行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)研究

楊晨希

（新疆藝術(shù)劇院民族樂(lè)團(tuán)，新疆 烏魯木齊 830000）

一、引言

2014年1月1日，在全國(guó)行政事業(yè)單位范圍內(nèi)正式施行的《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》為行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)提供了一個(gè)內(nèi)容全面、框架清晰、路徑明確的方向，也正式拉開了行政事業(yè)單位建立內(nèi)部控制規(guī)范的序幕。但是，隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，內(nèi)部控制信息化建設(shè)模式作為行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的重要基石，還存在許多問(wèn)題，阻礙了其功能的充分發(fā)揮。因此，探討行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

二、當(dāng)前行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

（一）內(nèi)控制度流于形式，無(wú)法運(yùn)用到信息化業(yè)務(wù)中

很多基層行政事業(yè)單位在構(gòu)建內(nèi)控制度，內(nèi)控手冊(cè)完成之后，就覺(jué)得內(nèi)部控制工作基本完成，剩下就是等待接受上級(jí)檢查和審計(jì)部門開展審計(jì)時(shí)使用了。內(nèi)控的建設(shè)只是為了應(yīng)付上級(jí)檢查和審計(jì)，而不是單位自身管理真正的需求，無(wú)法運(yùn)用到信息化管理業(yè)務(wù)中。

一些單位設(shè)計(jì)一套內(nèi)控制度手冊(cè)，要經(jīng)歷幾年，需要花費(fèi)數(shù)萬(wàn)元，最后卻將內(nèi)控手冊(cè)完美入庫(kù)保管，從不翻看，更不會(huì)合理利用到內(nèi)控信息化管理業(yè)務(wù)中，絲毫沒(méi)有改變單位實(shí)際內(nèi)部控制管理水平。一些單位由于人員數(shù)量有限，單位政府采購(gòu)、固定資產(chǎn)保管、領(lǐng)用一直是一人負(fù)責(zé)，不會(huì)因內(nèi)控制度的建立實(shí)現(xiàn)流程再造，導(dǎo)致內(nèi)控手冊(cè)就沒(méi)有發(fā)揮作用，內(nèi)部控制信息化建設(shè)更是無(wú)從談起。

（二）忽略業(yè)務(wù)信息化建設(shè)

在實(shí)踐過(guò)程中，很多單位只關(guān)心財(cái)務(wù)內(nèi)控信息化管理，往往忽略業(yè)務(wù)信息化建設(shè)。在資產(chǎn)管理、收入支出、合同管理等六大經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中，只是關(guān)注財(cái)務(wù)支出的信息化控制，而不重視具體業(yè)務(wù)信息化流程控制，更不注意關(guān)鍵崗位的相互牽制、不相容崗位的分離設(shè)置管理。業(yè)務(wù)上沒(méi)有信息化技術(shù)的協(xié)助支持，內(nèi)控制度的執(zhí)行管理無(wú)法涉及各個(gè)環(huán)節(jié)，更不能貫穿于整個(gè)業(yè)務(wù)活動(dòng)區(qū)域。經(jīng)了解情況看，行政事業(yè)單位基本都沒(méi)有設(shè)立專門的內(nèi)部控制信息化部門，都是由財(cái)務(wù)部門帶頭開展內(nèi)部控制信息化具體工作。

在行政事業(yè)單位的預(yù)算、預(yù)算執(zhí)行、項(xiàng)目績(jī)效評(píng)價(jià)等環(huán)節(jié)，幾乎都是財(cái)務(wù)部門主抓在做，其他部門配合在做，但是每次上面檢查或?qū)徲?jì)均在找財(cái)務(wù)部門要相關(guān)執(zhí)行情況資料，其他業(yè)務(wù)部門不會(huì)接受相關(guān)業(yè)務(wù)操作檢查和審計(jì)等方面工作，最終其他部門根本不會(huì)重視巡視檢查和審計(jì)，對(duì)他們沒(méi)什么影響力、對(duì)改進(jìn)工作方法沒(méi)有效果。造成工作壓力和風(fēng)險(xiǎn)都在財(cái)務(wù)人員身上，風(fēng)險(xiǎn)無(wú)法分擔(dān)出去，工作效果也不盡人意。

