李 夢

（山東經(jīng)貿(mào)職業(yè)學(xué)院，山東 濰坊 261000）

高校檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，通過對(duì)各種檔案進(jìn)行收集與整理，形成系統(tǒng)的資料庫，為師生查閱資料提供便利。傳統(tǒng)的檔案管理模式主要是通過人工對(duì)檔案進(jìn)行整理，存在速度慢、誤差大、效率低的缺點(diǎn)。隨著我國科技的不斷提升，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)高校檔案進(jìn)行管理逐漸成為新形勢，在降低管理難度的同時(shí)也提高了管理效率，因此，運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)高校檔案進(jìn)行管理是大勢所趨。

1 高校傳統(tǒng)檔案管理中存在的問題

1.1 管理模式落后

傳統(tǒng)的管理模式主要是依靠手工操作對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)收集、分類整理、匯總裝訂等工作，十分繁瑣。相關(guān)負(fù)責(zé)人在進(jìn)行整理時(shí)可能會(huì)因失誤而導(dǎo)致檔案內(nèi)容出現(xiàn)錯(cuò)誤，從而造成一定的影響，同時(shí)，紙質(zhì)版檔案不利于快速、有效地檢索特定的檔案。另外，將檔案信息以紙質(zhì)的形式呈現(xiàn)，紙質(zhì)文件容易破損，不利于檔案的長期保存。由于缺乏先進(jìn)、科學(xué)的網(wǎng)絡(luò)管理模式，高校檔案管理工作存在整理進(jìn)度慢、檔案類別混亂、檔案內(nèi)容不真實(shí)等問題，影響教育工作的開展。

1.2 檔案易丟失

紙質(zhì)檔案容易造成工作堆積，從而形成較大的工作量。整理的檔案數(shù)量多，使得相關(guān)管理人員產(chǎn)生懈怠感，在進(jìn)行檔案整理時(shí)態(tài)度不認(rèn)真，對(duì)檔案內(nèi)容沒有仔細(xì)地了解和分類，大量檔案存放在一起容易造成檔案的類別混亂，甚至使一些重要的檔案文件丟失。由于檔案是紙質(zhì)版，缺少備份，所以丟失檔案就造成重要數(shù)據(jù)的丟失，對(duì)高校的教學(xué)管理工作造成嚴(yán)重的影響。

1.3 檔案內(nèi)容缺乏可信性

相關(guān)管理人員在進(jìn)行檔案整理時(shí)，對(duì)缺失數(shù)據(jù)的文件不重視，沒有將缺失的數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)調(diào)查和補(bǔ)充，造成檔案的內(nèi)容存在一定的漏洞。當(dāng)需要用到相關(guān)檔案時(shí)，管理人員經(jīng)常將沒有實(shí)際意義的數(shù)據(jù)填入檔案中應(yīng)付，使檔案內(nèi)容缺乏可信性和科學(xué)性，對(duì)教學(xué)工作無法起到真正的幫助作用。

2 高校檔案管理中應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的意義

2.1 有利于提高檔案管理的效率

高校將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用到檔案管理中，能夠形成科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)，有利于保證檔案內(nèi)容的可信性和完整性。將檔案內(nèi)容及時(shí)地錄入系統(tǒng)，形成電子檔案，避免數(shù)據(jù)的丟失，增強(qiáng)內(nèi)容的科學(xué)性，將檔案長久地保存。另外，利用網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案進(jìn)行管理，可以在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行檔案文件的快速傳輸與接收，避免了整理紙質(zhì)版檔案的繁瑣，提高信息檢索的速度與準(zhǔn)確性。

2.2 有利于增強(qiáng)檔案管理的時(shí)效性

高校通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，能夠在很大程度上增強(qiáng)檔案的時(shí)效性，綜合提高管理效率。高校各部門和班級(jí)將檔案通過計(jì)算機(jī)發(fā)送給電子檔案室，檔案管理人員能夠在第一時(shí)間內(nèi)接收電子檔案，并將信息錄入系統(tǒng)，避免檔案長時(shí)間不被處理。對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)整理，能夠保證數(shù)據(jù)的完整性和內(nèi)容的可信性，而且能夠?qū)?nèi)容不正確的檔案進(jìn)行反饋，及時(shí)修改錯(cuò)誤之處，確保檔案的科學(xué)性。

