人工智能技術在檔案管理信息化中的應用

吳愛華

（湖北交通職業(yè)技術學院 湖北省武漢市 430000）

高等院校在進行檔案管理工作時，人工智能技術的科學應用可以使其實現(xiàn)更高的信息化建設，確保能夠更為高效的開展檔案管理工作，實現(xiàn)管理工作效率和工作質量的有效提升，為了進一步明確高職院校如何更為有效的利用人工智能技術開展檔案管理工作，特此進行本次研究工作。

1 概述

1.1 人工智能技術

在計算機科學中，人工智能是其極其重要的一個分支，相關人員需要對智能的本質進行科學把握，同時，開發(fā)智能機器設備，使其接近人類智能。在具體實施檔案管理工作時，機器設備具體包括自然語音處理語音識別和圖像識別懂，人工智能可以合理分辨數(shù)據(jù)信息，科學處理問題，進而確保高度適應新環(huán)境，可以為高校管理工作帶來一定的便利條件。通過利用解答能力和信息搜索能力，可以實現(xiàn)最優(yōu)解決方案。

1.2 檔案管理

檔案管理作為一項行政管理工作，在各行各業(yè)都存在普遍的應用，在以往高等院校進行檔案工作時，通常采取書寫和記憶的方式，反復裝訂檔案，并對其進行整理，然后撰寫目錄，需要消耗大量的時間和精力，同時出現(xiàn)錯誤的概率也相對較高，在現(xiàn)代科技高速發(fā)展的過程中，人們開始在檔案管理中引進計算機技術，使其工作生產力得到有效解放，進而確保檔案管理具有更高的工作效率，簡化檔案管理工作內容，檔案管理項目和內容具有較高的復雜性，不僅包括人事檔案，同時還包括財務檔案，項目檔案，學生檔案和教學檔案。

2 檔案管理信息化建設中人工智能技術的應用價值

2.1 控制管理出錯

在進行檔案管理工作時，人工智能技術的合理應用可以使其檔案管理出現(xiàn)失誤的概率大大降低。在具體開展檔案管理工作時，能夠使其相關人員在管理和借閱檔案時可能出現(xiàn)的錯誤，得到有效控制，無論選擇哪種解鎖方式，都可以逐漸拓展檢索途徑，并對其進行合理優(yōu)化，進而壓縮檢索時間成本。與此同時，部分工作人員在利用關鍵詞進行檢索時，對自己需要的檔案，缺乏明確的認識，此時可以利用延伸檢索技術，有效拓展和推送其他關鍵詞和檔案信息，確保用戶可以進一步明確，現(xiàn)階段和關鍵詞聯(lián)系密切的檔案內容，不需要依賴人工作業(yè)，查閱檔案文字，利用計算機網(wǎng)絡便可以查閱檔案，使其錯誤率大大降低。

2.2 提升管理效率

在檔案管理具體實現(xiàn)信息化建設時，工作內容具體包括建設檔案網(wǎng)站，建設數(shù)字檔案館，在檔案管理具體實現(xiàn)信息化，數(shù)字化是其最為重要的一項工作，具體是指利用數(shù)據(jù)壓縮，數(shù)據(jù)庫，高速掃描等各項技術使電子檔案系統(tǒng)和介質文件形成檔案信息庫，受到人力資源，數(shù)字化對象和技術手段等限制，如果由人工作業(yè)對其影像，錄音，文字等原始材料進行數(shù)字化處理，工作效率相對較低。有效結合計算機技術和人工智能技術，可以使機器學習，語音識別和視覺識別等方面得到更為有效的發(fā)展，計算機通過進行自我學習，能夠科學識別與整理圖片，視頻，語音等各項數(shù)據(jù)，進而提升工作時長和工作效率，確保檔案管理實現(xiàn)更高的數(shù)字化[1]。

2.3 強化信息共享

在互聯(lián)網(wǎng)時代的今天，檔案信息的社會化，網(wǎng)絡化和數(shù)字化是社會發(fā)展對其檔案管理工作提出的最新要求，使用者可以更為高效的查詢所需資料和相關檔案。一般情況下，不同人在對檔案進行檢索分類時，細分習慣存在一定的差異性，使用者對其檔案分類類別缺乏明確的認識，通過利用智能檢索技術，可以同時考慮其重要性和相關性，同時還可以對關鍵詞進行混加索引，進而確保獲得更為準確的排序結果，使其檢索工作具有更高的準確率和工作速度。除此之外，通過為智能機器人設置語言加工系統(tǒng)，用戶可以直接使用自然語言進行提問，同時還存在較高的推理能力，可以基于數(shù)據(jù)庫進行答案的演繹。與此同時，利用人工智能進行信息檢索，智能解鎖可以進行機器學習，通常情況下，機器學習是由執(zhí)行系統(tǒng)，學習系統(tǒng)和環(huán)境構成，計算機可以直接從環(huán)境內進行相關信息的提取，并將其向學習系統(tǒng)輸送，學習系統(tǒng)通過利用相關信息對執(zhí)行系統(tǒng)所具有的數(shù)據(jù)庫進行及時修改，然后執(zhí)行系統(tǒng)基于既有知識庫完成檢索任務，在完成檢索時，向學習系統(tǒng)反饋信息，最終理解用戶需求，感受用戶信息形式和信息類型的喜好，并為其推送檔案信息，確保能夠實現(xiàn)檔案信息共享。

