（山東大學(xué)歷史文化學(xué)院 濟(jì)南 250100）

“系統(tǒng)是由相互作用和相互依賴的若干組成部分合成的具有特定功能的有機(jī)整體”，[1]分為線性系統(tǒng)與非線性系統(tǒng)。線性系統(tǒng)的各類輸入相加等于它的輸出，系統(tǒng)要素之間是互不相干的獨(dú)立關(guān)系；而非線性系統(tǒng)的輸出與輸入則不成比例，系統(tǒng)要素之間存在相互牽引的作用,難以準(zhǔn)確預(yù)估系統(tǒng)的輸出，正是這種相互牽引的作用,使得整體不再是簡單地等于部分相加之和?！跋到y(tǒng)論是以某一系統(tǒng)和組成系統(tǒng)的各要素之間的相互關(guān)系作為主要研究對(duì)象，從整體上探究某一系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)、功能、行為和動(dòng)態(tài)，以把握系統(tǒng)整體，達(dá)到最優(yōu)的目標(biāo)。”[2]從系統(tǒng)論的角度出發(fā)，數(shù)字化檔案的利用系統(tǒng)是一個(gè)復(fù)雜的非線性系統(tǒng)，它具有目的性、相關(guān)性、整體性，各種要素之間有復(fù)雜的相互牽引作用，其中任一組成要素都可對(duì)系統(tǒng)施加影響，每一因素的變化都會(huì)牽引整體發(fā)生聯(lián)動(dòng)。

1 從系統(tǒng)的目的性維度看數(shù)字化檔案的利用效益

系統(tǒng)的目的性是指“系統(tǒng)以追求有序穩(wěn)定結(jié)構(gòu)為目標(biāo)的特性”。[3]數(shù)字化檔案的利用系統(tǒng)要維持有序穩(wěn)定的狀態(tài)，必須在高投入的情況下盡可能提高其產(chǎn)出?！皵?shù)字化檔案信息就是社會(huì)信息化進(jìn)程中效益追求在檔案領(lǐng)域的直接產(chǎn)物”，[4]目前紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作在很多檔案部門進(jìn)行得如火如荼，以響應(yīng)檔案界“存量電子化”的號(hào)召。開展紙質(zhì)檔案的數(shù)字化需投入大量資金，從效益角度看，這一工作投入的價(jià)值就在于產(chǎn)出更多“滿足程度”，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案利用系統(tǒng)的高效益，即數(shù)字化檔案對(duì)社會(huì)檔案信息需求的滿足程度大于進(jìn)行檔案數(shù)字化的投入時(shí)，此項(xiàng)工作才能被認(rèn)可。

1.1 數(shù)字化檔案利用效益辨析

數(shù)字化檔案是檔案部門開展檔案數(shù)字化工作的成果，是通過將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、加工，并完成信息著錄后上傳至檔案信息管理系統(tǒng)后呈現(xiàn)的檔案形式。

數(shù)字化檔案的利用情況是檢驗(yàn)數(shù)字化工作成效的重要指標(biāo)，度量檔案數(shù)字化工作成效的尺度是數(shù)字化檔案的利用效益。數(shù)字化檔案的利用效益就是數(shù)字化檔案對(duì)社會(huì)檔案信息需求的滿足程度與檔案數(shù)字化工作的投入之間的比值。簡單地說這種利用效益就是數(shù)字化檔案的“性價(jià)比”，比較理想的利用效益是用盡量少的投入換來盡量多的滿足程度。在投入不變的情況下，利用效益的高低取決于滿足程度的多少。這種滿足程度無法準(zhǔn)確用數(shù)字予以計(jì)算，但在提供利用的過程中，對(duì)于使用戶獲得良好的使用體驗(yàn)、提高他們對(duì)檔案工作的認(rèn)知和認(rèn)可進(jìn)而提高社會(huì)檔案意識(shí)是很重要的。

