中小民營企業(yè)存貨管理存在的問題及改進

李來文

（中山科朗農(nóng)業(yè)科技股份有限公司，廣東 中山 528415）

一、引言

當(dāng)前，中小民營企業(yè)在存貨管控中存在不少的問題，較大的制約了企業(yè)經(jīng)濟效益的發(fā)展。針對其中存在問題，已有不少論文提出了較為可行的改進措施，在實踐中具有一定的借鑒意義。在眾多的企業(yè)中，尤其以中小型企業(yè)居多，如果中小企業(yè)能夠?qū)⒋尕浌芾硭讲粩嗫缟闲碌呐_階，對我國的經(jīng)濟發(fā)展也是具有非常重要的作用。

（一）中小民營企業(yè)存貨管理的內(nèi)容

存貨是指在企業(yè)經(jīng)營過程中為保證正常銷售而儲存的物資，包括各類材料、在產(chǎn)品、半成品、產(chǎn)成品或庫存商品以及包裝物、低值易耗品、委托加工物資等。它是企業(yè)營運資金的重要環(huán)節(jié)，確保企業(yè)正常運行的基本前提。存貨管理就是對存貨的采購、生產(chǎn)、銷售、庫存等環(huán)節(jié)進行合理控制，力求企業(yè)存貨持有量處于合理狀態(tài)，將占用的資金控制在合理范圍。

（二）中小民營企業(yè)存貨管理特點

中小民營企業(yè)存貨的特點是品種繁多，流動性強。但在存貨管控中由于對人員安排、內(nèi)部控制等方面重視不夠，對于多品種的庫存管控容易造成存貨結(jié)構(gòu)不合理、存貨周轉(zhuǎn)率不高，導(dǎo)致存貨積壓，嚴(yán)重影響公司經(jīng)營業(yè)績。

（三）加強中小民營企業(yè)存貨管控理的意義

對于中小民營企業(yè)來說，加強存貨管理具有非常重要的意義，主要體現(xiàn)在如下方面：

1．幫助企業(yè)正常營業(yè)活動的運轉(zhuǎn)

企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動離不開存貨作為前提條件，存貨也是作為企業(yè)流動資金的重要一環(huán)，通過有效的存貨管控可以提高存貨周轉(zhuǎn)率，發(fā)揮出更高的流動資產(chǎn)使用效率。

2．可以強化資金使用效率

企業(yè)運行必須要購買材料，經(jīng)過生產(chǎn)、加工轉(zhuǎn)為產(chǎn)成品，再通過銷售給客戶后收回資金，以實現(xiàn)資產(chǎn)的增值。如果把存貨管理好，就可以減少資金在存貨環(huán)節(jié)的沉淀，也就是更加充分地優(yōu)化資金的使用價值。

3．有利于提升市場占有率

和大中型企業(yè)相比較，中小型民營企業(yè)無論是在企業(yè)規(guī)模，生產(chǎn)產(chǎn)能，還是在新產(chǎn)品開發(fā)方面都有不小的差距。因此，有效的存貨管理能夠快速響應(yīng)客戶的需求，在激烈競爭的市場中占有一席之地。

二、中小民營企業(yè)的存貨管理的現(xiàn)狀

（一）物料采購計劃不科學(xué)

不少民營企業(yè)在銷售、生產(chǎn)、庫存、采購等方面沒有能夠有機地協(xié)調(diào)一致，物料采購未能制定合理的采購計劃。倉庫缺少什么，采購就跟著買什么，雖然整天在疲于奔命，但往往是該買的不能及時到貨，導(dǎo)致生產(chǎn)停工待料；不該買的，倉庫里又存放了一大堆。有的采購員按照經(jīng)驗來下采購訂單，但這種方法也不是時時管用，生產(chǎn)計劃一旦變更，這種方法就是趕不上相應(yīng)的變化，很容易造成庫存過剩，或者是停工待料的局面；也有的采購人員為了避免因短少物料而承擔(dān)責(zé)任，有意在采購的時候多買一些，這樣確實滿足了生產(chǎn)的需求，防止了短料。但無形之中是增加了庫存，可謂按下了葫蘆翹起了瓢，無法平衡庫存量與生產(chǎn)需要的關(guān)系。

