關(guān)于如何做好新時期學(xué)校檔案管理工作的思考

王虎

摘 要：檔案資料在很大程度上見證了中學(xué)的發(fā)展歷程，因此中學(xué)檔案管理水平與中學(xué)后續(xù)的發(fā)展有著直接關(guān)系，能為其提供十分可靠的借鑒資料。本文通過詳細分析中學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀，在此基礎(chǔ)上根據(jù)中學(xué)的實際情況提出了檔案管理工作的優(yōu)化策略，旨在為檔案管理工作提供參考意見。

關(guān)鍵詞：中學(xué);檔案管理;優(yōu)化策略

檔案管理工作在很大程度上影響著日常教學(xué)教育效果，其不僅與學(xué)校教學(xué)水平、管理效果息息相關(guān)，也在很大程度上體現(xiàn)了學(xué)校的價值觀以及教育成果，是學(xué)校各方面評選的主要依據(jù)[1]。因此中學(xué)檔案管理的優(yōu)化工作不僅是中學(xué)應(yīng)盡的基本職責(zé)，也是其在自身發(fā)展過程中必須完成的基本工作，只有不斷優(yōu)化檔案管理工作，才能促進學(xué)校獲得更好發(fā)展。

1 檔案管理在中學(xué)發(fā)展中的重要作用

1）反映出學(xué)校的管理質(zhì)量和效果。中學(xué)檔案管理水平直接決定著學(xué)校的管理質(zhì)量，在很大程度上展示了學(xué)校的形象。一般來說，學(xué)校的檔案管理工作不僅僅涉及學(xué)校內(nèi)部發(fā)展所產(chǎn)生的檔案文件以及資料，更涉及了社會發(fā)展對學(xué)校帶來的影響。學(xué)校在實際教育過程、業(yè)務(wù)開展過程中，也會產(chǎn)生許多具有價值的檔案。因此，學(xué)校檔案是學(xué)校發(fā)展歷程中所產(chǎn)生的巨大資源庫，能更加詳細、真實地記錄學(xué)校發(fā)展歷程以及學(xué)校在教育管理、業(yè)務(wù)開展等方面的具體信息。

2）為學(xué)校新時期的管理決策提供借鑒。學(xué)校在長期的發(fā)展歷程中會產(chǎn)生許多具有價值觀以及行事作風(fēng)，其最終都直接體現(xiàn)在學(xué)校檔案上。因此，學(xué)校檔案也是學(xué)校價值觀以及發(fā)展歷程的載體，能真實地展示學(xué)校的發(fā)展歷程，通過分析學(xué)校檔案能更加深入地了解學(xué)校的發(fā)展規(guī)律以及特征，能更加全面地掌握學(xué)校的發(fā)展歷程以及改革進程;通過分析學(xué)校檔案管理工作，能為學(xué)校的后期發(fā)展、管理計劃以及管理決策提供可靠的數(shù)據(jù)支撐。但是學(xué)校在構(gòu)建自身形象以及價值觀的同時也要從中華傳統(tǒng)文化的角度出發(fā)，對自己的檔案文件資源進行整合、優(yōu)化，為學(xué)校發(fā)展提供可靠的借鑒依據(jù)。

3）為學(xué)生的精神文明建設(shè)打好基礎(chǔ)。學(xué)校在開展日?；顒訒r要對實際的檔案資料進行整理記錄，這也是檔案管理的核心資料，能促進價值觀構(gòu)造以及形象塑造。例如，在對學(xué)校歷史發(fā)展進程的相關(guān)資料進行整理記錄時，能準確地了解學(xué)校的發(fā)展形象，為學(xué)校后續(xù)的發(fā)展提供可借鑒資料;又比如，通過分析內(nèi)部職工的優(yōu)秀事跡，能夠編制出科學(xué)的年終總結(jié)，給學(xué)校的精神文明建設(shè)提供參考。此外，學(xué)校的檔案管理工作還涉及研究成果以及對應(yīng)的優(yōu)秀教學(xué)課程，能為學(xué)校今后的教育工作提供有力的參考依據(jù)。

2 當(dāng)前中學(xué)檔案管理面臨的困境

1）檔案管理制度有待完善。目前，部分中學(xué)對于檔案管理工作重視不足，尚未形成一套與自身實際相結(jié)合的檔案規(guī)章制度，使得檔案管理欠缺規(guī)范性，存在檔案丟失與殘缺問題。還有部分中學(xué)雖然制定了檔案管理制度，但落實不到位，使得檔案管理制度流于形式。

2）基礎(chǔ)設(shè)施有待完善。檔案管理的有序展開有賴于完善的基礎(chǔ)設(shè)施作支撐，這是提高檔案管理效率的基礎(chǔ)條件。但是一些中學(xué)因為對檔案工作不重視，加之經(jīng)費短缺，導(dǎo)致檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)嚴重不足，信息化建設(shè)比較滯后[2]。有的學(xué)校檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施滯后，只能采用傳統(tǒng)的人工方式對檔案進行整理、編目與檢索處理，大部分珍貴檔案資料只能放在條件較差的檔案室內(nèi)保管。這增加了檔案管理的難度，也阻礙了檔案管理質(zhì)量的提升。