2.3 有利于增強(qiáng)檔案信息的共享性

通過建立網(wǎng)絡(luò)檔案信息庫，將所有檔案分類整理，并設(shè)置信息檢索入口，輸入關(guān)鍵詞就能檢索到所有相關(guān)檔案。這樣有利于學(xué)校各部門根據(jù)需要自主地調(diào)取相關(guān)檔案信息，無需再耗費(fèi)人力在大量的紙質(zhì)文件中尋找所需檔案，節(jié)省了時(shí)間。另外，其他部門通過登錄賬號(hào)，能夠查詢所有公開的檔案，使檔案信息能夠共享，體現(xiàn)檔案管理工作的價(jià)值所在。

2.4 有利于檔案信息服務(wù)于社會(huì)

在檔案信息紙質(zhì)化的情境中，有些檔案只能供一人使用，對(duì)信息資源的廣泛利用產(chǎn)生了限制。但是當(dāng)檔案信息實(shí)現(xiàn)了電子化之后，高校師生可以通過連接網(wǎng)絡(luò)，登錄專門的平臺(tái)獲取信息資源，能夠?qū)λ栊畔⑦M(jìn)行瀏覽、下載和分享等操作。另外，檔案管理平臺(tái)可設(shè)置為開放式管理，使其他學(xué)校能夠獲取信息資源，增強(qiáng)學(xué)校之間的相互學(xué)習(xí)與交流，促進(jìn)教育的良好發(fā)展。

3 網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的實(shí)施方法

3.1 網(wǎng)絡(luò)傳送檔案信息

在網(wǎng)絡(luò)的作用下，學(xué)校各部門之間傳送檔案無需再親手交付，而是直接將網(wǎng)絡(luò)文件發(fā)送即可，對(duì)方能快速地接收到文件并進(jìn)行相應(yīng)的處理，最終錄入檔案信息庫。當(dāng)需要查詢某一個(gè)檔案時(shí)，計(jì)算機(jī)能夠?qū)⑷啃畔⑦M(jìn)行智能檢索，根據(jù)關(guān)鍵詞提取相關(guān)檔案，檔案信息在網(wǎng)絡(luò)的作用下能夠快速地傳輸。另外，每個(gè)人都能夠通過網(wǎng)絡(luò)搜索到信息庫的相關(guān)文件，并進(jìn)行在線閱讀與應(yīng)用，為獲取信息資源提供了便利。

3.2 自動(dòng)管理檔案

人工輸入檔案的基本信息和數(shù)據(jù)后，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行智能檢測，分析數(shù)據(jù)并得出科學(xué)的結(jié)論，能夠自動(dòng)地對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)、關(guān)鍵詞提取、文件壓縮等操作。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行分類，通過提取關(guān)鍵字的方式將檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)的整理，能夠完整地保存文字、圖像、視頻等資料，使檔案分類簡潔明了，便于快速查找。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行自動(dòng)化管理，大大提高了檔案的管理效率。

3.3 對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理

將高校檔案進(jìn)行紙質(zhì)版轉(zhuǎn)為電子版工作，使檔案信息能夠以數(shù)字化形式展現(xiàn)，檔案的收集、管理、分享等操作全部在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行。將信息資源數(shù)字化處理，大大提高了檔案管理的效率，相關(guān)部門通過搜索就能調(diào)取相關(guān)檔案。數(shù)字化管理模式，使各部門能夠自行對(duì)檔案進(jìn)行有效的管理，簡化了管理流程，同時(shí)減輕了電子檔案室管理人員的工作難度。