（三）缺乏優(yōu)質(zhì)的內(nèi)部控制信息化管理操作平臺(tái)

現(xiàn)在行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化操作的平臺(tái)十分有限，而且更新速度慢，基本上有財(cái)政一體化、固定資產(chǎn)管理平臺(tái)、財(cái)務(wù)賬務(wù)處理軟件、財(cái)政即時(shí)通等幾種常用應(yīng)用軟件，而且這幾種軟件基本是安裝在財(cái)務(wù)室，主要操作和使用人都是財(cái)務(wù)人員。

一般的行政事業(yè)沒(méi)有真正屬于自己的內(nèi)部控制信息化業(yè)務(wù)管理操作平臺(tái)，也沒(méi)有適用的ERP系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)、項(xiàng)目績(jī)效考核系統(tǒng)，這是行政事業(yè)的內(nèi)部控制信息化建設(shè)的限制條件；因?yàn)檫m合行政事業(yè)內(nèi)部控制信息化管理操作平臺(tái)的缺少，以至于有些單位的內(nèi)部控制流程會(huì)減少和簡(jiǎn)化，也會(huì)限制需要重點(diǎn)監(jiān)督的業(yè)務(wù)操作方面無(wú)法真正加入有效的內(nèi)部控制流程中來(lái)，大家更不會(huì)主動(dòng)加人內(nèi)部控制信息化建設(shè)中來(lái)。內(nèi)部控制信息化管理操作平臺(tái)的不常使用，會(huì)助長(zhǎng)的業(yè)務(wù)操作人員的惰性，尤其需要配合協(xié)助核心部門的業(yè)務(wù)時(shí)，基本是推脫或是隨便做做就結(jié)束，造成業(yè)務(wù)操作人員對(duì)工作缺少重視度和正式感。大量的工作被重復(fù)安排，各種excel表、word版報(bào)送，基層人員辛苦重復(fù)完成后卻沒(méi)記錄的痕跡，大大降低工作的效率。

（四）內(nèi)部控制信息化建設(shè)在人力資源控制環(huán)節(jié)薄弱

很多行政事業(yè)單位的人力資源結(jié)構(gòu)不合理，老、中、青年比例嚴(yán)重失調(diào)，由于人員流動(dòng)性小，出現(xiàn)老齡化狀況，由于可利用的人力資源缺乏導(dǎo)致事業(yè)單位的內(nèi)部控制信息化建設(shè)無(wú)法正常實(shí)施和運(yùn)行。

同時(shí)，人力資源激勵(lì)制度幾乎沒(méi)有，行政事業(yè)的職工對(duì)工作缺乏積極和熱情，整個(gè)集體缺乏生機(jī)和活力。無(wú)激勵(lì)就無(wú)競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，沒(méi)有吸引優(yōu)秀人才的優(yōu)勢(shì)，所以行政事業(yè)單位的信息化人才流失嚴(yán)重。

并且，信息化關(guān)鍵崗位的輪崗制度無(wú)法實(shí)現(xiàn)，行政事業(yè)單位的人員有限，年齡大的同事有些只會(huì)干自己熟悉的工作，一換輪崗就干不了，結(jié)果是崗位變不動(dòng)薪也不變，單位只能安排僅有年輕人輪崗，工作壓力均在年輕人一代，但是薪酬、晉升方面往往又得不到及時(shí)的回應(yīng)。

