立足基層服務(wù)社區(qū)依法管控
——試論北京東岳物業(yè)公司法務(wù)管理模式創(chuàng)新

謝佳

北京東岳物業(yè)管理有限責(zé)任公司 北京 100000

1 認(rèn)清企業(yè)自身存在的不足問題是法律風(fēng)險(xiǎn)范防的基礎(chǔ)

如何在復(fù)雜多變的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中有效地保護(hù)自身合法權(quán)益，規(guī)避和化解法律風(fēng)險(xiǎn)，成為每個(gè)物業(yè)服務(wù)企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理中必須客觀面對(duì)的一個(gè)現(xiàn)實(shí)而緊迫的問題。很多物業(yè)服務(wù)企業(yè)在法律風(fēng)險(xiǎn)防范工作中普遍存在下列一些典型問題：

1.1 對(duì)法務(wù)工作重要性認(rèn)識(shí)不足，法務(wù)制度執(zhí)行力度不大

物業(yè)企業(yè)日常的主要工作是對(duì)已簽訂《物業(yè)服務(wù)合同》的業(yè)主，在合同約定的服務(wù)期限內(nèi)，提供質(zhì)價(jià)相符的物業(yè)服務(wù)。因各個(gè)小區(qū)、單位居住人員多、素質(zhì)參差不齊，給物業(yè)企業(yè)服務(wù)帶來了很大的困難。

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的逐步完善和發(fā)展，越來越多的物業(yè)服務(wù)企業(yè)逐步認(rèn)識(shí)到法務(wù)工作的重要性，尤其是事前防范工作的重要性，對(duì)企業(yè)各項(xiàng)規(guī)章制度的制定和完善也越來越重視。但不少企業(yè)也存在著雖制定了完善的制度和嚴(yán)密的流程，但制度制定后考核和監(jiān)督力度不夠，導(dǎo)致在制度落實(shí)時(shí)出現(xiàn)了如不按流程執(zhí)行，細(xì)節(jié)方面注意不夠等很多問題，制度雖然執(zhí)行了，卻沒有起到應(yīng)有的防范和控制的作用，形同虛設(shè)，大大地降低了約束和防范作用。

1.2 法律風(fēng)險(xiǎn)防范的重心未轉(zhuǎn)移，風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制沒有進(jìn)行系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)

目前物業(yè)服務(wù)企業(yè)法律部門或人員在對(duì)企業(yè)重大經(jīng)營(yíng)論證、合同談判等企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的參與程度不夠，從而導(dǎo)致在企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)防范工作與企業(yè)管理工作方面嚴(yán)重滯后，未能起到事前預(yù)防和事中控制作用。由于未能及時(shí)做到法律工作重心向事前防范前移，因此出現(xiàn)在法律糾紛產(chǎn)生后，通過其他措施已無法解決時(shí)才將案件交給法務(wù)部門去處理，由于法務(wù)工作人員事前參與力度不夠，對(duì)很多情況無法在第一時(shí)間掌握，只能被動(dòng)地進(jìn)行應(yīng)對(duì)。

不少物業(yè)服務(wù)企業(yè)的法務(wù)人員的主要職責(zé)是處理企業(yè)官司糾紛、對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)方面的重大問題提供法律咨詢和審查企業(yè)對(duì)外簽訂的合同，企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)防范的職責(zé)偏弱。雖然按照企業(yè)制度要求企業(yè)中其它職能部門也要涉及到法律風(fēng)險(xiǎn)的防范工作，但其他職能部門由于自身業(yè)務(wù)方面的局限性，對(duì)法律風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、防范和解決的能力偏弱?；鶎禹?xiàng)目部由于日常工作的繁重，在法律風(fēng)險(xiǎn)防范工作方面重視和開展不夠。

1.3 法律風(fēng)險(xiǎn)防范工作進(jìn)行的不牢靠，基層工作人員的法律素質(zhì)提升緩慢

基層項(xiàng)目部日常工作緊張繁雜，忙于日常的社區(qū)服務(wù)工作，將工作重心主要放在日常基本服務(wù)工作中，對(duì)法律風(fēng)險(xiǎn)防范工作重視不夠，工作進(jìn)行的不夠扎實(shí)?；鶎禹?xiàng)目部是物業(yè)服務(wù)企業(yè)各項(xiàng)管理工作的最前沿，項(xiàng)目部法律風(fēng)險(xiǎn)防范工作開展的好壞，對(duì)企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)防范工作將產(chǎn)生重大的影響。如果項(xiàng)目部在日常法律風(fēng)險(xiǎn)防范工作方面做的不扎實(shí)，很容易在工作中出現(xiàn)疏忽和遺漏，導(dǎo)致訴訟案件的發(fā)生。如果對(duì)相關(guān)證據(jù)資料保管不好，發(fā)生糾紛時(shí)就會(huì)因拿不出有力的證據(jù)而導(dǎo)致對(duì)爭(zhēng)議事實(shí)在證據(jù)證明力上出現(xiàn)效力缺失，導(dǎo)致官司敗訴，損害企業(yè)的合法權(quán)益。