（二）采購成本控制方式簡單

有些中小民營企業(yè)在采購的過程中，采購人員控制成本的方式比較單調(diào)，只是簡單地進行“貨比三家”，哪家低就買哪家，采取低價采購策略。但低價采購的弊端是采購料件的質(zhì)量往往是不過關(guān)，導(dǎo)致后續(xù)的使用及維護成本上升，得不償失。之所以出現(xiàn)這樣的現(xiàn)象，是因為采購人員的綜合能力不高，專業(yè)的生產(chǎn)知識和采購技能也不夠，不能從中長期發(fā)展的高度綜合考慮采購方案，發(fā)揮不出采購支持企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的應(yīng)有作用。

（三）存貨管理制度不健全

部分民營企業(yè)沒有建立起完善的存貨管理制度來規(guī)范存貨的采購、驗收、保管、領(lǐng)用、發(fā)出的環(huán)節(jié)的控制制度。為了節(jié)約人力資源成本，有的采購人還監(jiān)管貨物的收發(fā)、保管，違背了“不相容職務(wù)相分離”的原則；倉庫貨物的領(lǐng)用在沒有授權(quán)主管批準(zhǔn)的情況下就被領(lǐng)用，造成賬實不符；生產(chǎn)環(huán)節(jié)物料差異沒有認真尋找原因；倉庫沒有定期做好存貨的盤點工作，倉庫的呆廢料長期無人問津。這些問題的存在，都會不同程度上造成存貨成本的增加，更有甚者，有人會利用管理上的漏洞，出現(xiàn)監(jiān)守自盜，或內(nèi)外勾結(jié)等徇私舞弊的行為，致使企業(yè)損失慘重。

（四）對人力成本控制重視程度不足

部分中小民營企業(yè)生產(chǎn)設(shè)備的自動化程度比較低，需要使用大量的人工成本來制造產(chǎn)品。但隨著人力成本的不斷攀升，人工成本的支出也越來越多。為節(jié)約人工成本，想方設(shè)法通過壓低薪酬來招聘員工。但員工也會因此而頻繁跳槽，企業(yè)也是陷入無休止的招聘怪圈。而留不住員工所導(dǎo)致的顯現(xiàn)成本也是不斷增加，這其中包括招聘成本，還有入職后相應(yīng)的培訓(xùn)成本。新員工由于對生產(chǎn)流程不熟悉導(dǎo)致生產(chǎn)效率下降、廢品率上升。所以，如果一味地考慮壓縮人工成本，表面上看起來是可以降低成本，但實際上是失大于得。留不住員工特別是熟練員工，無疑會增加企業(yè)的用工成本。

（五）存貨管理信息化建設(shè)嚴(yán)重滯后

在資訊日新月異的今天，信息化已經(jīng)成為企業(yè)日常管控的重要工具。但在眾多的中小民營企業(yè)中，ERP系統(tǒng)使用率還是不高。老板舍不得花錢投入一套動輒數(shù)十萬元的ERP系統(tǒng)；就是在信息化方面有投入，也是購買一些標(biāo)準(zhǔn)化的ERP產(chǎn)品，其中的一些模塊功能不能適用于企業(yè)的具體要求。日常業(yè)務(wù)中還是以傳統(tǒng)的EXCEL表、WORD文檔作為主要的計算工具。過多地依靠人工計算，在工作量上很大、在時效性方面比較慢，常常是不能按期提供、在計算結(jié)果上也是準(zhǔn)確率不高，容易出錯。這樣會導(dǎo)致業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)在企業(yè)內(nèi)部很難順暢流動，部門之間不能及時共享數(shù)據(jù)，易造成產(chǎn)銷量不相符、庫存積壓的問題，這在眾多中小民營企業(yè)存貨管控中是屢見不鮮的問題。

