大數(shù)據(jù)下的檔案數(shù)字化淺析

王紅

河南省新蔡關(guān)津鄉(xiāng)退役軍人服務(wù)站 河南新蔡 463500

紙質(zhì)檔案數(shù)字化，即利用掃描儀等設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，使其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數(shù)字圖像，并按檔案內(nèi)在聯(lián)系，建立起目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像關(guān)聯(lián)關(guān)系的處理過程。檔案數(shù)字化管理有利于檔案保護(hù)，延長檔案壽命，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。

1 檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

檔案信息的數(shù)字化是一個高度綜合的含義，具體來說就是運(yùn)用數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)與高速掃描技術(shù)等技術(shù)方式，將紙質(zhì)文件與聲像文件等傳統(tǒng)性質(zhì)的文件與已經(jīng)進(jìn)行存檔的電子檔案進(jìn)行整理統(tǒng)一保存，將其進(jìn)行有順序的檔案數(shù)據(jù)庫，其通常保含了檔案與其他信息的采集輸入、加工處理、存儲保管、利用輸出四個方面。檔案信息數(shù)字化最重要的特點(diǎn)就是信息存儲數(shù)字化與信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化以及檔案利用時空化。換句話說，就是把目前的檔案信息改變成計(jì)算機(jī)能夠識別與處理的信息，目的是為了改進(jìn)檔案資料利用手段，提高檔案資料利用效率，加強(qiáng)對檔案資源的保管保護(hù)，減少紙質(zhì)利用成本，使通過計(jì)算機(jī)終端查閱、打印和下載檔案資料成為現(xiàn)實(shí)，為查閱利用者提供遠(yuǎn)程服務(wù)，使檔案信息廣泛深入地為社會利用，快速準(zhǔn)確地查閱所需資料，更充分地體現(xiàn)出檔案信息資源的內(nèi)在價值，直接為公共管理提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，達(dá)到資源共享的目標(biāo)[1]。

2 檔案數(shù)字化存在的問題

2.1 思想方面

存在著對檔案數(shù)字化重視不夠的問題基于一般認(rèn)知，長期以來，人們對檔案發(fā)展缺乏重視，現(xiàn)階段很多的單位與部門的檔案管理工作還在使用傳統(tǒng)的管理方式。一些地區(qū)和單位在傳統(tǒng)檔案管理上就存在固有問題，檔案管理成為單位內(nèi)部管理中容易被忽視的流程。例如，檔案庫房配備及設(shè)備等硬件配置不足，在單位預(yù)算中，用于檔案工作的資金投入較少，檔案工作人員通常是通過綜合辦公室人員進(jìn)行處理的，沒有專職人員，聲像檔案和實(shí)物檔案歸檔較少。對于這類地區(qū)和單位來說，檔案數(shù)字化更是難以實(shí)現(xiàn)，有點(diǎn)電子系統(tǒng)與數(shù)字化處理設(shè)備落后，還有的地方根本沒有相應(yīng)的設(shè)備。因此，根本無從實(shí)施檔案數(shù)據(jù)化與電子化管理[2]。

2.2 技術(shù)方面數(shù)字化加工存在一定的難度

隨著檔案數(shù)字化、信息化工作的不斷實(shí)施，數(shù)字資源必將變成信息傳播的關(guān)鍵模式?？稍诂F(xiàn)實(shí)工作中，由于數(shù)字化處理設(shè)備不齊全，檔案數(shù)字化還無法完全實(shí)現(xiàn)。一些單位實(shí)現(xiàn)了文件數(shù)據(jù)庫的查詢，但由于軟件更新快，檔案信息錄入也出現(xiàn)一定的問題。缺少專項(xiàng)人才和專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的投入，檔案信息的加工、存儲以及開發(fā)、利用還處于滯后狀態(tài)。