2.4 降低建設成本

通常情況下，檔案網(wǎng)站同時承載交流功能，宣傳功能和服務功能，通過科學應用信息化平臺，可以實現(xiàn)檔案信息受眾范圍的有效拓展，通過科學應用電子網(wǎng)絡可以對其檔案文件信息進行遠程獲取，進而節(jié)省查詢時間。在具體建設檔案網(wǎng)站時，對人工智能技術進行合理應用，還可以使網(wǎng)站進一步響應訪問者提出的各項需求。人工智能的科學應用可以使用戶得到更為全面的體驗，同時還可以進一步保障其個性化。人工智能能夠有效落實數(shù)字助理工作，通過對其相關信息進行有效回答，系統(tǒng)可以對網(wǎng)站關鍵參數(shù)進行自動調整，進而實現(xiàn)網(wǎng)頁品牌，內容和布局的科學創(chuàng)建，進而保障檔案網(wǎng)站建設具有更高的和個性化。網(wǎng)頁設計師通過利用人工智能，可以對其訪問用戶進行個性化體驗的合理創(chuàng)建。通過合理應用人工智能技術，可以實現(xiàn)人機交互，進而確保更高程度的明確用戶需求，使設計者的工作量得到有效控制。人工智能技術可以使其網(wǎng)站具有更高的升動性，進而實現(xiàn)目標受眾群體的有效拓展[2]。例如，通過利用人工智能，能夠在網(wǎng)站內合理納入語音，進而確保相關人員在尋求幫助時，可以直接通過語音解釋，明確下一步作業(yè)?？傊?，可以使其相關人員制作網(wǎng)站的成本大大降低，進而確保實現(xiàn)無縫溝通。

3 檔案管理信息化建設具體策略

3.1 智能識別技術

系統(tǒng)智能識別是人工智能系統(tǒng)中最為基本的一項技術，在我國現(xiàn)階段具有較為廣泛的應用，同時其發(fā)展也相對成熟。對于檔案管理工作而言，智能識別技術具體是指應用于搜索引擎的搜索框。在目前具體應用智能識別技術進行搜索時，不僅可以利用文字形式，還可以利用語音形式，通過圖片對其進行智能判斷。例如，在具體需求檔案查閱時，可以利用智能識別系統(tǒng)，在搜索框內放置檔案關鍵詞，檔案標題或檔案文號，然后點擊搜索按鈕，隨后便可以對相關檔案進行搜索。語音識別技術的應用與其相似，系統(tǒng)可以自動識別口述內容，并將其轉化為文字，然后在系統(tǒng)內進行自動搜索，搜尋相關檔案。在項目檔案和歷史檔案中，圖片識別技術具有較高的應用優(yōu)勢。例如在高職院校具體發(fā)展中，對于部分年代久遠的項目，具體信息和關鍵詞可能會遺失，但是網(wǎng)站中依舊存在相關圖片，將其放置在搜索框內進行搜索，便可以獲得與圖片內容相近，或包含圖片內容的檔案。

3.2 生物識別技術

在進行檔案管理工作時，安全問題的克服相對困難，如果無法保障安全問題，在檔案中的相關信息可能會面臨泄露的風險，尤其是對于一些政府機密文件或經(jīng)濟項目時，相關人員必須高度重視安全問題，科學應用虹膜識別技術和指紋識別技術，可以使其安全隱患得到有效控制。例如在進行機密文件查詢時，首先需要識別查閱人的指紋和虹膜，在前期進行檔案管理工作時，需要針對機密文件設置權限，只有獲得授權的人員才可以查詢該部分文件[3]。例如，政府部門在開展工作時，部分人事檔案和文書檔案涉及單位相關人員的各項資料，屬于機密內容，在具體落實檔案管理工作時，需要將單位領導，主管領導和管理人員設置為可查閱人，錄入其虹膜和指紋，在后期進行檔案查詢時，系統(tǒng)可以自動掃描查詢人的指紋和虹膜，如果發(fā)現(xiàn)與錄入的指紋和虹膜不匹配，則系統(tǒng)會立即發(fā)出警告信息，然后通過電子郵件或短信等方式向人事檔案管理工作人員或主管領導發(fā)送，能夠對其可能出現(xiàn)的風險進行科學預警，并對其試圖窺探機密的相關人員進行嚴格懲處，合理優(yōu)化管理制度，確保能夠更為高效的開展檔案管理工作，使其各項工作實現(xiàn)良性循環(huán)。

