分析如何加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程

鄭婭君

天津濱海燃?xì)饧瘓F(tuán)有限公司 天津 300457

在企業(yè)中，作為管理和擁有大量信息資源的企業(yè)檔案部門，需要認(rèn)識到自身的重要職責(zé)，然后找到一種新型的方式做好檔案管理?，F(xiàn)階段我國已經(jīng)逐漸進(jìn)入了信息時代，在這個時代中企業(yè)檔案信息化管理也需要不斷創(chuàng)新，找到合理的方式進(jìn)行建設(shè)。在創(chuàng)新的時候，不僅需要創(chuàng)新檔案的具體內(nèi)容，將企業(yè)發(fā)展的一些新的創(chuàng)新點輸入到檔案中，還需要采用符合時代發(fā)展的管理方法，這樣才能提高企業(yè)檔案信息化建設(shè)的效率，同時也是企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然趨勢。所以現(xiàn)階段需要找到加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的方式，讓企業(yè)可以更好發(fā)展。

1 把握好企業(yè)檔案工作的發(fā)展方向

企業(yè)信息化，顧名思義就是通過先進(jìn)的信息化技術(shù)、先進(jìn)的企業(yè)管理思想等來對企業(yè)檔案進(jìn)行優(yōu)化配置和管理，保證企業(yè)的信息得以更妥善的保存，并讓管理人員可以通過企業(yè)檔案信息更好制定日后的發(fā)展計劃、發(fā)展路線，從而提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，讓企業(yè)可以在不斷發(fā)展的經(jīng)濟(jì)市場中保存實力，提升地位。在企業(yè)檔案部門中，可以了解到其主要的工作內(nèi)容就是集中對企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)經(jīng)營信息、人力、財力、物品資源的流動進(jìn)行管理，還需要對企業(yè)供應(yīng)鏈、客戶關(guān)系等外部資源進(jìn)行整合，這樣才能真正意義上實現(xiàn)最基本的行為規(guī)范，落實新型的管理流程。而且企業(yè)檔案管理人員還需要把握好企業(yè)檔案工作的發(fā)展方向，實現(xiàn)企業(yè)基礎(chǔ)管理的規(guī)范化和信息化。企業(yè)想要進(jìn)一步發(fā)展，需要從自身的能力上起步。因此管理人員在制定規(guī)劃的時候需要從企業(yè)的自身特點出發(fā)，然后進(jìn)行創(chuàng)新或者投資，這樣不僅保存了企業(yè)的實力，讓企業(yè)可以繼續(xù)正常發(fā)展、運轉(zhuǎn)，還可以讓企業(yè)額外獲得利益[1]。如果企業(yè)在發(fā)展、創(chuàng)新等方面出現(xiàn)了問題，需要通過一些檔案數(shù)據(jù)來查找問題的原因，然后解決問題。而且企業(yè)檔案對企業(yè)的經(jīng)營決策、合理利用各項資料提供查詢與服務(wù)，這樣企業(yè)在選擇工作人員的時候就可以非常省力?，F(xiàn)階段隨著辦公自動化、電子文件的出現(xiàn)，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式已經(jīng)逐漸無法滿足當(dāng)今的企業(yè)需要，因此需要通過網(wǎng)絡(luò)信息化的手段來實現(xiàn)企業(yè)檔案信息的存貯、處理，進(jìn)而更好應(yīng)用這些檔案資源。

2 注重檔案數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)化開發(fā)

2.1 實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理

檔案信息想要上網(wǎng)，就必須要呈現(xiàn)數(shù)字化。檔案數(shù)字化，即建立數(shù)據(jù)庫。這是一種新型的檔案管理方式，不僅管理企業(yè)方便、輕松，還可以保證企業(yè)檔案信息的安全。針對這些信息，企業(yè)管理人員可以更準(zhǔn)確抓住企業(yè)信息化建設(shè)的機(jī)遇，把檔案信息化納入企業(yè)信息化建設(shè)中，這樣就可以使檔案信息化與企業(yè)信息化同步發(fā)展。一方面需要檔案部門根據(jù)企業(yè)的要求來開展新型的管理模式，另一個方面就是需要充分應(yīng)用企業(yè)信息化的技術(shù)手段和網(wǎng)絡(luò)平臺，開展紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作。