2.3 人才方面缺乏檔案管理數(shù)字化人才

新時期檔案工作日新月異，對檔案工作人員整體素質(zhì)也有了新的要求。新時期，檔案工作不再是對方需要什么，查找什么，在大數(shù)據(jù)時代，檔案工作者要把技術(shù)作為基礎(chǔ)把服務(wù)作為關(guān)鍵，主動研究大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理模式。一是要具備相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)信息基礎(chǔ)、軟件的維護(hù)與管理知識，并且要能夠熟練操作檔案管理系統(tǒng)，二是在掌握系統(tǒng)論、信息論的基礎(chǔ)上，還要具備大數(shù)據(jù)分析能力，可以結(jié)合用戶的要求，運(yùn)用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與排隊(duì)分析等方式，很好地獲得有價值的信息來達(dá)到用戶的要求。這就要求檔案工作人員要加強(qiáng)專業(yè)及整體素質(zhì)提升，在管理水平和管理能力上不斷提升[3]。

2.4 保密方面數(shù)據(jù)安全是大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的核心

數(shù)據(jù)的安全在大數(shù)據(jù)時代顯得尤為重要，現(xiàn)在我們所使用的電子軟件大多具有一定程度的安全問題，容易給不法分子帶來可乘之機(jī)，需要配備專業(yè)技術(shù)人員對檔案數(shù)字化相關(guān)軟件進(jìn)行維護(hù)與管理，檔案管理人員也要提高安全意識，加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力，提高檔案管理的安全性。

3 檔案數(shù)字化發(fā)展的可行性舉措

3.1 要加強(qiáng)硬件配置

配備高配置的計(jì)算機(jī)、高分辨率的掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)、配齊相關(guān)檔案管理軟件等，為檔案的科學(xué)管理創(chuàng)造良好的硬件條件[4]。

3.2 加強(qiáng)檔案工作者的業(yè)務(wù)水平

通過組織參加各類培訓(xùn)，熟練掌握計(jì)算機(jī)操作，熟悉設(shè)備的使用方法和數(shù)字化加工系統(tǒng)，及時對當(dāng)年歸檔檔案進(jìn)行更新，制作形式各樣的檢索工具，縮短查找檔案的時間，提高檔案信息資料的利用率。檔案工作者還應(yīng)該具備正確的政治理念與政治立場，加強(qiáng)制度管理意識，健全檔案管理制度、保密制度，加強(qiáng)對數(shù)字化處理后的檔案管理，以很好的責(zé)任感與事業(yè)心，完成大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理工作。

3.3 創(chuàng)新服務(wù)手段

想要滿足信息時代對檔案工作的新標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)字化工作已經(jīng)開展了一段時間了，而且可以處理好傳統(tǒng)檔案運(yùn)用信息技術(shù)實(shí)施管理與共享的問題。檔案數(shù)字化為深入挖掘檔案的利用率提供了支撐。例如，可以在現(xiàn)行檔案管理信息平臺的基礎(chǔ)上，開發(fā)檔案數(shù)字化信息標(biāo)準(zhǔn)接口，鏈接數(shù)字化檔案資料，提供給用戶查找。分層分級劃分權(quán)限，在保證檔案資料使用的同時強(qiáng)化保密措施。各相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)也可以進(jìn)行關(guān)聯(lián)對接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共建共享。公共平臺可以主動提供推送服務(wù)，用戶既能夠在系統(tǒng)中積極查找訂閱自己感興趣的專題，檔案管理信息平臺也可以定期向用戶進(jìn)行信息推送，平臺內(nèi)實(shí)時更新的信息時也能夠準(zhǔn)確投送給目標(biāo)用戶，由被動服務(wù)變成主動服務(wù)，提高檔案的社會價值[5]。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案保存的目的就是用當(dāng)前所能達(dá)到的技術(shù)，將我們所擁有的檔案信息盡可能地傳承給未來使用者，檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案發(fā)展的必然趨勢，因此需要了解到檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵作用，積極采取有效的措施來不斷對檔案數(shù)字化建設(shè)工作進(jìn)行優(yōu)化，全面提高檔案數(shù)字化管理水平，讓檔案信息可以進(jìn)一步為社會與經(jīng)濟(jì)建設(shè)進(jìn)行服務(wù)，給檔案事業(yè)的順利發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。