國企檔案管理的重要性及有效措施分析

（白山市公路工程試驗檢測中心，吉林 白山 134300）

一、國企檔案管理存在的主要問題

（一）檔案保管設(shè)施簡陋

檔案作為國有企業(yè)重要組成部分，見證了國有企業(yè)的發(fā)展歷程，對于國有企業(yè)的發(fā)展具有重要的意義。由于國有企業(yè)長時間沒有給予檔案管理足夠的重視，致使檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施得不到完善，經(jīng)過漫長的時間，以往檔案管理軟件與硬件逐漸老化，無法滿足當(dāng)前檔案管理工作的需要。其中主要體現(xiàn)在：檔案室內(nèi)過于簡陋、檔案柜過于陳舊、電子設(shè)備沒有得到及時更新等，尤其在復(fù)雜的環(huán)境下，檔案管理設(shè)施已經(jīng)不能夠服役，部分檔案資料已經(jīng)出現(xiàn)破損，得不到很好的保存，這對于檔案管理工作的開展極為不利。

（二）檔案管理意識較為薄弱

在激烈的市場競爭環(huán)境下，絕大部分國有企業(yè)為了取得市場競爭的主動權(quán)，將企業(yè)發(fā)展的重點放在經(jīng)濟效益的提升方面，而忽視了檔案管理工作的開展，并沒有意識到檔案管理工作的重要性。此外，檔案管理工作相對較為復(fù)雜化、繁瑣化，系統(tǒng)化，不但有著較為龐大工作量，而且覆蓋信息面較廣，這在一定程度上增加了檔案管理的工作難度。尤其在檔案資料移交過程中，涉及到諸多部門的參與方可進行，不僅造成了人力、物力、財力方面資源的浪費，而且整體工作效率偏低，致使檔案管理工作難以順利推進。

（三）檔案管理人員整體素質(zhì)有待提升

根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)調(diào)查顯示，很多國有企業(yè)檔案管理質(zhì)量偏低，難以取得預(yù)期的管理效果，之所以出現(xiàn)當(dāng)前這種現(xiàn)象，主要原因在于檔案管理人員業(yè)務(wù)能力不足，有待于進一步提高。由于國有企業(yè)對檔案管理工作的忽視，致使相關(guān)管理人員工作的熱情不高，工作積極性不能夠被充分調(diào)動起來，長此以往管理人員的業(yè)務(wù)能力勢必需要不斷提高，否則將必然影響著檔案管理效果。

二、國企檔案管理質(zhì)量提升的優(yōu)化措施

（一）增強檔案管理意識

國有企業(yè)是否具備較高的檔案管理意識，在很大程度上影響著國有企業(yè)檔案管理的質(zhì)量。因此國有企業(yè)在實際的經(jīng)營管理中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)落后的檔案管理理念，要意識到檔案管理對企業(yè)發(fā)展的重要性，明確檔案管理在生產(chǎn)、經(jīng)營中的作用。由于國有企業(yè)并沒有給予檔案管理足夠的重視，致使檔案管理人員缺乏對檔案管理意識，致使相關(guān)工作沒有得到科學(xué)落實。因此，國有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)階層要逐漸提升檔案管理意識，將檔案管理工作納入到日常工作日程上來，加大對檔案管理宣傳力度，不斷為國有企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)造良好的條件，使得各項管理工作得以落實，確保檔案管理工作順利推進。

（二）健全檔案管理制度

國有企業(yè)在檔案管理過程中，健全的檔案管理制度，能夠為檔案管理工作提供重要的管理依據(jù)，不但為創(chuàng)新檔案管理方式作出了全面指導(dǎo)，而且也為檔案管理效果的提升打下了堅實的基礎(chǔ)。國有企業(yè)要積極汲取國外先進的管理經(jīng)驗，參照國外知名企業(yè)檔案管理成功案例，不斷對現(xiàn)行檔案管理方式進行創(chuàng)新發(fā)展，開放檔案的管理權(quán)，逐漸形成一種全新的管理模式。同時，為了保證檔案管理工作的順利推進，國有企業(yè)應(yīng)當(dāng)不斷健全“三位一體”檔案管理制度，注重發(fā)揮當(dāng)前這種管理制度的優(yōu)勢，加強對現(xiàn)有檔案管理流程，檔案資料標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，對現(xiàn)有檔案管理資料進行全面整合，避免出現(xiàn)檔案資料的不完整，以此來提升檔案管理水平，進而促進檔案管理良好的發(fā)展。

（三）合理規(guī)范文書檔案管理

國有企業(yè)在日常經(jīng)營管理過程中，往往會產(chǎn)生大量的文書檔案，當(dāng)前這些文書檔案對于國企具有重要的價值。但卻存在一定的局限，這些文書檔案較為繁瑣，而且檔案量相對較大。因此，國有企業(yè)必須強化對文書檔案管理，合理規(guī)范文書檔案管理，提升檔案管理效率。如：公文用紙的尺寸、排版、裝訂等，必須對其加以規(guī)范，根據(jù)實際標(biāo)準(zhǔn)進行統(tǒng)一管理，符合公文的具體要求。同時，為了保證文書檔案管理工作的質(zhì)量，需要制定規(guī)范化的制度，從收集、整理、編號、歸檔等方面進行規(guī)范管理，通過實施規(guī)范化管理，使得文書檔案管理工作有章可循，避免因檔案過多造成管理混亂等問題。

（四）加大檔案管理工作的資金投入

國有企業(yè)檔案管理水平能否得到提升，管理效果是否可以得到保障，這在根大程度上取決于檔案管理的軟硬件。致此，國有企業(yè)要逐漸加大資金投入，不斷完善檔案管理軟件與硬件設(shè)施，建設(shè)現(xiàn)代化檔案保存室，為企業(yè)檔案資料提供良好的存放環(huán)境。同時要及時對新檔案柜進行更新，組織專門的管理人員定期對檔案管理設(shè)施進行檢查，保證檔案硬件設(shè)施的安全性，避免因潮濕、腐爛等對檔案造成嚴(yán)重的影響。一旦出現(xiàn)上述的情況，則需要及時采取相應(yīng)的應(yīng)對措施，尤其要重點對紙質(zhì)檔案進行更好的管理，提高當(dāng)前管理質(zhì)量。

（五）提升檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理人員素質(zhì)的高低，直接影響著檔案管理工作能否順利開展。因此必須注重檔案管理人員素質(zhì)的提升，在實際的經(jīng)營管理過程中，根據(jù)檔案管理工作的需要，定期對相關(guān)管理人員進行專業(yè)培訓(xùn)，主要對檔案管理相關(guān)內(nèi)容進行講解，幫助管理人員熟悉整個檔案管理流程，提高其專業(yè)管理水平。同時，通過開展檔案管理培訓(xùn)工作，還有助于提高管理人員檔案管理意識，增強其管理責(zé)任。除此之外，企業(yè)還可以面向社會共開招聘，選拔專業(yè)型檔案管理人員，不斷充實國有企業(yè)檔案管理團隊，確保檔案管理人員整體素質(zhì)的提升。

結(jié)語：

國有企業(yè)在實際的經(jīng)營管理中，在保證經(jīng)濟效益實現(xiàn)的基礎(chǔ)上，應(yīng)當(dāng)注重檔案管理工作的開展，逐漸提高重視程度。同時，要根據(jù)當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作的需要，加強檔案管理人才隊伍建設(shè)，不斷充實檔案管理隊伍人員，注重提高整個管理團隊的素質(zhì)。并且要不斷加大資金方面的投入，不斷完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，以此來全面提高國有企業(yè)檔案管理水平。