楊 帆/中油國際管道公司

建設(shè)項(xiàng)目檔案是我國境外企業(yè)解決法律糾紛、維護(hù)合法權(quán)益的重要憑證，是項(xiàng)目運(yùn)行管理的重要信息資源，是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)為其他同類項(xiàng)目建設(shè)提供參考借鑒的重要知識(shí)資產(chǎn)。項(xiàng)目檔案管理是規(guī)范和提升境外建設(shè)項(xiàng)目管理的重要工具和手段。然而，境外建設(shè)項(xiàng)目除了面臨動(dòng)蕩的政治環(huán)境、復(fù)雜的政策環(huán)境、多元的文化環(huán)境、多利益的主體關(guān)系等風(fēng)險(xiǎn)與挑戰(zhàn)外，還面臨更加嚴(yán)格的項(xiàng)目文檔管理要求，必須遵守屬地法律法規(guī)和國際慣例，按照有關(guān)規(guī)范來進(jìn)行項(xiàng)目運(yùn)作。這對(duì)國內(nèi)企業(yè)在境外開展項(xiàng)目建設(shè)提出了更高要求。借鑒國際公司建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的有益經(jīng)驗(yàn)，有利于提升我國境外建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平。

1 境外建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐探索：以中石油為例

中石油自20世紀(jì)90年代開始實(shí)施“走出去”戰(zhàn)略，開展了國際化經(jīng)營之路。近年來，積極拓展“一帶一路”油氣合作領(lǐng)域，到2019年底，在34個(gè)國家運(yùn)營管理92個(gè)油氣合作建設(shè)項(xiàng)目。在中石油國際化經(jīng)營中，諸多境外建設(shè)項(xiàng)目是與英國石油、殼牌石油、?？松梨谑偷壤吓茋H石油公司合作開展的，使用的是國際石油公司管理體系。本文選取中石油與某老牌國際石油公司的境外合資A項(xiàng)目為例，從治理結(jié)構(gòu)、制度規(guī)范、過程管理、信息系統(tǒng)等方面介紹境外建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的主要做法。

1.1 檔案治理結(jié)構(gòu)

在檔案管理模式上，實(shí)行文件和檔案一體化管理。ICT部是公司文檔管理的核心部門，負(fù)責(zé)制定文檔管理制度與程序文件，建設(shè)并維護(hù)統(tǒng)一的文檔管理平臺(tái)。設(shè)有專門的文控中心負(fù)責(zé)文檔管理工作，文控工程師為關(guān)鍵崗位。各專業(yè)部門負(fù)責(zé)本專業(yè)技術(shù)文檔管理工作，文檔主管人員為不可替代人員。項(xiàng)目電子文檔實(shí)行集中統(tǒng)一管理，實(shí)體檔案委托具備資質(zhì)的第三方檔案機(jī)構(gòu)保管。所在國政府對(duì)檔案移交沒有強(qiáng)制要求，根據(jù)合資公司章程和合同協(xié)議，合資公司擁有項(xiàng)目檔案所有權(quán)，不需要向國內(nèi)或當(dāng)?shù)卣平弧?/p>

1.2 檔案制度規(guī)范

公司制定了詳實(shí)的文檔管理程序文件《文件控制——信息管理》，規(guī)定了文檔管理體系，明確了工程建設(shè)部、生產(chǎn)作業(yè)部、銷售采辦等相關(guān)部門的工作職責(zé)。文檔管理制度涵蓋設(shè)計(jì)、采購、施工、試運(yùn)、交工、驗(yàn)收的全部過程，對(duì)各專業(yè)門類文檔編碼規(guī)則、文檔分類、版本控制、文件運(yùn)轉(zhuǎn)過程、文檔歸檔保存和利用都進(jìn)行了明確規(guī)定，對(duì)文檔的準(zhǔn)確性、完整性、系統(tǒng)性、資產(chǎn)性、合法性、保密性進(jìn)行了詳細(xì)設(shè)計(jì)。

1.3 檔案過程管理

文檔管理貫穿項(xiàng)目整個(gè)過程。在項(xiàng)目啟動(dòng)前期對(duì)文檔管理進(jìn)行精心策劃，編制詳細(xì)的程序文件，并對(duì)文檔人員進(jìn)行培訓(xùn)。在項(xiàng)目招投標(biāo)階段，將文檔管理的具體要求納入合同條款，并嚴(yán)格按照合同條款的要求進(jìn)行考核。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，遵循《文件編碼規(guī)定》《文件控制制度》《文檔信息管理策略》等規(guī)范，內(nèi)部文件自形成或外部文件自收到時(shí)，授予唯一的文件編碼并貫穿整個(gè)文件生命周期，該文件的任何審批、修改、流轉(zhuǎn)、使用、保存都使用唯一的“身份”編碼，各個(gè)節(jié)點(diǎn)均處于受控狀態(tài)。

