文/昌吉學(xué)院綜合檔案室 楊紅

一、以“件”為單位的檔案管理概述

檔案管理工作對(duì)于國(guó)家發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步都有著非常重要的作用，國(guó)家也在持續(xù)更新檔案管理的辦法、規(guī)則等。2000年12月6日，國(guó)家檔案局為了進(jìn)一步促進(jìn)我國(guó)檔案管理水平的提升，頒布了《歸檔文件整理規(guī)則》。根據(jù)此規(guī)則，各企事業(yè)單位不必再按照以卷歸檔的方法來(lái)開展文書檔案管理工作，而是應(yīng)當(dāng)采用以件為單位的檔案整理和保存方式來(lái)開展檔案管理工作，從此正式開啟了檔案管理中的“以件代卷”時(shí)代。所謂“以件代卷”，就是在整理各種文書以及教學(xué)檔案等的過程中，以“件”作為具體保管單位，而不再是以“卷”為單位進(jìn)行檔案整理和保管。以件為單位進(jìn)行檔案整理和保存，一件即一卷，檔案管理人員不再需要對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行整合分類，只要根據(jù)檔案資料的性質(zhì)將其分為永久檔案、定期（30年、10年）長(zhǎng)期檔案、短期檔案即可，同時(shí)賦予每個(gè)檔案相應(yīng)的流水號(hào)，有檔案使用需求時(shí)，只要在電腦中輸入其名稱或其他相關(guān)信息，就可以快速地找到檔案所在，這種檔案整理和保存方式更加簡(jiǎn)單快速，與當(dāng)前現(xiàn)代化辦公的相關(guān)需求相適應(yīng)。

二、教學(xué)檔案以“卷”為單位的缺點(diǎn)

以“卷”為單位進(jìn)行教學(xué)檔案的整理和保管具有一定的缺點(diǎn)，具體主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（一）檔案整理工作煩瑣。以“卷”為單位進(jìn)行教學(xué)檔案的整理，整理工作非常煩瑣。檔案管理人員需要一本一本使用硬紙殼進(jìn)行立卷，一本就是一卷，在立卷過程中檔案管理人員還需要將非常多的零散材料通過分類合并的方式進(jìn)行組卷整理，同時(shí)還需要編寫大量案卷題名、案卷目錄、卷類目錄，不僅工作繁瑣且工作量大，在進(jìn)行資料查找時(shí)也完全依靠手工，非常不方便。另外，以卷為單位進(jìn)行檔案整理時(shí)，在插卷方面也存在著一定的困難。

（二）檔案利用不方便。以卷為單位的檔案管理方式，在檔案利用時(shí)只能整卷進(jìn)行利用，而在實(shí)際工作當(dāng)中，使用者通常只需整卷檔案中的某一份文件，但是檔案提供者卻無(wú)法將其單獨(dú)提供給使用者，因此檔案利用非常不方便。另外，數(shù)字化掃描背景下建檔號(hào)相對(duì)復(fù)雜，由于一卷中通常有多個(gè)文件組成，而且每個(gè)文件的標(biāo)題都不同，頁(yè)數(shù)是流水號(hào)，軟件掃描程序不執(zhí)行排序，給檔案管理人員造成困難，比如一卷的在建檔號(hào)時(shí)可以分為五層：全宗、目錄號(hào)、卷號(hào)、件號(hào)、頁(yè)號(hào)，（第一件：0000-0004-0012-0001-000-0001）,而掃描程序只按順序排號(hào)，每一份文件又要給檔號(hào)（如第二件：0000-0004-0012-0002-0001），因此卷中的每一份文件的頁(yè)號(hào)要延續(xù)上一個(gè)文件的頁(yè)號(hào)時(shí)就要檔案管理人員手工改頁(yè)號(hào)順序，非常耗費(fèi)時(shí)間和精力。

（三）檔案內(nèi)容保密性差且組卷困難。以卷為單位的檔案整理和保管方式，通常需要將很多具有相關(guān)性的文件集中到一起組成一卷，當(dāng)使用者有需求時(shí)，檔案管理人員無(wú)法拆卷，只能將整卷文件都提供給使用者，這就導(dǎo)致使用者可看到整卷內(nèi)容，因此容易發(fā)生相應(yīng)的泄密事件。而在進(jìn)行教學(xué)檔案組卷時(shí)，一般是根據(jù)年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限這三項(xiàng)因素進(jìn)行分類的，但是教學(xué)檔案通常會(huì)涉及很多不同部門，這就導(dǎo)致在檔案組卷時(shí)，可能存在部分保管期限的案卷非常薄的情況，給立卷裝訂工作帶來(lái)困難。

三、教學(xué)檔案以“件”為單位歸檔的優(yōu)點(diǎn)

