新背景下事業(yè)單位檔案管理改革策略探究

李闖

（大安市社會救助事業(yè)中心，吉林 大安 131300）

檔案管理工作看似簡單，實(shí)則很繁瑣，既要求工作人員能夠?qū)n案合理劃分、細(xì)心整理，又要求工作人員有很強(qiáng)的責(zé)任心和定力，探究檔案管理改革策略要從實(shí)際出發(fā)，綜合考量，本文主要為檔案管理改革提出可行性建議。

一、事業(yè)單位目前的檔案管理情況

（一）對事業(yè)單位的檔案管理工作重視程度不足

在檔案管理部門是事業(yè)單位的必備部門，但是領(lǐng)導(dǎo)和員工大多認(rèn)為這個工作沒有什么技術(shù)含量，如此思想會使工作大打折扣，檔案管理工作的改革也就很難進(jìn)行，不能順應(yīng)時代的發(fā)展。

（二）管理人員自身業(yè)務(wù)素質(zhì)差

由于管理人員對于這份工作的錯誤認(rèn)知，管理人員往往是沒有經(jīng)過專業(yè)學(xué)習(xí)和訓(xùn)練的人員，大多是其他部門調(diào)來的。

（三）檔案管理設(shè)備技術(shù)落后

現(xiàn)在檔案管理工作還不夠完善，還在采用老套的手抄方式，沒有跟上如今更新?lián)Q代的潮流，增進(jìn)電子檔案庫等新設(shè)備，導(dǎo)致辦公效率低下。

二、新背景下事業(yè)單位檔案管理改革策略

（一）增強(qiáng)事業(yè)單位人員對檔案管理法的法律意識

檔案管理工作也應(yīng)做到有理有據(jù)，檔案管理工作的規(guī)章制度應(yīng)當(dāng)在學(xué)習(xí)相關(guān)的檔案管理法規(guī)為前提，在制定規(guī)章制度前知道管理人員應(yīng)當(dāng)遵守的條例，讓他們知道自己工作的底線在哪里，以防出現(xiàn)不了解相關(guān)法律而違法的情況。同時，事業(yè)單位的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)重視起來，起到帶頭作用，督促檔案管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，將建立檔案管理規(guī)章制度落到實(shí)處，帶動管理人員查找現(xiàn)有制度中與法規(guī)不符合或是未完善的部分，以便盡快修訂，讓管理人員定期總結(jié)、盤點(diǎn)和匯報。

（二）改善檔案管理的辦公設(shè)施，提高辦公效率

如今現(xiàn)代化多媒體工具興起，辦公逐漸趨于電子化，事業(yè)單位的檔案也應(yīng)錄入計(jì)算機(jī)，建立完整的電子檔案網(wǎng)，這可以改善檔案管理工作量眾多，涉及范圍廣，工作繁雜的現(xiàn)狀。想實(shí)現(xiàn)檔案電子化要從多方面入手，首先，應(yīng)先購置專業(yè)的電子化設(shè)備，用電子辦公軟件進(jìn)行辦公，遇到辦公單位資金缺乏，購買設(shè)備資金不足的情況時，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)大力支持，積極向上級部門申請資金用于購置現(xiàn)代化設(shè)備。其次，應(yīng)當(dāng)引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才，對原本部門中的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，如此可以讓檔案管理工作變得更有條理和秩序，檔案管理人員的工作量也大幅減少，檔案趨于電子化，以后想要查詢某一個人或某一件事檔案也可以更加快的調(diào)取出來。

（三）提高檔案管理人員的能力和水平

現(xiàn)在事業(yè)單位的檔案管理部門主要是缺乏掌握專業(yè)知識的人才，這種人才對于檔案管理創(chuàng)新發(fā)展更有幫助，首先，應(yīng)當(dāng)端正檔案管理人員對檔案管理工作的看法，讓他們認(rèn)識到檔案管理工作也是十分重要的，加強(qiáng)對自身價值的認(rèn)可，這樣有利于激發(fā)檔案管理人員的工作熱情，如此檔案管理人員也會更快更積極的了解這項(xiàng)工作的工作流程和工作任務(wù)。其次，應(yīng)當(dāng)從本職務(wù)的人員配置入手，引入學(xué)習(xí)過此類專業(yè)的工作人員，對于這類人員當(dāng)做儲備干部來培養(yǎng)，為本崗位工作提供專業(yè)化的指導(dǎo)，讓員工接觸最前沿的檔案管理方法和程序。同時，利用這些新引進(jìn)的專業(yè)人才為員工們提供培訓(xùn)，讓本對檔案管理工作不了解的員工更加清楚這項(xiàng)工作的工作內(nèi)容，從而提高檔案管理部門的工作效率。

（四）建立完善的檔案管理制度

一個國家維護(hù)社會秩序需要法律，一個部門更好的工作則需要制度來支撐，檔案管理部門應(yīng)制定合理合法的規(guī)章制度，每個單位所涉及的檔案管理工作可能并不相同，這時不同事業(yè)單位的檔案管理部門可根據(jù)實(shí)際情況設(shè)定不同的規(guī)章制度，在設(shè)定制度時應(yīng)當(dāng)考慮規(guī)章的可操作性，提前考慮到檔案管理工作可能會遇到的麻煩點(diǎn)，避免與規(guī)章制度相沖突，減少檔案管理過程中的麻煩。由于檔案管理涉及的事情比較廣，在檔案中可能包含一些人的生平經(jīng)歷，可在有需要的時候?yàn)橐恍彶椴块T提供審查依據(jù)的，因此要在規(guī)章中明確指出要求工作人員對檔案內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格保密，同時設(shè)置對檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的監(jiān)督監(jiān)察機(jī)制，用這種方式守住檔案管理的底線，這種方式可以在一定程度上避免檔案中的人員找到檔案管理人員進(jìn)行某些不正當(dāng)?shù)慕灰?，可以防止出現(xiàn)檔案管理人員徇私枉法，泄露機(jī)密檔案，或是擅自篡改檔案內(nèi)容的事件發(fā)生。在部門內(nèi)部明確分工，讓員工專門負(fù)責(zé)一個部分的工作，這樣既可以提高工作的專業(yè)性，也有利于在出現(xiàn)問題時追責(zé)，做的好的時候進(jìn)行獎勵。并且設(shè)立獎懲制度，用明確的獎懲細(xì)則來督促和鼓勵員工不斷進(jìn)步，有了獎懲制度的促進(jìn)，即便檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)不夠強(qiáng)，也可以很好的促進(jìn)學(xué)習(xí)，不斷的提高員工自身的業(yè)務(wù)能力，最終提高檔案管理工作的水平，讓檔案管理部門變得更加有序。

結(jié)束語：事業(yè)單位中的檔案與許多人息息相關(guān)，其中包括的人員和事件十分廣泛，要想改善檔案管理工作，需要單位的領(lǐng)導(dǎo)與員工共同努力。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)主動承擔(dān)改善檔案管理工作的責(zé)任，尋找如今檔案管理工作中存在的問題，從實(shí)際問題出發(fā)，與檔案管理人員及時溝通，了解工作中的各項(xiàng)情況，用新手段促進(jìn)檔案管理的完善，同時要求全體員工都配合檔案管理部門的工作，為檔案管理工作創(chuàng)造良好的空間。只要領(lǐng)導(dǎo)和員工都重視檔案管理工作，將各項(xiàng)改進(jìn)措施落到實(shí)處，那么事業(yè)單位的檔案管理工作一定會變得更好。