基于信息化的電力企業(yè)商務(wù)采購管理模式優(yōu)化探討

劉楊

江蘇核電有限公司 江蘇連云港 222042

在電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中，利用信息技術(shù)能夠更有效地處理海量管理信息，進(jìn)一步提升企業(yè)管理數(shù)據(jù)分析能力和經(jīng)營管理效率。電力企業(yè)在商務(wù)采購管理方面也要進(jìn)行更加集約式的管理，采取集中管理模式，充分利用電子信息技術(shù)使各項管理操作形成集成物流和信息流。電力企業(yè)作為傳統(tǒng)的能源類企業(yè)，傳統(tǒng)的商務(wù)采購管理模式和管理思維仍然比較根深蒂固，導(dǎo)致信息化管理與傳統(tǒng)管理之間存在較多的交叉環(huán)節(jié)，如何運(yùn)用信息技術(shù)來優(yōu)化傳統(tǒng)采購管理模式也成為研究的重要方向。

1 當(dāng)前電力企業(yè)的商務(wù)管理現(xiàn)狀

1.1 采購需求管理需優(yōu)化

采購需求是整個商務(wù)采購流程的起點(diǎn)，如何管理好采購需求，對于商務(wù)采購管理具有事半功倍的作用，對整合采購量，提升議價能力，提高響應(yīng)時效和提升滿意度都有明顯的效果。電力企業(yè)不同部門會根據(jù)實(shí)際工作需要制定不同的采購需求，商務(wù)采購部門無法確定需求部門提報哪些采購需求，因此采購需求會具有不確定性；不同部門提報同類型采購需求，同一部門不同時間段提報同類型需求，會導(dǎo)致采購需求具有分散性。另外，需求部門能否在計劃時間節(jié)點(diǎn)前按期完成采購需求提報，采購需求提出后是否存在需求變化或者技術(shù)澄清。采購需求存在問題會影響后續(xù)商務(wù)采購服務(wù)質(zhì)量、采購工作效率和采購性價比等整體采購工作執(zhí)行[1]。

1.2 采購方式的選擇需規(guī)范

在電力企業(yè)商務(wù)采購過程中，采購方式通常分為招標(biāo)、競爭性談判、詢價、競價、單一來源采購，對于供應(yīng)商選擇又分為公開和邀請方式，采購方式的選擇是保障采購過程公開、透明、合規(guī)、合法的重要環(huán)節(jié)。目前，電力企業(yè)集團(tuán)公司整合成員公司采購需求，推行集中采購和內(nèi)部市場自主配套的采購方式，對于滿足集中采購框架協(xié)議的采購項目可以通過簽訂子訂單的方式直接采購；對于符合內(nèi)部市場自主配套的采購項目可以按照自主配套目錄直接與集團(tuán)內(nèi)部供方開展采購。對于招標(biāo)、競爭性談判、詢價、競價采購應(yīng)有3家及以上的供應(yīng)商參與，如采用邀請方式選擇3家及以上供應(yīng)商參與，將在采購環(huán)節(jié)引入主觀意見，特別是對于具備充分市場競爭的采購項目，不利于充分發(fā)揮市場競爭效應(yīng)來建立采購價格談判優(yōu)勢。

1.3 物資庫存管控待加強(qiáng)

電力企業(yè)為滿足公司正常生產(chǎn)運(yùn)營，保障預(yù)防性維修和糾正性維修等工作開展，通過建立企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)倉庫和庫存管理體系，來儲備生產(chǎn)物資以滿足企業(yè)使用需求，隨著電力企業(yè)運(yùn)營年份的增長和企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，不得不面臨需求部門重復(fù)性采購、物資編碼管理不規(guī)范、庫存游離物資逐年增加、倉庫存儲空間利用率降低、冗余物資識別處置困難等問題。庫存管控水平降低最終導(dǎo)致庫存原值不斷增加，企業(yè)生產(chǎn)成本增加[2]。

