探索事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的途徑

馬莉蘋(píng)

吉林省外國(guó)專(zhuān)家服務(wù)中心 吉林長(zhǎng)春 130012

檔案管理是事業(yè)單位管理工作中非常重要的一部分，不僅是人才信息的重要承載和源泉，還是記錄工作、項(xiàng)目等各種信息的一種重要途徑。信息時(shí)代的到來(lái)，傳統(tǒng)的檔案管理中的各種問(wèn)題也逐漸凸顯，如何充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)來(lái)提高檔案管理效率成為了我們共同探究的課題。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的作用

事業(yè)單位檔案管理信息化，就是事業(yè)單位檔案采用信息化管理方式，結(jié)合先進(jìn)的信息技術(shù)，依托于專(zhuān)網(wǎng)管理平臺(tái)，對(duì)事業(yè)檔案信息資源進(jìn)行融合共享管理，能夠?qū)崟r(shí)準(zhǔn)確通過(guò)專(zhuān)網(wǎng)為相關(guān)部門(mén)提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息。1.實(shí)現(xiàn)信息資源融合和共享，有效提高事業(yè)單位工作效率。傳統(tǒng)檔案管理模式，人工模式占用空間比較大、查詢(xún)的速度比較慢、檔案管理不暢，不能有效滿足工作需要。而檔案管理信息化能夠有效提高工作效率，更加快速地收集、編纂，實(shí)時(shí)實(shí)現(xiàn)信息資源的融合和共享。2.提高事業(yè)單位科學(xué)管理，節(jié)約人力資源。比較傳統(tǒng)的人工模式，需要人力資源相對(duì)較多，工作強(qiáng)度比較大，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。而檔案管理信息化能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)資源的信息管理，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的重復(fù)利用，有效減少數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入，有效實(shí)現(xiàn)資源的融合和共享，節(jié)省人力資源，降低工作人員的工作強(qiáng)度。

2 傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 管理理念落后

從管理理念上看，很多事業(yè)單位在檔案管理過(guò)程中并沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性和必要性，甚至有很多單位對(duì)《檔案法》的法律法規(guī)了解甚少，以至于很多事業(yè)單位的檔案管理并沒(méi)有得到有效的重視，檔案管理工作也缺乏秩序，難以落到實(shí)處。除此之外，由于對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，在工作過(guò)程中，往往都更加注重檔案的收集、整理和保存，而忽視了檔案的充分開(kāi)發(fā)和利用，從而嚴(yán)重影響其管理的有效性。

2.2 管理業(yè)務(wù)較差

從管理業(yè)務(wù)上看，很多事業(yè)單位雖然設(shè)立了檔案管理部門(mén)，但是缺乏有效的管理制度和監(jiān)管制度，很多工作都是流于表面形式，檔案管理并沒(méi)有發(fā)揮其真正的作用。甚至有些事業(yè)單位在檔案錄入、檔案銷(xiāo)毀等過(guò)程中沒(méi)有合理的制度規(guī)范，也沒(méi)有遵循其相關(guān)的法律程序，從而造成不必要的損失。

2.3 管理設(shè)施不足

從管理設(shè)施上看，信息技術(shù)的發(fā)展，讓檔案管理工作逐漸從人工管理向信息化管理轉(zhuǎn)變，但是由于單位對(duì)該工作的不重視，很少在檔案管理工作者中投入更多的資金和精力。這也就導(dǎo)致了單位人員的工作意識(shí)淡薄，管理工作仍然得不到有效的提升和發(fā)展，甚至還有很多單位檔案得不到有效的保存，管理設(shè)施得不到有效改善，從而嚴(yán)重影響檔案管理工作的有效性[1]。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的可行性對(duì)策

3.1 提高信息化建設(shè)的針對(duì)性

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，必須要將檔案管理的實(shí)用性考慮進(jìn)去，為其提供充足的人力、物力、財(cái)力，強(qiáng)化檔案管理信息化網(wǎng)站的實(shí)用性。另外，事業(yè)單位的檔案信息管理網(wǎng)站為相關(guān)人員提供所需檔案管理工作，并且以網(wǎng)頁(yè)的形式建立，實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)上查找和信息化的使用，具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)需要加強(qiáng)網(wǎng)頁(yè)式的服務(wù)建設(shè)，這對(duì)于信息資源的傳遞更加便捷，也更加適應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流。與此同時(shí)，在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，還需要顧及到檔案與軟件的兼容性，使其更高效的保存下來(lái)。

