淺析臺賬式管理對高校辦公室工作的積極意義

【摘要】高校辦公室由于其特殊的工作性質(zhì)，導致工作繁雜而責任重大，這就更加要求采用高效的管理方式，使辦公室業(yè)務水平提高，而科學化、細致化、標準化的道路成為必然的選擇。本文就臺賬式管理對高校辦公室工作的積極意義進行淺析，探尋臺賬式管理在辦公室各業(yè)務中的可能性及積極意義，著力于促進業(yè)務的高效化，提升工作質(zhì)量和水平，推動高校辦公室工作更加規(guī)范化、更加專業(yè)化。

【關鍵詞】臺賬式管理 高校辦公室 意義

一、臺賬式管理的定義及優(yōu)勢

所謂臺賬式管理，是指某項職位針對其職責范圍內(nèi)的管理工作，流程記錄及建立臺賬，并細化工作內(nèi)容及流程，形成清單，將工作內(nèi)容的明細清晰列出或控制要點，便于檢查或考核。臺賬式管理的優(yōu)勢是超前，較為突出全面、細節(jié)的提醒和簡單實用等特點，具體應用優(yōu)勢主要體現(xiàn)在以下三個方面：一、可以較為清晰的將工作的進展情況全面展示出來，便于反應整體工作任務的來龍去脈，使工作任務的當事人對自身工作情況有較為清楚的認識，使管理者能及時跟進任務進展洞察可能出現(xiàn)的問題。二、將各類工作業(yè)務列出清單，即職工工作職業(yè)分工，可以更加讓工作更加程式化，讓職工工作更加標準化，做到有章可循，對職工的業(yè)務水平有很好的提升促進作用，并可以降低工作中失誤減少漏洞。三、通過臺賬式管理可以顯著提高辦公室工作的效率和質(zhì)量，可以使管理者將注意力更多的放在戰(zhàn)略性、全局性工作。

二、辦公室臺賬式管理思路

（一）清晰臺賬式管理理念。近現(xiàn)代社會很多企業(yè)采用豐富多樣的管理模式，例如質(zhì)量管理、負面清單管理等等，但就高校辦公室而言并沒有意識到臺賬式管理對行政工作的重要意義。眾所周知，高校辦公室的職能是處理高校方方面面的綜合行政業(yè)務，工作及具體且繁雜，因此要求每一位職工必須熟練的、充分的了解工作細則，提高工作效率，才能將管理工作做精做細。實行臺賬式管理，前提是讓職工了解并樹立正確管理理念，做到事事有計劃、有思路、有跟進，從而解決工作職責不清晰等問題，What、How、How far一目了然。

（二）建立臺賬式管理目錄。臺賬式管理需要具體落實和構(gòu)建工作標準，根據(jù)不同辦公室的工作情況，明確辦公室職能臺賬，任務臺賬和執(zhí)行臺賬，落實責任到人。通過建立辦公室臺賬式管理目錄，可以使每位所在辦公室的職工了解工作職責，明確業(yè)務流程，清晰工作任務，使辦公室管理者更便于對工作進行全局把控。

（三）建立動態(tài)督導體制。為確保臺賬任務落實到位，高校辦公室應定期開展職工工作上報制度，認真督查每位工作人員的近期工作進展情況，對每項臺賬任務進行動態(tài)督導，直至辦結(jié)歸檔。在督導過程中，應就具體事項合理制定考核標準，細化工作內(nèi)容和流程，對可量化工作規(guī)定可量化工作指標，對個別不能量化、主觀因素較強的事件，設計相應定性指標。

三、辦公室臺賬式管理的積極意義

辦公室臺賬式管理主要具有使工作標準化、流程化、細化、系統(tǒng)化等優(yōu)勢，通過具體實施臺賬式管理，可以從以下三個方面體現(xiàn)對高校辦公室工作的積極意義。

（一）提升辦公室專業(yè)隊伍素質(zhì)。通過建立臺賬式管理意識，可從根本上提升辦公室職工的業(yè)務素質(zhì)。在進行臺賬式管理的工作中，可以培養(yǎng)每一位辦公室職工按照流程、標準、時限完成任務，從而實現(xiàn)高質(zhì)量、高水平專業(yè)團隊。