2.2 實現(xiàn)檔案信息的資源共享

為了更好實現(xiàn)檔案信息的資源貢獻(xiàn)，現(xiàn)階段企業(yè)檔案信息管理工作的開展需要不斷克服檔案管理的局限性，讓管理人員可以在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行信息的傳遞和交流。而且需要將計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與檔案系統(tǒng)內(nèi)外信息數(shù)據(jù)庫聯(lián)系，這樣管理人員在查找信息是時候就比較方便，還可以從網(wǎng)絡(luò)中獲得相關(guān)的其他信息，找到有助于非企業(yè)發(fā)展的一些資料，讓企業(yè)檔案管理工作可以更迅速的開展。除此之外，還需要在檔案系統(tǒng)內(nèi)部建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，把各個分散管理的檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行銜接起來，構(gòu)成一個工作的有機(jī)整體，實現(xiàn)資源共享[2]。

3 培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案人才

現(xiàn)階段，我國已經(jīng)進(jìn)入了信息時代，所以需要通過新型的手段來完成企業(yè)檔案管理工作，并開展企業(yè)檔案信息化建設(shè)。但是在企業(yè)中，很多檔案管理人員都是資歷比較老的人，這些人采用的方式也比較傳統(tǒng)，并沒有將新型的信息化管理手段融入進(jìn)來。而且面對多樣化的檔案種類和載體，傳統(tǒng)的方式無法應(yīng)對高強(qiáng)度的工作。因此企業(yè)就需要針對檔案信息化管理培養(yǎng)更多高能力、高素質(zhì)的全能人才，這些人才不僅要具備專業(yè)的技術(shù)手段，還需要對先進(jìn)的設(shè)備、技術(shù)有比較全面的了解，讓人才可以有效開發(fā)企業(yè)資源，進(jìn)而更好為企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。而且檔案管理人員還需要建設(shè)完善的工作平臺，將企業(yè)的檔案信息可以輸入到這些網(wǎng)站中，這樣管理人員想要查詢相應(yīng)的資料就方便很多。不管是相關(guān)的網(wǎng)站還是鏈接，都需要取得有關(guān)單位的同意或授權(quán)。特別是虛擬檔案館環(huán)境的形成，更需要有關(guān)單位在技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)協(xié)議上達(dá)成一致。因此企業(yè)培養(yǎng)人才就是非常有必要的[3]。企業(yè)需要向社會進(jìn)行招募，聘任大量的高能力人才，然后讓這些新人可以同老人進(jìn)行合作，老人可以教授新人一些工作技巧，而新人可以將新型的信息化管理方式帶給老人，只有做到這樣才能更好提升企業(yè)檔案信息化建設(shè)效率，進(jìn)而讓企業(yè)可以在企業(yè)檔案信息化建設(shè)下更好發(fā)展。

4 結(jié)語

綜上所述，隨著時代的不斷發(fā)展，現(xiàn)階段更多人都逐漸開始注重企業(yè)檔案信息化建設(shè)。因為對企業(yè)來說，想要發(fā)展的更好，并在市場中站穩(wěn)腳跟，就需要各個部門之間進(jìn)行協(xié)調(diào)發(fā)展。但是很多時候，企業(yè)本身并沒有注重檔案管理，認(rèn)為只有保存好以前的檔案資料就可以。但是現(xiàn)階段企業(yè)在不斷發(fā)展中發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)的管理理念存在問題，需要定期對檔案進(jìn)行更新。而且企業(yè)發(fā)展的越來越快，檔案的信息量越來越大，更新的頻率也越來越多，所以需要不斷轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念以及管理方式，針對時代的發(fā)展來落實企業(yè)檔案信息化建設(shè)，這樣才能通過檔案信息化建設(shè)來更好豐富檔案工作，達(dá)到加快企業(yè)發(fā)展的目的。