三、加強(qiáng)行政事業(yè)單位內(nèi)控信息化建設(shè)的對(duì)策建議

（一）建立真正適合行政事業(yè)的單位實(shí)際業(yè)務(wù)內(nèi)控制度

1．設(shè)立有效的內(nèi)部控制信息化管理組織框架

根據(jù)內(nèi)控建設(shè)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，行政事業(yè)單位同樣需要建立內(nèi)部控制制度，設(shè)立內(nèi)部控制信息化組織框架，可以參照企業(yè)的內(nèi)控信息化建設(shè)的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置方法明確行政事業(yè)單位法人、書記、辦公室主任、具體業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員等管理層的職責(zé)權(quán)限、議事規(guī)則、工作程序等應(yīng)當(dāng)明確，決策權(quán)、執(zhí)行權(quán)和監(jiān)督權(quán)相互分離，形成制衡。重點(diǎn)是內(nèi)控要達(dá)到的效果，更突出把握財(cái)政性資金的收入支出控制，考慮績(jī)效評(píng)價(jià)的問(wèn)題。

2．建立有效的制度和流程

要針對(duì)單位主要業(yè)務(wù)流程進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析，比如采購(gòu)的牽制，要保證2人以上進(jìn)行，避免一個(gè)人執(zhí)行支出業(yè)務(wù)，針對(duì)存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，做出有效的制度和流程，從而形成單位的內(nèi)控手冊(cè)。針對(duì)行政事業(yè)單位特點(diǎn)，從相互牽制的角度出發(fā)，以《內(nèi)控》規(guī)范為導(dǎo)向，符合行政事業(yè)單位新預(yù)算法、政府會(huì)計(jì)制度的要求，采用“制衡、監(jiān)督、激勵(lì)”的內(nèi)控設(shè)計(jì)理念，以“指標(biāo)流、資金流”管理為主線，以決策支持和服務(wù)創(chuàng)新為重點(diǎn)，協(xié)助基層行政事業(yè)單位快速、高效地進(jìn)行內(nèi)控體系的建設(shè)，構(gòu)建全方法、全過(guò)程、動(dòng)態(tài)化反映行政事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)運(yùn)行狀態(tài)的預(yù)算內(nèi)控管理平臺(tái)，為基層單位大大提高工作效率，減輕工作壓力。

（二）建設(shè)科學(xué)、實(shí)用、全面的行政事業(yè)單位內(nèi)控管理體系

在整個(gè)內(nèi)控管控體系中引入績(jī)效管理理念，立足績(jī)效管理與評(píng)價(jià)，責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，為未來(lái)政府的綜合績(jī)效管理做好基礎(chǔ)工作，單位全員參與預(yù)算編審、績(jī)效評(píng)價(jià)管理工作中來(lái)。

行政事業(yè)單位在面對(duì)被巡視或被審計(jì)工作時(shí)，盡可讓其他部門涉及內(nèi)控環(huán)節(jié)的任務(wù)流程工作者都參與進(jìn)來(lái)，或者說(shuō)讓他們直接面對(duì)巡視和審計(jì)一方工作要求，來(lái)自外界第三方的工作指導(dǎo)效果遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于單位內(nèi)部的相關(guān)工作要求的效果，站在對(duì)單位內(nèi)控建設(shè)有益的角度考慮，我希望每次都巡視和審計(jì)的面更大、涉及的人更多一些，而不只是單位的主要領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員，可以把具體流程業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人或經(jīng)辦人也加進(jìn)來(lái)。每次這種巡視或被審計(jì)時(shí)，都是單位加強(qiáng)內(nèi)控建設(shè)的最好時(shí)機(jī)。

（三）搭建更多優(yōu)質(zhì)的信息化管理操作平臺(tái)

行政事業(yè)單位可以引入企業(yè)先進(jìn)的內(nèi)部控制信息化管理操作平臺(tái)，或鼓勵(lì)大力開發(fā)獨(dú)立模式、整合模式和附加模式等多種信息化管理管理模式，以便更好加強(qiáng)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)。擁有更多更優(yōu)質(zhì)的內(nèi)控控制信息化操作平臺(tái)后，把涉及內(nèi)控的各個(gè)流程環(huán)節(jié)強(qiáng)行自動(dòng)化加入信息化操作平臺(tái)，同時(shí)把內(nèi)控制度的管理要求和具體操作也加入進(jìn)來(lái)，和財(cái)務(wù)人員一樣辦理業(yè)務(wù)處室UK，進(jìn)入信息化平臺(tái)后，每個(gè)操作員均先學(xué)習(xí)并了解相關(guān)內(nèi)控制度流程、管理辦法等后方可進(jìn)行業(yè)務(wù)操作，這樣一方面加強(qiáng)了內(nèi)部控制制度的執(zhí)行，另一方面也提高了工作的整體效率。

