理的效率和質(zhì)量。隨著新的法律修訂和實施，為文件的按時解密提供了有效的法律依據(jù)和支持，也對完善解密制度及相關(guān)工作的執(zhí)行提出了更高的要求，為機要文書檔案管理工作的穩(wěn)步開展帶來了新的挑戰(zhàn)和困難。

（三）傳統(tǒng)機要文書檔案管理觀念對檔案資源利用所產(chǎn)生的影響。傳統(tǒng)的檔案保密工作中，重保輕用觀念影響非常大，且普遍存在涉密檔案資源利用不足的情況，相關(guān)查閱者或借閱者因為檔案審批手續(xù)煩瑣和復(fù)雜，且這些檔案文件是不能被隨意復(fù)制的，時常出現(xiàn)棄用涉密檔案的情況，導(dǎo)致一些非常有價值的機要文書檔案被長時間放置在高校中保存，大量的檔案資源被浪費，檔案管理人員自身的工作價值也無法充分體現(xiàn)。檔案管理的最終目的是為利用檔案，更好地服務(wù)于科研教育工作及活動的開展。因此，在嚴格遵守相關(guān)規(guī)章制度和保密規(guī)定的基礎(chǔ)上，應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮其存在的價值，從而進一步實現(xiàn)檔案信息資源的科學(xué)合理化利用。

二、當(dāng)前高校機要文書檔案管理的具體策略

在高校機要文書檔案管理工作具體實施過程中，嚴格落實相關(guān)管理制度和工作標(biāo)準(zhǔn)是保障文書檔案管理工作穩(wěn)步開展的重要基礎(chǔ)。機要文書檔案管理一定要嚴格按照《保密法》與相關(guān)高校涉密檔案管理規(guī)定執(zhí)行和落實，要保障檔案的收集、整理、移交與保存工作嚴格按照規(guī)定的流程逐步落實，保障文書檔案管理工作準(zhǔn)確無誤、扎實有序地開展和落實。當(dāng)前新形勢下，高校機要文書檔案管理工作依然存在諸多問題有待改善，具體可從以下幾個方面入手：

（一）充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，保障文書檔案管理工作穩(wěn)步開展。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的普及和快速發(fā)展，在為人們的日常生活和工作提供便利的同時，在某種程度上，也為竊密行為創(chuàng)造了有利條件，同時檔案保密工作的技術(shù)手段也有了很大的改善。因此，在現(xiàn)代高校文書檔案管理工作實施過程中，一定要充分發(fā)揮計算機信息技術(shù)的優(yōu)勢，使其能夠更好地服務(wù)于高校機要文書檔案管理工作?？梢詮囊韵路矫嬷郑菏紫龋e極采用先進的技術(shù)，不斷強化保密技術(shù)的應(yīng)用與管理。加強計算機網(wǎng)絡(luò)保護措施和技術(shù)升級，對于涉密文件要安裝技術(shù)防范軟件和設(shè)備，防止高科技竊密活動的入侵。其次，還應(yīng)當(dāng)完善計算機文件保密制度，對于涉密計算機或儲存必須要禁止接入公共網(wǎng)絡(luò)，妥善保管，國家機密信息和文件要嚴禁儲存在非涉密計算機上。還應(yīng)當(dāng)不斷提高檔案管理人員的綜合能力與信息技術(shù)應(yīng)用水平。檔案管理人員必須要積極順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，合理利用計算機，保障檔案管理工作的整體效率和質(zhì)量。檔案管理人員可以在涉密計算機上開發(fā)數(shù)據(jù)庫管理程序，將相關(guān)檔案信息數(shù)據(jù)上傳到數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，從而實現(xiàn)和滿足機要文書檔案電子信息的檢索、登記以及快速查詢功能。最后，應(yīng)當(dāng)切實做好互聯(lián)網(wǎng)防泄密工作。相關(guān)部門一定定期安排工作人員對計算機進行技術(shù)檢查與管理，最大程度上保障涉密信息不會出現(xiàn)在聯(lián)網(wǎng)計算機當(dāng)中。