1.4 文檔管理系統(tǒng)

建立高度集成的信息化辦公平臺(tái)，該系統(tǒng)是一個(gè)集成各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的共享信息管理平臺(tái)，各項(xiàng)業(yè)務(wù)的文檔管理必須在該平臺(tái)開展。按照文檔管理程序，各專業(yè)部門自行管理和負(fù)責(zé)本部門產(chǎn)生的文檔，ICT部門負(fù)責(zé)文檔進(jìn)出控制、系統(tǒng)維護(hù)與數(shù)據(jù)備份。系統(tǒng)覆蓋項(xiàng)目建設(shè)全過程和項(xiàng)目所有參建單位，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文件產(chǎn)生、提交、審批、歸檔和移交的全生命周期信息化管理。另外還有3個(gè)子平臺(tái)，分別側(cè)重商務(wù)溝通、工程技術(shù)與竣工檔案的控制。這3個(gè)平臺(tái)都與該系統(tǒng)集成，承包商、設(shè)計(jì)單位和業(yè)主都在同一平臺(tái)上協(xié)作，所有文件通過系統(tǒng)報(bào)批流轉(zhuǎn)，在文件生成之時(shí)根據(jù)編碼規(guī)則配置一個(gè)唯一編號(hào)，以實(shí)現(xiàn)過程與版本控制。

2 境外建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的經(jīng)驗(yàn)啟示：對(duì)標(biāo)國際石油公司

本項(xiàng)目在文檔管理方面的做法，與其他國際石油公司項(xiàng)目文檔管理模式基本一致，在一定程度上體現(xiàn)了國際石油公司文檔管理理念與模式，對(duì)于我國企業(yè)開展境外建設(shè)項(xiàng)目和國內(nèi)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理具有一定借鑒意義。

2.1 提升文檔價(jià)值認(rèn)識(shí)，從實(shí)體管理向知識(shí)管理轉(zhuǎn)變

該項(xiàng)目高度重視文檔管理工作，將文檔管理作為公司重要資產(chǎn)對(duì)待，作為公司內(nèi)控管理的重要組成部分，與其他專業(yè)工作放到同等重要位置，甚至高于其他專業(yè)，在組織機(jī)構(gòu)、人員配備、制度設(shè)計(jì)上給予充分保障。通過對(duì)標(biāo)，國際石油公司檔案管理已從實(shí)體管理、信息管理階段躍升至知識(shí)管理階段。檔案管理是知識(shí)管理的一部分，表現(xiàn)在不僅重視檔案的憑證性，更重視其知識(shí)性和資產(chǎn)性，發(fā)揮文檔的知識(shí)利用和共享價(jià)值；不僅重視文檔工作自身的管理，更重視文檔工作與業(yè)務(wù)工作深度融合，將文檔管理作為規(guī)范和提升業(yè)務(wù)管理的內(nèi)在需要。如英國石油公司和埃克森美孚石油公司都非常重視文檔的資產(chǎn)性、合規(guī)性、知識(shí)性、保密性和項(xiàng)目移交以后的可追溯性，基于文檔知識(shí)共享來構(gòu)筑公司核心競爭力，業(yè)務(wù)運(yùn)營體系與檔案管理體系緊密結(jié)合，在業(yè)務(wù)流程中明晰檔案管理參與、介入的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。

2.2 重視文件過程控制，從檔案管理向文檔管理轉(zhuǎn)變

國際石油公司普遍實(shí)行文檔一體化管理，按照文件生命周期，設(shè)計(jì)涵蓋文檔形成、編碼規(guī)則、版本控制、文件流轉(zhuǎn)、審批發(fā)布、歸檔移交和檔案管理整個(gè)流程的文檔制度體系，文件工作和檔案工作沒有清晰、嚴(yán)格的界限。特別注重文件過程控制，文件運(yùn)行的各個(gè)節(jié)點(diǎn)處于受控狀態(tài)。項(xiàng)目管理人員必須按照事先發(fā)布的文檔程序開展業(yè)務(wù)工作，工作程序、業(yè)務(wù)流程不因管理層意見或其他人為因素而被逾越或受影響。由于良好的過程控制，文檔的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性得到有效保障。

相比較而言，國內(nèi)很多建設(shè)項(xiàng)目“重檔案、輕文控”，表現(xiàn)為檔案管理體系較為健全，但文件控制較弱，往往是從檔案角度對(duì)前端文件提出相關(guān)要求，且檔案部門往往側(cè)重檔案收集、整理、歸檔與保存等后端靜態(tài)管理。因此，在境外建設(shè)項(xiàng)目管理中，宜采取國際項(xiàng)目通行的文檔一體化管理做法，重視文件全過程動(dòng)態(tài)管理，建立一體化工作機(jī)制，從而提高檔案質(zhì)量。