1.2 數(shù)字化檔案利用高效益的必要性

1.2.1 時(shí)代發(fā)展的要求

在新時(shí)代下，政務(wù)工作水平穩(wěn)步提升，全國多個(gè)地方政府陸續(xù)推出“只跑一次”制度。曾經(jīng)，社會(huì)公眾對(duì)繁瑣的辦事辦證業(yè)務(wù)滿懷抱怨，沒有高效與便捷可言，投入大量時(shí)間、精力成本，結(jié)果可能并不盡如人意。“只跑一次”制度的推出使人們享受到政府提供的綠色通道的便捷與高效，是政務(wù)服務(wù)前進(jìn)的一大進(jìn)步?！爸慌芤淮巍睖p少繁瑣的手續(xù)，其背后是先進(jìn)技術(shù)與海量數(shù)字化檔案的支撐。檔案進(jìn)行數(shù)字化后，在某一區(qū)域乃至全國范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息共享，減化了以前需要跑多個(gè)部門辦理手續(xù)、開具證明等繁瑣程序。近期，電子駕駛證等電子證照信息成為人們討論的熱點(diǎn)話題，這給人們的生活帶來極大便利，一部手機(jī)闖天下的時(shí)代又進(jìn)一步。這是檔案數(shù)字化工作在民生服務(wù)方面做出的突出貢獻(xiàn)，是中國特色社會(huì)主義新時(shí)代服務(wù)人民的要求。

1.2.2 投入高回報(bào)的需要

檔案數(shù)字化工作不僅需要進(jìn)行大量的前期準(zhǔn)備工作，后續(xù)的人力、物力、財(cái)力投入頗多，而且由于這一工作工程量大，需要持續(xù)進(jìn)行投入。為了開展數(shù)字化工作，各單位投入了大量的資源，檔案部門得到相關(guān)支持，獲得數(shù)字檔案館建設(shè)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)方能進(jìn)行檔案數(shù)字化工作。檔案部門開展館藏檔案數(shù)字化工作，投入大量資源不僅僅是出于對(duì)檔案保護(hù)的考慮，更多是期待這部分?jǐn)?shù)字化的檔案能夠得到充分、便捷的利用，產(chǎn)生良好的社會(huì)效益。如果沒有高效益的回報(bào)支撐，這項(xiàng)工作就會(huì)成為一個(gè)沒有活力的工作，且長期的低效益，會(huì)使投入者對(duì)該工作失去信心，進(jìn)一步導(dǎo)致投入減少或不再投入。

除此之外，現(xiàn)階段各單位辦公基本已實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，檔案工作自然不能落后。緊跟社會(huì)進(jìn)程進(jìn)行的檔案數(shù)字化工作，要得到社會(huì)的認(rèn)可，必須讓數(shù)字化檔案的價(jià)值凸顯，為社會(huì)提供區(qū)別于傳統(tǒng)工作的、更加優(yōu)質(zhì)的便捷服務(wù)。

2 從系統(tǒng)的相關(guān)性維度看影響數(shù)字化檔案利用效益的要素

系統(tǒng)內(nèi)的各要素之間存在相互作用、相互依賴、相互制約的關(guān)系，系統(tǒng)內(nèi)一個(gè)要素的變化會(huì)牽引整個(gè)系統(tǒng)產(chǎn)出不同程度的聯(lián)動(dòng)。數(shù)字化檔案利用系統(tǒng)最初始的構(gòu)成要素是數(shù)字化檔案的價(jià)值，即該數(shù)字化檔案對(duì)國家、社會(huì)組織或個(gè)人的有用性。其他構(gòu)成因素主要包括制度與政策、檔案工作人員的觀念與能力、社會(huì)整體檔案意識(shí)、數(shù)字化檔案利用方式、檔案管理系統(tǒng)功能模塊的因素等等。這些要素看似剝離，實(shí)則是聯(lián)動(dòng)的，他們共同構(gòu)成數(shù)字化檔案的利用系統(tǒng)這一復(fù)雜的非線性系統(tǒng)，某一個(gè)發(fā)生變動(dòng)，就會(huì)影響到數(shù)字化檔案利用系統(tǒng)效益的高低。下面就影響數(shù)字化檔案利用系統(tǒng)效益的初始條件，以及檔案工作人員的觀念與能力、數(shù)字化工作人員的素質(zhì)和數(shù)字化檔案提供利用的方式幾個(gè)可控因素展開詳細(xì)介紹。

