淺談縣級(jí)婦幼保健院《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理

文·高愛(ài)華

《出生醫(yī)學(xué)證明》是人口出生的醫(yī)學(xué)法定證明，主要用于證明新生兒出生時(shí)的健康及自然情況、血緣關(guān)系、申報(bào)獲得國(guó)籍、戶籍登記、獲得入托入學(xué)、社會(huì)保險(xiǎn)保健服務(wù)、取得公民身份號(hào)碼等方面。按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定，《出生醫(yī)學(xué)證明》的有關(guān)材料都應(yīng)該按照檔案資料分類管理、永久保存，檔案保存的完整性和規(guī)范性尤為重要。但是，基層助產(chǎn)機(jī)構(gòu)在《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理方面仍不夠完善，存在不少問(wèn)題。本文依據(jù)在縣級(jí)婦幼保健院《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理中的工作經(jīng)驗(yàn)，著重闡述了如何進(jìn)一步提升《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理水平，希望能夠切實(shí)促進(jìn)該領(lǐng)域的發(fā)展和進(jìn)步，從而更好地為社會(huì)公眾服務(wù)。

一、基層《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理的現(xiàn)狀和問(wèn)題

《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案包括新生兒姓名、性別、出生日期材料，父母姓名、身份證明材料，出生醫(yī)院提供的出生病歷、首次簽發(fā)表、《出生醫(yī)學(xué)證明》存根、《發(fā)放登記本》《申請(qǐng)書(shū)》等材料。

以山東莒縣為例，按照莒縣衛(wèi)生局、莒縣公安局聯(lián)合下發(fā)的《關(guān)于統(tǒng)一規(guī)范出生醫(yī)學(xué)證明的通知》（莒衛(wèi)字〔1996〕14號(hào)）文件規(guī)定，從1996年5月15日起，莒縣統(tǒng)一使用依法制發(fā)的《出生醫(yī)學(xué)證明》。20多年來(lái)，《出生醫(yī)學(xué)證明》的簽發(fā)及檔案管理不斷持續(xù)發(fā)展進(jìn)步，目前各助產(chǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)要將新生兒出生信息輸入山東省出生醫(yī)學(xué)證明管理信息系統(tǒng)，實(shí)施《出生醫(yī)學(xué)證明》網(wǎng)絡(luò)化管理并實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)簽發(fā)。但由于《出生醫(yī)學(xué)證明》系統(tǒng)軟件的更換，仍有部分檔案需要手工查找，在補(bǔ)簽環(huán)節(jié)的檔案管理或多或少的會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題。經(jīng)過(guò)省衛(wèi)生健康委備案、日照市衛(wèi)生健康委批準(zhǔn)，莒縣只有莒縣人民醫(yī)院、莒縣中醫(yī)醫(yī)院、莒縣婦幼保健院3家醫(yī)療機(jī)構(gòu)為《出生醫(yī)學(xué)證明》簽發(fā)單位。莒縣現(xiàn)在從管理信息系統(tǒng)中只能查到2016年8月以后出生的新生兒《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案，在此之前的《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案只能靠人工查找。因?yàn)槭侨斯げ僮鞑檎覚n案，檔案查找過(guò)程費(fèi)時(shí)、費(fèi)力、效率低下，不方便人民群眾對(duì)檔案資源的利用。同時(shí)，人工查找效率受人為影響因素較大，保密工作是否規(guī)范完全受人員素質(zhì)影響，《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案是否分類管理、科學(xué)管理、永久保存等也受檔案人員專業(yè)水平影響。

通過(guò)調(diào)研，基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理還存在以下問(wèn)題：一是對(duì)《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理不夠重視，部分醫(yī)療助產(chǎn)機(jī)構(gòu)未設(shè)置專門(mén)檔案室，保管的條件和查閱都不符合規(guī)范；二是檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，檔案管理制度落實(shí)不到位，法律意識(shí)不強(qiáng)，存在安全風(fēng)險(xiǎn)；三是缺乏檔案管理專業(yè)人員，一些醫(yī)療機(jī)構(gòu)反復(fù)更換人員，造成業(yè)務(wù)不熟悉或管理移交脫節(jié)等。

二、加強(qiáng)《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理的建議和對(duì)策

（一）加強(qiáng)管理，改善條件

基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)要進(jìn)一步增強(qiáng)檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員的檔案管理意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，加強(qiáng)《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理工作，建立建全《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案相關(guān)管理制度，建立《出生醫(yī)學(xué)證明》管理和簽發(fā)人員的責(zé)任追究制度，并將此項(xiàng)工作納入醫(yī)院績(jī)效考核管理體系。相關(guān)行政管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案的事中、事后監(jiān)管，對(duì)檔案管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)管理漏洞的及時(shí)糾正、限期整改，并將檢查與整改結(jié)果通報(bào)受檢醫(yī)療機(jī)構(gòu)。

基層助產(chǎn)機(jī)構(gòu)應(yīng)滿足基本的檔案室管理要求，具有防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防塵、防高溫等措施，保證檔案保管安全，做好《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理的基礎(chǔ)保障。

（二）穩(wěn)定人員，提高素質(zhì)

《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理出現(xiàn)的問(wèn)題，多數(shù)是人員素質(zhì)的問(wèn)題，必須加強(qiáng)人員管理和培訓(xùn)?！冻錾t(yī)學(xué)證明》檔案管理過(guò)程中牽扯著太多群眾的利益，有原則性、有公正心、有責(zé)任心是從事這方面工作的首要素質(zhì)，正直誠(chéng)實(shí)、有團(tuán)隊(duì)精神是從事這項(xiàng)工作的基本素質(zhì)?！冻錾t(yī)學(xué)證明》檔案管理還需具備很多業(yè)務(wù)知識(shí)，需要定期接受專門(mén)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

