化工企業(yè)檔案管理存在的問題及應(yīng)對之策

摘 要：隨著檔案管理事業(yè)的不斷發(fā)展，以及應(yīng)用于檔案管理行業(yè)的各種新技術(shù)、新策略的不斷落地，化工企業(yè)的檔案管理工作也需要創(chuàng)新，也需要重視以往存在的諸多問題和不足，如此才能讓檔案管理工作更好地服務(wù)于化工企業(yè)。本文中，筆者首先分析了目前化工企業(yè)在檔案管理方面存在的問題和不足，然后從多個角度提出了具體的應(yīng)對之策，以期相關(guān)研究內(nèi)容能夠為廣大工作人員，帶來一定的借鑒和啟示。

關(guān)鍵詞：化工企業(yè);檔案管理;管理策略

檔案管理是化工企業(yè)日常運營管理的重要組成部分，隨著各類化工項目的不斷推進(jìn)，各類檔案數(shù)量也在直線上升。相關(guān)工作人員以及對接部門使用檔案的頻率也不斷提高，當(dāng)傳統(tǒng)管理方式已經(jīng)無法滿足化工企業(yè)發(fā)展訴求時，內(nèi)部管理人員就必須意識到傳統(tǒng)管理方法存在的問題和不足，然后從多個角度進(jìn)行必要的調(diào)整和創(chuàng)新。

1 化工企業(yè)檔案管理存在的問題

以筆者所在的企業(yè)為例，所從事的項目為開發(fā)和應(yīng)用“獨居石”，基于環(huán)保作業(yè)、環(huán)保技術(shù)開發(fā)等模塊展開，以按照國家部委對放射性管控的要求，以數(shù)字化、智能化和自動化為原則，秉承高度的社會責(zé)任感與使命感，致力于獨居石冶煉的資源化、無害化和現(xiàn)代化。在項目推進(jìn)的過程中生成了大量的檔案，而隨著時間的推移，這些檔案在管理過程中暴露出諸多的問題和不足，具體來說包括這樣幾點：

1.1 保密性和安全性不足

檔案管理的保密性和安全性不足是多方面因素共同導(dǎo)致的結(jié)果，其中最為突出的兩點便是管理者的個人因素以及新技術(shù)在檔案管理當(dāng)中的應(yīng)用因素。

首先，企業(yè)內(nèi)部檔案的公開、借閱并沒有形成嚴(yán)格的制度和規(guī)定，部分檔案在借閱的過程中難免出現(xiàn)損壞或者丟失，且部分檔案在被調(diào)用的過程中出現(xiàn)人為損毀，影響到檔案的真實性;其次，電子管理手段的安全性無法得到全面保障，病毒、電子存儲空間的安全性等都會影響到檔案管理的質(zhì)量;最后，部分檔案管理人員本身保密意識不佳，沒有對企業(yè)檔案進(jìn)行分級。不同類型的檔案秉承統(tǒng)一的原則和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行借閱，以致出現(xiàn)泄露商業(yè)秘密的情況。

1.2 信息化建設(shè)程度有待提升

信息技術(shù)的快速發(fā)展以及其在各行業(yè)內(nèi)的廣泛應(yīng)用，促使其與檔案管理的結(jié)合變得理所當(dāng)然。但是就目前化工企業(yè)檔案管理的實際情況來看，其信息化建設(shè)和電子檔案的應(yīng)用程度存在明顯不足，甚至于已經(jīng)落后于企業(yè)快速發(fā)展的客觀現(xiàn)狀。這種落后主要表現(xiàn)在這樣幾個方面：

首先，電子檔案的應(yīng)用程度略有不足，包括對電子檔案的管理、電子檔案的生成以及電子檔案安全維護(hù)等;其次，信息化應(yīng)用隊伍有所不足，包括人才的缺失、現(xiàn)有人員信息化素養(yǎng)不足、檔案管理的信息化技術(shù)應(yīng)用意識不強(qiáng)等;最后，已有紙質(zhì)檔案的數(shù)字化進(jìn)程緩慢，管理方法落后，可能導(dǎo)致檔案缺失、遺漏甚至丟失的情況，為相關(guān)項目的開啟帶來了一定的影響。

1.3 競爭、協(xié)作理念有待增強(qiáng)

當(dāng)今社會的各個領(lǐng)域都存在競爭，而競爭的存在除卻會讓當(dāng)事人倍感壓力外，還會促使其為了直面競爭不斷提高自己，以便更好地在社會當(dāng)中立足。對于化工企業(yè)的檔案管理工作而言，其現(xiàn)階段明顯處在一成不變的工作狀態(tài)當(dāng)中，缺乏合作意識、更缺乏競爭機(jī)制，這就導(dǎo)致相關(guān)人員很難對現(xiàn)有的工作狀態(tài)進(jìn)行調(diào)整和革新，缺乏突破思維，縱然意識到檔案管理工作已經(jīng)無法很好地為企業(yè)開啟服務(wù)，卻沒有更多的能力和精力來改變這一切。

2 化工企業(yè)檔案管理存在問題的應(yīng)對之策

針對前文所提及的目前化工企業(yè)在檔案管理方面所面臨的問題、存在的不足，筆者認(rèn)為其在接下來的一段時間，需要從這樣幾個角度做出調(diào)整和突破：