2.1 數(shù)字化檔案的價(jià)值

影響數(shù)字化檔案利用系統(tǒng)效益的初始要素是檔案的價(jià)值，即檔案的有用性，檔案價(jià)值含量直接影響到檔案工作人員對(duì)它的重視程度和利用人員的利用頻率。近年來，越來越多的檔案館通過數(shù)字檔案館測試，建成全國示范性數(shù)字檔案館。檔案館在申請(qǐng)進(jìn)行數(shù)字檔案館驗(yàn)收測試中，有一條不得申請(qǐng)驗(yàn)收測試的要求：“館藏紙質(zhì)檔案在50萬卷以下但數(shù)字化率低于70%的，館藏紙質(zhì)檔案在50-100萬卷但數(shù)字化率低于60%的，館藏紙質(zhì)檔案在100-150萬卷但數(shù)字化率低于50%的，館藏紙質(zhì)檔案在150萬卷以上但數(shù)字化率低于40%的。”[5]從這部分工作數(shù)量來看，我國的檔案數(shù)字化工作已經(jīng)取得顯著成果。但從全國范圍來看，各級(jí)各類檔案館的檔案數(shù)字化工作在數(shù)量方面需要進(jìn)一步推進(jìn)。另外，在檔案的數(shù)字化質(zhì)量方面，部分單位檔案信息化工作進(jìn)行較早，由于當(dāng)時(shí)技術(shù)水平并未十分成熟，在掃描的清晰度等方面略顯不足，這給實(shí)現(xiàn)單純以數(shù)字化檔案提供利用服務(wù)、充分發(fā)揮檔案的價(jià)值帶來了困難。

2.2 社會(huì)整體檔案意識(shí)

社會(huì)對(duì)檔案數(shù)字化工作的認(rèn)識(shí)直接關(guān)系到此項(xiàng)工作是否開展，以及開展后是否能夠被認(rèn)可和接受，因此，社會(huì)整體檔案意識(shí)是數(shù)字化檔案利用系統(tǒng)中的又一關(guān)鍵要素。檔案部門過去常被忽視，近些年隨著從國家到地方對(duì)檔案的重視，檔案的查閱率不斷提高，人們?cè)絹碓秸J(rèn)識(shí)到檔案對(duì)于社會(huì)和個(gè)人的重要意義。社會(huì)對(duì)檔案認(rèn)識(shí)的提高給檔案部門開展檔案數(shù)字化工作創(chuàng)造了有利的條件，但是，由于檔案的數(shù)字化工作需要高投入，檔案部門無法獨(dú)立承擔(dān)這項(xiàng)支出，必須征得上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的支持和肯定，而在一些單位，檔案部門仍被邊緣化。而且，部分社會(huì)公眾對(duì)于檔案利用的認(rèn)識(shí)，止步于查閱困難、必須到館，即便能夠遠(yuǎn)程查閱數(shù)字化檔案，也對(duì)查閱的真實(shí)性與準(zhǔn)確性抱有疑慮。要進(jìn)一步推進(jìn)數(shù)字化檔案利用工作的開展，必須進(jìn)一步提高社會(huì)整體的檔案意識(shí)，贏得社會(huì)的支持。

2.3 工作人員的水平與能力

數(shù)字化檔案的利用系統(tǒng)是社會(huì)服務(wù)大系統(tǒng)的重要環(huán)節(jié)，而這一支撐性工作自身又是一個(gè)大系統(tǒng)。這一系統(tǒng)中本單位的檔案工作人員起到一個(gè)連接內(nèi)外上下的核心作用，作為檔案信息化工作的策劃者、執(zhí)行者與服務(wù)者，他們的工作態(tài)度、服務(wù)意識(shí)、服務(wù)方式和水平都會(huì)對(duì)此系統(tǒng)產(chǎn)生重要影響。檔案信息化前期，檔案工作人員需要確定進(jìn)行數(shù)字化的檔案種類與數(shù)量，在數(shù)字化公司與技術(shù)的選擇上需要多方面調(diào)查了解，并進(jìn)行好前期規(guī)劃，向公司提出自己的要求、標(biāo)準(zhǔn)與期待的工作成果……這些工作內(nèi)容對(duì)檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平與工作能力乃至技術(shù)知識(shí)儲(chǔ)備等提出了相當(dāng)高的要求。

除了本單位的檔案工作人員外，數(shù)字化工作人員也是一個(gè)重要的影響因素。數(shù)字化工作人員是檔案數(shù)字化工作的實(shí)施者，他們的專業(yè)素質(zhì)關(guān)乎數(shù)字化檔案的質(zhì)量，對(duì)后續(xù)的數(shù)字化檔案的利用產(chǎn)生影響。數(shù)字化工作人員大多由檔案部門外聘而來，工作無需太多技術(shù)含量，但會(huì)直接影響到數(shù)字化檔案是否可用與可用程度。我國目前部分檔案館存在工作人員年齡偏大的問題，對(duì)于信息化的認(rèn)識(shí)乃至數(shù)字化檔案的遠(yuǎn)程利用仍存在顧慮，且部分?jǐn)?shù)字化公司將這份工作定義為簡單的重復(fù)勞動(dòng)，招聘的數(shù)字化工作員工學(xué)歷普遍偏低，專業(yè)素質(zhì)參差不齊。工作人員的水平高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)，能夠保證數(shù)字化檔案的高質(zhì)量，將可以牽引數(shù)字化檔案利用整個(gè)系統(tǒng)趨向高效益的進(jìn)程，反之，則會(huì)導(dǎo)致該系統(tǒng)發(fā)生不良的聯(lián)動(dòng)變化。

