信息化背景下檔案管理方案探究

（黑龍江省佳木斯市建三江第一高級中學，黑龍江 佳木斯 156300）

引言

當前我們已經(jīng)進入數(shù)字化時代，關(guān)于企業(yè)的檔案管理工作也需要進行創(chuàng)新改革。如果企業(yè)的檔案管理人員還是以傳統(tǒng)的檔案管理方式進行該項工作，則無法滿足當前信息化時代的要求，從而對企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生不利的影響。因此，就企業(yè)中從事檔案管理的工作人員應(yīng)當積極學習先進技術(shù)，將信息化時代的高新設(shè)備引入到自身的工作當中，只有這樣，才能真正的提高檔案管理的工作效率和水平，才能讓自身企業(yè)順應(yīng)時代而逐步發(fā)展。

一、我國檔案管理工作在信息化的背景下所存在的問題

（一）檔案管理理念落后

在一個企業(yè)中，檔案管理工作是企業(yè)運行發(fā)展的基本組成部分。其包含著員工檔案資料管理、設(shè)備檔案管理以及經(jīng)營合同管理等相關(guān)工作。這些資料為企業(yè)的日常工作提供者重要依據(jù)。但現(xiàn)如今，就我國大部分企業(yè)的檔案管理工作來看，許多檔案管理人員思想陳舊，沒有認識到檔案管理工作的重要性，缺乏創(chuàng)新管理意識，不重視信息化設(shè)備的應(yīng)用，在實際的工作過程當中依然沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式。

這樣的工作方式不僅不能夠提升檔案管理的效率，還會抑制企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

（二）檔案管理流程繁瑣

目前就我國各個企業(yè)的檔案管理工作的實際情況而言，從事該項工作的管理人員職業(yè)素養(yǎng)參差不齊，并且這部分員工大部分沒有經(jīng)過系統(tǒng)化的培訓，從而缺乏足夠的專業(yè)技能，沒有先進的工作理念。在信息化背景下，企業(yè)當中檔案管理人員沒有對自身企業(yè)的檔案管理工作過程進行縮減優(yōu)化，從而使檔案管理工作流程依然繁瑣。這樣繁瑣的工作流程無疑會大大降低檔案管理工作的效率，在工作過程中浪費大量的時間，這些問題都不利于企業(yè)的發(fā)展。

（三）檔案管理存在較大風險

在如今數(shù)字化時代當中，大部分企業(yè)已經(jīng)將檔案管理由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案與紙質(zhì)檔案的雙重管理方式。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)的普及和電子文本的出現(xiàn)，為企業(yè)的檔案管理人員提供了極大的便利。但這樣的管理方式也存在著較大的風險，而且部分企業(yè)的檔案管理人員依舊采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，從而提高了風險系數(shù)。如果電子檔案被犯罪分子通過網(wǎng)絡(luò)盜取或修改，輕則會出現(xiàn)信息泄露，重則會出現(xiàn)安全事故，這樣會嚴重的損害企業(yè)的利益，甚至是社會的安定。

二、信息化背景下檔案管理工作的創(chuàng)新方案

（一）樹立工作人員檔案管理創(chuàng)新理念

想要提高企業(yè)的檔案管理工作效率，首先需要培養(yǎng)員工具有想要的職業(yè)素養(yǎng)，提高其檔案管理理念。思想對人體行為的具有導向作用，是工作人員充分認識到檔案管理工作對于企業(yè)在信息化背景的重要作用，才能有效調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，從而使其以積極的態(tài)度認真負責的進行檔案管理工作。

檔案管理工作是企業(yè)發(fā)展的重要基石，企業(yè)的領(lǐng)導人員需要首先認識到檔案管理工作的重要作用，樹立檔案管理創(chuàng)新理念，為檔案管理工作效率的提高采取相應(yīng)的措施，以自身作為榜樣積極帶動檔案管理人員的工作積極性，使每一個從事該工作的員工都樹立起檔案管理工作的先進理念。除此之外，企業(yè)還需要重視培養(yǎng)管理人員的信息化能力，使其能夠利用先進技術(shù)來提高檔案管理的工作效率。同時企業(yè)也應(yīng)當制定合理的獎懲制度，定期對檔案管理工作進行公證考評，以此來提高工作人員對于檔案管理工作重要性的認知。

（二）需要創(chuàng)新檔案管理方式

檔案信息化管理的各個階段對于管理方式的要求無疑是不一樣的。從檔案當前階段的信息化管理發(fā)展水平來說，需要著重在幾個方面把好關(guān)：其一，進一步增強基礎(chǔ)業(yè)務(wù)管理水平。即便檔案管理實現(xiàn)了較高的信息化水平，但是這不代表基礎(chǔ)業(yè)務(wù)會因此而過時或者是完全被廢棄?，F(xiàn)階段來說，完全可以借助信息技術(shù)完成數(shù)字化檔案，然后將這些數(shù)字化后的檔案精心保存下來，再通過檔案編研使得紙質(zhì)檔案變成“記憶工程”。其二，要做好對標及學習。信息時代行業(yè)之間進行跨界合作的情況越來越多，而且這些合作往往取得了令人意想不到的讓雙方共贏的效果。因此在信息化背景下，從事檔案管理的工作人員應(yīng)當學習先進的技術(shù)，脫離傳統(tǒng)的檔案管理范圍，多與其他行業(yè)的檔案管理工作比對學習，去看看其他行業(yè)在檔案信息化管理中的創(chuàng)意點子是否可以運用到自己單位的檔案信息化管理實踐中去，不斷創(chuàng)新檔案管理方式，有效提高檔案管理效率及質(zhì)量。

三、結(jié)語

如今世界已經(jīng)步入數(shù)字化時代，我國的各個企業(yè)也在信息化背景下發(fā)生著巨大的變革，在檔案管理工作方面尤為明顯。傳統(tǒng)的檔案管理工作方式已經(jīng)很難滿足當前時代的發(fā)展，各企業(yè)需要不斷的創(chuàng)新檔案管理方式，樹立新的管理理念，這樣不斷創(chuàng)新式管理方案才能夠順應(yīng)時代的腳步推動著企業(yè)的前進，從而使社會全發(fā)展。