3.2 提高信息化建設(shè)的安全性

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，必須要規(guī)范和完善檔案管理制度，并嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)。需要注意的是，事業(yè)單位一定要規(guī)范使用員工檔案資料，強(qiáng)化工作人員對(duì)于檔案工作的掌握，促進(jìn)檔案使用及保密措施的完善。除此之外，應(yīng)該采用硬件保護(hù)和軟件預(yù)防相結(jié)合的方式針對(duì)電腦病毒進(jìn)行技術(shù)防護(hù)，同時(shí)構(gòu)建檔案信息安全防護(hù)體系減少黑客入侵現(xiàn)象發(fā)生。目前應(yīng)用的防火墻技術(shù)，即在檔案部門(mén)的內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)之間設(shè)置保護(hù)屏障的方式，在避免泄露內(nèi)部信息的基礎(chǔ)上防止外部人員非法獲取檔案的手段是最為常見(jiàn)的。像安全保密技術(shù)，如數(shù)字簽名、數(shù)字證書(shū)、加密技術(shù)等手段也在發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。值得一提的是，事業(yè)單位各部門(mén)之間需達(dá)成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，共同構(gòu)建安全體系，降低安全風(fēng)險(xiǎn)。

3.3 強(qiáng)化檔案管理人才的引進(jìn)和培養(yǎng)

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，應(yīng)該注重對(duì)于檔案管理人員的培養(yǎng)問(wèn)題，采用分級(jí)管理培訓(xùn)的形式，對(duì)員工進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，并將工作安排細(xì)分，責(zé)任到人，高層員工要端正工作態(tài)度，提高專(zhuān)業(yè)技能水平，幫助工作任務(wù)順利完成。檔案管理工作是服務(wù)性質(zhì)的工作，與此相關(guān)的工作人員都應(yīng)該具備較高的道德水平，更好的為檔案管理工作。

3.4 轉(zhuǎn)變管理理念

要想實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化的發(fā)展，管理部門(mén)的管理理念是關(guān)鍵和基礎(chǔ)。首先，要從事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層上充分認(rèn)識(shí)信息時(shí)代檔案管理的職能和重要性，能夠從傳統(tǒng)的管理理念中脫離出來(lái)，加大檔案管理部門(mén)的設(shè)備投入和技術(shù)投入，為檔案管理信息化建設(shè)奠定物質(zhì)和理念基礎(chǔ)。其次，作為檔案管理人員要了解《檔案法》等相關(guān)的法律法規(guī)，能夠意識(shí)到檔案管理的重要性，重視檔案管理工作，提升自身的專(zhuān)業(yè)能力和服務(wù)意識(shí)。最后，要加強(qiáng)人事檔案管理的隊(duì)伍建設(shè)，定期組織職工進(jìn)行學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，要求工作人員熱愛(ài)本職工作，肯吃苦、能鉆研、有耐心、保密意識(shí)強(qiáng)。熟練掌握檔案信息的加工、運(yùn)行、傳遞、存儲(chǔ)及多媒體使用操作，靈活使用各種安全防范軟件和技術(shù)，從而不斷提升其專(zhuān)業(yè)知識(shí)和管理技術(shù)[2]。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，信息時(shí)代的發(fā)展，給事業(yè)單位檔案管理帶來(lái)了機(jī)遇的同時(shí)也面臨重大的挑戰(zhàn)。所以，作為事業(yè)單位管理部門(mén)和檔案管理部門(mén)需要從更新管理理念、規(guī)范管理標(biāo)準(zhǔn)、提升職工素養(yǎng)、完善技術(shù)安全防護(hù)、健全檔案信息化管理制度幾個(gè)方面進(jìn)行創(chuàng)新和改革，使其更好的適應(yīng)信息時(shí)代的到來(lái)，進(jìn)一步促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的順利開(kāi)展。