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      大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的運用

      2020-12-07 17:37:48賈長紅
      魅力中國 2020年42期
      關鍵詞:專業(yè)化事業(yè)單位檔案管理

      賈長紅

      (甘南縣固定資產(chǎn)投資審計中心,黑龍江 齊齊哈爾 747000 )

      近年來,事業(yè)單位的檔案管理逐步呈現(xiàn)化專業(yè)化發(fā)展趨勢,大數(shù)據(jù)背景下,其檔案管理工作的開展受到了一定的影響,部分事業(yè)單位逐步深入了對檔案管理的分析,推進了檔案管理的信息化發(fā)展。但要保障檔案管理信息化工作的高效開展,還應制定更加科學的數(shù)字化建設方案才可實現(xiàn)。

      一、大數(shù)據(jù)時代對事業(yè)單位檔案管理提出的新要求

      (一)解決數(shù)字化問題。以往事業(yè)單位的檔案管理將檔案存儲作為工作核心,檔案資源未實現(xiàn)有效共享,因而與大數(shù)據(jù)時代背景下社會對事業(yè)單位的數(shù)據(jù)資源應用需求并不一致。大數(shù)據(jù)背景下,實現(xiàn)檔案的數(shù)字化已成為時代發(fā)展的必然要求,但事業(yè)單位的數(shù)字化建設進程的推進面臨著一定難題。合理應用大數(shù)據(jù)時代的新技術(shù),可豐富事業(yè)單位的信息資源種類,可有效促時檔案數(shù)字化發(fā)展,可為事業(yè)單位提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務,實現(xiàn)更加科學的檔案管理,以此化解事業(yè)單位檔案管理中的問題。

      (二)實現(xiàn)全員化管理。大數(shù)據(jù)環(huán)境下,檔案管理業(yè)務范圍不斷拓展,管理制度也逐步完善。事業(yè)單位的各個部門及各崗位員工都需參與檔案管理工作?,F(xiàn)階段,工作數(shù)據(jù)存儲量不斷增大,基層員工應對基礎性材料的精準性進行核實,確保重要資料可準確存儲,并應構(gòu)建起大數(shù)據(jù)檔案的管理意識,實現(xiàn)全員參與,以此推動檔案事業(yè)的發(fā)展。

      (三)高效利用檔案信息。信息技術(shù)的發(fā)展為數(shù)字檔案信息的高效利用提供了契機,檔案管理效率更高,且業(yè)務體系更為完善。大數(shù)據(jù)時代背景下,事業(yè)單位應將共享利用作為主要的管理核心,在客戶個性化應用需求的基礎上實現(xiàn)檔案管理方式的優(yōu)化,為用戶提供個性化服務,以使之信息利用需求可得到有效滿足。

      二、保障大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中有效應用的對策

      (一)采用多元化的管理方式。首先,事業(yè)單位應對當前的檔案管理形式進行優(yōu)化與改進,立足于宏觀基礎上進行檔案管理流程的完善。應基于大數(shù)據(jù)時代而完成檔案管理服務體系的建立與完善,為信息資源的有效共享創(chuàng)造條件,構(gòu)建更加開放與高效的信息查詢與檢索體系,推進專業(yè)化檔案管理服務網(wǎng)站的建設進程。此外,還應利用合理的方式進行檔案文檔的整理,以便于更加科學高效地進行檔案信息資源的處理。

      (二)加大數(shù)字化系統(tǒng)的推廣力度。提高服務品質(zhì)、優(yōu)化信息質(zhì)量是當前事業(yè)單位建立數(shù)字化系統(tǒng)的初衷所在,這也是大數(shù)據(jù)時代對事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展要求。然而,檔案管理改革過程當中,事業(yè)單位的管理部門應采取有效的措施為數(shù)字化平臺的建立創(chuàng)造條件,同時應積極進行數(shù)字化系統(tǒng)的宣傳與推廣,進而使之產(chǎn)生更為強大的影響力,發(fā)揮出更高的利用價值。同時,事業(yè)單位還應從其他檔案管理機構(gòu)進行經(jīng)驗的借鑒,進一步提升對數(shù)字化系統(tǒng)的利用質(zhì)量,進而為事業(yè)單位的檔案管理數(shù)字化建設進程的推進提供助力。