三、加強中小民營企業(yè)存貨管理的對策建議

（一）合理制定采購計劃及多維度進行采購成本控制

避免存貨的過多或過少采購，一定要與企業(yè)的物料需求計劃結(jié)合起來考慮。物料需求計劃是以銷售為基礎(chǔ)，計算出生產(chǎn)計劃，然后再結(jié)合庫存的數(shù)量及在途物資的到貨時間狀況，來科學(xué)合理地制訂采購需求計劃。在采購的過程中，采購部門要保持與倉庫、生產(chǎn)、銷售部門及時分享更新的數(shù)據(jù)，當(dāng)銷售計劃有可能被推遲，采購部門要主動與供應(yīng)商聯(lián)系，力求推遲已下采購訂單數(shù)量，以防過多積壓；當(dāng)銷售計劃有可能提前，要爭取供應(yīng)商配合提前發(fā)貨，以防“等米下鍋”斷炊的風(fēng)險。當(dāng)然，調(diào)整采購計劃，無疑要與供應(yīng)商保持良好的戰(zhàn)略合作關(guān)系才能得到它們積極的配合，才更有利于存貨庫存的合理控制，避免不必要的資金浪費。采購成本控制是多維度的，除了要通過“貨比三家”的傳統(tǒng)降低成本的方式，還要對采購物料成本做精細化的分解，了解物料的成本結(jié)構(gòu)，對方報價的具體構(gòu)成，通過這種“知己知彼”的方式來精準(zhǔn)地降低成本。此外，還可以結(jié)合集中采購、第三方采購、全面預(yù)算、就近采購、準(zhǔn)時化（JIT）采購等多管齊下的方式對采購成本進行控制。只有真正認識到降低采購成本的重要性，把采購成本降低了，才更有助于存貨成本的降低。當(dāng)然在降低采購成本的過程中，要拋棄一味降低采購成本的片面做法，兼顧與總持有成本之間的平衡關(guān)系，以戰(zhàn)略眼觀來做好采購與庫存成本管控的關(guān)系。

（二）加強存貨管控的內(nèi)控建設(shè)

中小民營企業(yè)要重視在存貨管控環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，要改變傳統(tǒng)的思維方式，存貨管控人員不應(yīng)是只招親戚熟人，一人兼做多崗，而應(yīng)該從內(nèi)部控制的角度因崗設(shè)人。主要要做好這幾個方面的內(nèi)部控制工作：一是崗位職責(zé)分明，采購、保管驗收要涇渭分明，不能兼容；二是非相關(guān)人員不經(jīng)過相應(yīng)授權(quán)不能隨意進入倉庫，特別是對于貴重物品、危險品或保密物品等，更要嚴(yán)格授權(quán)接觸；三是對于采購、驗收、保管、發(fā)貨、盤點要建立完善的管理制度并隨著實際的需求而做相應(yīng)的調(diào)整。

（三）對人力成本控制要綜合考慮

人工成本是產(chǎn)品成本的重要組成部分，降低人工成本是企業(yè)經(jīng)營管控的不二選擇。企業(yè)要重視對新員工的培訓(xùn)及考核，盡快在生產(chǎn)線上能夠熟練操作，進而提高產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定性，來促進產(chǎn)品成本的降低。通過加強對生產(chǎn)環(huán)境等方面的硬件建設(shè)與公司文化等方面的軟件建設(shè)，讓員工體會到受到尊重，更能在工作中迸發(fā)熱情，形成相互競爭的良好氛圍。人的素質(zhì)提高了，便給優(yōu)化工作崗位帶來契機，企業(yè)也可以給優(yōu)秀員工以調(diào)薪的機會，可以說降低人工成本與提高員工福利待遇并不沖突。此外，要舍得對生產(chǎn)設(shè)備的技術(shù)改造，提高自動化程度，減少對人工的依賴，也是降低人工成本的一條重要的途徑。

（四）重視存貨管控的信息化建設(shè)

中小民營企業(yè)要摒棄舊的思維方式，要充分認識到信息化建設(shè)對提升企業(yè)存貨管控的真正意義。它可以提高計算結(jié)果的準(zhǔn)確性、更加比人工計算在及時性方面具有無可比擬的優(yōu)勢，把相關(guān)人員從繁重的計算中解放出來，從而可以集中精力做好諸如規(guī)劃、分析等更有價值的事情；通過信息分享，促使產(chǎn)、供、銷各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)有機地結(jié)合起來，促使企業(yè)能夠有效地降低庫存，提高效率。因此，企業(yè)要結(jié)合自身實際情況，量力而行，合理進行預(yù)算安排在信息化建設(shè)方面適度的資金，在ERP選擇上要盡量與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營特點相匹配的產(chǎn)品，必要是還要對其中的一些模塊進行客制化改進。

四、結(jié)語

存貨是中小民營企業(yè)營運資金的重要組成部分，管理好存貨在進、銷、存方面的每個環(huán)節(jié)，才能保證生產(chǎn)經(jīng)營的順利進行。在日常的管控活動中，要不斷針對提高相關(guān)人員的素質(zhì)，強化信息化建設(shè)，堵塞內(nèi)部控制漏洞等方面做好功課，從而全面提升對存貨管控的綜合能力，為企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)打下牢固的根基，為企業(yè)創(chuàng)造出更大的經(jīng)濟效益。