目前物業(yè)服務(wù)企業(yè)對(duì)企業(yè)法律顧問崗位在對(duì)其特殊性和專業(yè)性方面決定了其對(duì)法務(wù)工作人員在法律綜合能力方面有較高的要求，而目前公司現(xiàn)有法律人員的素質(zhì)不高和后備人員力量的不足，使得公司不得不通過外聘律師來解決企業(yè)中發(fā)生的一些重大糾紛案件。由于外聘律師僅對(duì)發(fā)生的案件進(jìn)行代理，對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理方面，沒有進(jìn)行全面參與，對(duì)糾紛產(chǎn)生的原因、背景和細(xì)節(jié)等方面了解程度不深，有時(shí)會(huì)產(chǎn)生企業(yè)在對(duì)問題處理方面的利益訴求和所追求的目標(biāo)方面與律師之間的想法并不完全一致，從而在案件審理過程中出現(xiàn)問題，導(dǎo)致官司敗訴。

2 進(jìn)一步加強(qiáng)物業(yè)服務(wù)企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)防范，在法務(wù)管理模式上進(jìn)行新的創(chuàng)新

物業(yè)服務(wù)企業(yè)自身的特點(diǎn)決定了其存在著提供服務(wù)的對(duì)象多，服務(wù)范圍廣，服務(wù)周期長(zhǎng)，以及被服務(wù)對(duì)象服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)及要求高等特點(diǎn)，加之目前國(guó)家對(duì)物業(yè)服務(wù)企業(yè)在法律以及責(zé)任方面的要求越來越高，物業(yè)服務(wù)企業(yè)所面臨的風(fēng)險(xiǎn)和壓力也越來越大。目前基層項(xiàng)目部是物業(yè)服務(wù)企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和創(chuàng)造效益方面的一線單位，基層項(xiàng)目部的定位決定了其必然將直接面對(duì)來自不同方面的法律風(fēng)險(xiǎn)，可以說企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)防范體系中的關(guān)鍵就在基層項(xiàng)目部。針對(duì)基層項(xiàng)目部的特點(diǎn)和在法律風(fēng)險(xiǎn)防范工作中經(jīng)常出現(xiàn)的問題，我們結(jié)合本企業(yè)實(shí)際情況，選擇法律風(fēng)險(xiǎn)防范的重心——基層項(xiàng)目部，在項(xiàng)目法律風(fēng)險(xiǎn)的管控模式上進(jìn)行了新的創(chuàng)新，也進(jìn)行了一些新的嘗試，目前取得了一些明顯的效果。

2.1 對(duì)基層項(xiàng)目法務(wù)管理模式進(jìn)行新的創(chuàng)新，進(jìn)一步鞏固基層法律風(fēng)險(xiǎn)防控體系

公司法務(wù)人員制定新的制度，要求公司范圍內(nèi)所有基層項(xiàng)目部都要普遍配備法務(wù)人員，即使是人數(shù)較少和規(guī)模較小的項(xiàng)目部也要設(shè)置兼職法務(wù)人員。日常法務(wù)風(fēng)險(xiǎn)排查、管控及法務(wù)工作的開展由項(xiàng)目部經(jīng)理負(fù)責(zé)，要求各項(xiàng)目部在日常工作中要緊緊圍繞項(xiàng)目法律事務(wù)管理和風(fēng)險(xiǎn)防范工作來進(jìn)行，在一些重大法律問題的處理方面還要事先進(jìn)行策劃，制定方案，方案制定后嚴(yán)密組織實(shí)施，問題處理完畢后要第一時(shí)間向公司法務(wù)進(jìn)行匯報(bào)。這樣做的目的就是要建立以項(xiàng)目部法務(wù)工作為核心內(nèi)容的項(xiàng)目部法律風(fēng)險(xiǎn)防控體系，并促進(jìn)其不斷完善運(yùn)行。