2.1 提高對檔案管理的重視程度

對化工企業(yè)而言，重視檔案管理工作無疑為企業(yè)順利推進(jìn)相關(guān)項目提供了莫大的支持，所以相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及管理人員必須重視檔案管理工作，意識到檔案管理的意義和價值。具體來說，這種重視除了表現(xiàn)在增加檔案管理的相關(guān)投入、提高對檔案管理工作人員的培訓(xùn)力度外，還包括對檔案管理安全性及保密性的高度關(guān)注，而要想達(dá)成這一目標(biāo)，其需要從這樣兩個角度做出應(yīng)對：

第一，嚴(yán)格按照國家現(xiàn)行的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，對企業(yè)檔案庫房及檔案室的選址進(jìn)行限定，一方面要確保檔案存儲空間、借閱室與辦公區(qū)域的相互獨立;一方面還要方便檔案管理人員管理;第二，化工企業(yè)要針對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的保密技術(shù)培訓(xùn)，尤其是針對電子檔案使用安全方面的問題，要進(jìn)行針對性的教育;第三，加強(qiáng)對電子檔案的規(guī)范化使用。其作為一種新型的檔案載體，未來在化工企業(yè)當(dāng)中的占比只會越來越高，所以檔案管理人員必須加強(qiáng)對電子檔案概念、特征等的理解和認(rèn)知，加強(qiáng)在網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)處理、電子檔案等方面的學(xué)習(xí)，確保企業(yè)的電子檔案應(yīng)用有序且規(guī)范。

2.2 規(guī)范化工企業(yè)檔案管理

化工企業(yè)應(yīng)生成相應(yīng)的檔案收集和管理規(guī)范，以便相關(guān)人員能恪守相關(guān)要求，做好檔案管理工作。

首先，嚴(yán)格做好檔案、文書、資料的收發(fā)和登記工作;其次，加強(qiáng)對零碎文件、資料的收集和管理工作;再次，加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)，組織一支常規(guī)工作和兼職相結(jié)合的隊伍，并將文件及資料的收集工作全面落實到人，要求定崗定責(zé);最后，針對不同內(nèi)容、不同類型的檔案，做好針對性的管理。第一，針對企業(yè)的計劃型檔案，要根據(jù)計劃的周期（年度、季度和月度）進(jìn)行劃分;第二，針對不同項目所產(chǎn)生的檔案，要根據(jù)項目名稱進(jìn)行分別保管;第三，在人資檔案管理方面，要和企業(yè)的人力資源部門進(jìn)行合作，將內(nèi)部員工檔案、合作團(tuán)隊檔案、外聘專家及支撐檔案分開保管;第四，企業(yè)項目管理和員工業(yè)務(wù)考核方面產(chǎn)生的檔案，也要進(jìn)行區(qū)分管理。

2.3 激發(fā)檔案管理人員工作的積極性和主動性

要想激發(fā)檔案管理人員的工作積極性和主動性，關(guān)鍵在于提高對其工作重要性的認(rèn)可程度。

首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要對檔案管理工作者予以足夠的認(rèn)可和關(guān)懷，讓檔案管理人員充分意識到自己在企業(yè)當(dāng)中的重要性;其次，針對檔案管理工作要設(shè)置一定的獎懲制度，對工作成績顯著、為企業(yè)節(jié)約成本、避免浪費和損失的員工要予以獎勵;反之對那些工作懈怠、態(tài)度不夠積極的人員要予以必要的懲罰——如此行為只為激發(fā)員工的工作熱情，正視自身工作的責(zé)任所在。

2.4 強(qiáng)調(diào)檔案形成過程的客觀性

信息技術(shù)的快速發(fā)展雖然給檔案管理及應(yīng)用帶來了一定的便捷性，但是在此過程中也出觸發(fā)了有關(guān)檔案信息真實性的挑戰(zhàn)。化工企業(yè)的檔案管理人員要確保檔案收集過程的規(guī)范性，保證檔案資料的準(zhǔn)確性和真實性，切忌為外界因素所影響，降低了檔案管理的質(zhì)量，甚至為后續(xù)工作帶來嚴(yán)重影響。為了維系檔案形成過程的客觀性與真實性，企業(yè)必須建立相對應(yīng)的檔案管理體制，并加強(qiáng)相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，要將圖文、影像等不同載體的資料全部納入檔案管理體系當(dāng)中，構(gòu)建立體化的檔案管理系統(tǒng)，全方位維系檔案真實性。

3 結(jié)束語

總而言之，在全新的形勢下，化工企業(yè)檔案管理人員必須正視以往存在的問題和不足，通過創(chuàng)新加快現(xiàn)代化進(jìn)程，要在更新管理觀念、引入一系列現(xiàn)代化的管理模式之余，發(fā)揮檔案管理的功能和效用，讓其更好地服務(wù)于化工企業(yè)，也推動其更為健康地發(fā)展。

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作者簡介

李德儷（1983-），女，漢族，湖南衡陽人，碩士研究生，檔案館員，研究方向：檔案管理。