3）檔案從業(yè)人員專業(yè)素質(zhì)不高。中學(xué)檔案管理人員大多非專業(yè)出身，也未接受過專門的、系統(tǒng)性的培訓(xùn)，個人專業(yè)素養(yǎng)較低，對檔案管理的理論、方法認識不足，對信息技術(shù)的掌握不熟練，導(dǎo)致檔案管理水平低下。另外，不少中學(xué)仍采用以老帶新、邊干邊學(xué)的辦法開展檔案管理工作，忽視了細節(jié)的把控，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量得不到保障。

3 提高中學(xué)檔案管理質(zhì)量的對策

1）高度重視檔案管理，增強檔案意識。檔案記載了中學(xué)在發(fā)展進程中各個階段發(fā)生的重大事件，為學(xué)校的發(fā)展提供了重要信息，并在學(xué)校建設(shè)與發(fā)展過程中發(fā)揮出積極的作用。校領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作，要充分認識到這對中學(xué)教育的意義，為檔案管理工作的實施給予大力的支持。同時， 在學(xué)校內(nèi)部采用多種方式向全體教職工宣傳檔案管理工作的意義，對學(xué)校、師生的重要作用，引起大家的高度重視，強化檔案意識，主動配合好檔案部門做好檔案的交接工作[3]。

2）對檔案管理制度進行創(chuàng)新，完善檔案信息開發(fā)利用機制。中學(xué)校應(yīng)結(jié)合自身實際對現(xiàn)有檔案管理制度進行優(yōu)化與改進，形成一套科學(xué)合理的檔案規(guī)章制度，對檔案管理的范圍、流程、職責(zé)加以明確與細化，確保學(xué)校檔案工作有章可循、有據(jù)可依。對學(xué)校初始檔案管理資料與教學(xué)同步收集的檔案資料要制定完善的管理銜接制度，對相關(guān)管理流程加以明確與優(yōu)化，以進一步提高檔案管理的規(guī)范化水平。對學(xué)校檔案管理的每個環(huán)節(jié)以及檔案資料形成的各道工序都要作出明確的規(guī)定，從而確保檔案資料的真實性、完整性，進一步提高學(xué)校檔案管理質(zhì)量[4]。此外，還應(yīng)重視對檔案信息開發(fā)利用制度的建立與優(yōu)化，設(shè)立綜合檔案室，并讓專人負責(zé)，全面落實崗位職責(zé)，確保中學(xué)檔案管理工作有序開展。為最大限度提高中學(xué)檔案管理質(zhì)量，可把檔案管理工作有計劃、有目標地納入分管領(lǐng)導(dǎo)的工作議事日程上，同時，作為分管領(lǐng)導(dǎo)的年度考核目標，以增強檔案責(zé)任意識，確保檔案工作有序、有計劃的進行。要打造規(guī)范合理的檔案開發(fā)制度，明確相關(guān)部門的職責(zé)，確保檔案歸檔有范圍、立卷有規(guī)定、保密有條例，提高檔案管理水平。

3）重視學(xué)校檔案管理的硬件設(shè)施建設(shè)。中學(xué)要重視檔案管理工作，并給予財力、人力方面的支持。通過劃撥經(jīng)費，加快完善檔案管理的硬件設(shè)施。首先，根據(jù)檔案法的相關(guān)規(guī)定建設(shè)檔案室，做好檔案室內(nèi)的防潮、防火、防蟲措施。其次，加快推進檔案信息化建設(shè)，完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，實現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的有效隔離，打造互聯(lián)互通、高速安全的網(wǎng)絡(luò)體系。同時，引進先進的檔案管理系統(tǒng)，配備打印機、掃描儀、相機等器材，為學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)打好基礎(chǔ)。

4）加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。針對中學(xué)檔案隊伍整體素質(zhì)不高的問題，學(xué)校應(yīng)抓好檔案人員的教育培訓(xùn)工作。首先，制定出長期與短期培訓(xùn)方案，有計劃、有目標地開展教育培訓(xùn)工作。采用各種有效的培訓(xùn)方式對檔案人員進行培訓(xùn)，重點學(xué)習(xí)檔案管理規(guī)章制度、檔案理論知識、檔案管理先進技術(shù)、電腦操作應(yīng)用以及軟件使用技巧等，促使檔案人員綜合能力的提升[5]。培訓(xùn)后組織相關(guān)考試，掌握檔案人員的學(xué)習(xí)效果，評估檔案人員的綜合能力，以調(diào)整下一次培訓(xùn)方案的內(nèi)容，以期提高培訓(xùn)活動的有效性。其次，從社會上招聘專業(yè)能力強、責(zé)任心強的檔案專業(yè)人才，優(yōu)化檔案隊伍。最后，適當(dāng)改善檔案人員的薪資待遇，以達到吸引、留住人才的目的。

總之，檔案管理是中學(xué)學(xué)校管理的重要組成部分，在中學(xué)發(fā)展進程中占有重要的地位。針對當(dāng)前檔案管理面臨的困境，中學(xué)校必須高度重視，采取有效的措施，盡快建立起一套適合自身發(fā)展的檔案管理機制，穩(wěn)步提升學(xué)校檔案管理質(zhì)量。

參考文獻

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