基層項(xiàng)目部的中心任務(wù)是以經(jīng)營(yíng)工作為中心，如何確保項(xiàng)目部在搞好經(jīng)營(yíng)的同時(shí)，進(jìn)一步提高項(xiàng)目法務(wù)管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化水平，如何使項(xiàng)目法務(wù)工作與各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作緊密結(jié)合，這是目前物業(yè)服務(wù)企業(yè)的中心問題。公司要求公司內(nèi)所有項(xiàng)目部都要配備法務(wù)人員，在法務(wù)人員配備完成后，要進(jìn)一步明確職責(zé)分工，責(zé)任落實(shí)到人。要逐步加大基層項(xiàng)目法務(wù)人員隊(duì)伍力量，進(jìn)一步擴(kuò)大法務(wù)工作的覆蓋面，加強(qiáng)和鞏固基層以及公司法務(wù)工作體系。

2.2 對(duì)公司法務(wù)管理流程進(jìn)一步進(jìn)行梳理，規(guī)范制度運(yùn)行，加大項(xiàng)目部的執(zhí)行能力

物業(yè)服務(wù)企業(yè)有其自身的服務(wù)特點(diǎn)和管理要求，法務(wù)人員應(yīng)根據(jù)目前物業(yè)服務(wù)的市場(chǎng)環(huán)境和物業(yè)服務(wù)企業(yè)的自身特點(diǎn)，對(duì)基層項(xiàng)目部的日常工作制定出更加嚴(yán)格細(xì)致，合法依規(guī)的制度，在制度建設(shè)過程中要突出對(duì)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的把控，確保有章可依，杜絕因規(guī)章制度不健全和不完善而引發(fā)法律風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，公司法務(wù)人員會(huì)定期對(duì)公司及各項(xiàng)目的各項(xiàng)規(guī)章制度進(jìn)行全面審查，對(duì)其中不完善和尚需提高的部分進(jìn)行修改和完善，保證物業(yè)服務(wù)企業(yè)在規(guī)章制度建設(shè)方面更加全面。制度制定好后，要督促、檢查各項(xiàng)目部嚴(yán)格執(zhí)行。確保執(zhí)行制度時(shí)不打折扣，在最大程度上降低法律風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。同時(shí)制度的執(zhí)行還要明確執(zhí)行時(shí)的責(zé)任主體和主管部門，進(jìn)一步建立健全考評(píng)和獎(jiǎng)罰機(jī)制，保證制度的執(zhí)行力。

法務(wù)人員依據(jù)公司現(xiàn)有基本法務(wù)管理制度，對(duì)之前的法務(wù)工作職責(zé)在內(nèi)容和流程上進(jìn)行認(rèn)真梳理，明確法務(wù)人員工作職責(zé)，使項(xiàng)目部的工作運(yùn)行機(jī)制制度化、系統(tǒng)化、常態(tài)化，并將法務(wù)管理指標(biāo)納入項(xiàng)目部責(zé)任考核范圍之內(nèi)，進(jìn)一步完善了公司法律風(fēng)險(xiǎn)防范體系。

為了確保各項(xiàng)目部法務(wù)工作的持續(xù)有效運(yùn)行，我們結(jié)合公司對(duì)各項(xiàng)目部的工作考核，設(shè)置新的考核指標(biāo)，對(duì)各項(xiàng)目就合同法律風(fēng)險(xiǎn)交底情況、合同履約、債權(quán)債務(wù)風(fēng)險(xiǎn)排查情況、案件發(fā)案率和化解情況、項(xiàng)目部在日常工作中對(duì)證據(jù)資料的收集、整理、保存等情況，分別設(shè)置量化考核指標(biāo)。在檢查時(shí)對(duì)項(xiàng)目部法務(wù)運(yùn)行情況進(jìn)行考核打分，根據(jù)各項(xiàng)目部得分情況，對(duì)法務(wù)工作表現(xiàn)優(yōu)秀的項(xiàng)目部，在公司范圍內(nèi)予以獎(jiǎng)勵(lì)。通過定期量化考核，達(dá)到了激發(fā)各項(xiàng)目部法務(wù)工作熱情的目的，很大程度上促進(jìn)了項(xiàng)目部法務(wù)管控工作的持續(xù)良好運(yùn)行，加強(qiáng)了各項(xiàng)目部對(duì)公司各項(xiàng)法務(wù)制度的執(zhí)行力[1]。

