淺談林場林業(yè)技術檔案的歸檔與管理

任俊霞

（國營淶源縣甸子梁林場，河北 淶源 050065）

一、生產(chǎn)技術檔案建立的依據(jù)、目的意義及原則

（一）建立依據(jù)

為了做好技術檔案的管理工作，充分發(fā)揮技術檔案在我縣林業(yè)生產(chǎn)及技術管理各環(huán)節(jié)的指導作用，根據(jù)重點工程項目管理的具體措施、驗收辦法，結合我場林業(yè)生產(chǎn)項目的具體特點，對我場各類技術檔案進行了系統(tǒng)化、規(guī)范化的整理。

（二）目的意義

技術檔案管理的目的是真實記錄、保存當時林業(yè)生產(chǎn)及技術管理中對各生產(chǎn)項目、生產(chǎn)環(huán)節(jié)的檢查、指導、監(jiān)督、管理、驗收、變更材料的具體再現(xiàn)。重點工程項目的檔案建設更是關系到子孫后代、防風固沙、護衛(wèi)京津，關系到國計民生的重要任務。對技術檔案進行科學的整理、分析，有利于總結經(jīng)驗、教訓，有利于制定森林經(jīng)營方案及各項林業(yè)生產(chǎn)施工方案的編制。

（三）建立原則

在技術檔案的管理工作中實行總場、分場分級負責，始終堅持檔案的管理同林業(yè)生產(chǎn)的建設同步進行。注重技術檔案工作的定期監(jiān)督、檢查，制定檔案的移交、借閱制度，保證技術檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性及安全和有效價值性。

二、技術檔案分類的標準及依據(jù)

根據(jù)林業(yè)生產(chǎn)的作業(yè)項目特點對不同的作業(yè)類別進行搜索、整理及編冊，分專人保管，主要分為四大類：育苗技術檔案、工程造林技術檔案、營林技術檔案、森林病蟲害防治檔案。對各類技術檔案進行文字及電子雙重管理。

三、各類技術檔案保存方式及內(nèi)容

（一）育苗技術檔案

1.裝訂成冊保存。每年一冊，主要包括各林場苗圃年度施工設計方案，全場年度育苗計劃、完成面積及產(chǎn)成苗量、存苗量統(tǒng)計表。

2.以施工卡片方式存放，全場分年度、分樹種、作業(yè)工序、播種量、用工量、病蟲害發(fā)生情況、畝存苗量如實填寫。

3.表的方式，登記歷年來全場育苗計劃、完成育苗總面積、總產(chǎn)苗量及合格苗產(chǎn)量。

（二）工程造林技術檔案

1.指導類：對工程建設有指導性的文件。主要包括：領導講話、會議材料、項目規(guī)劃、實施計劃、上級下達的文件等。

2.綜合類：主要包括：年度工作總結、典型材料、工作簡報、工程進度報表等。

3.項目類：主要包括：可行性研究報告、立項申請書、項目批復文件、施工設計方案、擴初設計、施工卡片、承包合同、成活率調(diào)查報告、竣工報告、管護措施、工程規(guī)劃圖、竣工圖、聲像、照片等資料。

4.科技類：主要包括：項目申請書、科技成果、成果鑒定書等。

（三）營林技術檔案

營林技術檔案分年度、作業(yè)類別（撫育、主伐等）進行整理裝訂、每年每類別各一冊。主要包括上級批復的年度施工設計方案、竣工報告、林權證、采伐證等。

（四）病蟲害防治檔案

分年度整理、裝訂成冊，主要包括年度防治施工設計方案、竣工報告、防治效果報告、“四率”評比材料、上級來文以及年度預測預報材料。同時將防治規(guī)劃圖、蟲種種類、形態(tài)特征、發(fā)生、發(fā)展規(guī)律圖及主要蟲種發(fā)生面積分布圖制成圖板上墻，做到清晰、完整，一目了然。

四、技術檔案的歸檔與整理

（一）檔案的歸檔

1.及時、準確、完整地收集、整理本年度歸檔的文字、圖表、聲像、照片等材料。

2.對歸檔的材料按不同類別、不同項目、分年度，將材料金屬物去掉，用線繩統(tǒng)一裝訂成冊，剪切整齊放入檔案盒，形成完整的保管單位。

3.歸檔材料裝訂時，材料前面有卷內(nèi)目錄、后面有卷內(nèi)考備表，以利于使用方便，快捷查詢。

（二）檔案的整理

1.對歸檔的材料裝訂成冊后，對卷內(nèi)材料進行編頁，在材料的右上角，用阿拉伯數(shù)字從1起依次標注。注意檔案盒封皮、卷內(nèi)目錄、考備表不編號。

2.用簡明、扼要、準確的數(shù)字陳述歸檔材料的案卷封皮項目。

3.編寫歸檔號時按項目類別，期限編寫。檔案整理完畢后，分項目建立一個清晰、明了的索引，索引中包括類別（項目類、指導類、綜合類、科技類）、歸檔號、題名、材料的起止年度及各類別的卷內(nèi)目錄各一份。

4.檔案整理編號后，歸檔存放時按其性質(zhì)分長期、短期、永久三種形式保管。

5.將編制好的檔案放在專室、專櫥、專柜中，并設專人進行保管，同時定期對檔案進行防潮、防塵、防日曬、蟲蝕等的檢查和技術處理。

6.對檔案中需進行更改、殘缺不全或字跡不清的及時進行整理、修補、復制，保證檔案的清楚、完整、準確和有價值性。

7.建立健全檔案的移交、借閱、使用制度，履行制度規(guī)定、手續(xù)，借閱人員按期歸還借閱檔案。

8.各類技術檔案在管理中實行雙重管理，建立文書檔案和電子檔案。將文書檔案按順序分類別逐頁使用掃描儀進行掃描，用MDI圖像格式進行備份保存，具有更快的傳輸、檢索和查閱功能，具備便捷、安全和使用靈活等特點。