醫(yī)院檔案管理電子文件的實施對策

李漢華

摘 要：檔案管理電子文件的優(yōu)勢體現(xiàn)在操作方便快捷、歸檔質(zhì)量高、節(jié)約檔案存儲空間、保障檔案的安全性和可靠性。但目前在電子文件歸檔的過程中，還存在著載體缺乏安全性、思想認(rèn)識不足、管理模式落后等問題。為了促使檔案電子文件管理達到理想效果，需要對文件的真實性加以鑒定，完善文件存儲載體，提升工作人員電子文件歸檔意識。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;電子文件

一、引言

隨著當(dāng)前社會經(jīng)濟及科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理逐步實現(xiàn)了電子化。但電子文件實施管理過程中還存在問題，需要采取合理的措施加以解決。例如，在醫(yī)院內(nèi)部完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)和體系，制訂科學(xué)的電子檔案管理制度;進一步加強電子檔案管理工作人員業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)等，只有這樣，才能夠不斷提高醫(yī)院電子檔案管理水平以及管理效果。

二、電子文件歸檔問題

（一）歸檔范圍不明確、管理不夠規(guī)范

電子文件屬于一種新興事物，但是當(dāng)前醫(yī)院并沒有關(guān)于電子文件歸檔范圍的明確規(guī)定，對于已經(jīng)處理完畢并且存在一定有效價值的文件，也沒有相關(guān)鑒別處理方式以及分類收集模式，只是電子形態(tài)，沒有相關(guān)的與之配套的軟件對電子文件實施保存。比如，在目前醫(yī)院工資數(shù)據(jù)庫問卷、人事管理檔案以及醫(yī)療事故統(tǒng)計等方面，缺乏有關(guān)軟件的大力支持，這就造成醫(yī)院計算機難以順利讀取相關(guān)電子文件。電子檔案材料的管理缺乏統(tǒng)一性以及規(guī)范性管理，通常都是依賴計算機進行儲存。平時對計算機缺乏良好維護管理，在病毒防范、網(wǎng)絡(luò)安全以及權(quán)限管理等方面都不夠到位，這樣的情況直接影響了電子檔案管理工作的高效性和科學(xué)性。同時，未能針對檔案進行歸檔、鑒定、整理和收集，造成檔案損壞、丟失的現(xiàn)象較為普遍。

（二）思想認(rèn)識不足

在傳統(tǒng)模式下，檔案管理是針對紙質(zhì)檔案進行手工管理。應(yīng)用計算機之后，電子文件管理成為了重要的內(nèi)容。電子文件屬于一種新生事物，自身具備了紙質(zhì)文件不能取代的優(yōu)勢，但是很多的檔案管理工作人員沒有充分認(rèn)識到這一新生事物的重大價值和潛能，甚至對電子文件持有滿不在乎、可有可無的思想態(tài)度和觀念[2]。所以，大部分檔案管理人員在培訓(xùn)過程中，往往缺乏積極性和主動性，甚至年齡比較大的檔案管理工作人員不愿意接受新生事物，僅僅只是按照傳統(tǒng)陳舊管理方式來進行檔案管理工作，這就直接阻礙了電子文件歸檔工作走向一個更高的層次，進而對醫(yī)院檔案管理的發(fā)展和完善造成了不良的影響[3]。

（三）管理工作滯后

當(dāng)前，計算機軟件開發(fā)技術(shù)正不斷發(fā)展。但是，在電子文件歸檔方面國家并沒有制訂法律法規(guī)進行規(guī)范和約束。很多醫(yī)院在對電子文件進行管理時，依然是采用傳統(tǒng)管理模式，依然停留在紙質(zhì)檔案管理的層面上，缺乏相關(guān)完善的規(guī)章制度約束。另外，雖然有一部分醫(yī)院對于電子文件檔案管理有了可依據(jù)的規(guī)章制度，但在操作層面上又不夠到位，沒有將其和計算機特點進行密切聯(lián)系，這就造成操作層面處于比較尷尬的局面。檔案管理工作相對滯后，和計算機軟件技術(shù)的發(fā)展無法相互匹配起來，這就導(dǎo)致電子文件歸檔工作不夠順暢[4]。

三、規(guī)范檔案電子文件管理的有效措施

（一）鑒定文件真實性

目前，醫(yī)院檔案涉及了大量的電子文件，但電子文件本身就具備著真實性不夠充分的問題，所以在對電子文件歸檔之前，相關(guān)檔案管理工作人員要對文件完整性、全面性和真實性進行嚴(yán)格鑒定。考慮到電子文件格式的多樣性，工作人員首先就需要對電子文件的格式進行識別。比如，圖片電子文件通常采用JPG格式，文本電子文件一般采用TXT格式或者DOC格式;對于視頻或動畫電子文件，一般保存格式應(yīng)當(dāng)是3GP格式或者AVI格式[5]。

（二）完善文件儲存載體

在當(dāng)前醫(yī)院針對于電子文件進行歸檔過程當(dāng)中，要促使文件儲存載體得以提升，避免安全隱患問題，切實保障載體可靠性和安全性。對于檔案管理工作人員而言，要通過備份、密碼設(shè)置或者是防火墻的方式，避免病毒或者計算機系統(tǒng)故障問題對電子文件保存造成不良影響。

