檔案管理中的電子檔案管理探析

摘?要：一般而言，檔案管理工作包括檔案的收集、分類、識(shí)別、存儲(chǔ)、統(tǒng)計(jì)和提供。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和電子信息技術(shù)的發(fā)展和深入應(yīng)用，電子文件已逐漸完全融入我們的工作和生活。諸如紙質(zhì)文檔和紙質(zhì)文檔之類的物理文檔正以追趕的速度被諸如電子文檔所取代。

關(guān)鍵詞：檔案管理;電子檔案;電子檔案管理

一、電子檔案的基本要求

（一）完整性

由于行業(yè)不同，電子文件分組的規(guī)格、形式、期限和方法也不同：由于專業(yè)技能的不同，相關(guān)人員知識(shí)，技能和方法的標(biāo)準(zhǔn)也不同。此外，在基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備、科學(xué)研究、房地產(chǎn)等領(lǐng)域，內(nèi)部文件、外部文件、批準(zhǔn)文件以及審查和接受文件經(jīng)常處于滾動(dòng)狀態(tài)。如果未及時(shí)組織檔案，則信息可能會(huì)分散并且文件將不完整。特別是電子管理部門(mén)的立體交叉，人員的復(fù)雜結(jié)構(gòu)和管理形式的多樣性，也會(huì)導(dǎo)致電子文件的不完整。有鑒于此，我們必須提高認(rèn)識(shí)，正確的態(tài)度并采取有效措施，以確保電子文件的完整性。

（二）獨(dú)創(chuàng)性電子檔案不同于紙質(zhì)檔案。電子檔案的產(chǎn)生通常是由于“原始狀態(tài)”從真實(shí)到虛擬的變形所致。尤其是在生成，傳輸，接收和存儲(chǔ)電子檔案時(shí)，它們都是原始的。再次復(fù)印，這與紙質(zhì)檔案的原創(chuàng)性不同。制作磁盤(pán)，光盤(pán)，磁帶和圖像時(shí)，必須確保各種電子文檔文件，尤其是電子文件的原創(chuàng)性。

（三）真實(shí)性電子文件可以原樣復(fù)制，也可以在復(fù)制過(guò)程中被破壞，并且在修改后不會(huì)留下任何痕跡，因此在建立和檢查電子文件時(shí)必須保證電子文件的真實(shí)性。電子檔案極易失真。這不是電子文件本身的缺陷，而是在形成電子檔案的過(guò)程中采用的不同方法，方法，軟件和格式。因此，信息內(nèi)容中“錯(cuò)誤”的可能性將高于傳統(tǒng)檔案館。

（四）安全性電子檔案的數(shù)據(jù)，文本和圖像很容易因非法操作而改變，容易受到“黑客”的傷害，并且可以隨意篡改信息。這些將直接損害電子檔案的安全性，并且磁盤(pán)和磁帶的支撐也很容易產(chǎn)生。靜電直接影響信息的復(fù)制，出現(xiàn)不安全的問(wèn)題，吸引灰塵導(dǎo)致卷曲，磁性粉末脫落，磨損和發(fā)霉。因此，必須保證電子文件的安全性。

二、 電子檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用

（一）使用權(quán)的審查首先，需要根據(jù)各個(gè)人員級(jí)別和級(jí)別來(lái)確認(rèn)使用權(quán)限，然后相應(yīng)地注冊(cè)并登錄使用系統(tǒng)。在使用中，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)確定當(dāng)前用戶身份的合法性和所使用功能的范圍，并且系統(tǒng)會(huì)使用各種功能自動(dòng)跟蹤和記錄操作路徑。對(duì)于涉及未經(jīng)授權(quán)訪問(wèn)的功能，您應(yīng)該能夠拒絕響應(yīng)并給出警告提示。其次，在使用電子檔案存儲(chǔ)載體時(shí)，應(yīng)根據(jù)電子檔案內(nèi)容的水平和公開(kāi)程度確定對(duì)電子檔案的使用控制程度，并根據(jù)背景和目的確定對(duì)電子檔案的授權(quán)用戶。

