事業(yè)單位文書檔案信息化管理的優(yōu)化途徑

（齊齊哈爾市梅里斯達(dá)斡爾族區(qū)人力資源和社會(huì)保障局，黑龍江 齊齊哈爾 161021）

隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展增大，在日常工作中涉及到文件也不斷增加，傳統(tǒng)的文書檔案管理模式已無法滿足文書檔案發(fā)展的需要。將信息技術(shù)引入到文書檔案管理工作中，進(jìn)一步提高文書檔案信息管理水平，可以實(shí)現(xiàn)文書檔案信息的有效利用。

一、事業(yè)單位文書檔案信息化管理的重要性

文書檔案管理工作是事業(yè)單位日常管理工作中較為重要的一項(xiàng)內(nèi)容，在傳統(tǒng)文書檔案管理工作中，工作十分繁瑣，檔案管理人員每天都需要面臨大量的工作量，檔案工作效率提升難度較大，易出現(xiàn)疏漏和錯(cuò)誤。在當(dāng)前信息化時(shí)代環(huán)境下，將信息技術(shù)與文書檔案工作相結(jié)合，促進(jìn)檔案信息化管理水平的提升，能夠更好地發(fā)揮出文書檔案的價(jià)值。針對于文書檔案信息化建設(shè)，宜重視各種先進(jìn)技術(shù)的合理運(yùn)用，建立文書檔案管理系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的快速收集和整理，提高檔案信息集中化管理水平，可以為檔案信息的開發(fā)利用創(chuàng)新良好的條件，促進(jìn)事業(yè)單位文書檔案管理效能的提高。特別是文書檔案信息化建設(shè)水平的提升，實(shí)現(xiàn)了文書檔案信息的便捷和快速收集和查找，而且借助于網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，檔案信息傳輸速度較快，這對于文書檔案在單位內(nèi)部共享的實(shí)現(xiàn)提供了重要的保障，有利于更好地發(fā)揮出文書檔案信息的重要作用和價(jià)值。

二、事業(yè)單位文書檔案信息化管理的優(yōu)化途徑

（一）轉(zhuǎn)變文書檔案管理觀念

在文書檔案信息化建設(shè)工作開展過程中，需要根據(jù)時(shí)代發(fā)展特點(diǎn)來積極轉(zhuǎn)變檔案管理理念。由于一直以來各單位對于檔案管理工作缺乏足夠的重視，這就導(dǎo)致文書檔案信息化建設(shè)相對滯后。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)需要轉(zhuǎn)變觀念，對文書檔案對單位發(fā)展的重要性有一個(gè)深入的認(rèn)識(shí)，加大對文書檔案信息化建設(shè)工作的支持力度。不僅要積極配置完善的軟硬件設(shè)計(jì)，為文書檔案信息化建設(shè)提供良好的物質(zhì)保障。同時(shí)還要結(jié)合單位自身的實(shí)際情況，構(gòu)建完善的管理體系，規(guī)范文書信息化管理流程，提高文書檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，更好地促進(jìn)文書檔案實(shí)際效用。

（二）建立健全文書檔案管理制度

事業(yè)單位文書檔案信息化管理工作的開展離不開完善的制度支持。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者需要加強(qiáng)對文書檔案信息化管理的重視，并積極轉(zhuǎn)變思想觀念，重視文書檔案管理制度的建設(shè)，使文書檔案信息化管理工作能夠的章可循。由于文書檔案信息化建設(shè)過程中需要借助于計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)，因此還需要構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)管理制度，積極推進(jìn)檔案信息數(shù)字化轉(zhuǎn)化，并制定具體的安全管理和保密管理措施，確保檔案信息的真實(shí)性、完整性。另外，在檔案信息化建設(shè)過程中各部門還需要積極加以配合，不斷促進(jìn)制度的完善，規(guī)范檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)和流程。

（三）建立科學(xué)的檔案管理信息化平臺(tái)

借助于信息技術(shù)來打造文書檔案管理信息化平臺(tái)，并對平臺(tái)的功能進(jìn)行不斷完善，實(shí)現(xiàn)文書檔案的收集、加工、保存和查詢，并針對平臺(tái)進(jìn)行不斷完善，使文書檔案的管理和利用更具便捷性和高效性。在實(shí)際工作中，還需要建立文書檔案信息管理系統(tǒng)，進(jìn)一步簡化文書檔案管理工作流程，提高文書檔案管理工作的水平。而且還能夠進(jìn)一步保證檔案信息的真實(shí)性和完整性。文書檔案信息化建設(shè)為檔案管理和利用工作帶來了諸多的便利，但同時(shí)也帶來了相應(yīng)的安全問題，這也對文書檔案安全管理工作提出了更高的要求。在文書檔案管理工作中，需要將單位內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)分開，通過設(shè)置隔離層來保護(hù)檔案信息的安全，進(jìn)一步確保文書檔案信息系統(tǒng)安全、穩(wěn)定的運(yùn)行。

（四）建立檔案信息共享機(jī)制

在當(dāng)前文書檔案信息化建設(shè)過程中，由于檔案信息呈現(xiàn)出逐年增加的態(tài)勢，為了能夠進(jìn)一步提高文書檔案工作的水平，在實(shí)際工作中需要建立檔案信息共享機(jī)制。具體需要將文書檔案管理工作與云計(jì)算技術(shù)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)文書檔案的云端存儲(chǔ)，并通過打造檔案云平臺(tái)，可以設(shè)定具體的訪問權(quán)限，檔案利用者根據(jù)自己的權(quán)限還實(shí)現(xiàn)對平臺(tái)的訪問，進(jìn)行信息閱覽和查詢。對于單位上傳至檔案云平臺(tái)的信息，需要對文書檔案信息進(jìn)行分類和篩選，將開放的且具有業(yè)務(wù)協(xié)同性的文書檔案信息進(jìn)行上傳，這樣通過云端檔案信息的共享能夠更好地發(fā)揮出文書檔案的價(jià)值。另外，事業(yè)單位上下級(jí)部門之間也需要實(shí)現(xiàn)文書檔案信息的共建共享，為各類政策和文件的傳遞帶來諸多便利。

三、結(jié)束語

在當(dāng)前信息時(shí)代背景下，事業(yè)單位文書檔案管理工作面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。特別是大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，更迫切要求事業(yè)單位文書檔案要加快信息化建設(shè)的進(jìn)程。在實(shí)際工作中要針對文書檔案信息化建設(shè)體系進(jìn)行不斷完善，充分地發(fā)揮出先進(jìn)技術(shù)的優(yōu)勢，促進(jìn)文書檔案管理信息化水平的提升。