將教學(xué)檔案以件為單位進(jìn)行歸檔具有一定的優(yōu)點(diǎn)，具體主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）有利于檔案內(nèi)容保密。以件為單位進(jìn)行教學(xué)檔案的整理和保管，每份文件都成為一個(gè)基礎(chǔ)的立檔單位，在進(jìn)行檔案分類時(shí)只要按照年度和檔案保管期限這兩個(gè)要素來(lái)整理裝盒即可。在這一基礎(chǔ)上，當(dāng)使用者有檔案使用需求時(shí)，管理人員只要為其提供單獨(dú)的一份文件即可，使用者不會(huì)看到其他檔案，從而增強(qiáng)了檔案內(nèi)容的保密性，有效預(yù)防檔案泄密問題的發(fā)生。

（二）檔案整理更加方便。以件為單位進(jìn)行教學(xué)檔案的整理和保管，無(wú)須再考慮機(jī)構(gòu)部門這一分類要素，只要依據(jù)年度和檔案保管期限這兩個(gè)要素進(jìn)行檔案的分類整理即可，因此檔案整理工作變得更加簡(jiǎn)單，檔案整理工作的效率能夠獲得有效提升。簡(jiǎn)化程序，簡(jiǎn)化勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作效率和質(zhì)量。傳統(tǒng)方式立卷，手工立卷工作強(qiáng)度大，重復(fù)性勞動(dòng)多。教學(xué)檔案以件為單位保管，減少了煩瑣復(fù)雜組卷、擬寫標(biāo)題，案卷目錄、全引目錄、裝訂等過程。

（三）檔案保管和利用更加簡(jiǎn)單。教學(xué)檔案以卷為單位進(jìn)行教學(xué)檔案的保管時(shí)，需要對(duì)整卷檔案進(jìn)行裝訂，而裝訂工作不僅會(huì)使得檔案資料受到一定的破壞，而且裝訂之后的檔案資料不僅復(fù)印和掃描困難，還會(huì)嚴(yán)重影響復(fù)印和掃描的效果。尤其是教學(xué)檔案學(xué)籍類利用率特高，如：補(bǔ)人事檔案學(xué)歷材料、補(bǔ)辦畢業(yè)證書、學(xué)信網(wǎng)上注冊(cè)等都需要大量復(fù)印學(xué)籍成績(jī)和錄取底冊(cè)等支撐材料，長(zhǎng)時(shí)間的復(fù)印拍照對(duì)檔案的損害嚴(yán)重。而以件為單位進(jìn)行檔案資料的保管，檔案不會(huì)由于裝訂而受到破壞，因此能夠維持原狀，在檔案利用時(shí)也非常方便，只要取出需要的檔案即可，而且檔案資料的復(fù)印和掃描工作也不會(huì)受到影響。

（四）有利于檔案資源的開發(fā)利用。以件為單位的檔案整理方式，有利于文件掃描工作的快速開展，從而使得相關(guān)檔案資料可以被轉(zhuǎn)化為電子化的方式被保存和利用。需要復(fù)印的文件可從數(shù)字化掃描件中直接打印，保護(hù)了檔案反復(fù)被曝光的損害。另外，教學(xué)檔案以件為單位的檔案管理方式，使得檔案信息變得更加詳細(xì)，這樣在利用數(shù)字化的方式進(jìn)行檔案信息查詢時(shí)，將會(huì)非常快捷和準(zhǔn)確。

四、教學(xué)檔案以“件”為單位的整理保管建議

（一）工作人員要更新觀念。在教學(xué)檔案整理和保存的過程中，想要現(xiàn)實(shí)以件代卷，要求檔案管理工作人員必須更新自身的檔案管理觀念，并且充分認(rèn)識(shí)到以件為單位進(jìn)行教學(xué)檔案整理和保管的優(yōu)點(diǎn)，這樣才能積極主動(dòng)利用以件為單位的檔案管理方式來(lái)開展教學(xué)檔案的整理和保管工作。在信息時(shí)代背景下，辦公自動(dòng)化已經(jīng)成為一種必然趨勢(shì)，樹立以件為單位進(jìn)行教學(xué)檔案管理的觀念，在此基礎(chǔ)上才能推動(dòng)學(xué)校教學(xué)檔案管理的信息化和自動(dòng)化發(fā)展。

（二）提升工作人員專業(yè)素質(zhì)。以件為單位進(jìn)行檔案資料的整理和保管，使得過去傳統(tǒng)的純手工檔案管理手段能夠被現(xiàn)在更加先進(jìn)的信息化檔案管理手段所替代。而這就對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有了新的要求，他們不僅應(yīng)當(dāng)掌握以件為單位的檔案分類、排列等整理方法以及相應(yīng)的檔案資料保管和使用方法等，同時(shí)還必須掌握相應(yīng)的計(jì)算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備的應(yīng)用技能，這樣才能保證其能夠順利應(yīng)用以件為單位的檔案管理方法來(lái)開展檔案管理工作。這就要求工作人員通過自主學(xué)習(xí)、參加培訓(xùn)等方式來(lái)努力提升自己的專業(yè)素質(zhì)，這樣才能適應(yīng)當(dāng)前檔案工作的發(fā)展形勢(shì)。