2.4 數(shù)字化檔案提供利用方式

2019年3月1日上線運(yùn)行的“山東省檔案目錄中心”能夠向社會(huì)提供山東省內(nèi)各檔案館通過互聯(lián)網(wǎng)向社會(huì)開放的檔案的使用服務(wù)，不僅能夠在線檢索，還可實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程跨館利用。這是山東省檔案工作取得的突出工作成果，為檔案利用者帶來極大便利。目前真正通過互聯(lián)網(wǎng)向社會(huì)開放的檔案數(shù)量不多，且多數(shù)檔案館數(shù)字化檔案的利用基本限于本館局域網(wǎng)，通過權(quán)限設(shè)置進(jìn)行功能的授權(quán)。這種現(xiàn)象主要源于檔案工作人員對(duì)于網(wǎng)絡(luò)不安全因素的擔(dān)憂，檔案牽涉到個(gè)人隱私乃至國家機(jī)密，要實(shí)現(xiàn)檔案在網(wǎng)絡(luò)上的傳遞與使用，必須首先確定利用者身份，這牽涉到身份識(shí)別技術(shù)等的應(yīng)用，在使用過后，需要有技術(shù)支撐及時(shí)刪除有關(guān)信息，防止信息的泄露?？萍嫉倪M(jìn)步已基本能達(dá)到上述要求，但檔案部門出于安全的考慮，多數(shù)止步于將數(shù)字化檔案僅在內(nèi)部局域網(wǎng)查詢使用，而對(duì)于互聯(lián)網(wǎng)層面的檔案開放則相當(dāng)謹(jǐn)慎。

3 從系統(tǒng)的整體性維度看提高數(shù)字化檔案利用效益的策略

系統(tǒng)是一個(gè)有機(jī)整體，它具有單個(gè)要素所沒有的優(yōu)勢與功能，數(shù)字化檔案利用系統(tǒng)的構(gòu)成要素如果配合得當(dāng)，可以發(fā)揮系統(tǒng)整體的最佳優(yōu)勢?！俺浞掷眯畔⒒侄?，對(duì)國家綜合檔案館館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化加工和數(shù)據(jù)資源整合?！盵6]這一要求從提出到現(xiàn)在，數(shù)字檔案館建設(shè)不斷推進(jìn)，檔案信息化不斷取得新成果。目前，全國示范性數(shù)字檔案館基本已將大部分紙質(zhì)檔案完成數(shù)字化。檔案部門投入了大量資源完善數(shù)字化檔案的利用系統(tǒng)，但從上述可控因素的介紹中，可以看出當(dāng)前數(shù)字化檔案利用系統(tǒng)的產(chǎn)出效益并不樂觀。要使這一系統(tǒng)獲得高效益，仍需進(jìn)一步的努力，檔案部門無法全面掌控這一系統(tǒng)的全部要素，但可以從可控因素入手，采取積極措施，牽引系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)，使該系統(tǒng)最終產(chǎn)出高效益成果。

3.1 以“用”促“建”

以“用”促“建”，注重檔案價(jià)值，及時(shí)發(fā)揮數(shù)字化檔案的現(xiàn)實(shí)效用。檔案信息化工作的開展，最終目的是為社會(huì)提供更加便捷的檔案信息服務(wù)，方便社會(huì)各界對(duì)檔案的利用，基于此，檔案數(shù)字化工作必須立足社會(huì)利用需求。為了使檔案的價(jià)值充分體現(xiàn)，在數(shù)字化過程中，除了注重突出自身特色館藏的數(shù)字化外，應(yīng)關(guān)注政策與制度的變動(dòng)，在有限的數(shù)字化經(jīng)費(fèi)中，找到工作開展的側(cè)重點(diǎn)。在數(shù)字化工作過程中，除了針對(duì)檔案有用性進(jìn)行重點(diǎn)選擇外，還要密切關(guān)注數(shù)字化領(lǐng)域的前沿科技動(dòng)向，在選擇數(shù)字化公司或者檔案管理系統(tǒng)過程中，擇優(yōu)使用，而非將關(guān)注點(diǎn)放在價(jià)格低廉方面。