3.3 網(wǎng)絡共享平臺

通常情況下，借閱，查閱和歸還檔案的工作具有較高的復雜性，在以往進行檔案管理工作時，普遍是采取紙質文件形式，然后逐層審批，尤其是對于部分紀要文件和機密文件，還需要進行更為嚴格的審批流程。此時如果能夠合理應用現(xiàn)代人工智能技術，便可以利用網(wǎng)絡設備構建共享平臺，簡化審批流程[4]。通過科學應用OA 軟件或電子計算機，可以直接利用網(wǎng)上平臺進行審批工作。與此同時，對于單位內部可以公開的相關檔案，可以利用共享平臺直接向單位的局域網(wǎng)絡內展示，內部人員可以通過自己的ID 和賬戶直接登錄，并對其進行有效查詢。例如在進行新人培訓時，必須是新人高度明確，高等院校的發(fā)展歷程及其文化，此時員工可以直接登錄計算機，在局域網(wǎng)內進行相關檔案的搜尋，一般情況下，該類檔案沒有機密內容，可以完全公開，員工在對檔案資料進行借閱和查詢，是不需要進行審批，能夠使其管理人員工作負擔大大降低，進而實現(xiàn)簡政放權，優(yōu)化工作流程。

3.4 智能分類檢索

人工智能技術是現(xiàn)代科技發(fā)展過程中形成的新技術，對其進行合理應用，能夠解放生產力，確保相關人員具有更高的工作效率，在具體開展檔案管理工作時的能夠確保高度實現(xiàn)相關目標，確保能夠更為高效的開展檔案管理工作，使其相關人員工作壓力大大降低。通常情況下，電子信息管理具體包括多媒體檔案和文本類檔案兩項內容，在具體落實檔案管理工作時，相關人員可以利用人工智能技術識別文本內容，進而確保智能分類檔案信息，并對其進行智能檢索[5]。例如，在對電子檔案進行排布時，相關人員可以利用其具體價值和重要程度進行順序擺放，在后期進行檢索工作時，還可以基于該項標準獲得最終檢索結論。而且智能檢索方式的科學應用，不僅能夠檢索和取得想要獲取的各項信息，同時還可以利用現(xiàn)代智能技術統(tǒng)一用戶檢索時頻繁應用的結果和關鍵詞，對其使用需求進行科學計算，并為其進行相關檔案和關鍵詞的推薦。在具體落實該項工作時，不僅需要科學應用檔案檢索系統(tǒng)，專業(yè)人員還需要基于共享平臺和互聯(lián)網(wǎng)技術進行管理軟件系統(tǒng)的合理開發(fā)，確保多個檔案局能夠進行信息共享，進而確?？梢杂行w類相關部門日常工作中產生的檔案信息，對其進行科學統(tǒng)一。

3.5 智能安全管理

在具體落實檔案管理工作時，智能安全管理事情最為重要的一項工作，在人工智能環(huán)境下進行檔案管理工作時，相關人員可以利用虹膜識別，人臉識別和指紋識別等多種方式，對檔案安全進行科學保障。高等院校在具體建設檔案庫房時，可以在門禁系統(tǒng)內科學應用智能安全系統(tǒng)，避免相關人員在沒有獲得權限時擅自闖入檔案室，進而確保管理人員能夠更為高效的管理檔案室。與此同時，相關人員還可以利用智能監(jiān)控技術，動態(tài)監(jiān)視檔案室內外情況，然后通過目標跟蹤，目標檢測識別等算法對原始視頻圖像進行分析，進而對其目標行為進行科學檢測。通過科學應用人工智能技術，智能監(jiān)控系統(tǒng)可以基于監(jiān)控內容進行實時報警，在出現(xiàn)安全事故之前，向工作人員發(fā)出警示，使其高度重視安全防范。人工智能技術不僅能夠對檔案室進行安全管理，同時還可以對數(shù)字信息檔案進行安全管理，智能防火墻可以對非法入侵檔案庫的人員進行自動識別，然后主動攔截，使其網(wǎng)絡攻擊得到有效控制，進而使病毒風險和黑客攻擊得到有效規(guī)避。

4 結束語

高等院校在進行檔案管理工作時，通過科學應用智能識別技術，生物識別技術，網(wǎng)絡共享平臺，智能分類檢索和智能安全管理可以使其實現(xiàn)更高的智能化，進而確保對人工智能技術進行更為有效的應用，確保相關人員更為高效的開展檔案管理工作，實現(xiàn)整體工作效率和工作質量的有效提升，為高等院校管理工作的有效落實創(chuàng)建良好的條件，推進現(xiàn)代高等院校的進一步發(fā)展。