加強(qiáng)新時(shí)期電力企業(yè)基建檔案管理的思考

陳艷娟

摘 要：我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，推動(dòng)了我國(guó)電力事業(yè)的發(fā)展?，F(xiàn)如今，我國(guó)的電力基礎(chǔ)建設(shè)越來(lái)越完善，然而，在建設(shè)過(guò)程中，所產(chǎn)生的基礎(chǔ)建設(shè)設(shè)計(jì)方案、圖紙等資料對(duì)于電力企業(yè)的建設(shè)與管理非常重要。因此，為了推動(dòng)電力企業(yè)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的規(guī)范化，需要做好基建檔案管理方面的工作。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè);基建檔案;管理

檔案是人類活動(dòng)的真實(shí)記錄，是人們把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。通過(guò)檔案，我們可以了解過(guò)去，展望未來(lái)。對(duì)電力企業(yè)來(lái)說(shuō)，基建檔案至關(guān)重要，它能夠?yàn)殡娏ζ髽I(yè)的發(fā)展提供科學(xué)的依據(jù)。基于此，圍繞電力企業(yè)基建檔案管理進(jìn)行分析具有重要的意義。

1 電力企業(yè)基建檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 基建檔案意識(shí)不高

在電力工程建設(shè)過(guò)程中，由于企業(yè)過(guò)于追求施工進(jìn)度和經(jīng)濟(jì)利益，這使得企業(yè)更重視項(xiàng)目本身，而忽視了項(xiàng)目檔案。在這種情況下，一些重要的檔案資料沒(méi)有得到及時(shí)的收集，而是散落在管理人員個(gè)人手里，這導(dǎo)致檔案歸檔不及時(shí)。直到項(xiàng)目即將竣工時(shí)，才開(kāi)始收集整理相關(guān)的資料，再加上后期人員的相繼撤離，導(dǎo)致一些資料的簽署手續(xù)不夠齊全，嚴(yán)重影響了檔案的整理收集工作。也正是因?yàn)槠髽I(yè)管理者的基建檔案意識(shí)不高，為后期的資料整理工作造成了較大的阻礙[1]。

1.2 檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)需進(jìn)一步提升

現(xiàn)如今，許多基建單位檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有所欠缺，且工作經(jīng)驗(yàn)也較為缺乏，對(duì)檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的了解不夠。在實(shí)際工作中，他們的工作較為被動(dòng)，存在著“他人交什么材料，我們就收什么材料”的現(xiàn)象，這樣就會(huì)造成歸檔內(nèi)容資料不夠齊全。尤其是在電力工程建設(shè)中，施工隊(duì)伍的流動(dòng)性非常大，施工人員不夠穩(wěn)定，這些情況會(huì)導(dǎo)致檔案資料的流向不清。此外，各參建部門(mén)之間缺乏交流，這也會(huì)影響檔案管理工作的順利開(kāi)展。

1.3 檔案管理制度不夠完善

當(dāng)前，在我國(guó)一些電力企業(yè)中，由于過(guò)于重視企業(yè)的經(jīng)營(yíng)運(yùn)轉(zhuǎn)，忽視了檔案管理工作的重要性。因此，企業(yè)管理者并沒(méi)有制定一個(gè)完善的檔案管理制度，或者說(shuō)有些企業(yè)雖然制定了檔案管理制度，但是這些制度長(zhǎng)期沒(méi)有進(jìn)行更新，甚至有些制度是照搬照抄其他企業(yè)。這樣一來(lái)，檔案管理制度就難以起到約束或者指導(dǎo)作用，影響了檔案管理工作的開(kāi)展。

2 加強(qiáng)基建檔案管理的主要措施

2.1 管理者要予以重視

要想推動(dòng)基建檔案工作的順利開(kāi)展，就需要企業(yè)管理者認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性，要從思想上重視這項(xiàng)工作，將檔案作為企業(yè)資產(chǎn)來(lái)開(kāi)發(fā)。因此，在今后的發(fā)展中，電力企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者要將這項(xiàng)工作納入企業(yè)的日常議程上，將其作為硬任務(wù)列入工程條款中，并且通過(guò)法律文書(shū)的形式規(guī)定下來(lái)。只有當(dāng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)都重視這項(xiàng)工作，才會(huì)使基層員工也認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性。如此，才能夠使這項(xiàng)工作得到企業(yè)全體員工的重視，進(jìn)而推動(dòng)檔案管理工作的開(kāi)展[2]。

2.2 完善檔案管理制度

檔案管理工作的開(kāi)展離不開(kāi)制度的支撐，如果缺乏完善的管理制度，那么檔案管理工作就會(huì)變得雜亂無(wú)序。在電力項(xiàng)目建設(shè)施工中，由于施工單位較多，所產(chǎn)生的檔案資料也較多，這就需要制度一個(gè)科學(xué)的檔案管理制度，要從職責(zé)分工、管理體系等方面作出規(guī)定，通過(guò)各項(xiàng)規(guī)定對(duì)文件材料的收集工作、分類整理工作等提出具體的要求。例如，電力企業(yè)可以制定《歸檔文件整理細(xì)則》，對(duì)文件的格式作出規(guī)定，這樣就能夠保證所收集的資料標(biāo)準(zhǔn)一致，提高檔案的歸檔質(zhì)量。另外，還要制定檔案保證金制度，如果相關(guān)單位沒(méi)有在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)移交檔案，那么財(cái)務(wù)部門(mén)則不予以結(jié)算，這樣就可以促使相關(guān)部門(mén)及時(shí)移交竣工檔案。