（三）提升電子文件歸檔意識

對于當(dāng)前任何一家醫(yī)院來講，通常都具備著自身獨特以及重要的一些電子文件，為了避免重要的獨特的電子文件受到其他人影響和破壞，要檔案人員能夠切實做好保密處理工作，切實的保障電子文件的安全性和可靠性。在針對電子文件進行歸檔處理過程當(dāng)中，要加強現(xiàn)代化先進加密技術(shù)的合理科學(xué)的應(yīng)用，對于重要電子文件要實施加密，并且考慮到電子文件涉及到一些重要機密，在裝具和載體等方面都需要注明加密等級以及保密期限。另外對于當(dāng)前的檔案工作人員來講，在針對重要電子文件進行保密處理過程當(dāng)中，還需要結(jié)合保密法律要求以及法規(guī)要求進行合理科學(xué)的歸檔，切實的保障特殊性重要性的電子文件永遠不會丟失。

四、檔案管理電子文件的優(yōu)點

電子文件檔案因為具有眾多優(yōu)點，已經(jīng)逐步取代了以紙質(zhì)為介質(zhì)的文件，成為檔案管理的主要形式。

（一）節(jié)省存儲空間

電子檔案信息的存儲介質(zhì)主要有磁盤、磁帶、光盤。尤其是光盤，由于信息存儲的高密度性，使檔案信息存儲量極為豐富。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案存儲介質(zhì)的密度還將繼續(xù)變化，信息存儲量更為豐富，大大節(jié)約檔案的存儲空間。

（二）操作便捷快速

與傳統(tǒng)檔案管理工作相比，電子文件檔案的儲存更加靈活，它避免了因補漏增缺而進行的拆卷重新歸檔過程。通過磁盤、光盤、云儲存等方式來對電子文件進行傳輸、復(fù)制與交互，這一過程沒有使電子文件檔案發(fā)生任何改變，也使歸檔工作更加便捷。

（三）有效提升了歸檔質(zhì)量

與傳統(tǒng)檔案管理工作相比，電子文件檔案管理有了質(zhì)的飛越，它避免了因人工疏漏而造成的錯誤。通過計算機系統(tǒng)對文件信息進行保存，歸檔處理，更加的準(zhǔn)確。它能夠進行二次開發(fā)與利用，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的查詢、分析和挖掘。

（四）加強了電子文件檔案管理的安全性

加強電子檔案的安全管理是保障電子檔案的原始性、完整性與真實性的重要手段。電子文件由于可重復(fù)性強，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也易于被更改。這些問題使電子文件原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。一些不可抗拒的力量侵襲，如計算機故障、黑客入侵等，極易造成電子檔案信息的破壞和丟失。因此，要建立、加密身份驗證的保護措施，確保在傳輸、處理和提供利用過程中不會出現(xiàn)資料變更，同時還須做好本地與異地備份工作。

五、解決電子檔案管理安全問題的措施

第一，注意電子檔案的物理防護，主要是防磁，控制環(huán)境的溫濕度和防機械損傷。第二，建立有效的防災(zāi)系統(tǒng)。最根本的措施是建立電子檔案的備份系統(tǒng)。理想的備份系統(tǒng)應(yīng)該盡量滿足全方位、多層次的要求。應(yīng)依靠硬件備份防止物理性故障，在此基礎(chǔ)上用軟件方式和人工結(jié)合的方式對付因軟件或誤操作造成的數(shù)據(jù)的邏輯性損壞，從而構(gòu)成對電子檔案的多級防護。

第三，訪問權(quán)限控制。這是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子文檔信息安全防范和保護的主要措施和手段，它的主要任務(wù)是保證電子文檔在內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)資源不被非法訪問和非法使用，主要采取入網(wǎng)訪問控制、權(quán)限控制、防火墻控制。第四，信息加密。其目的是保護網(wǎng)內(nèi)的數(shù)據(jù)、文件、口令和控制信息傳輸，確保不宜公開的電子文檔的非公開性。第五，數(shù)字簽名。這是用來確保電子文檔的真實性而進行的身份驗證，其內(nèi)容是否被篡改或是否被偽造。第六，防寫措施。將電子文檔設(shè)置為“只讀”狀態(tài)，只能閱讀，不能修改和復(fù)制。第七，建立有效的管理制度。采用法定程序，對電子文件的生命周期進行全過程的管理，要求管理人員認(rèn)真登記日志，人員變動時做好交接記錄。在軟件管理上，要做到軟件統(tǒng)一制作和配發(fā)，及時備份歸檔，做到軟件資料保密，數(shù)據(jù)、參數(shù)、密碼保密等。

六、結(jié)語

綜上所述，對醫(yī)院檔案管理工作人員來講，不僅需要切實做好紙質(zhì)文件的歸檔工作，還需要進一步強化電子文件的歸檔管理工作，明確檔案管理的工作流程，對于電子文件檔案管理過程中存在的問題，具體問題具體分析，采取合理的措施加以解決，這對于實現(xiàn)醫(yī)院健康穩(wěn)定持續(xù)性發(fā)展具有重要作用。

參考文獻：

[1]董婉婷.關(guān)于醫(yī)院電子文件長期保存發(fā)展戰(zhàn)略的思考[J].蘭臺內(nèi)外，2020（5）：5-6.

[2]宋正宇.現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新分析[J].信息記錄材料，2020（2）：42-43.

[3]鄭翔宇.醫(yī)師注冊檔案電子化平臺在深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革中的實踐與思考[J].中國醫(yī)療管理科學(xué)，2019（3）：49-52.

[4]李政.基于區(qū)塊鏈技術(shù)的政務(wù)電子文件一體化管理[J].辦公自動化，2019（2）：25-27.

[5]張艷彩.醫(yī)院電子文件和數(shù)字檔案登記備份研究[J].蘭臺內(nèi)外，2018（13）：28-29.