3.2 開展檔案數(shù)字化成果的宣導(dǎo)工作

“檔案宣導(dǎo)是指檔案工作者為獲取各類資源、保障檔案機(jī)構(gòu)權(quán)益、提升檔案工作水平而主動(dòng)采取的宣傳、推廣、倡議、游說、溝通等行為。”[7]在檔案數(shù)字化工作中，檔案宣導(dǎo)應(yīng)主要面向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)與社會(huì)公眾。首先，產(chǎn)出需要有投入的支撐，檔案部門想要取得數(shù)字化檔案利用的高效益，必須首先保證能夠?qū)@一工作進(jìn)行連續(xù)投入。檔案信息化建設(shè)需要投入大量的資金，而且這個(gè)項(xiàng)目的投入是連續(xù)性的，檔案館工作人員有必要將檔案數(shù)字化完成后產(chǎn)出的成果給社會(huì)帶來的效益以及現(xiàn)階段建設(shè)的必要性進(jìn)行闡明，以引起上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的重視，獲得認(rèn)可與支持。其次，檔案部門在社會(huì)公眾中的固有印象是檔案利用工作難以取得突出成果的重要原因，為此，檔案部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案工作的宣傳，向公眾展示工作成果，宣傳數(shù)字化檔案使用的便捷性，并在實(shí)際工作中切實(shí)提供數(shù)字化檔案的優(yōu)質(zhì)便捷服務(wù)，逐漸改變自身固有形象。

3.3 加強(qiáng)綜合型檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案館工作人員年齡偏大是多數(shù)檔案館的普遍特征，這部分工作人員工作經(jīng)驗(yàn)豐富、考慮全面、細(xì)心嚴(yán)謹(jǐn)。但面對(duì)數(shù)字化的浪潮，檔案館工作人員在適應(yīng)新形勢的過程中面臨著一系列思想上的沖突。檔案信息化與提供網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程利用等工作面臨不可避免的安全風(fēng)險(xiǎn)問題，使檔案工作人員不得不思慮再三，部分檔案館甚至為此徹底放棄信息化工作。此外，檔案信息化工作需要精通技術(shù)的專業(yè)化人才，以確保信息化工作順利進(jìn)行，這就要求新人的加入以增強(qiáng)隊(duì)伍實(shí)力。另外，檔案館可通過定期開設(shè)講座，了解最新檔案遠(yuǎn)程利用建設(shè)成果、最新科技成果與檔案工作的結(jié)合等，逐步開拓思想、進(jìn)一步提高檔案工作人員的信息化技能。

3.4 增辟數(shù)字化檔案利用途徑

數(shù)字化檔案可利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索和瀏覽，它不僅能夠提高檔案工作人員的工作效率，而且能夠?yàn)闄n案利用者提供遠(yuǎn)程利用服務(wù)，另外，還能夠?qū)π枰獡尵鹊臋n案進(jìn)行再現(xiàn)。檔案信息化的主要目的是方便利用，目前數(shù)字化檔案使用便捷性的受益者主要是檔案工作人員，檔案利用者未能體驗(yàn)到最大便利。效益是產(chǎn)出與投入的比例，如果利用者長期感受不到數(shù)字化的成果，對(duì)檔案館的印象禁錮在是一個(gè)需要不斷投入的部門，這對(duì)檔案館以后的發(fā)展將是很大的阻礙。針對(duì)這一現(xiàn)狀，檔案館可參考山東省檔案目錄中心，初始階段可就一部分利用頻率較高的檔案首先進(jìn)行遠(yuǎn)程利用試點(diǎn)工作，通過向有關(guān)技術(shù)公司提出自身要求，包括要實(shí)現(xiàn)的效果與這一過程中嚴(yán)格的安全要求，并建立網(wǎng)絡(luò)預(yù)警系統(tǒng)，增設(shè)智能服務(wù)中心，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，提供給利用者高效便捷的服務(wù)。

總的看來，數(shù)字化檔案的利用系統(tǒng)具有復(fù)雜性與非線性，檔案部門無法保證這個(gè)系統(tǒng)中的每個(gè)要素都按照自身所設(shè)想的目標(biāo)行動(dòng)，但應(yīng)將自己可以掌控的準(zhǔn)備工作做好，使數(shù)字化檔案更好地被社會(huì)利用，盡力牽引這個(gè)系統(tǒng)發(fā)生聯(lián)動(dòng)，向高效益前進(jìn)，使檔案數(shù)字化工作得到更多的認(rèn)可和支持。