2.3 充分開展前期策劃，從后端管理向前端介入轉(zhuǎn)變

國際石油公司特別注重項(xiàng)目文檔策劃，在項(xiàng)目前期策劃的同時(shí)，就及時(shí)將文檔管理體系介入項(xiàng)目管理。在與國際石油公司簽訂合同時(shí)，常常見到成百上千頁的專門針對(duì)文檔管理的合同附件。從A項(xiàng)目看，文檔管理工作在工程項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)就與其他專業(yè)一同介入，文檔管理具體要求納入合同條款，詳細(xì)規(guī)定了項(xiàng)目文件的編碼規(guī)則、版本控制、流轉(zhuǎn)、歸檔和利用權(quán)限。由于前期策劃充分，項(xiàng)目實(shí)施期間，文檔管理人員的管理重點(diǎn)是在對(duì)既定文檔管理要求的執(zhí)行與監(jiān)督上，維護(hù)程序文件的正當(dāng)性與合法性，確保項(xiàng)目每一個(gè)環(huán)節(jié)都必須具備該環(huán)節(jié)所編制的所有文檔時(shí)才能繼續(xù)進(jìn)行，有效避免項(xiàng)目建設(shè)中臨時(shí)提出文檔管理要求，或在沒有程序文件的情況下隨意改變工程文檔交付要求，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)文檔控制與項(xiàng)目建設(shè)同步。

境外建設(shè)項(xiàng)目往往是多利益主體在設(shè)立合資公司時(shí)，按照國際規(guī)則簽訂協(xié)議或合同形式明確權(quán)利與義務(wù)，建設(shè)期間一切按照合同和國際慣例運(yùn)作。因此，應(yīng)充分開展項(xiàng)目文檔管理策劃，在招投標(biāo)和合同簽訂階段，就將建設(shè)項(xiàng)目文檔管理要求納入，以減少后期合同變更與索賠風(fēng)險(xiǎn)。

2.4 建設(shè)集成信息平臺(tái)，從行政管理向技術(shù)管控轉(zhuǎn)變

國際石油公司信息化程度高，一般都建立集成的信息化平臺(tái)進(jìn)行文檔管理，其特點(diǎn)是將文檔管理制度嵌入系統(tǒng)中，通過技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)文檔的統(tǒng)一管控。A項(xiàng)目通過實(shí)施項(xiàng)目管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目文檔全生命周期的信息化管理，各項(xiàng)工作均需要在該系統(tǒng)平臺(tái)上按照程序文件要求開展，沒有齊全完整的文檔資料不能進(jìn)入下個(gè)環(huán)節(jié)。如?？松梨谑凸緦⑽臋n管理納入運(yùn)營一體化管理系統(tǒng)，通過系統(tǒng)固化文檔收集范圍與流程。

因此，在建設(shè)項(xiàng)目管理中，要按照整體規(guī)劃、高度集成的原則，建設(shè)集中統(tǒng)一的文檔信息管控平臺(tái)，充分運(yùn)用信息化手段實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文件與檔案的全過程管理，將文檔管理流程與業(yè)務(wù)流程充分融合，逐漸從行政管控向技術(shù)管控轉(zhuǎn)變。在此基礎(chǔ)上，圍繞企業(yè)知識(shí)管理平臺(tái)目標(biāo)，運(yùn)用新技術(shù)，發(fā)揮文件檔案在項(xiàng)目建設(shè)與運(yùn)營過程中的價(jià)值。

2.5 提升文檔人員素質(zhì)，從事務(wù)工作向規(guī)則制定轉(zhuǎn)變

國際石油公司建立較為完善的文檔人才管理體系，特別是人才引進(jìn)、培養(yǎng)和發(fā)展機(jī)制，并在機(jī)構(gòu)設(shè)置和制度設(shè)計(jì)方面保證文檔工作的獨(dú)立性和專業(yè)性。一般都設(shè)有明確的文控管理部門和專門的文檔人員負(fù)責(zé)文檔策劃和管理工作，文控工程師通常被列為關(guān)鍵崗位，文控主管人員被列為項(xiàng)目不可替換人員，且具有較高的任職資格要求。如殼牌石油公司的高級(jí)文控師一般需要10年以上的文控管理經(jīng)驗(yàn)，并具備專業(yè)的文檔管理和信息技術(shù)知識(shí)。文控管理部門的主要職責(zé)是制定文檔管理制度規(guī)范、管理指南或指引，并開展培訓(xùn)和監(jiān)督執(zhí)行。紙質(zhì)檔案的整理、保管等事務(wù)性工作往往依托社會(huì)力量。

文檔管理理念的認(rèn)同、文檔管理規(guī)則的制定與實(shí)施都依賴于專業(yè)的文檔隊(duì)伍。因此在開展建設(shè)項(xiàng)目時(shí)，要重視文檔專業(yè)人才的配備和培養(yǎng)，并將工作重心逐步從檔案事務(wù)工作向檔案規(guī)則管理轉(zhuǎn)變。