2.3 落實(shí)項(xiàng)目法律風(fēng)險(xiǎn)管控，加強(qiáng)法律風(fēng)險(xiǎn)防控職責(zé)

公司加強(qiáng)對(duì)各項(xiàng)目法務(wù)工作組的責(zé)任落實(shí)，從與開發(fā)商簽訂前期物業(yè)服務(wù)合同到與小區(qū)業(yè)主委員會(huì)簽訂物業(yè)服務(wù)合同開始，進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的合同法律審核，審核時(shí)對(duì)合同進(jìn)行法律意見交底，合同簽訂后履約過程中，及時(shí)關(guān)注合同的履行情況，對(duì)履行過程中出現(xiàn)的問題及時(shí)發(fā)現(xiàn)并加以解決。在合同履行時(shí)及時(shí)注意對(duì)原始資料進(jìn)行收集、整理和保存，一旦出現(xiàn)法律糾紛時(shí)能夠形成完整的證據(jù)鏈，法務(wù)人員通過參與合同簽訂到履行的全過程，已形成了全過程法務(wù)管控。在管控過程中能夠及時(shí)加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評(píng)估及預(yù)防，及時(shí)主張合法權(quán)益，積極化解法律風(fēng)險(xiǎn)，使項(xiàng)目利益最大化，最大程度上減少或避免法律風(fēng)險(xiǎn)所帶來的損失。

嚴(yán)格把控公司及項(xiàng)目部公章的使用。公司及項(xiàng)目章的效力在目前經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的作用和效力越來越明顯，一旦加蓋就會(huì)發(fā)生法律效力。如何使項(xiàng)目部正確使用公章，避免因公章使用錯(cuò)誤給公司帶來?yè)p失的情況出現(xiàn)，是一個(gè)需要解決的問題。公司法務(wù)人員對(duì)公司及項(xiàng)目部公章的使用和保管高度重視，嚴(yán)格控制和規(guī)范公司及項(xiàng)目部對(duì)公章的使用。要求公司及項(xiàng)目部的公章要由專人保管，使用時(shí)按照嚴(yán)格的用章審批程序申請(qǐng)，使用時(shí)做好用章登記，保持用章記錄的可追溯性。

要求公司其他各部門及項(xiàng)目部要在日常工作中加強(qiáng)對(duì)各種資料的收集管理。項(xiàng)目部在日常工作中，要提高防范意識(shí)，對(duì)有可能引發(fā)法律糾紛的各種證據(jù)資料進(jìn)行收集歸檔，妥善保存，一旦案件發(fā)生，能夠做好充分準(zhǔn)備，積極應(yīng)對(duì)，進(jìn)行有效的自我保護(hù)，維護(hù)公司利益[2]。

2.4 多種形式組織法律宣傳和培訓(xùn)，全面提升項(xiàng)目法律風(fēng)險(xiǎn)防范和識(shí)別能力

項(xiàng)目部出現(xiàn)法律風(fēng)險(xiǎn)和產(chǎn)生法律糾紛的一個(gè)重大原因是項(xiàng)目部相關(guān)人員的法律風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)不足。這也是需要加強(qiáng)項(xiàng)目法律風(fēng)險(xiǎn)防范工作的關(guān)鍵所在。項(xiàng)目部有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及工作人員往往憑自己的經(jīng)驗(yàn)來處理問題，在處理問題的過程中常常忽視法律風(fēng)險(xiǎn)的存在，很容易導(dǎo)致出現(xiàn)法律風(fēng)險(xiǎn)，從而產(chǎn)生法律糾紛。因此，公司法務(wù)人員通過召開法務(wù)工作例會(huì)的機(jī)會(huì)，與各項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員在開會(huì)時(shí)及時(shí)進(jìn)行溝通，形成互動(dòng)，對(duì)公司和項(xiàng)目上出現(xiàn)的問題深入細(xì)致的分析法律風(fēng)險(xiǎn)，積極探討防范措施，確定應(yīng)對(duì)法律風(fēng)險(xiǎn)和糾紛的解決方法。

