城建檔案數(shù)字化管理策略分析

韋芳芳

（安徽省肥東縣住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局，安徽 肥東 231600）

城建檔案實(shí)施數(shù)字化管理即綜合利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代化信息技術(shù)等手段管理城建檔案，利用相關(guān)軟硬件平臺(tái)針對(duì)數(shù)字化信息檔案實(shí)施管理、儲(chǔ)存和收藏，數(shù)字化管理也是城建檔案管理未來(lái)發(fā)展的主流趨勢(shì)，本文就此進(jìn)行系統(tǒng)分析。

1 城建檔案數(shù)字化管理的意義

在現(xiàn)代化背景下，應(yīng)用數(shù)字技術(shù)對(duì)城建檔案進(jìn)行創(chuàng)新管理應(yīng)用，是發(fā)揮檔案資料價(jià)值、提高檔案效率的重要手段?；谟?jì)算機(jī)技術(shù)支持下，各種城建部門開(kāi)始著手打造數(shù)字管理系統(tǒng)，從而改變傳統(tǒng)的分散管理方式，提高了檔案管理質(zhì)量和管理效率，有助于促進(jìn)檔案資料的全面共享。數(shù)字化建設(shè)還能夠促進(jìn)檔案資料的規(guī)范化管理，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，采取統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行城建檔案的數(shù)字化建設(shè)工作，能夠使城建檔案信息資料更為安全、準(zhǔn)確和高效，提高各個(gè)環(huán)節(jié)的科學(xué)性和規(guī)范性，為城市建設(shè)發(fā)展提供合理服務(wù)。促進(jìn)城建檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，還能夠深化檔案開(kāi)發(fā)，方便用戶查找資料，加強(qiáng)社會(huì)各行業(yè)合作[1]。

2 城建檔案數(shù)字化管理具體策略

2.1 健全檔案管理制度

城建檔案管理屬于一種服務(wù)性質(zhì)的工作，為此在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)該進(jìn)一步提高檔案信息開(kāi)發(fā)力度，為后期檔案應(yīng)用奠定基礎(chǔ)，如此能夠進(jìn)一步發(fā)揮出檔案信息功能，促進(jìn)實(shí)現(xiàn)資源共享。建設(shè)數(shù)字化的城建檔案管理模式時(shí)，離不開(kāi)基礎(chǔ)軟硬件設(shè)施的有效支持，在補(bǔ)充和完善基礎(chǔ)設(shè)施的過(guò)程中，應(yīng)該緊密聯(lián)系檔案工作的實(shí)際需求，采購(gòu)數(shù)字化裝備，打造良好的基礎(chǔ)設(shè)施環(huán)境，并通過(guò)智能化硬件設(shè)施來(lái)取代傳統(tǒng)的人工重復(fù)性工作，比如引入折圖機(jī)，取代人工折圖的方式，機(jī)器操作還進(jìn)一步提升了工作效率，減少了人力資源投入，提高了城建檔案的管理效率和管理水平。同步研發(fā)多功能管理系統(tǒng)，增加系統(tǒng)的管理應(yīng)用功能，針對(duì)檔案資料實(shí)施統(tǒng)計(jì)、查詢、檢索、錄入等工作的過(guò)程中，需要進(jìn)一步聯(lián)系物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等信息數(shù)字技術(shù)特點(diǎn)，結(jié)合RFID 射頻識(shí)別手段，對(duì)檔案資料狀況進(jìn)行實(shí)時(shí)定位監(jiān)測(cè)，并對(duì)檔案存儲(chǔ)指標(biāo)實(shí)時(shí)有效調(diào)控，特別是針對(duì)濕度以及溫度等基礎(chǔ)指標(biāo)，需要進(jìn)一步擴(kuò)展其利用開(kāi)發(fā)深度，把被動(dòng)服務(wù)模式變成主動(dòng)模式，探索數(shù)字化服務(wù)管理方式。