（二）使用中的安全措施一種是所使用的使用方法應(yīng)取決于用戶的情況，并且沒(méi)有原則就不能提供給所有用戶。二是根據(jù)電子文件內(nèi)容的秘密等級(jí)進(jìn)行有效管理。在正常情況下，不應(yīng)提供內(nèi)容未完全打開(kāi)的電子文件以副本的形式使用。副本的制作必須受到有效監(jiān)控。第三是使用通信傳輸或直接使用及其他利用方法，對(duì)機(jī)密級(jí)別的信息內(nèi)容進(jìn)行加密，并替換有規(guī)律或無(wú)規(guī)律使用的密鑰。第四，系統(tǒng)應(yīng)有效跟蹤和監(jiān)控整個(gè)使用過(guò)程，并自動(dòng)制作相關(guān)記錄，作為驗(yàn)證使用情況的基礎(chǔ)。第五，系統(tǒng)應(yīng)具有較強(qiáng)的容錯(cuò)能力，以避免因誤操作而造成不可彌補(bǔ)的損失。

（三）提供和回收副本提供電子文件副本是一種主要的使用方法，但不可避免地會(huì)導(dǎo)致使用時(shí)間和位置的分散。如果管理不善，將導(dǎo)致文件信息未公開(kāi)丟失。因此，必須采取有效的措施和方法來(lái)嚴(yán)格管理它們。復(fù)制應(yīng)根據(jù)用戶的需要和使用權(quán)限進(jìn)行。原則上，盡量避免復(fù)制存儲(chǔ)在載體上的所有電子檔案信息，并通過(guò)技術(shù)手段防止復(fù)制提供的副本。除了公開(kāi)發(fā)行的電子出版物之外，提供給使用的那些副本也必須回收。為了提供完整的復(fù)制程序，提供者和用戶都應(yīng)確認(rèn)副本的內(nèi)容，并注冊(cè)類型，數(shù)量，使用時(shí)間，最終收集期限以及雙方的責(zé)任方。對(duì)于恢復(fù)的副本，應(yīng)刪除信息內(nèi)容。

三、 電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)

第一，由于電子文件管理是通過(guò)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用來(lái)實(shí)現(xiàn)的，因此大大提高了人們的工作效率。當(dāng)今，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，電子文件管理的使用可以消除人們歸檔文件，查找和查找等麻煩，減輕了人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了文件管理的效率。

第二，電子文件管理使文件更完整，更持久。在正常情況下，紙質(zhì)檔案必須在某些情況和條件下妥善保存，并且必須手動(dòng)存檔和存儲(chǔ)，這有損壞紙質(zhì)檔案的風(fēng)險(xiǎn)，這更有可能導(dǎo)致文件刪除。

第三，電子文件管理可以更好地確保文件的機(jī)密性。保存電子文件的工具是計(jì)算機(jī)。該計(jì)算機(jī)沒(méi)有情感，只能按照設(shè)計(jì)的機(jī)密程序進(jìn)行操作。但是，保存紙質(zhì)文件的介質(zhì)是人為的，人為因素很容易導(dǎo)致文件泄漏。

第四，電子文件使文件的質(zhì)量管理更好。傳統(tǒng)檔案館的質(zhì)量管理要依靠人來(lái)做，因此必須有很多人為因素，而電子檔案館的管理是通過(guò)計(jì)算機(jī)設(shè)計(jì)的自動(dòng)化程序來(lái)進(jìn)行的，可以更好地改善電子檔案館的質(zhì)量管理工作和工作效率。檔案可確保電子檔案的及時(shí)性。

四、 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，電子檔案管理取代傳統(tǒng)的檔案管理是必然的，雖然檔案管理工作會(huì)因此變得更加簡(jiǎn)單方便，但是這也要求我們檔案管理工作者必須能夠熟練地掌握電子檔案管理的方法和技巧。因此，做好電子檔案管理是檔案管理的關(guān)鍵所在。管理好電子檔案涉及很多方面的因素，我們必須不斷地提高自己、完善自己才能真正掌握信息技術(shù)，做好電子檔案管理工作，發(fā)揮電子檔案管理優(yōu)勢(shì)的最大化，從而提升信息時(shí)代的電子檔案管理工作效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]林青.大數(shù)據(jù)時(shí)代下電子信息化檔案管理初探[J].理論觀察，2018（7）：162-164.

作者簡(jiǎn)介：楊向，商丘市職業(yè)介紹服務(wù)中心。