在召開法務(wù)工作例會(huì)進(jìn)行溝通的同時(shí)，公司法務(wù)系統(tǒng)還通過各種方式加強(qiáng)對(duì)員工的法律意識(shí)宣傳，每個(gè)員工所處的崗位不同，發(fā)生法律風(fēng)險(xiǎn)的類型和程度也不同，因此公司要求采取多種形式，有針對(duì)性地結(jié)合其崗位特點(diǎn)進(jìn)行全員普法教育，組織開展各項(xiàng)目部所有法務(wù)人員進(jìn)行系統(tǒng)專業(yè)知識(shí)和法務(wù)工作規(guī)范的培訓(xùn)，提高項(xiàng)目管理全過程的“合法依規(guī)”意識(shí)，增強(qiáng)項(xiàng)目法務(wù)人員的法律風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，提高法律風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別能力和處理能力，保證法務(wù)工作能夠良好運(yùn)行。

利用多種形式開展法制宣傳，全面提升公司、項(xiàng)目部及所服務(wù)社區(qū)居民的法律意識(shí)，全力促進(jìn)物業(yè)服務(wù)工作有力開展。2020 年新的《民法典草案》、《北京市物業(yè)管理?xiàng)l例》出臺(tái)，新的法律法規(guī)中針對(duì)物業(yè)服務(wù)企業(yè)制定了更加嚴(yán)格的法律條款，因此物業(yè)服務(wù)企業(yè)在管理時(shí)稍有不慎，就會(huì)承擔(dān)責(zé)任，從而造成不應(yīng)有的損失。同時(shí)新的垃圾分類的開展，對(duì)物業(yè)服務(wù)企業(yè)也提出了新的要求，加大了工作的難度和壓力。如何避免上述問題出現(xiàn)，是擺在物業(yè)服務(wù)企業(yè)面前的一道難題。在培訓(xùn)學(xué)習(xí)時(shí)強(qiáng)調(diào)在學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī)的同時(shí)一定要貼合工作實(shí)際，將涉及到物業(yè)服務(wù)企業(yè)方面的重點(diǎn)法律、法規(guī)和規(guī)范進(jìn)行搜集、整理和歸納，學(xué)習(xí)的同時(shí)還通過微信、qq群等現(xiàn)代技術(shù)條件，宣傳培訓(xùn)法律知識(shí)，促進(jìn)了公司及項(xiàng)目全體員工法律和風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)的提高。

在組織公司人員學(xué)習(xí)的同時(shí)，公司還要求各項(xiàng)目部通過版報(bào)、宣傳畫等方式在所服務(wù)的社區(qū)內(nèi)對(duì)小區(qū)業(yè)主進(jìn)行法制宣傳教育，利用業(yè)余時(shí)間聘請(qǐng)律師、退休法官等專業(yè)法律人才對(duì)小區(qū)業(yè)主進(jìn)行法律知識(shí)講座，達(dá)到提升小區(qū)業(yè)主法律意識(shí)的作用。通過培訓(xùn)、學(xué)習(xí)，公司所服務(wù)社區(qū)業(yè)主的法律素質(zhì)及法律意識(shí)明顯提高，在學(xué)習(xí)的同時(shí)通過公司的法制宣傳，使得二者有機(jī)的結(jié)合在一起。使得小區(qū)業(yè)主大大理解了物業(yè)服務(wù)企業(yè)的艱辛?，F(xiàn)在通過上述措施的有力開展，業(yè)主的法律素質(zhì)得到了提升，能夠做到主動(dòng)按時(shí)交納物業(yè)費(fèi)，訴訟案件發(fā)案率明顯降低，大大提高了公司的經(jīng)濟(jì)效益[3]。

3 結(jié)語

以上就是北京東岳物業(yè)公司在項(xiàng)目管控模式上的一些創(chuàng)新和嘗試。通過這些嘗試，在公司制度層面上建立起從公司到項(xiàng)目部的一整套行之有效的法律風(fēng)險(xiǎn)防范和管控模式，并使之持續(xù)運(yùn)轉(zhuǎn)。公司、各項(xiàng)目合法依規(guī)經(jīng)營(yíng)和法律風(fēng)險(xiǎn)防控工作實(shí)現(xiàn)了根本轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)了公司法律風(fēng)險(xiǎn)防范工作重心下移，使項(xiàng)目部成為公司合法依規(guī)經(jīng)營(yíng)和抵御項(xiàng)目法律風(fēng)險(xiǎn)的堅(jiān)實(shí)堡壘。大大提高了公司的整體經(jīng)營(yíng)效率，使項(xiàng)目能夠更好地為所服務(wù)的業(yè)主提供優(yōu)質(zhì)的物業(yè)服務(wù)，全面提升了公司的經(jīng)濟(jì)效益。