1.樹立觀念，提升職責認識。曾國藩曾經(jīng)說過“天下大事當于大處著眼，小處下手”。高校辦公室職員要明確細節(jié)的重要性，要對臺賬式管理的理念進行了解，樹立危機意識，強化管理意識，無論是公文、承辦會議、還是綜合性事務，樹立流程、時限、標準意識都是至關重要的。“點滴的創(chuàng)造固不如整體的創(chuàng)造，但不要輕視點滴的創(chuàng)造而不為，呆望著大創(chuàng)造從天而降?！币惶招兄?/p>

2.促進學習，提高業(yè)務水平。通過臺賬式管理加強動態(tài)督導體制，可對辦公室職員進行在崗二次培訓。針對不同科室，緊密結(jié)合部門領導干部的指導下，將不同層次、類別、崗位的特殊性有效結(jié)合起來，完成高校辦公室整體統(tǒng)一，實現(xiàn)辦公室全體職工的全覆蓋培訓。通過臺賬式管理使每位工作人員明確本職工作的情況下，還可以實行定期開展辦公室內(nèi)部業(yè)務督導，網(wǎng)絡新媒體知識問答，參加校外高水平業(yè)務提升培訓班等方式，積極促進辦公室整體隊伍業(yè)務水平。

3.實行工作臺賬制，改善工作習慣。通過實行工作臺賬制，提高辦公室職工科學有效的時間利用水平和統(tǒng)籌工作的能力，降低疏漏，從根本上防止重大失誤。一是制作日常事務工作臺賬，包括領導日程安排，領導綜合事務保障及服務，承辦各大型會議，安全綜治等。工作完成后制作臺賬，細化到人員及流程，歸檔備案，以備查詢。二是制作個人工作業(yè)務臺賬，對職責范圍內(nèi)的工作進行詳細記錄，可以一個月或一季度作為時間線分割，便于個人或領導及時了解工作進展和完成情況。三是制作突發(fā)工作或首次事項臺賬。對臨時性，突發(fā)性的公做建立首次事項臺賬，詳細記錄時間、工作事項、處理規(guī)則參與制定規(guī)則人員及備注等，歸檔備案，以便日后再出現(xiàn)類似事件有有章可循。

（二）通過臺賬式管理制度，實現(xiàn)高校辦公室科學管理。通過臺賬式管理制度，可優(yōu)化高校辦公室的業(yè)務流程，營造高效率的工作環(huán)境，規(guī)范提高辦公室的服務，可使業(yè)務工作標準化、專業(yè)化、流程化，從而提升團隊整體工作水平。制作辦公室職責分工臺賬，明確各科室、職工工作任務保證每個崗位分工明確、詳細，避免互相推諉責任，引發(fā)不必要的問題影響工作效率。制作業(yè)務管理臺賬，根據(jù)學校學年工作涉及辦公室的重要節(jié)點，制定辦公室任務計劃，可按月制作動態(tài)月工作臺賬，也可按周細化制作動態(tài)周工作臺賬，以確保辦公室工作按時正常推進。制作工作流程臺賬，將每項工作任務細化，制作詳細臺賬，確保每項業(yè)務有章可循，按標準、按規(guī)定執(zhí)行。真正做到辦公室按職分工，不缺位不越位、事事有人干、責任落實到人。

（三）督導機制使辦公室業(yè)務考核常態(tài)化。形成“三查、三明、四報”工作氛圍和工作體系，“三查”是指查崗位認識、查工作責任、查在崗作風。“三明”是指明任務起點、明任務進度、明結(jié)果成效?！八膱蟆笔侵赋蕡蟆R報、專報、通報。通過學年計劃臺賬、月工作臺賬、周工作臺賬等考核責任人是否按照工作標準、計劃、流行執(zhí)行。并將督導機制實際應用于部門職工的應聘.晉升和年終考核中。

作者簡介：李孟凱，男，吉林長春人，碩士研究生，吉林大學珠海學院管理干部，研究方向：高校行政管理。