當(dāng)上級(jí)有常規(guī)性項(xiàng)目工作安排時(shí)，首先應(yīng)考慮可否加入基層內(nèi)部信息化操作模塊后進(jìn)行開展，流經(jīng)的業(yè)務(wù)對(duì)接口點(diǎn)名式直接設(shè)立，這樣固化地參與到內(nèi)部控制流程中來(lái)，減少業(yè)務(wù)操作管理漏洞，比如對(duì)國(guó)有資產(chǎn)的管理平臺(tái)中可以加入“固定資產(chǎn)倉(cāng)庫(kù)管理”模塊，對(duì)國(guó)有資產(chǎn)的購(gòu)買、領(lǐng)用、盤點(diǎn)情況進(jìn)行一站式分崗位管理，防止國(guó)有資產(chǎn)的流失。

內(nèi)控控制信息化操作平臺(tái)，讓更多的業(yè)務(wù)人員容易參與進(jìn)來(lái)，涉及業(yè)務(wù)層面的口可以更開放、更透明、更具體。內(nèi)控控制信息化操作平臺(tái)靈活運(yùn)用起來(lái)，讓內(nèi)控控制信息化建設(shè)成為內(nèi)控控制制度健全的快速跑道。

（四） 建立人力資源控制的激勵(lì)機(jī)制

以轉(zhuǎn)換用人機(jī)制和搞活用人制度為核心，增設(shè)非實(shí)名制編制，建立符合本單位特點(diǎn)和人才成長(zhǎng)規(guī)律的現(xiàn)代人事管理制度，增強(qiáng)本單位用人自主權(quán)。以健全崗位分類和分級(jí)管理為基礎(chǔ)，通過(guò)業(yè)務(wù)考核、分類設(shè)崗、競(jìng)爭(zhēng)上崗等辦法，建立和完善崗位聘用能上能下，崗位級(jí)別能高能低，崗位類別權(quán)責(zé)清晰，崗位管理動(dòng)態(tài)靈活的崗位管理機(jī)制，達(dá)到吸引優(yōu)秀人才和留住優(yōu)秀人才，才能提高職工的整體素質(zhì)，以便更好內(nèi)部控制信息化工作更好開展。

參考企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范體系框架的五大內(nèi)部控制要素中提到控制活動(dòng)的績(jī)效考評(píng)控制方法，行政事業(yè)單位以完善收入分配激勵(lì)約束機(jī)制為重點(diǎn)，建立崗變薪變，崗優(yōu)薪優(yōu)，多勞多得，動(dòng)態(tài)管理，績(jī)效考核，獎(jiǎng)懲配套等制度規(guī)定，并將考核結(jié)果作為續(xù)聘、解聘、晉升、增資的依據(jù)，形成以業(yè)績(jī)?yōu)橹饕罁?jù)的職工崗位考核變化收入分配激勵(lì)機(jī)制，為行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)，儲(chǔ)備人才。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，當(dāng)前行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)仍然存在諸多問(wèn)題亟需解決，行政事業(yè)單位只有先認(rèn)識(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題，然后逐步解決問(wèn)題。行政事業(yè)單位內(nèi)控信息化建設(shè)必須以實(shí)際業(yè)務(wù)活動(dòng)需要為出發(fā)點(diǎn)，加強(qiáng)薄弱環(huán)節(jié)、解決突出問(wèn)題，有效推進(jìn)行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制制度建設(shè)，提升信息化辦公能力、水平和辦事效率，更好地服務(wù)于社會(huì)和人民。