2.2 創(chuàng)建信息化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

在建設(shè)數(shù)字化檔案管理的過(guò)程中，應(yīng)該強(qiáng)化數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，這也是實(shí)現(xiàn)信息化管理的核心內(nèi)容。通過(guò)針對(duì)城建檔案創(chuàng)建資源數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠提高城建檔案的信息化管理水平。具體分為文件數(shù)據(jù)庫(kù)和檢索數(shù)據(jù)庫(kù)。檢索數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)城建檔案開(kāi)發(fā)目錄、范圍和檢索方式進(jìn)行介紹。文件型數(shù)據(jù)庫(kù)載入檔案文件，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)便可以進(jìn)行查詢和應(yīng)用。第二是建設(shè)文檔的電子管理系統(tǒng)。系統(tǒng)特征是網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用，轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，該種軟件系統(tǒng)的有效應(yīng)用能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)于各種電子文檔的歸檔、簽發(fā)、審批、查詢、修改以及錄入等操作。除了能夠?qū)?shù)碼攝像信息實(shí)施數(shù)字轉(zhuǎn)化之外，同時(shí)還可以針對(duì)各種新誕生的數(shù)字文件實(shí)施監(jiān)控管理和有效應(yīng)用。

2.3 開(kāi)發(fā)整合信息化檔案資源

設(shè)計(jì)檔案網(wǎng)站也屬于數(shù)字化建設(shè)城建檔案的關(guān)鍵工作之一，能夠?qū)Τ墙n案的數(shù)字化信息利用開(kāi)發(fā)起到積極作用。城建檔案實(shí)施數(shù)字化轉(zhuǎn)型能夠進(jìn)一步提高城建檔案的信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理水平。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)快速發(fā)展，信息傳播方式進(jìn)一步打破了空間和時(shí)間層面的限制。為了進(jìn)一步提高城建檔案的利用度，滿足社會(huì)各個(gè)層面的信息需求，應(yīng)該將工作重點(diǎn)放到城建檔案的網(wǎng)站建設(shè)任務(wù)當(dāng)中。及時(shí)準(zhǔn)確地將各種開(kāi)發(fā)完畢的城建檔案信息傳輸至網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)內(nèi)。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)全面普及后，每天生成的電子文件數(shù)量逐漸增加，數(shù)字信息資源的規(guī)模也相繼擴(kuò)大，為此需要進(jìn)一步提高數(shù)字信息的整合分析處理力度，并對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行全面篩選，如此可以將繁雜無(wú)序的數(shù)據(jù)資料變得更加有序、合理，并在第一時(shí)間將其發(fā)送到網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)當(dāng)中。因?yàn)樵擁?xiàng)工作比較龐大，單靠檔案管理部門是無(wú)法獨(dú)立完成該項(xiàng)工作的，需要其他各部門的幫助和配合，堅(jiān)持將數(shù)字化信息資源作為參考，對(duì)各部門工作任務(wù)進(jìn)行合理分工，加強(qiáng)協(xié)調(diào)組織工作，為數(shù)字化建設(shè)工程質(zhì)量提供基礎(chǔ)保障，避免產(chǎn)生重復(fù)性建設(shè)等問(wèn)題。

2.4 提升檔案人員綜合素質(zhì)

管理人員是數(shù)字化城建檔案的主要應(yīng)用者和操作者，為了讓數(shù)字化城建檔案能夠發(fā)揮出應(yīng)有的效用，促進(jìn)檔案資料實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定、有序管理，應(yīng)該積極引入并培養(yǎng)檔案管理人員。為順利展開(kāi)數(shù)字化檔案管理工作打好基礎(chǔ)。為此應(yīng)該面向檔案管理人員定期進(jìn)行培訓(xùn)教育，使其基礎(chǔ)知識(shí)技能不斷更新，盡快適應(yīng)新時(shí)期的工作方式，靈活應(yīng)用現(xiàn)代化設(shè)備，提高城建檔案管理效率。強(qiáng)化地方高校配合力度，為那些優(yōu)秀畢業(yè)生提供相應(yīng)的實(shí)習(xí)崗位，加強(qiáng)人才儲(chǔ)備管理，為建設(shè)數(shù)字化城建檔案提供充足的人才資源。除了人員技術(shù)方面外，還應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)保密工作，需要檔案管理人員具備良好的責(zé)任意識(shí)，遇到信息系統(tǒng)中的各種問(wèn)題時(shí)，能夠結(jié)合加密技術(shù)、身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)備份以及訪問(wèn)限制等手段，提高信息安全性，如此即便在外部環(huán)境和外部因素的影響下，也可以保障數(shù)據(jù)安全，避免產(chǎn)生丟失問(wèn)題，為城建檔案的數(shù)字化發(fā)展提供環(huán)境支持。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在近幾年發(fā)展中，傳統(tǒng)城建檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足新時(shí)期的檔案管理要求，為了能夠進(jìn)一步發(fā)揮出城建檔案的作用價(jià)值，需要進(jìn)一步加快數(shù)字化建設(shè)，提升檔案管理效率，使檔案的開(kāi)發(fā)管理更為便利。