城建檔案數(shù)字化運用中的問題及其發(fā)展的趨勢

(天津經(jīng)濟技術開發(fā)區(qū)檔案館，天津 300457）

城建檔案數(shù)字化是在現(xiàn)代計算機技術、掃描技術的基礎上產(chǎn)生一種用于檔案管理工作的方法，將各種形式的檔案資源信息以數(shù)字化的形式記錄下來，并存儲到硬盤中，而網(wǎng)絡又可以將這些信息資源連接在一起，利用計算機進行系統(tǒng)的而管理，使之成為一個有序且結構性完整的檔案信息庫，為實際的城建檔案工作及時提供參考資料。數(shù)字化的城建檔案工作能夠實現(xiàn)資源的實時共享，從日常的工作中提升城建檔案工作的管理水平，加強檔案業(yè)務部門的服務職能。

一、城建檔案數(shù)字化運用中的問題

（一）城建檔案缺乏通用性

基層城建檔案管理部門所使用的計算機型號及系統(tǒng)軟件千奇百怪，一些部分專有的管理軟件并不能共享，而且著錄的標準也有所差異，所以城建檔案的數(shù)字化工作缺乏通用性，在一些需要多個部門合作完成的工作中，常由于這一問題導致信息管理工作不能如期完成，甚至會影響管理者的決策，在某些程度上也限制了城建檔案數(shù)字化的發(fā)展。

（二）城建檔案缺乏規(guī)范性

標準化與規(guī)范性是有效開展城建檔案數(shù)字化的重要前提，但是由于各個部門的管理方式不同，所以其檔案業(yè)務水平也存在差異。而且在不同地區(qū)的城建檔案管理工作中，由于經(jīng)濟水平的不用，各地的業(yè)務水平存在明顯的不均衡現(xiàn)象，城建檔案數(shù)字化工作中使用的系統(tǒng)軟件移植性較差，如果有關部門僅將數(shù)字化運用的范圍規(guī)定于某一部分，那么就會影響城建檔案數(shù)字化工作的全面實施。

（三）城建檔案缺乏技術感

城建檔案工作所應用的信息技術與組織工作的程序標準相對固化，并未從信息化處理的形式特點進行考量，更多的城建檔案文件資料的歸檔是通過磁盤或光盤的形式開展工作，而這些形式與檔案整理、分類的標準并不能完全適應，所以在實際的城建檔案數(shù)字化管理工作中，相關信息安全保障體系的建設還不夠完善，有關部門所使用的信息化軟件水平有待提升。

（四）城建檔案缺乏素質化

要想實現(xiàn)城建檔案工作的數(shù)字化發(fā)展，有關部門就要廣泛的吸納專業(yè)人才，從事管理工作的人員應當具備較高的專業(yè)知識水平，并不能以普通的計算機操作水平來衡量，需要對相關計算機軟件熟悉并且能夠熟練的應用，才能滿足城建檔案數(shù)字化的要求。但就目前的發(fā)展現(xiàn)狀來看，許多地區(qū)的城建檔案管理部門并未擁有充足的專業(yè)人才資源，而且對在崗人員的計算機素養(yǎng)培訓也并不到位，所以城建檔案數(shù)字化應用未能發(fā)揮其優(yōu)勢。

（五）城建檔案資金的不足

開展城建檔案數(shù)字化管理工作需要計算機設備、存儲元件及輸入輸出等硬件設施，這就意味著有關部門要投入一定的資金進行建設，但所需投入的資金數(shù)額往往超出有關部門可承擔的數(shù)額，所以需要上級部門撥款，才能完成資金建設，然而層層審批常常會浪費時間，那么城建檔案數(shù)字化建設的效率也就難以提升。

二、城建檔案數(shù)字化的發(fā)展趨勢

在當下時代中，信息技術成為各個領域工作的主要模式，尤其是在檔案管理工作中，無論是哪一類別的檔案管理，應用信息技術開展數(shù)字化的管理方式，都可以有效的提升檔案管理的效率與工作質量。在城建檔案數(shù)字化管理工作中，工作人員需要接觸大量的文件資料、圖片資料及圖紙資料等，應用計算機與通訊線路進行歸總，可為后續(xù)調取資料提供極大的便利，但數(shù)字化的城建檔案管理模式使檔案的生成方式也產(chǎn)生了極大的變化，推動著我國有關部門的辦公形式逐漸朝向自動化、無紙化的方向發(fā)展。許多城建檔案的管理工作以機讀文件為主要的形態(tài)，而且這種檔案的歸總方式與傳統(tǒng)的紙質檔案利用方式存在較大的差異，標志著現(xiàn)代的工作者需要適應數(shù)字化的工作形式，并掌握機讀形式的磁盤載體記錄檔案的工作方法。

在檢索相關檔案信息時，所獲得的信息可能來自于不同的檔案內(nèi)容中，從這些檔案中綜合的提出檔案是工作人員的本職工作，利用數(shù)字化的方式改進城建檔案工作的傳統(tǒng)模式，成為其未來的必然發(fā)展方向，主要可包括以下幾個方面：第一，有關部門將逐步建立起完善的城建檔案數(shù)字化工作體系，健全城建檔案數(shù)字化的接收與管理流程；第二，有關部門將建立起具有地方特色的城建檔案數(shù)據(jù)庫，以便于為社會提供更加專業(yè)的資源服務；第三，有關部門對于城建檔案數(shù)字化的應用將朝向通用化的方向發(fā)展，爭取做到多館通用；第四，有關部門將致力于縮短城建檔案數(shù)據(jù)化錄入的時間，提升相關工作的時效性，并在城建檔案信息的準確性方面加以提升，雖然采用機讀的形式，但仍要保證相關信息的準確度，才能夠使檔案服務更加完善。有關部門將傳統(tǒng)的紙質檔案轉變?yōu)閿?shù)字化的檔案形式之后，可以加強對信息安全的管理，通過軟件加密的形式，避免相關信息的泄露，也防止了有人篡改檔案的行為，可以對歷史較為久遠的檔案資料進行妥善的保存，并延長其保質時間。

三、結束語

以往有關部門在開展城建檔案管理工作時，通常會使用紙質的檔案記錄方式，所以有關部門在辦公費用及人員費用方面會花費大量的成本，應用數(shù)字化的管理方式以后，傳統(tǒng)的紙質檔案信息變?yōu)闄C讀檔案，有效的節(jié)約了管理成本及占地空間，并且提升了檔案資料查閱的效率。數(shù)字化歸檔的方式能夠為人們獲取即時信息提供便利，使資料查詢變得更加簡單。