      (三)加強數(shù)字化設備的創(chuàng)新。信息時代背景下,事業(yè)單位要實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化以滿足大數(shù)據(jù)背景下對檔案信息的應用需求,向上級領導部門提出全面實行數(shù)字化的申請以獲取充足的檔案管理數(shù)字化建設資金,并將之用于配備更加先進與安全的數(shù)字化硬件設備,以確保數(shù)據(jù)信息的安全存儲,避免出現(xiàn)檔案信息泄露或遭到篡改等情況。

      (四)建立健全計算機管理制度。除了要創(chuàng)新與完善數(shù)字化設備以外,事業(yè)單位還應對當前的檔案管理模式進行優(yōu)化。要想全面實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理,應對原有以紙質(zhì)為載體的檔案資料進行掃描處理而使之轉(zhuǎn)化為電子檔案,進而為檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)奠定基礎。在紙質(zhì)檔案與電子檔案的共同配合下,構(gòu)建更加完善的檔案管理信息化平臺。在網(wǎng)絡技術(shù)培訓的支持下對事業(yè)單位的檔案管理工作進行優(yōu)化,實現(xiàn)更加高效與優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作與服務。

      (五)加強檔案管理人員素養(yǎng)建設。為了有效滿足當前大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理需求,事業(yè)單位應強化對檔案管理者的素質(zhì)培養(yǎng)。首先,應立足于大數(shù)據(jù)時代的需求而對專業(yè)化檔案管理人才進行引進,建立專業(yè)化、高素質(zhì)的數(shù)字化檔案管理人才隊伍,以此實現(xiàn)更加專業(yè)化與科技化的檔案管理。同時,還應對事業(yè)單位的現(xiàn)有人才進行專業(yè)化培訓,使之在具備高超的數(shù)字化技術(shù)應用能力基礎上,更好的履行自身的檔案管理職責。此外,事業(yè)單位應構(gòu)建出內(nèi)引外聯(lián)的人才管理體系,對檔案管理團隊的綜合素質(zhì)能力進行全面提升,通過合理的人才配置與優(yōu)化確保事業(yè)單位大數(shù)據(jù)檔案管理需求可得到有效滿足。

      (六)實現(xiàn)檔案資源數(shù)據(jù)的深入挖掘。檔案信息檔案建立之初,應對所有員工的資料進行全面收集與詳實記錄,且通過關鍵字而對檔案信息內(nèi)容進行區(qū)分。在大數(shù)據(jù)系統(tǒng)的基礎上進行檔案資料匯總與處理時,只需進行關鍵字的檢索即可快速查找到所需的檔案內(nèi)容,并且信息檢索范圍也可進一步縮小。如事業(yè)單位可工號或姓名進行人員信息范圍的確定,進而通過性別、年齡等其他關鍵字進行查找范圍的縮小,進而可精準搜尋到所需的檔案信息。大數(shù)據(jù)系統(tǒng)的有效應用,可實現(xiàn)檔案信息的深入挖掘,并可實現(xiàn)更加快捷與精準的檢索與查找,無需進行原始檔案的查閱,可減輕檔案管理人員的工作量。

      大數(shù)據(jù)時代背景下,信息收集與利用成為了各個單位不可忽視的重要工作內(nèi)容,也與當前社會的發(fā)展要求相契合。事業(yè)單位的檔案管理人員應運用先進的思想理念實現(xiàn)大數(shù)據(jù)系統(tǒng)科學應用,在大數(shù)據(jù)技術(shù)的輔助下實現(xiàn)更加高效的檔案管理,進一步減化自身所承擔的工作壓力,提升檔案管理服務效果,進而為社會的和諧發(fā)展起到強有力的推動。

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