探析新時(shí)期加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作的有效途徑

王巖芳

（濟(jì)南軌道交通集團(tuán)第一運(yùn)營有限公司，山東 濟(jì)南 250014）

引言

隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理工作的創(chuàng)新勢(shì)在必行，只有創(chuàng)新方能適應(yīng)形勢(shì)的需要，只有通過檔案管理工作的不斷創(chuàng)新與改革，才能使我們的檔案事業(yè)致力和服務(wù)于社會(huì)的需求。要重視檔案管理工作，解放思想，開啟新的創(chuàng)新模式，要與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，積極發(fā)揮檔案管理的作用，更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展新形勢(shì)的變化需求。要不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和能力，促進(jìn)檔案管理事業(yè)再上新水平。

一、新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理的必要性

在企業(yè)的各項(xiàng)生產(chǎn)和經(jīng)營活動(dòng)中，檔案不僅是具有保存價(jià)值的文件材料，也是記錄企業(yè)生產(chǎn)過程以及活動(dòng)資料的主要媒介，更是企業(yè)的財(cái)富。而檔案管理工作主要是對(duì)企業(yè)檔案資源或者檔案中包含的信息進(jìn)行管理的活動(dòng)，其工作水平的高低直接關(guān)系到企業(yè)管理水平的質(zhì)量。與此同時(shí)，衡量一個(gè)企業(yè)業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度就是如何科學(xué)規(guī)范地管理檔案。因此，新形勢(shì)下，做好企業(yè)檔案管理工作，不僅對(duì)有效提高企業(yè)管理工作的質(zhì)量和效率，還對(duì)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展有一定的影響。

二、企業(yè)檔案管理目前面臨的問題

（一）企業(yè)管理人員沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的作用

現(xiàn)階段，企業(yè)經(jīng)營管理目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益的最大化。但檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期性的建設(shè)工作，給企業(yè)帶來的影響往往是潛移默化的?；诖?，企業(yè)管理者難以認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要作用，進(jìn)而導(dǎo)致重視程度不高，企業(yè)檔案管理工作往往形同虛設(shè)，形式主義問題嚴(yán)重，影響了企業(yè)經(jīng)營管理水平的提升。與此同時(shí)，企業(yè)管理人員重視程度不高直接導(dǎo)致檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施不健全。盡管大多數(shù)企業(yè)早已將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，但由于資金投入不足，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作仍以電腦、U 盤或紙質(zhì)文件等形式安放在檔案室，甚至有的企業(yè)沒有專門的檔案管理部門，也沒有檔案室。還有部分企業(yè)雖然有檔案室，但專業(yè)的檔案管理有所不足，導(dǎo)致檔案直接堆放在一起，沒有分類整理擺放，從而加大了檔案管理工作的難度。

（二）檔案管理工作人員的專業(yè)能力不高

現(xiàn)從現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀來看，雖然部分企業(yè)建立了檔案管理部門，也配備了相應(yīng)的檔案管理人員，但在人員招聘上仍存在許多問題。一方面，現(xiàn)有的企業(yè)檔案管理人員大多文化程度與綜合素質(zhì)都較低，無法滿足新時(shí)代檔案管理工作的實(shí)際需求?；蛘哂械钠髽I(yè)認(rèn)為檔案管理工作是閑職，會(huì)安排退休人員去進(jìn)行檔案管理，導(dǎo)致檔案管理工作成效難以提升。隨著以大數(shù)據(jù)為代表的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，提高信息化建設(shè)水平已成為當(dāng)前企業(yè)發(fā)展的主要趨勢(shì)。

三、新時(shí)期加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作的有效途徑

（一）高度重視檔案管理工作

現(xiàn)階段，檔案工作不再只是簡(jiǎn)單地用電子版和紙介兩種文檔形式保管的事務(wù)性工作，其具有政治特點(diǎn)和政治屬性。企業(yè)要想獲得持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展，首先必須將檔案保存和利用好，與新時(shí)期企業(yè)發(fā)展的需要相適應(yīng)，更好地為企業(yè)建設(shè)服務(wù)，這是所有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視的一大重要任務(wù)。因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)的大力支持和高度重視是順利開展檔案管理工作的重要前提，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在促進(jìn)企業(yè)發(fā)展過程中需要檔案提供諸多企業(yè)、國家發(fā)展走勢(shì)脈絡(luò)的文件資料和組織實(shí)施過程的痕跡資料等。所以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)檔案管理工作引起高度重視，重視隊(duì)伍建設(shè)、軟件配套和硬件達(dá)標(biāo)等方面，創(chuàng)設(shè)促進(jìn)此項(xiàng)工作水平提高的環(huán)境。

（二）建立完善的檔案管理制度

檔案管理工作創(chuàng)新應(yīng)從本單位自身實(shí)際特點(diǎn)出發(fā)，建立一套適合本單位發(fā)展的檔案管理制度。必須建立完善的檔案管理制度如：檔案管理檢查制度、保密制度、借閱制度、歸檔制度等，為檔案管理工作提供可靠的有力支撐。檔案管理要制度化，并用制度約束人的行為，規(guī)范檔案管理工作。建立檔案管理考核機(jī)制、獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行定期的檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行解決處理。對(duì)檔案管理工作要進(jìn)行定期考核，對(duì)于工作認(rèn)真有突出貢獻(xiàn)的員工給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)或進(jìn)行表彰。對(duì)于工作出現(xiàn)問題，甚至造成損失的人員應(yīng)給予嚴(yán)厲的懲罰，使檔案管理人員對(duì)檔案工作要有敬畏之心，更重要的是讓檔案管理人員認(rèn)識(shí)到檔案工作對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要作用。檔案管理工作各項(xiàng)制度的建立必須遵循科學(xué)、合理原則，真正有效地對(duì)檔案信息資料起到保管、保護(hù)的作用，從而促進(jìn)檔案管理工作水平的不斷提高。

（三）加大專業(yè)化培訓(xùn)力度，培育高素質(zhì)的人才隊(duì)伍

新形勢(shì)下，做好企業(yè)的檔案管理工作，應(yīng)加大專業(yè)化培訓(xùn)力度，培育高素質(zhì)的人才隊(duì)伍。首先，隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革的深入發(fā)展，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈，這對(duì)企業(yè)檔案管理員工也提出了更高的要求。因此，在企業(yè)檔案管理工作過程中，應(yīng)將企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)與人才培養(yǎng)計(jì)劃緊密結(jié)合，充分發(fā)揮出企業(yè)人力資源部門在人才培養(yǎng)方面的作用，對(duì)員工的性格特點(diǎn)和具體能力加以分析，制定針對(duì)性和個(gè)性化的檔案管理人才培訓(xùn)方案。同時(shí)，還應(yīng)讓員工明確好個(gè)人的發(fā)展目標(biāo)，做好職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，最大限度地調(diào)動(dòng)起員工學(xué)習(xí)的積極性和主動(dòng)性。

結(jié)語

隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各類檔案管理工作也邁上了新的臺(tái)階，大部分檔案管理工作都能做到歸檔及時(shí)、科學(xué)歸納、按章操作、嚴(yán)格管理，為使檔案管理工作提升新的高度，逐漸向科學(xué)化、規(guī)范化邁進(jìn)，檔案管理工作也將開啟全新的模式來適應(yīng)競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)環(huán)境。