4 檔案管理中應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的建議性對(duì)策

4.1 協(xié)同發(fā)展紙質(zhì)化與電子化管理

雖然檔案信息電子化能夠?yàn)楣芾砉ぷ鲙硪欢ǖ谋憷且泊嬖跐撛诘谋锥?，如網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的不穩(wěn)定可能使檔案信息保存失敗、網(wǎng)絡(luò)信息不具備法律效力，網(wǎng)絡(luò)癱瘓可能導(dǎo)致檔案系統(tǒng)混亂等。因此，在大力推進(jìn)檔案電子化管理的同時(shí)，也不要舍棄紙質(zhì)化管理，要將兩者進(jìn)行有效、合理的結(jié)合。將重要的檔案文件在數(shù)字化處理的同時(shí)也要落實(shí)到紙上，重點(diǎn)保存，將日常的普通檔案信息進(jìn)行電子化存儲(chǔ)，要明白檔案的重要程度，并對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的管理，做到科學(xué)管理。

4.2 注重電子檔案的安全性管理

檔案管理電子化過程中應(yīng)注重做好重要檔案的保密工作，因?yàn)橛械母咝n案關(guān)乎學(xué)校的發(fā)展戰(zhàn)略、發(fā)展方向、管理策略等重要信息，不能被泄露，否則會(huì)對(duì)學(xué)校的未來發(fā)展造成嚴(yán)重的影響。所以，在促進(jìn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的同時(shí)，要對(duì)檔案信息采取相應(yīng)的保護(hù)措施：（1）高?？梢灾贫ㄍ晟频臋n案管理制度，將電子檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度明確地列出，對(duì)相關(guān)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓其了解泄露重要檔案信息的嚴(yán)重后果，從而起到預(yù)防警告的作用。（2）對(duì)重要的電子檔案進(jìn)行加密，如果要對(duì)其進(jìn)行查看，需要輸入正確的密碼，并且需出示相關(guān)證件，在電子檔案室進(jìn)行登記才能夠進(jìn)行查閱。（3）計(jì)算機(jī)技術(shù)人員要定期對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行安全檢查，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行病毒查殺，避免檔案系統(tǒng)被黑客破壞。

4.3 提升管理人員的素質(zhì)

對(duì)高校檔案進(jìn)行有效的管理，需要確保檔案管理人員具備較高的能力素質(zhì)。相關(guān)管理人員要提升自身的管理能力，熟悉檔案管理的相關(guān)流程，了解檔案管理的相關(guān)規(guī)定。同時(shí)，管理人員要提升自身技能，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行信息處理、歸類、匯總、保存等常規(guī)操作，將檔案管理?xiàng)l例落實(shí)到位。檔案管理人員應(yīng)提升素質(zhì)，要具有職業(yè)道德，不泄露重要的檔案信息，增強(qiáng)自身的工作責(zé)任感，以積極、認(rèn)真的態(tài)度進(jìn)行管理工作，配合其他部門的工作，推動(dòng)高校教育工作的開展。

4.4 制定完善的電子檔案管理系統(tǒng)

可以將電子檔案系統(tǒng)分為兩部分進(jìn)行管理，分別是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理和檔案信息管理。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理主要是由精通計(jì)算機(jī)的管理人員負(fù)責(zé)，工作內(nèi)容包括對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的維護(hù)。明確分工能夠使管理人員更好地了解自己的工作職責(zé)，對(duì)檔案管理工作提高重視程度，以積極的態(tài)度面對(duì)檔案管理工作，從而提高管理效率。

5 結(jié)語

高校檔案管理是一項(xiàng)相對(duì)復(fù)雜的工作，運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使檔案信息電子化，為管理工作帶來了便利，同時(shí)對(duì)檔案的收集與保存有諸多益處。但是，在檔案管理電子化的摸索進(jìn)程中，由于操作和管理技能的不熟練，可能會(huì)導(dǎo)致一些問題的出現(xiàn)，所以，需要相關(guān)管理人員提高自身的綜合素質(zhì)和責(zé)任感，需要高校加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，以積極的態(tài)度來促進(jìn)檔案管理與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的結(jié)合，共同促進(jìn)檔案管理信息化的良好發(fā)展，為社會(huì)提供更多的共享資源。