（二）完善檔案解密制度，高效管理機要文書檔案。機要文書檔案管理過程中，應(yīng)當(dāng)根據(jù)文件的機密等級，將其分為內(nèi)部檔案與涉密檔案，涉密檔案的管理要求會更加嚴格，對于檔案庫房相關(guān)時設(shè)施要求和安全等級也會越高，在查閱和借閱過程中，也會更加嚴格，如果涉密檔案未能按時解密，將會占用管理資源，導(dǎo)致檔案的利用便利程度受到極大的影響。隨著新《保密法》當(dāng)中解密制度的完善和調(diào)整，檔案部門也應(yīng)當(dāng)針對實際情況及時完善檔案的解密制度體系，對于檔案的保密程度和屬性進行及時的調(diào)整和修正。

高校機文書檔案管理人員在整理與保管涉密文件的時候，要嚴格按照解密規(guī)定要求，對于符合解密要求的相關(guān)檔案文件材料屬性及時調(diào)整，改為內(nèi)部文件，在文件歸檔以后，相關(guān)檔案管理人員必須要及時將文件解密信息上報上級單位，并注意檢查保密期限，對于符合要求的檔案應(yīng)當(dāng)及時解密，從而最大程度上保障檔案管理的整體效率和質(zhì)量。

（三）正確協(xié)調(diào)保密和利用之間的關(guān)系，提高文書檔案利用率。檔案科學(xué)合理地利用是提高檔案自身利用價值和作用的重要手段，也能夠充分體現(xiàn)檔案的價值，檔案管理的主要目的是檔案價值最大化。因此，檔案管理工作人員一定要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，從而合理調(diào)節(jié)和處理保密與檔案利用之間的關(guān)系，不能只注重利用或者只注重保密工作，兩者之間要綜合衡量，不能忽視了某個方面。檔案管理人員要最大程度上發(fā)揮檔案在科研教育以及日常管理工作中的重要作用和價值，可以從以下方面入手：首先，要保障歸檔工作的整體質(zhì)量，做好檔案歸檔工作是檔案保密和利用的重要基礎(chǔ)前提，高校機要文書檔案管理人員在檔案收集、整理工作過程中，一定要對每一份文件材料進行仔細的核查和檢驗，當(dāng)出現(xiàn)材料缺失或者不完整的情況，要及時做好補齊工作，最大程度上保障歸檔材料的完整、齊全，從而不斷提高檔案的實際利用價值。其次，應(yīng)當(dāng)強化檔案編研工作，要加強檔案的編目、檢索以及編研等工作流程，完善健全的檢索體系，對重點檔案要進行匯編，保障檔案的系統(tǒng)性和完整性，最大限度上滿足工作需求。應(yīng)當(dāng)加強檔案制度宣傳工作，高校檔案部門應(yīng)當(dāng)加大涉密檔案利用制度的宣傳，保障相關(guān)人員都能夠熟悉檔案的利用流程和具體方法，在制度責(zé)任明確、清晰的基礎(chǔ)上，保障涉密檔案的利用流程科學(xué)合理化，并且做到過程有據(jù)可查。

（四）機要文件要實行精細化、多方位管理。在對相關(guān)文件進行管理過程中，要根據(jù)不同文件的類型進行具體的標(biāo)號，文件整理完畢之后，要進行分類編號，根據(jù)具體的類型進行有序存放。在日常工作當(dāng)中，要定期對文件進行整理和編排，辦理完畢的文件要按照編號存放在保密柜當(dāng)中。重點文件通常與高校的改革與發(fā)展有著密切的關(guān)聯(lián)，因此，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)提高傳閱速度，相關(guān)部門也必須要加快辦理速度。可能會存在多次借閱的情況，所以，機要人員應(yīng)當(dāng)進行重點管理，做到及時收回和快速找出。

三、結(jié)束語

隨著計算機信息技術(shù)的快速發(fā)展與普及，高校機要文書檔案管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)和困難，管理難度大幅度增加。因此，在實際工作中，高校方面一定要積極順應(yīng)時代發(fā)展趨勢和需求，積極采用先進的技術(shù)，不斷強化保密工作，最大程度上體現(xiàn)文書檔案的利用價值和作用。