2 基于信息化的商務(wù)采購管理優(yōu)化措施

2.1 采購需求中引入信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理

通過ERP信息系統(tǒng)引入需求計劃管理模式，由采購需求部門根據(jù)年度預(yù)算，結(jié)合項目實(shí)施或維護(hù)工作計劃，制定以行項目為基本單元的采購需求計劃，以便于利用ERP信息系統(tǒng)對于采購需求信息進(jìn)行匯總和數(shù)據(jù)分析。以事先設(shè)定好的原則對不同管理部門提出的多項或多種物資的采購需求，按照不同的采購方式、采購渠道進(jìn)行拆分；或者對于多個采購需求，為實(shí)現(xiàn)規(guī)模采購效益，將采購物資種類相同或相近的采購需求進(jìn)行整合，例如全廠使用的通用耗材、大宗化學(xué)品、常用備件等。將采購需求統(tǒng)一錄入ERP系統(tǒng)跟蹤管控，ERP系統(tǒng)按照設(shè)置的采購需求計劃時間自動觸發(fā)采購需求，保障采購需求的及時性、準(zhǔn)確性。同時，也可以避免因人工提報采購需求不及時影響商務(wù)采購整體進(jìn)展。

2.2 科學(xué)合理控制采購行為，優(yōu)化采購管理流程

電力企業(yè)的管理改進(jìn)要加強(qiáng)與電子信息技術(shù)相融合，對于企業(yè)日常的采購計劃、采購商務(wù)流程、物資到貨驗收、合同支付都要納入信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對企業(yè)物資采購的信息化管控。健全采購制度，規(guī)范采購方式的選擇，并根據(jù)不同采購方式在信息系統(tǒng)設(shè)置對應(yīng)的管理流程，如按采購金額大小分為合同采購和零星采購，按采購時間緊迫度分為緊急采購和非緊急采購，按是否具有競爭性分為競爭性采購和非競爭性采購，以及上級單位組織實(shí)施的集中采購和自主配套采購。通過EPC電子采購平臺實(shí)施的采購項目，原則上均應(yīng)發(fā)布采購公告，以公開方式選擇供應(yīng)商，充分調(diào)動供方市場競爭效應(yīng)，提高采購管理的信息化、公開化、透明化[3]。

2.3 優(yōu)化庫存管控，推動倉庫降本增容

加強(qiáng)設(shè)備基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理和備件定額管理，優(yōu)化庫存物資主數(shù)據(jù)，建立物資與設(shè)備的關(guān)聯(lián)關(guān)系；規(guī)范統(tǒng)一數(shù)據(jù)編碼規(guī)則，識別主數(shù)據(jù)錯碼、重碼，凍結(jié)重碼數(shù)據(jù)，清理庫存游離備件，逐步優(yōu)化BOM數(shù)據(jù)及備品備件定額數(shù)據(jù)。開展基于時間維修（TBM）向基于狀態(tài)維修（CBM）轉(zhuǎn)換技術(shù)研究工作，選擇設(shè)備開展維修轉(zhuǎn)換工作。加強(qiáng)預(yù)算管控，結(jié)合年度預(yù)算和庫存控制目標(biāo)下達(dá)采購計劃，避免重復(fù)采購增加庫存。積極推行領(lǐng)用頻次高、周轉(zhuǎn)快的常用耗材基于框架合同直接下訂單補(bǔ)庫的零庫存管理模式，降低常用耗材對有限庫容的占用，以保障電力企業(yè)庫存物資的需求保持在最低定額水平，提高資金的使用率。

3 結(jié)語

綜上所述，通過信息數(shù)據(jù)分析與實(shí)際生產(chǎn)緊密的結(jié)合在一起，實(shí)現(xiàn)規(guī)模采購效益，形成有效競爭，提升采購效率，降低采購成本，為電力企業(yè)創(chuàng)造更多的價值和實(shí)現(xiàn)企業(yè)的成本領(lǐng)先。有價值的數(shù)據(jù)和優(yōu)化的策略提出了商務(wù)采購管理的優(yōu)化建議，有助于推動電力企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營管理提升，實(shí)現(xiàn)電力企業(yè)的良性可持續(xù)發(fā)展。