（三）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。以件為單位的檔案管理方法的實(shí)施，其中非常重要的一個(gè)目的就是滿足當(dāng)前現(xiàn)代化的檔案管理需求，使得檔案整理和保管工作能夠與先進(jìn)的信息技術(shù)聯(lián)系到一起，從而最大限度地推動(dòng)檔案信息化建設(shè)工作的開展。另外，以件為單位的檔案整理和保存方式，也需要相應(yīng)的現(xiàn)代化信息技術(shù)的支持才能事半功倍。因此，學(xué)校應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加強(qiáng)相應(yīng)的信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為以件為單位的檔案管理方法的順利應(yīng)用提供支持，同時(shí)也能進(jìn)一步推動(dòng)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)工作的開展。

（四）加強(qiáng)檔案信息開發(fā)利用。以件為單位的檔案整理和保管工作雖然使得檔案整理變得更加簡(jiǎn)便，并且將檔案管理人員從煩瑣的檔案整理工作中解放出來(lái)，但是同時(shí)也對(duì)檔案信息的開發(fā)利用方面提出了更多的要求。這就要求檔案管理人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息的開發(fā)利用，不斷深化當(dāng)前的檔案信息檢索體系，并且創(chuàng)新檔案信息檢索方法，提升檔案利用和服務(wù)水平，這樣才能持續(xù)提升學(xué)校教學(xué)檔案管理工作的水平，并且使得教學(xué)檔案在學(xué)校教育工作中發(fā)揮更多的作用。

（五）加強(qiáng)電子文件整理工作。當(dāng)前，檔案管理過程不僅涉及紙質(zhì)文件，同時(shí)也涉及一些電子文件，而以件為單位的檔案整理和保存方法對(duì)于電子文件也同樣適用。檔案管理人員在做好紙質(zhì)文件管理的同時(shí)，也應(yīng)當(dāng)對(duì)電子文件的管理方法、方式等進(jìn)行規(guī)范，從而加強(qiáng)對(duì)電子文件的管理，使其能夠與紙質(zhì)文件之間形成優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，進(jìn)一步推動(dòng)檔案工作向現(xiàn)代化發(fā)展。

（六）利用教學(xué)檔案推動(dòng)教學(xué)工作的開展。首先，電子化教學(xué)檔案能夠以網(wǎng)絡(luò)為載體成為教學(xué)共享資源，這就使得相關(guān)人員可以利用教學(xué)檔案對(duì)以往教學(xué)成功和失敗的經(jīng)驗(yàn)予以分析總結(jié)，從而為教學(xué)工作的開展提供經(jīng)驗(yàn)借鑒，以此推動(dòng)教學(xué)質(zhì)量的提升。其次，豐富的電子化教學(xué)檔案能夠?yàn)榻虒W(xué)手段和方法的改革提供一定的素材，從而促進(jìn)學(xué)校教學(xué)手段和方法的改進(jìn)和創(chuàng)新，進(jìn)一步推動(dòng)學(xué)校教學(xué)水平的提升。最后，利用教學(xué)檔案為學(xué)校教學(xué)管理和評(píng)估工作的開展提供有效的參考依據(jù)，從而確保教學(xué)評(píng)估結(jié)果的公平合理準(zhǔn)確，將教學(xué)評(píng)估與教師的績(jī)效工資聯(lián)系起來(lái)，可以對(duì)教師形成一種激勵(lì)，增強(qiáng)其對(duì)教學(xué)工作的重視，從而積極主動(dòng)地對(duì)當(dāng)前的教學(xué)工作方法、手段等進(jìn)行改進(jìn)，進(jìn)而促進(jìn)學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的提升。

五、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，教學(xué)檔案以件為單位進(jìn)行整理和保管具有一定的優(yōu)勢(shì)，為了進(jìn)一步促進(jìn)以件為單位的教學(xué)檔案整理和保管工作的開展，筆者對(duì)此提出了相關(guān)的建議。學(xué)校應(yīng)當(dāng)注意幫助工作人員創(chuàng)新觀念、提升工作人員專業(yè)素質(zhì)、加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等，相信通過這些方式能夠進(jìn)一步推動(dòng)以件為單位的教學(xué)檔案管理工作的順利開展，促進(jìn)學(xué)校教學(xué)檔案現(xiàn)代化建設(shè)。