教育檔案管理問題與優(yōu)化方式探究

劉君

（無棣縣教育裝備服務(wù)中心，山東 濱州 251900）

近年來，隨著我國教育事業(yè)的快速發(fā)展，教育檔案管理工作受到了業(yè)內(nèi)人士的高度關(guān)注，為保證教育檔案管理的有效性，需要不斷優(yōu)化管理模式，提高管理人員的綜合素質(zhì)，促進教育檔案管理工作的順利開展。然而就實際情況來看，我國教育檔案管理依舊存在較多問題，比如教育檔案管理的重視程度不高、缺乏專業(yè)的檔案管理人才、檔案管理的方式較為落后等等，這些都影響到教育檔案管理工作的效率及質(zhì)量，需要結(jié)合實際情況對其進行優(yōu)化，為教育檔案管理的發(fā)展提供有利支持。

一、教育檔案管理中存在的問題分析

（一）對教育檔案管理缺乏重視性

在進行教育檔案管理工作的時候，組織領(lǐng)導(dǎo)者對教育檔案管理的重視性起到了至關(guān)重要的影響作用，若是領(lǐng)導(dǎo)者對教育檔案管理的重視性不足，對教育檔案管理的投入較少，勢必會影響到教育檔案管理工作的開展，也制約著教育檔案管理的持續(xù)發(fā)展。由于領(lǐng)導(dǎo)者對教育檔案管理的重視性較低，未能配備專業(yè)的檔案管理人員，這些檔案管理人員的工作經(jīng)驗較少，且未能受到管理制度的約束，使得教育檔案管理過程中存在工作散漫、敷衍心理較重等情況，嚴重影響到教育檔案管理工作的質(zhì)量[1]。

（二）缺乏專業(yè)的檔案管理人才

作為教育檔案管理的主體，若是檔案管理人員的能力及素質(zhì)無法達到要求，既無法保證教育檔案管理工作的質(zhì)量，也容易出現(xiàn)操作不當(dāng)、管理混亂等不良情況，不利于教育檔案管理的持續(xù)發(fā)展。雖然檔案管理人員具備一定的專業(yè)知識和工作技能，但是對新知識、新技術(shù)的學(xué)習(xí)存在一定的抵觸心理，未能充分發(fā)揮現(xiàn)代高新技術(shù)在教育檔案管理中的作用，難以滿足教育檔案管理的實際需求。同時，部分檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)有待提升，很容易出現(xiàn)因人為因素造成的管理問題，給教育檔案管理工作的開展帶來更大挑戰(zhàn)。

（三）檔案管理方法較為落后

在傳統(tǒng)的教育檔案管理過程中，普遍都是對檔案資料進行收集和整理，之后將其保存到檔案室內(nèi)的柜子中，沒有做好檔案的分類和保密工作，導(dǎo)致檔案丟失、檔案不完整等情況頻繁出現(xiàn)[2]。同時，在互聯(lián)網(wǎng)時代背景下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)深入到我國人民的日常生活中，想要保證教育檔案管理的有效性，就必須要堅持與時俱進的原則，將計算機網(wǎng)絡(luò)與教育檔案管理相結(jié)合，以此提高教育檔案管理的便利性及有效性。但是就實際情況來看，檔案管理人員對計算機網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用能力比較有限，難以實現(xiàn)計算機網(wǎng)絡(luò)與教育檔案管理的有效結(jié)合，給教育檔案管理工作的開展帶來一定挑戰(zhàn)。

二、教育檔案管理的優(yōu)化方式分析

（一）不斷完善檔案管理制度

通過對檔案管理制度進行持續(xù)地優(yōu)化和完善，能夠促使管理人員按照相關(guān)要求進行操作，保證檔案管理工作的有效進行，使教育檔案管理的整體效率及質(zhì)量得到保障。對于檔案管理制度的完善，需要合理優(yōu)化教育檔案的查閱制度，要求相關(guān)人員經(jīng)過審核之后才能夠進行檔案翻閱，防止出現(xiàn)學(xué)生檔案泄漏等不良狀況。同時，在針對教育檔案進行翻閱時，要保證檔案的安全性，不能對其造成破壞，比如留下手印及其他污印等等，也不能對其進行復(fù)制或?qū)⑵鋷С鰴n案室。在針對教育檔案進行轉(zhuǎn)移的時候，需要將相關(guān)注意事項傳遞給每一個人員，做好檔案保護工作，避免出現(xiàn)檔案丟失等不良情況。此外，需要對檔案傳遞制度進行優(yōu)化，做好檔案傳遞之前的密封工作，直到學(xué)生畢業(yè)之后，可以讓學(xué)生帶走個人檔案，為學(xué)生往后的就業(yè)和學(xué)習(xí)提供便利[3]。

（二）加強檔案管理隊伍建設(shè)

在進行教育檔案管理工作時，檔案管理隊伍的素質(zhì)水平對整個工作的開展起到了決定性的影響作用，這就需要積極加強檔案管理隊伍的建設(shè)，不斷提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)，為教育檔案管理工作的開展提供有力的支持。在教育檔案管理隊伍的建設(shè)過程中，需要合理設(shè)定教育檔案管理的準入門檻，確保檔案管理人員具備扎實的理論知識和專業(yè)的工作技能，促進教育檔案管理的有效進行。其次，需要明確各個檔案管理人員的工作職責(zé)，使其能夠充分認識到教育檔案管理的重要性，進而以嚴謹、細致的心態(tài)做好各項工作，使教育檔案管理更具有規(guī)范性及有效性。最后，需要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，將新知識、新技術(shù)傳授給檔案管理人員，使其能夠熟練運用這些知識和技能，正確處理教育檔案管理中存在的問題，使教育檔案管理的服務(wù)水平得以有效提升。

（三）科學(xué)創(chuàng)新檔案管理模式

在信息化時代的發(fā)展背景下，我國教育檔案管理逐漸發(fā)展向信息化和現(xiàn)代化，開始將信息化技術(shù)應(yīng)用到教育檔案管理領(lǐng)域中。充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)在教育檔案管理活動中的功能效用，能夠有效提高教育檔案管理的效率及質(zhì)量，使教育檔案管理的各項需求得到充分滿足[4]。隨著我國教育檔案管理的持續(xù)發(fā)展，其工作內(nèi)容越來越復(fù)雜，僅僅依靠傳統(tǒng)的管理模式很難完成預(yù)期目標(biāo)，這就需要將電子信息技術(shù)與教育檔案管理相結(jié)合，以此促進檔案管理工作效率的提升，使教育檔案管理能夠適應(yīng)時代發(fā)展的要求。在進行教育檔案管理工作時，檔案管理人員要重視對新知識、新技術(shù)的學(xué)習(xí)和運用，并結(jié)合教育檔案管理的實際情況進行合理改進，不斷提高教育檔案管理的信息化水平，使教育檔案的利用價值得以充分發(fā)揮。

三、結(jié)語

綜上所述，隨著我國進入信息化時代，教育檔案管理逐漸暴露出一定不足之處，這就需要采取有效方式對其進行改進，促進教育檔案管理朝著更好地方向不斷發(fā)展。因此，為促進教育檔案管理的順利開展，需要充分了解教育檔案管理的現(xiàn)狀，不斷完善檔案管理制度、加強檔案管理隊伍建設(shè)、科學(xué)創(chuàng)新檔案管理模式，使教育檔案管理的工作水平得以有效提升，為我國教育事業(yè)的發(fā)展提供有利支持。