2.3 加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)

隨著信息技術(shù)在檔案管理工作中越來(lái)越普遍的應(yīng)用，檔案管理工作的形式也發(fā)生了一定的變化，這就對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。因此，電力企業(yè)應(yīng)重視對(duì)檔案管理人員各方面的素質(zhì)培訓(xùn)，一方面要對(duì)其進(jìn)行檔案管理專業(yè)知識(shí)方面的培訓(xùn)，使之能夠認(rèn)真做好檔案收集工作，認(rèn)真管理好檔案資料;另一方面要對(duì)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技能進(jìn)行培訓(xùn)，現(xiàn)如今，檔案管理工作不再是以往的手工操作方式，而是引入了信息化系統(tǒng)，如果檔案管理人員擁有良好的計(jì)算機(jī)及信息化系統(tǒng)操作技能，將會(huì)助力檔案管理工作的順利開(kāi)展[3]。

2.4 重視對(duì)基建檔案的過(guò)程控制

1）嚴(yán)把工程建設(shè)審批關(guān)。在基建工程審批過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生大量的文件材料，這些材料是工程建設(shè)是否合法的依據(jù)。因此，檔案管理部門(mén)需要制定各項(xiàng)規(guī)章制度，對(duì)文件材料的收集做出明確的規(guī)定。2）嚴(yán)把建設(shè)施工關(guān)。在工程建設(shè)過(guò)程中，檔案管理人員需以前期所制定的標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，對(duì)參建單位文件材料的積累、形成等進(jìn)行監(jiān)督，使檔案從一開(kāi)始的形成到整理再到工程的驗(yàn)收都可以按照要求進(jìn)行?；n案涉及工程的全過(guò)程，在工程建設(shè)中，技術(shù)人員對(duì)于項(xiàng)目最為了解，而且許多檔案都是從他們手中產(chǎn)生。因此，需要讓全體參建人員都參與到檔案的收集工作之中，建設(shè)單位要與設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位等相互合作。檔案管理人員需要對(duì)工程的施工進(jìn)度有全面的了解，并熟悉材料的形成情況以及收集情況，對(duì)施工過(guò)程中所產(chǎn)生的文件跟蹤建檔，并對(duì)這些文件進(jìn)行定期的檢查，這樣才能夠及時(shí)的發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，確保自己所收集的文件材料符合標(biāo)準(zhǔn)。為了確保工程檔案的順利移交，從工程建設(shè)初期，按慣例人員需要通過(guò)各種方式與各相關(guān)單位進(jìn)行溝通，就文件材料的收集、歸檔范圍等問(wèn)題作出說(shuō)明，使各單位的專職資料員能夠明確檔案的收集要求，這樣可以保證檔案的質(zhì)量。3）嚴(yán)把竣工驗(yàn)收關(guān)。在工程驗(yàn)收之時(shí)，檔案驗(yàn)收工作應(yīng)該與之同步進(jìn)行，要對(duì)工程檔案進(jìn)行嚴(yán)格的檢查，以確保檔案是否完整且準(zhǔn)確，是否符合規(guī)范要求。如果檔案資料存在問(wèn)題，則需要提出整改意見(jiàn)。如果出現(xiàn)整理不規(guī)范的問(wèn)題，或者是檔案丟失等情況，要追求相關(guān)負(fù)責(zé)人的責(zé)任。

2.5 對(duì)電子文檔歸檔進(jìn)行規(guī)范

隨著數(shù)字化技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，檔案管理工作逐漸朝著數(shù)字化的方向發(fā)展，這極大的提高了檔案管理人員的工作效率，有助于檔案的整理以及查詢。此外，檔案的數(shù)字化的建設(shè)，可以使數(shù)據(jù)資料通過(guò)文、圖、影像等方面展現(xiàn)出來(lái)。那么在工程建設(shè)中，需要對(duì)電子文檔的收集作出相應(yīng)的要求。在前期，要對(duì)紙質(zhì)檔案的載體以及格式作出相應(yīng)的要求，這樣有助于檔案管理人員將這些紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化為電子文檔。

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，給基建檔案工作帶來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇。在今后的發(fā)展中，電力企業(yè)需要建立基建檔案信息資源體系，要引入檔案管理軟件，這樣就可以使基建檔案實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程傳輸以及查閱，能夠?qū)崿F(xiàn)各部門(mén)的信息互動(dòng)，推動(dòng)各部門(mén)的資源共享。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上，在電力企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，基建檔案對(duì)于企業(yè)的發(fā)展有著非常重要的影響。但是，一些電力企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的基建檔案意識(shí)不高，缺乏一個(gè)完善的檔案管理制度，再加上檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不高，影響了基建檔案管理工作的開(kāi)展。因此，在今后的發(fā)展中，電力企業(yè)管理者要重視這項(xiàng)工作的開(kāi)展，要加大資金投入力度，并建立一個(gè)完善的管理制度。此外，電力企業(yè)要重視對(duì)基建檔案的過(guò)程控制，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)。如此，才能夠使基建檔案管理工作得到有序的開(kāi)展。

參考文獻(xiàn)

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[3]馬維念.試析煤炭企業(yè)基建檔案管理工作的開(kāi)展[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012，11：14+18.