人工查找檔案，在各個(gè)環(huán)節(jié)上對(duì)檔案人員的能力素質(zhì)要求都很高，所以從分管領(lǐng)導(dǎo)到具體工作人員都要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格挑選，需要專人管理。建議《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理不可用臨時(shí)人員，臨時(shí)人員工作不穩(wěn)定，因?yàn)榇?、家庭等原因離職率較高，臨時(shí)人員萬(wàn)一違規(guī)后辭職，后期追究責(zé)任難度大。

（三）分類歸檔，永久保存

《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理要嚴(yán)格按照首簽、換簽、補(bǔ)簽等環(huán)節(jié)進(jìn)行分類歸檔，永久保存。首簽是指首次簽發(fā)，即第一次為新生兒出具《出生醫(yī)學(xué)證明》，助產(chǎn)醫(yī)院按照《出生醫(yī)學(xué)證明》首次簽發(fā)登記表簽發(fā)要求，規(guī)范出具該證明，并做好簽發(fā)資料的存檔管理。換簽是指換發(fā)《出生醫(yī)學(xué)證明》，即當(dāng)事人或者簽發(fā)機(jī)構(gòu)責(zé)任導(dǎo)致原《出生醫(yī)學(xué)證明》無(wú)效，簽發(fā)機(jī)構(gòu)根據(jù)當(dāng)事人提供的《出生醫(yī)學(xué)證明》正、副頁(yè)完整情況予以相應(yīng)換發(fā)，換發(fā)后的原證件由原簽發(fā)機(jī)構(gòu)歸檔保存。補(bǔ)簽是指補(bǔ)發(fā)《出生醫(yī)學(xué)證明》，即因遺失、被盜等情況造成《出生醫(yī)學(xué)證明》缺失的新生兒補(bǔ)辦《出生醫(yī)學(xué)證明》。簽發(fā)機(jī)構(gòu)在審驗(yàn)新生兒父母提供的書(shū)面申請(qǐng)、原簽發(fā)機(jī)構(gòu)提供的簽發(fā)記錄等相關(guān)材料后予以補(bǔ)發(fā)，補(bǔ)發(fā)后所有相關(guān)資料歸檔保存。

《出生醫(yī)學(xué)證明》首簽、換簽、補(bǔ)簽等環(huán)節(jié)都要健全規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)，每一步檔案材料的積累和歸檔都應(yīng)重視，不可疏忽大意。簽發(fā)機(jī)構(gòu)尤其是縣級(jí)婦幼保健院，應(yīng)該嚴(yán)格按照檔案管理的要求，將《出生醫(yī)學(xué)證明》存根及相關(guān)資料按照首簽、換簽、補(bǔ)簽分類進(jìn)行歸檔，永久保存。

（四）無(wú)縫管理，嚴(yán)格保密

《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案材料應(yīng)做到無(wú)縫隙管理，規(guī)范歸檔流程，嚴(yán)格檔案資料保密工作。《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案材料的形成是一個(gè)過(guò)程，每個(gè)環(huán)節(jié)都有可能造成檔案資料外泄，進(jìn)而產(chǎn)生嚴(yán)重社會(huì)后果。無(wú)縫隙管理以及嚴(yán)格規(guī)范歸檔程序是做好《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案材料保密的重點(diǎn)。在《母嬰保健法》中規(guī)定，《出生醫(yī)學(xué)證明》這類法律證件管理，應(yīng)該嚴(yán)格做到“三定”（定人、定點(diǎn)、定責(zé)任）和“三統(tǒng)一”（統(tǒng)一管理、統(tǒng)一發(fā)放、統(tǒng)一使用）。各級(jí)助產(chǎn)醫(yī)療保健機(jī)構(gòu)、基層派出所及其工作人員，應(yīng)該對(duì)新生兒的《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案資料嚴(yán)格保密，不得向外泄露，不得遺失資料。

在信息化背景下，《出生醫(yī)學(xué)證明》紙質(zhì)檔案數(shù)字化是大勢(shì)所趨，數(shù)字化處理更加需要進(jìn)行相應(yīng)保密制度的構(gòu)建，避免信息遭到泄露或損壞，嚴(yán)格管控?cái)?shù)字信息安全。在日常的工作中，工作人員應(yīng)切實(shí)做到信息的嚴(yán)格保密，只有在合法手續(xù)齊全的情況下才可以進(jìn)行相關(guān)信息的搜尋。

（五）提高效率，方便利用

數(shù)字化信息時(shí)代的到來(lái)，促使《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理工作得到較大的突破，依托于數(shù)字化技術(shù)，能夠有效提高相關(guān)工作效率，并且也符合現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需求?！冻錾t(yī)學(xué)證明》檔案信息的數(shù)字化處理是發(fā)展的大趨勢(shì)。

在進(jìn)行檔案信息的數(shù)字化處理前，需要對(duì)紙質(zhì)的檔案信息進(jìn)行校對(duì)，在具體的加工處理過(guò)程中，首先，確保電子影像與原文件的一致性和完整性，并且保證電子影像的清晰度；其次，在進(jìn)行紙質(zhì)資料掃描完成后，要確保每一份文件的名稱與目錄中的檔案號(hào)保持一致；最后，全部檔案轉(zhuǎn)換為PDF進(jìn)行歸檔后，進(jìn)行查閱時(shí)先查看索引找到相應(yīng)的檔案文號(hào)、電子影像，再查看紙質(zhì)檔案資料，避免翻箱倒柜找檔案資料，省時(shí)省力，提高效率。